公司文控中心管理办法.pdf

文控室管理暂行办法 第一章总 则 第一条为规范公司资料管理， 加强资料的收集和管理工作，有效地 保护和利用资料， 为公司各项工作服务， 加强公司资料的实用性和有 效性，结合公司的实际，制定本办法。 第二条公司建档范围确定为： （一） 公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料； （二） 公司股东会、董事会、监理会形成的文件材料； （三） 技术文件，包括企业技术标准、 产品图样、 设计文件、工艺文 件、操作规程、检验和试验规程、作业指导书、合同、技术协 议等仪器、设备方面的文件材料； 基本建设、工程设计、施工、 竣工、维修方面的文件材料； （四） 教育培训方面的文件材料；信息、情报方面的文件材料； （五） 外来文件，包括法律法规、国际、 国家及国军标、行业各级标 准、顾客提供的图纸和技术文件， 上级下发的与行政、 质量有 关的文件等； （六） 其他具有利用和保存价值的文件材料, 包括决议、决定、条例、 规章制度等法规性文件， 各类会议文件、重要记录、工作计划、 工作规划、工作总结、劳动工资、经营情况、人事文件资料、 决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知、技术图纸、方 案、厂商资料等具有参考价值的文件资料，以及主要职能活动 和员工在从事研发和管理等各项工作活动中形成的，对公司具 有保存价值的文件材料。 （七） 声像资料：照片文件资料 （含新闻、科技、艺术照片，由原版、 翻版底片、照片、文字说明构成）；影片文件资料（含原版底 片、拷贝及文字说明）；录音文件资料（含唱片、录音带）； 录像文件资料（含政治、经济、科技、文娱、广告活动）。 第三条公司内部各中心 / 部门和个人应当遵守本办法，并应承担收 集、整理、立卷、归档和保护文件、资料的义务。 第二章 管理体制及其机构职责 第四条实行集中与分散管理相结合的体制。 由办公室负责主体文件 资料的管理， 并对其他部门的文件资料管理工作进行督促和指导。办 公室设立文控中心，配备文控中心管理员分管公司主体文件资料工 作，由办公室主任直接领导。 文控中心管理员的职责是保证公司及各 部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。 第五条文控中心既是公司文件、文件资料工作的行政职能管理部 门，又是永久保存和保护文件资料的机构，同时又是开发利用文件资 料资源的信息交流中心。 文控中心的主要职责： (一)负责规划、协调全公司文件、资料工作，对各中心/ 部门文件、 资料工作进行监督、指导和检查。 (二)制订和组织实施公司关于文件、资料工作的规章制度。 (三)负责公司文件和有关资料的收集、征集、整理、分类、鉴定、 保管、保护、统计等工作, 负责公司内网资料导入导出的工作 (四)严格执行保密制度， 做好文件资料密级划控和守密、解密工作。 (五)开展文件、资料宣传、咨询活动，做好文件、资料开放和利用 工作，主动为公司各项工作和员工服务。 (六)发挥文件资料的教育功能，将文控中心办成公司培训、教育基 地之一。 (七)开展文件资料编研工作和信息开发交流工作，发挥文件资料的 信息源作用。 (八)组织公司各部门文件管理员的业务学习与培训，负责指导他们 的工作。 (九)做好防火、防盗、防虫等工作，确保文件资料安全。 第三章 文件材料的管理工作 第六条文件资料材料的收集： (一)建立、健全立卷归档制度，确立归档范围、归档时间、保管期 限（保管期限分永久保存、保存10 年、3 年、1 年等）；注明 文件的版本号。 (二)对遗缺不全的文件资料，采取不同措施，积极收集齐全； (三)及时催办理完毕的文件上交回收， 在检查齐全后整理立卷归档。 第七条文件资料的归档、立卷与管理： (一)区分全宗，确定立档单位。 (二)分类：依据文件资料来源、时间、题目、内容、字母顺序分成 若干层次和类别。分类除按大类外，同时按部门、是否保密、 保密程度来分。 1) 大类分为：制度 / 规定： S；文件： F；资料： D；档案： A； 合同：B。 2) 部门拼音缩写：研发中心：YF ；办公室： BG ；市场发展部： SF ；科技部： KJ；制造部： ZZ；质量管理部： ZG 3) 保密用 Y表示，非密级则用N表示。 4) 密级：绝密： AS ；机密： CS ；秘密： PS ；无：OP 编码原则：编码共为十二位数，（文件资料大类）（部门前两 位拼音缩写）（是否保密）（密级程度）（年份） （流水号）。如总经办2004年某份制度编码为： SZJNOP040001 (三)归档前将资料分类，分组放置在待办卷宗内。 (四)案卷排列：立卷按永久、长期、短期分别组卷，卷内文件把正 文、底稿、附件请示和批复放在一起，编制案卷目录和案内目 录。 (五)整理案卷，使之厚度适宜，控制在1cm至 2cm之间，材料过窄 应加衬边；材料过宽应折叠整齐；字迹难辨认的，应附抄件； 以每一案卷端正书写标题。 (六)对所有公司文件资料系统排列，确定保管期限，编制文件资料 目录（卡片），按一定次序排列和存放。 (七)每年对文件资料进行一次清理，清除不必要保存的材料；对破 损和褪色的材料进行修补和复制。 (八)对文件资料的收进和移出、案卷数量、利用等情况进行统计， 并定期上报主管部门。集团各部门及下属公司兼职或专职文控 员应定期（每月两次，分别于月初、月中）报送相关资料至文 控专员。 (九)公司文件资料保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保 管期限的，保管期限从长。对保管期限已满的文件资料依据有 关规定进行鉴定销毁。 (十)公司应采取严密管理措施，防止文件资料失密和泄密。 第八条文件资料的保管： (一)防止文件资料的损坏，延长资料的寿命，维护资料的安全； (二)公司设立专门地点或专用文件库保存文件资料； (三)做好文控中心室的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠 害、防高温、防强光等工作，门窗应结实牢固。 第九条文件资料借阅、利用工作： (一)经理（含）以上 人员借阅非密级文件资料可直接通过文控中心 管理员办理借阅手续。因工作需要，公司的其他人员需借阅非 密级文件资料时，须填写借阅文件申请表（附件1），部 门经理签批、 办公室主任核审后方能调阅。 (二)公司文件密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级文件资 料禁止调阅，机密级文件资料只能在文控中心阅览，不准外借； 秘密级文件资料经审批可以借阅， 但借阅时间不得超过4 小时。 秘密级文件资料的借阅本部门由部门负责人审批，跨部门的由 副总裁批准；副总裁因公外出时可委托执行总裁或办公室主任 审批，具体按委托书的内容执行。 (三)案卷一般仅供在文控中心阅看，立卷的文件、资料可外借。外 借的须办理登记手续。 (四)借阅期限不得超过一星期，到期归还；如需再借，应办理续借 手续。 (五)借阅文件资料者应爱护资料，确保资料的完整性，不得擅自涂 改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁；注意安全保密，严禁擅 自翻印、抄录、转借、遗失。借阅文件资料交还时，须当面查 看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告办公室主任。 (六)外单位借阅文件资料，应持有单位介绍信，经执行总裁批准后 方可借阅，且不得带离文控中心。其抄摘内容也须执行总裁同 意且审核后方能带出。 (七)公司内文件资料利用的方式有：1)提供文件资料原件； 2)提供 文件资料复印件； 3) 提供文献索引资料。 (八)出文部门负责人要求或同意时，文控中心应主动向各部门、员 工提供公司文件资料编研信息服务， 主要方面为经营战略信息、 管理信息、产品信息、专题技术信息等。 (九)内网的机器必须封箱并贴有办公室盖章的封条。如需开箱操作， 需填写拆开开箱审批表（附件2），如资料需导入导出， 需填写由部门负责人批准的内网资料拷入拷出申请单（附 件 3），且拷出内网的文件资料都必须以光盘的形式输出。 第四章文件资料的鉴定和销毁 (一)公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司文件资料。当某些 文件资料到了销毁期时，由文件资料管理员填写公司文件资料 销毁审批表（附件4）交部门主管人员、办公室主任审核，经 执行总裁批准后执行。凡属于密级的文件资料必须由执行总裁批 准方可销毁；一般的文件资料由办公室主任批准后方可销毁。 (二)销毁时，必须由执行总裁或副总裁指定专人监督销毁，并在销 毁清单上签字。 (三)对已失效的、 经批准销毁的公司文件资料， 文控中心管理员须 认真核对，编制销毁清单（附件5），将批准的公司文件 资料销毁审批表和销毁的文件清单一起归档，并永久保存。 第五章附则 (一)文控中心积极对文件资料进行整理分类编号，提高利用率。 (二)本办法由办公室解释、补充。自颁布之日起生效。 附件一： 文件/记录借阅登记表 QR423-05 版次： A0 序号文件 /记录名称文件 /记录编号借阅人批准人借阅日期归还日期备注 附件二： 拆机/ 开箱审批表 编号： 姓名：部门：日期 开箱原因： 开箱后操作内容： 部门主管部门负责人 操作人 : 操作审核 : 开箱日期：封箱日期 : 附件三： 内网资料拷入拷出申请单 编号： 资料内容 （名称、大小、用途、 资料提供者等） 资料去处 拷入内网 拷出内网 资料提供方式： DVD （总容量： 4.7G） CD(总容量： 700M) 光盘是否归还 是，归还时间 _ 否 申请人承诺： 严格遵守资料管理的相关规定，未经批准，不得向任何人转借或者拷贝，如有 违反，后果自负。 