1、采购控制程序文件编号：版本状态：编制：批准：生效日期：2023年X月X日XXX科技有限公司文件编号：XX-XX-XX版本状态：A/0采购控制程序修订页历史制/修订纪要制/修订时间制/修订摘要制/修订人核准者版本备注本次制/修订说明编制/修订原因说明：原章节号现章节号修订（内容）分发部门：GMMDIDMKADCSERDPCQPPMCEDSD-COEMPDFDHRXXX科技有限公司文件编号：XX-XX-XX版本状态：A/0采购控制程序签批页签名/日期制修订人:I制修订部门审核:ISO事务所审核意见:相关部门会签:1.研发部：7.人力资源部：2.技术部：8.营销事业部：3.品质部：9.海外事业部：4
2、生产部：10.OEM事业部：5.PMC部：11.采购部：6.仓务部：12.财务部：审批意见:1 .目的:XXX科技有限公司文件编号：XX-XX-XX版本状态：A/0采购控制程序为合理、准确地选择最佳合格供方，并对其进行有效的评估与考核，使其所供的产品或服务能持续达到规定的要求，能有效的对采购成本控制，流程化管理，采购交期的管理，采购权限审批流程管理规范化，特制定本程序。2 .范围：本程序适用于对提供生产资料（原材料）、辅助材料（包装材料、办公用品）、机器设备、检验仪器、工程物资、外购件、外协件等供方以及运输服务供方的选择和评定。3 .定义：采购：是指负责获得生产产品或提供服务所需的物料、零件
3、和补给。供方：提供产品的组织或个人。合格供方：指经过评定合格、符合与公司建立正式合同关系的供方。4 .职责：4.1 采购部4.1.1 负责公司所用于生产物料的采购。4.1.2 负责所有外协加工件的采购。4.1.3 负责公司固定资产投入硬件和软件设备、设施、检验仪器的采购。4.1.4 负责对上述4.1.1；4.1.2：4.1.3所管辖采购权供方的选择、评价、考核、和重新评价准则的建立、维护和实施。4.1.5 负责对上述4.1.1：4.1.2：4.1.3所管辖采购供方的采购物料价格的比价、议价、定价和对供方的沟通。4.1.6 负责与各部门对采购信息和采购过程及采购要求进行沟通和协调。4.1.7 负
4、责对采购的物资市场价格的走向作出分析和调整采购计划。4.1.8 负责发送质量反馈表给供方，要求供方定期提出质量改进方案。4.1.9 负责本程序的归口管理。4.2 各部门4.2.1 供方评审小组：由研发部、品质部、采购部相关人员组成，必要情况下可由组织部门（采购部）邀请总经办、生产部、技术部，仓库等部门参与。供方评审小组具有对供方是否合格的评价、判断、审核、否决权。4.2.2 品质部负责对生产资料、辅助材料、检验仪器、外购、外协材料的检验和试验并做好记录，对各种质量数据分析与审核，不合格品的判定。423仓库负责入库数量的验收，以及对供方供货数量和质量、配合度方面进行记录，以作为考核的依据进行定期
5、考核。XXX科技有限公司文件编号：XX-XX-XX版本状态：A/0采购控制程序4.2.4 各部门有权对采购人员在其采购过程、采购信息和采购要求进行监督与检查，并对其异常情况及时反馈给采购部或上级主管领导。4.2.5 研发部负责物料（产品）技术标准的制定；参与供应商的评审及样品确认。426.1SO事务所负责对各部门的表单申请的版本号给予复查后采购才可以采购。4.2.7各部门负责按本程序要求提出物料需求计划、请购或加工委托申请，并跟踪物料是否按期回厂，作为考核采购部门的依据。5.工作程序：5.1 采购物料的分类：公司将所有采购的物料分为以下三类：A类物料：构成最终产品的主要部分或关键部件，直接影响
