Y3网店进销存管理系统--技术说明文档.doc

广州银光软件科技有限公司 Y3网店管理系统Y3网店进销存管理系统技术说明文档引言2一、系统拓扑图3二、创建客户流程41、添加客户42、为客户配置服务53、启用服务54、通知客户55、通信配置66、验证通信是否成功6三、授权流程71、登陆开发者中心72、开放平台创建应用73、申请旺旺聊天权限84、数据中心添加应用85、应用授权9四、系统首次使用流程101、下载线上商品102、制作基础数据103、商品匹配124、下载订单135、下载会员136、下载客服业务数据137、物流公司设定138、设置快递模板13五、网购订单流程141、网上支付的订单142、货到付款的订单16六、销售退款（退货）单16七、采购进货与退货18七、库存管理221、库存盘点（全盘单、盘点差异单）222、库存报表23八、客户关系管理241、网购会员转为客户资料242、客户资料管理24引言本技术文档为Y3网店进销存管理系统常用功能、配置与使用说明，对于配合系统所使用的硬件是否支持，请咨询Y3的技术人员：技术咨询电话：02086383856，02086383865在线技术客服：http:/www.agsoft.net/Home/service/Y3网店进销存管理系统（以下简称：Y3网店管家），有: 通用版、服装版和内衣版本系统经过认真严谨的市场需求调研，成功从事多年系统解决方案的银光软件开发团队，以需求为导向，以严谨、科学、人性化为设计思路，贯穿客户使用的人性化、安全性、精确性，力争成为不同行业，从事多家网店运营、线下零售和批发的首选系统。主要功能介绍一、基础模块112个货品自定义属性、码段、颜色、尺码、货号2权限组、系统用户38个客户属性定义、供应商、物流公司、快递单模板4短信设置二、进销存1采购：进货单、退货单2销售：网购订单、退款单批量确认订单、设置发货信息、打印快递单、打印出货单、发货、可以使用不同的发货地址、分为线上发货和线下自己联系物流公司发货、查看运单物流跟踪信息、订单统计报表、查看退款单信息、收到退货入库等。3库存管理：全盘单、盘点差异单、货品库存报表、历史库存报表、进销存对比表三、客户关系管理1网购会员：查看会员统计信息、转为客户资料2客户资料：新增修改客户信息、给客户分等级、把客户归属用户（销售）、批量发送短信、添加与查看跟进记录、查看消费统计四、客服业绩分析客服与哪些买家聊天、具体聊天记录、买家等待客服反应时间、客服被客户评价的统计、客服日累计在线时长、客服接待数、未回复人数、网购订单判定归属客服、客服每月业务统计五、特色功能多网店订单汇集在统一管理界面、查看订单物流跟踪信息、多网店统一进销存、多网店库存同步、发货同步、查看客服聊天对象和记录、判定订单归属哪个客服、客服每月业务统计等。一、系统拓扑图（图1）说明：1、 开放平台：把数据经过安全合理授权后，开放允许第三方进行读取或修改数据，它推动各行各业定制、创新和进化。2、 数据中心：一段时间间隔主动读取开放平台的数据，并保存起来，以便为第三方接入提供数据访问；开放平台的基础数据（spu和sku）与线下系统的基础数据进行关联匹配，以便翻译开放平台的商品数据、订单信息和库存同步；KPI客服业绩分析。3、 Y3分销、Y3网店管家、Y3直销以及其他的系统都可以是交换层的第三方接入。二、创建客户流程1、添加客户2、为客户配置服务3、启用服务4、通知客户5、通信配置6、验证通信是否成功（图2）1、添加客户数据中心：【客户】【客户设定】【新增】，如图3（图3）用户名：通过浏览器登陆数据中心所需的登陆名。登陆密码：通过浏览器登陆数据中心所需的登陆密码，填入正确的用户名和登陆密码后，方可登陆。 通信密码：指Y3网店管家与数据中心通信时的握手密码。手机号码：作为主要联系方式，用于客户资料创建后主要通知信息的传送，同时管理员初始化密码时短信传送。