签字： 日期： 部门主管部门负责人 本人声明：资料已收到 签字： 日期： 附件四： 文件/记录销毁审批表 QR423-06 版次： A0 申请部门申请人申请时间 申请 销毁 理由 申请人：日期：年月日 部门 领导 意见申请人：日期：年月日 公司 领导 批准 意见 总经理 /管代：日期：年月日 序号文件 /记录名称文件 /记录编号 份数 /页 数 备注 销毁人监销人 销毁日 期 年月日 附件五： 销毁清单 QR423-01版次： A0 序号文件编号文件名称 文件 类别 版次 实施 年份 主管部门备注 个人工作业务总结 本人于2009 年 7 月进入新疆中正鑫磊地矿技术服务有限公司( 前身为“西安中正矿业信息咨询有限公司”)，主要从事测量技术工作，至今已有三年。 在这宝贵的三年时间里，我边工作、边学习测绘相专业书籍，遇到不懂得问题积极的请教工程师们，在他们耐心的教授和指导下，我的专业知识水平得到了很到的提高，并在实地测量工 作中加以运用、总结，不断的提高自己的专业技术水平。同时积极的参与技术培训学习，加速自身知识的不断更新和自身素质的提高。努力使自己成为一名合格的测绘技术人员。 在这三年中，在公司各领导及同事的帮助带领下，按照岗位职责要求和行为规范，努力做好本职工作，认真完成了领导所交给的各项工作，在思想觉悟及工作能力方面有了很大的提高。 在思想上积极向上，能够认真贯彻党的基本方针政策，积极学习政治理论，坚持四项基本原则，遵纪守法，爱岗敬业，具有强烈的责任感和事业心。积极主动学习专业知识，工作态度端 正，认真负责，具有良好的思想政治素质、思想品质和职业道德。 在工作态度方面，勤奋敬业，热爱本职工作，能够正确认真的对待每一项工作，能够主动寻找自己的不足并及时学习补充，始终保持严谨认真的工作态度和一丝不苟的工作作风。 在公司领导的关怀以及同事们的支持和帮助下，我迅速的完成了职业角色的转变。 一、回顾这四年来的职业生涯，我主要做了以下工作： 1、参与了新疆库车县新疆库车县胡同布拉克石灰岩矿的野外测绘和放线工作、点之记的编写工作、1:2000 地形地质图修测、1:1000 勘探剖面测量、测绘内业资料的编写工作，提交成果 新疆库车县胡同布拉克石灰岩矿普查报告已通过评审。 2、参与了库车县城北水厂建设项目用地压覆矿产资源评估项目的室内地质资料编写工作，提交成果为库车县城北水厂建设项目用地压覆矿产资源评估报告，现已通过评审。 3、参与了新疆库车县巴西克其克盐矿普查项目的野外地质勘查工作，参与项目包括：1:2000 地质测图、 1:1000 勘查线剖面测量、测绘内业资料的编写工作；最终提交的新疆库车 县康村盐矿普查报告已通过评审。 4、参与了新疆哈密市南坡子泉金矿2009 年度矿山储量监测工作，项目包括：野外地质测量与室内地质资料的编写，提交成果为新疆哈密市南坡子泉金矿2009 年度矿山储量年报，现 已通过评审。 6、参与了新疆博乐市五台石灰岩矿9 号矿区勘探项目的野外地质勘查工作，项目包括：1:2000 地质测图、 1:1000 勘探剖面测量、测绘内业资料的编写工作，并绘制相应图件。 7、参与了新疆博乐市托特克斜花岗岩矿详查报告项目的野外地质勘查工作，项目包括：1:2000 地质测图、 1:1000 勘探剖面测量、测绘内业资料的编写工作，并绘制相应图件。 通过以上的这些工作，我学习并具备了以下工作能力： 1、通过实习，对测绘这门学科的研究内容及实际意义有了系统的认识。加深对测量学基本理论的理解，能够用有关理论指导作业实践，做到理论与实践相统一，提高分析问题、解决问 题的能力，从而对测量学的基本内容得到一次实际应用，使所学知识进一步巩固、深化。 2、熟悉了三、四等控制测量的作业程序及施测方法，并掌握了全站仪、静态GPS 、RTK等测量仪器的工作原理和操作方法。 3、掌握了GPS控制测量内业解算软件（南方测绘 Gps 数据处理）以及内业成图软件（南方cass ）的操作应用。能够将外业测量的数据导入软件进行地形图成图和处理。 4、在项目技术负责的指导下熟悉了测量技术总结的编写要求和方法，并参与了部分项目测量技术总结章节的编写工作。 5、在项目负责的领导下参与整个测量项目的组织运作，对项目的实施过程有了深刻理解。通过在项目组的实习锻炼了自己的组织协调能力，为以后的工作打下了坚实基础。 二、工作中尚存在的问题 从事测绘工作以来，深深感受到工作的繁忙、责任的重大，也因此没能全方位地进行系统地学习实践，主要表现为没有足够的经验，对于地形复杂的地段理解不够深刻；理论知识掌握不够 系统，实践能力尚为有限。以上问题，在今后工作中自己将努力做到更好。 三、今后的工作打算 通过总结四年来的工作，我无论从工作技术上，还是从世界观、人生观、价值观等各个方面，都有了很大的提高。今后，我会在此基础上，刻苦钻研，再接再厉，使自己在业务知识水平 更上一层楼，为测绘事业的发展，贡献自己的力量。