6、产品质量的外购、外协件。包括：主材料（亲水无纺布，拒水无纺布，底层无纺布，透气膜，彩头贴，前腰贴，氨纶丝，抛弃贴，魔术扣，高分子，面层，膨化纸，膨松布，胶水等）。备注：主要生产的设备设施的采购要选择供应商要评估。B类物料：对产品符合性形成无直接性影响的外购、外协件及A类以外的其他物料。包括：包材（包装袋，透明胶袋，专用封箱胶，纸箱等）C类物料：低值易耗品,采购渠道容易获得，对产品质量无影响。包括：设备加工件，设备五金机电配件，劳保用品，办公用品，日常维修水电用品等。（C类物料采购供应商不需要评估，但要按采购流审批程进行运作）5.2新供方的选择与评估5.1.1 新供方选择的基本条件和要求a）合法
7、登记注册的组织；b）符合国家有关质量法律法规的要求；c）具有良好的经营信誉和经营宗旨；d）能遵守我司对供方的相关管理制度，接受技术指导；e）具有较好的质量保证能力、生产能力和供货能力。5.1.2 采购员负责新供方的寻找，对于满足5.1.1各项要求且具有合作潜力的供方，采购员应收集其相关资料（包括营业执照、税务登记证、一般纳税人资格证、公司简介等），并通知其填写供方基本情况调查表。5.1.3 采购部根据采购员收集的资料及供方基本情况调查表。之内容，评估其加工或接单能力，并参考以往业绩及业界风范等评定是否可列为开发或合作对象，不符合者予以淘汰。524供方基本情况调查合格后，采购部根据物料对产品实现
8、过程及其输出的影响程度，或综合考虑公司的相关要求，决定是否组织对供方进行现场评估，并确定是否须送样和送样时间（现场评估前还是评估后）。5.2.5新供方现场评估XXX科技有限公司文件编号：XX-XX-XX版本状态：A/O采购控制程序5.2.5.1 对供方现场评估前，采购员必须填写供方调查申请表，经采购部经理审核、副总经理批准后，由采购部组织供方评审小组（或其它部门人员参与）对供方的综合能力作首次现场评估。5.2.5.2 对供方的现场评估参照供方资格评估表要求进行：a）现场评估内容：供方经营能力（包括生产能力、质量体系、交货周期、仓储情况等）、质量管理能力和仓库储存情况（包括质量体系、仪器校验情况
9、仓库容量、堆放及标识情况）等；b）评估项目可按行业的不同进行增减；C）评估结果记录于供方现场评估记录表上。5.2.5.3 供方现场评审完成后，采购部应总结供方的评审情况。采购部根据评估结果填写供方资格评估表，包括生产经营能力、质量管理能力、仓库储存情况以及服务质量等。a）凡得分在3分以上，可与其建立合作意向；b）凡得分在2.92.0分者，由供方评审小组（研发部、品质部、采购部）决定是否与其建立合作意向；c）凡得分在1.9分以下者，不得列为合作对象。52.54评估合格的供方经采购部核准后列入合格供方名册，若不合格，则必须书面回复该供方，并要求其限期进行改进。5.2.5.5 应同时选择3个或3个
10、以上的合格供方，以降低采购风险。特殊情况下少于3家采购供方的需经副总经理批准，以保证物料采购的来源和采购过程的有效性。52.5.6品质部负责对样品进行检测并记录检测结果，研发部协助对样品的评估、确认，并提出意见或建议。5.2.5.7经品质部检验合格的样品研发部确认后转交生产部试用。样品试用符合要求后小批量供货试用，试用物料有品质部全程跟进使用情况，发现异常及时反馈、处理。52.58样品检验、确认、小批量试用均合格的供应商经评审、批准后，列入合格供应商名册。52.5.9样品检验、确认、试用不合格的供应商，采购通知其重新送样或整改，改善后效果达不到要求的，则停止合作。5.3合格供方（旧供方）的日常
11、考核与评估5.3.1 合格供方的日常考核与评估分为供货过程业绩考核、定期现场评估和特殊评估。5.3.2 供货过程业绩评估5.3.2.1 由采购部制定供方名册表，将需考核的供方（需考核的供方可根据供货问题比较突出的，选择3-4家），提供给研发、品质、PMC等相关部门进行考核。5.3.22每月月初，PMC根据上月对需考核供方的交期进行考核评分（用电子表格的供方考核表），并于每月（季、年）6号前转发品质部、研发部，由品质部、研发部对需考核供方质量进行考核评分，于每月（季、年）8号前转交采购部，采购部再对需考核供方价格、配合度进行考核。第6页XXX科技有限公司文件编号：XX-XX-XX版本状态：A/0
