企业文件和档案管理制度.doc

文件和档案管理制度1 目的为加强公司文件和档案的管理，制定本制度。2 适用范围本制度适用于安全生产管理和安全标准化有关的各类文件。3 职责3.1 行政部3.1.1 负责本程序的编制、更改和组织实施，程序文件等管理体系文件和安全标准化相关文件的编制、审批、更改，确保文件的充分性和适宜性。3.1.2 负责各类文件的发放，确保各部门所得到和使用相应文件的有效性。3.1.3 负责体系文件的处置和归档，外来文件的管理。4 工作程序4.1 文件的编写、审核、批准及发放公司规章制度和操作规程等文件的编写和更改、审核、批准及发放按下列规定执行：序号文件类别编写、更改审 核批 准发 放1管理手册行政部及有关部门部门主要负责人总经理行政部2程序文件行政部及有关部门部门主要负责人总经理行政部3作业文件行政部及有关部门部门主要负责人总经理行政部4外来文件按原编号管理行政部负责人管理者代表行政部4.2 文件发放4.2.1 行政部进行文件发放，发放范围应确保文件使用的各场所都能获得适用的有效版本，并填写文件发放记录，由文件领用人签字确认。4.2.2 若文件使用人因文件破损，严重影响使用时，应交回破损文件，换发新文件，新文件的发放号仍沿用原文件的发放号。行政部负责将破损文件销毁。4.2.3 若文件使用人将文件丢失，须经部门负责人批准后，到行政部办理申请领用手续。补发文件应给予新的发放号，原发放号作废，由文件管理人员在文件发放记录上注明。4.2.4 外来文件由行政部根据需要发放至各相关部门，并填写文件发放记录。4.3 文件的评审与修订4.3.1 文件的评审4.3.1.1 评审的频次：正常情况下，每年组织评审一次；当出现以下情况时，可随时组织评审。A 法律、法规发生变化；B 生产装置和工艺技术发生重大变化；C 安全生产相关的组织机构发生重大变化；D 管理机构的管理职责发生重大变化时；4.3.1.2 评审组织：文件的评审，本着制订部门组织相评审的原则。4.3.1.3 评审内容A 与法律、法规符合性；B 与企业发展总体水平的相适应性；C 与工艺流程和装置变化的相适应性；D 文件之间的相容性和匹配性；4.3.1.4 评审输出4.3.1.4.1 评审结果作为安全生产制度修订的主要依据之一。4.3.1.4.2 评审结果要形成书面材料，反馈给参加评审的人员和审批人。4.3.2 文件的修订4.3.2.1 正常情况下，文件的修订每两年组织修订一次。当出现以下情况，可随时组织修订。A 法律、法规发生变化，现行文件与之出现冲突，或不能充分满足法律、法规要求；B 生产装置和工艺技术发生重大变化；C 新装置、新产品投产，现行文件不能覆盖其管理要求；D 组织机构发生重大变化，需重新分配职责；E 各级人员素质发生较大变化，文件的要求已经充分转变员工的自觉行动；4.3.2.2 修订组织：文件的修订，本着制订部门组织修订的原则，当制订部门发生职能变化时，由该职能的后续承接部门组织。必要时，需了解该文件的制订的原始背景。4.3.2.3 当文件需要更改时，由相关部门填写文件更改申请单并按4.1条规定进行审批。行政部将文件更改申请单下发至各相关部门，当文件换版或更改时，原版文件及改前内容自动作废。4.3.2.4 领用文件的部门在收到文件更改申请单后，各相关部门采用换页或局部（双线划改）等方式更改，并在文件更改记录上做好记录。4.3.2.5 文件更改申请单由行政部保存。4.4 文件和档案管理4.4.1 文件使用者应妥善保管所使用的文件，不得随意涂改。4.4.2 行政部利用文件发放/回收记录对文件的有效性进行控制。4.4.3 各部门应对各使用者持有的文件进行日常检查，发现问题及时处理。4.4.4 对于电子版的文件、E-mail等由行政部专人负责，拷盘或打印出一份书面稿。4.5 外来文件的控制外来文件或传真由行政部负责进行登记并发放至有关部门，并将文件登记在外来文件清单上，每年跟踪一次有效版本，并在外来文件清单中作好登记。4.6 文件的保存周期一般性文件保存周期为10年，重要类文件保存周期30年，特别重要文件和公司安全生产档案材料（包括资格证书、法定检测记录、事故管理记录、技术图纸等）为永久保存，外来文件的保存周期按发文单位要求。4.7 文件的作废4.7.1作废文件应及时由安检科从使用部门收回，并做出“作废”标识；如有需要保留的作废文件须由文件管理人员做出“参考”标识以示区别，并在文件发放/回收记录上注明。4.7.2 无需保留的作废文件，由行政部填写销毁记录并经主管领导审批后，集中统一销毁。5 相关记录安全生产发文登记发文登记（签收）表