12、采购控制程序1.1.1 .3供方考核表评定出来的等级，必须经采购部、研发部、品质部、PMC会审签字后报副总经理批准。53.2.4 供方考核分A、B、C、D四个等级进行奖惩：a）评分在881OO分者为A级，评为A级为优秀供方，可加大采购量；b）为7087分者为B级，评为B级的供方可继续与其合作；C）评分为6069分者为C级，评为C级的供方应减量采购，并要求其限期整改，若限期内仍无法改进，则先暂停与其合作关系；d）评分为60分以下者为D级，评为D级的供方则取消其合格供方的资格。若再申请合作，则需对其重新做合格供方评定。53.2.5 存在下述现象之一的供方，自动降为D级，严重者终止合作关系：a）以次
13、充好，弄虚作假，交验产品中夹有已被判定不合格退货的产品；b）质量问题重复发生，且无改进措施；c）数次不按期完成合同任务，严重影响我司生产进度。52.26如属于市场行情变动影响价格上升而评分偏低者，即价格波动式标准价超过5%,经采购部审核、副总经理批准，最低可按20分评估。53.2.6 期现场评估53.31一般情况下，合格供方的定期现场评估为每年一次。采购部将需定期现场评估的供方（需定期现场评估的供方可根据问题比较突出的以及过程业绩考核得分情况，选择34家），供方评审小组在需定期现场评估的供方现场填写供方现场评估记录，返回公司后汇总并进行评审（可参照新供方现场评估要求进行）。1.1.3 2对于原
14、材料、包材等直接影响生产的物资，采购部根据合格供方的定期考核结果得分情况，可调整对供方的定期现场评估的次数。53.33如属质量等稳定的战略合作供方，需经副总经理批准后可2年评估一次。对于辅助材料，可不定期由采购部进行选择性的调查评估。1.1.4 特殊评估1.1.4.1 当供方出现严重质量问题或不能按时交货，供方评审小组应及时提出对供方进行特殊评估的书面申请。534.2该书面申请经副总经理批准后，由采购部组织供方评审小组对该供方进行特殊评定，参照新供方现场评估要求进行。1.1.5 如果供方自接到采购部发出的质量反馈表，在双方协定的时间内产品质量没有改善，则取消其合格供方资格。1.4 采购作业1.
15、4.1 采购部接到申购单，即根据申购单上的申购物资品种、数量及仓库报送的库存量报表，及最低存第7页XXX科技有限公司文件编号：XX-XX-XX版本状态：A/0采购控制程序量、采购周期，制订出合理的月度物料采购计划汇总表后，与供方签订供销合同或订购单向供方订购。签订合同后，须编制送货计划，传真给供方确认并回传，确保供方按时按量交货。采用订购单方式的不须编制送货计划，但供方收到订购单后须确认数量及交期盖章签名回传给采购人员，按订购单要求送货。1.4.2 采购合同或采购订单应包括以下要素：a.采购订单和合同签订的时间、签订地点及双方公司信息；b物料的名称、规格、图号、数量单位、交付方式，交货期限等；
16、c.合同总金额应含税，含运达公司的总价，特殊情况须注明；d.质量验收标准及售后服务期限；e.其他约定及违约责任和解决纠纷的办法等。1.4.3 .采购应将相关变更信息以可追溯的形式及时联络到供应商。544主材所有订购单必须经采购部审核、副总经理批准后才可实施采购作业。对于部门之急需物品，经采购部审核、副总经理书面特批（若不在可电话特批同意）后，采购人员可先下订购单执行采购作业。但必须要求申购部门在一天内补签申购单。关于采购审批权限参考作业流程图进行。1.4.5 已下订购单之订购计划如需变更，采购员应及时联络供方厂商变更采购单，并请供方厂商签名后回传。1.4.6 所有物品及物料采购或加工，采购部必
17、须进行比价及议价，并选择合理的合格供方厂商进行交易。1.4.7 采购员必须依订购单进行跟催作业，确保采购物品如期供应，并将结果填入采购进度追踪表o1.5 供方交货品质保证：1.5.1 供方进行生产及供货时，需依据公司提供之相关资料及要求进行作业。1.5.2 当产品出现质量异常时，由品质部填写质量反馈表，并进行跟进处理。553供方交货时，除依据公司提供相关资料检验外，还须实施检验，并根据检验结果决定货款的结算。1.5.4 所发供方相关资料，采购人员需作记录，若资料有设计变更时，相关部门应即时通知采购，以便采购人员及时通知供方进行更改处理。1.5.5 供方须依采购合同或采购单的要求按质、按量、按期
18、交货，若因其它因素不能履行其合同或规定要求时,采购部则需与请购部门协商，或采取其它应对措施妥善处理。1.5.6 采购按采购合同、订单的要求跟催物料的交付，物料到厂后先有仓库接收，仓管员核查物料名称、规格型号、数量等基本信息无误后将其暂放在物料待检区，并通知品管部验收。1.5.7 品质部检验员依据来料检验作业指导书、技术标准或图纸实施检验，记录检验结果并判定、标识。第8页XXX科技有限公司文件编号：XX-XX-XX版本状态：A/0采购控制程序1.5.8 检验合格后由仓管员负责办理入库。1.5.9 检验不合格产品按不合格控制程序的要求实施。1.5.10 物料在未经检验之前不得使用，特殊情况按相关要
19、求执行。1.6 本程序的归口管理部门和相关执行部门人员在按程序执行出现异常情况时必须及时报告本部门负责人，由本部门负责人组织整合资源采取应对措施予以解决，如不能及时解决的，需由责任单位负责人签名确认提前2小时向其他相关部门通报。6 .本程序文件自生效之日起为准并执行，其它文件作废.7 .记录表：7.1 供方基本情况调查表7.2 供方调查申请表7.3 供方资格评估表7.4 供方年度考核表供方报价评估表7.5 合格供方名册7.6 质量反馈表7.7 供方现场评估记录7.8 申购单7.9 订购单7.10 物料采购计划表7.11 采购进度追踪表7.12 供销合同书8 .相关文件：8.1 文件控制程序8.
20、2 记录控制程序8.3 不合格品控制程序8.4 来料检验控制程序8.5 仓库管理制度9 .附件：流程图：9.1 新供应商选择及评估流程9.2 合格供方年度考核流程XXX科技有限公司文件编号：XX-XX-XX版本状态：A/0采购控制程序9.3 采购作业流程9.4 物料采购周期表9.5 辅料，行政办公用品，水电维修配件，采购流程:9.6 外协加工作业流程：9.7 废品变卖作业流程：9.8 产品外包作业流程：附件一：新供方的选择和评估流程:流程图负责部门关键控制点相关文件及记录采购控制程序NGMGNG采购采购部评审小组采购品质部研发部品质部采购品质部采购采购供应商资料收集评审标准按报价要求按打样作业
21、流程执行相关材料检验标准采购作业流程采购合同供方调查申请表供方资格评估表供方报价评估表相关样品检验记录表采购单过程检查记录供销合同书合格供方名册表小批量试产NG-与供应商签订合同，定期合同)(会格/附件2：合格供方的供货过程业绩评估流程:流程图负责部门关键控制点相关文件及记录采购控制程序采购研发部PMC部采购采购评估小组按供销合同执行根据评审要求进行填写对一年的供方考核表汇总根据定级标准执行订购单供方考核表供方考核表汇总等级/供应商批量、送货/I供方考核表填写/汇总供方考核/，选择供应商现场评估现场评审标准供方现场评估记录、NG采购供方评审小组合格供方名册纠正预防措施表/制定纠正预防措施f验证
22、纠正预防措施实附件三：主材，包材采购作业流程:采购控制程序流程图负责部门关键控制点相关文件及记录申购单需求部门采购根据订单系统库存查询申购单/库存查询审批需求部门采购采购审批权限采购要求合同要求寻找供应商报价单供销合同书比对价格及确定供应商/供销合同、订购单采购采购订购单采购进度跟踪表送货单/采购进度跟踪供方送货供方送货计划验确认二I。KNG品质部检验标准检验记录入仓仓库仓库管理制度入仓单领料部门领料流程领料单附件四：辅料，行政办公用品，水电维修等配件的采购流程:XXX科技有限公司文件编号：XX-XX-XX版本状态：A/0采购控制程序流程图负责部门关键控制点相关文件及记录辅助材料行政类用品水电
23、维修用品采购部门申请部门需求部门仓库用品分类品名，规格，用途，厂家要注明清楚部门负责人签名审批仓库根据实际库存查询是采购申请单I_采购申请，审批J仓库库存查询否有库存，确定申购数量、采购审批采购采购部门负责人审批、采购要求单项大于IOoo元副总审批总经办以上，设备配件类要审批寻找供应商，价格合理，质采购申请单寻找供应商采购量达标供应商目录采购供方品质部仓库根据采购交货时间跟踪到货情况根据合同订单，图纸要求进行送货并开送货单据品质检查质量是否符合要求根据送货单据入库送货单检验记录入仓单采购进度跟踪Z供方送货乙N(、OKf入仓C需求11门辅知)领料部领料流程领料单附件五：外协配件加工作业流程:采购
24、控制程序流程图负责部门关键控制点相关文件及记录i殳备及配件委外加工，维修委外加工出库单的填/委外加工出库申请申请部门写清晰，品名，规格，委外加工出库用途，原因单审批申请部门部门负责人签名审批/采购总经办部门负责人审批维修加工费用大于3000元的要审批根据系统要求进行做委外加工出库，保安检查采购审批、副总审批委外加工单出库仓库，保安经仓库核对后登记委外加工出库、采购采购或供应商品质部，技术部跟踪加工进度要按委外加工出库单填写送货单，并注明i-(r品质部验收质量，技术部验收尺寸及加工要求是否符合要求按委外加工入库单的要求查看是否符合，单送货单采购进度跟踪Z供方送货，物流或自提NGOK，入仓仓库委外
25、加工入库单并登记签收(J关传垄抿槐方乃绿仓库把委外加工出库单，送货单一起提交给采购结算委外加工出库单，送货单附件六：废品变卖作业流程:XXX科技有限公司文件编号：XX-XX-XX版本状态：A/0采购控制程序流程图负责部门关键控制点相关文件及记录纸品类胶袋类但体，边角料，废料，设备采购部门采购部门采购部门采购部门废品分类采购根据废品在市场的价格进行评估供应商评估废品回收与变卖合同废品报价单合同II废品类报价f寻找供应商合同拟定采购审批采购部门部门负责人签批、副总审批总经办副总审批采购通知回收商来收回收商收货采购废品财务，采购人力资源财务，采购监督空车过磅单据保安监督货物装运后放行财务负责磅单的处
26、理，应收帐处理，采购监督过磅单过磅单空车过磅废品装车并放行废品装好车后二次过磅Xf财务，采购财务做好货款结算，现金收据采购并签名确认附件七：产品外包加工作业流程:XXX科技有限公司文件编号：XX-XX-XX版本状态：A/0采购控制程序流程图负责部门关键控制点相关文件及记录外包产品明细汇总及分类业务部门采购品质，研发，技术，采购，生产外包要经过评审针对产品生产工艺要求寻找合格的供应商根据工艺要求，生产能力，品质监控，现场管理等外包产品评审记录表供应商评估表参照采购供应商现场评估表/外包加工供应商选择f供应商评估确定外包合格供应采购外包合同采购外包合同拟定并会签外包加工合同书、副总审批总经办外包订单下发业务部门业务部根据订单需求外包生产订单L采购仓库外包外包外包品质仓库财务下发外包订单按主材采购作业流程进行仓库根据外包生产订单发料外包打样确认后大货批量生产，品质监控质量根据检验标准验收仓库根据检验通知单入库财务根据合同，外包订单，入库单结账物料出库单外包产品现场检验记录送货单检验记录表入库单物料采购跟进外包物料出库外包厂家打样确认、W外包大货生产外包送货:-NG入仓)财冬结账