程序版本：指该客户所使用软件的程序版本号，如2.1数据库版本：指该客户所使用软件的程序版本号，如12、为客户配置服务数据中心：【客户】【客户设定】【新增用户服务】，如图4（图4）服务：指的是给客户怎样的服务，不同的服务有不同的体现，如每日允许Y3网店管家下载的订单量、调用次数等。3、启用服务数据中心：【客户】【客户设定】【查看购买服务】 选择“启用”并保存。如图5（图5）只有服务启用，Y3网店管家才能与数据中心进行数据通信。4、通知客户A：数据中心Web登陆URLB：数据中心Web登陆用户名(必须)C：数据中心Web登陆密码D：数据中心通信URL(Web登陆URL/WebService.asmx)(必须)E：数据中心通信密码(必须)F：开放平台授权成功回调URL(Web登陆URL/yingyong/HuiDiaoUrl/) (必须)5、通信配置Y3网店管家：【基础数据】【程序默认设定】【通信配置】，如图6（图6）把通信地址、用户名和密钥依次填上，重启Y3网店管家。6、验证通信是否成功Y3网店管家：【基础数据】【数据交换中心】，如成功打开则表示Y3网店管家与数据中心的通信建立成功。三、授权流程1、登陆开发者中心2、开放平台创建应用3、申请旺旺聊天权限4、数据中心添加应用5、应用授权以开放平台淘宝为例（图7）1、登陆开发者中心浏览器打开【http:/open.taobao.com】【开发者中心】，填写淘宝用户名和密码，登陆。如图8（图8）2、开放平台创建应用点击【创建应用】，选择【商家后台系统】，提交成功后，如图9（图9）上传应用图标选择WEB应用（B/S）架构类型填写回调页面URL（详见：二、创建客户流程的第4步骤通知客户）选择类目：电商托管-店铺整体托管，保存即可。3、申请旺旺聊天权限【应用列表】【修改】【管理证书】，增值权限，申请旺旺聊天记录。4、数据中心添加应用Y3网店管家：【基础数据】【数据交换中心】【基础设置】【添加应用】，如图10（图10）AppKey：【开发者中心】【应用列表】，证书App Key。测试AppSecret：【开发者中心】【应用列表】【修改】【配置沙箱环境】，沙箱AppSecret。正式AppSecret：【开发者中心】【应用列表】【修改】【查看】注：当运行环境选择“正式环境”时，测试AppSecret的值可以和正式AppSecret相同。5、应用授权Y3网店管家：【基础数据】【数据交换中心】【基础设置】【应用管理】【授权】，填写淘宝卖家的用户名和密码进行授权，授权成功，如图11（图11）四、系统首次使用流程1、下载线上商品2、制作基础数据3、商品匹配4、下载订单5、下载会员6、下载客服业务数据7、物流公司设定8、设置快递模板（图12）1、下载线上商品Y3网店管家：【基础数据】【数据交换中心】【商品管理】【线上商品】，选择开放平台，点击下载，如图13（图13）2、制作基础数据自定义货品属性：【基础数据】【程序默认设定】【设置自定义货品分类】，设置完成后注销或重启Y3网店管家。如图14（图14）设置货号属性明细：【基础数据】【货号属性定义】设置销售属性：【颜色定义】、【尺码定义】、【杯码定义】注：通用版无需设置销售属性、服装版只需设置颜色和尺码、内衣版需设置杯码。货号设定：【基础数据】【货号设定】，完成后，系统会把被勾选“线上”的商品自动上传至数据中心。如图15（图15）3、商品匹配匹配商品的主要目的在于，经过商品匹配之后，可以把开放平台的商品信息翻译为系统识别的商品，以便之后的订单展示、打印出货单、发货和库存同步等。如果您使用的是通用版，而且你在淘宝上发布的商品的商家编码与系统的货品编号一致，那么系统将实现商品的自动匹配。如果您使用的是其他版本，则可以不匹配商品ID，直接关联Sku（颜色、尺码、杯码）即可。Y3网店管家：【基础数据】【数据交换中心】【商品管理】【线上商品】先匹配商品ID：点击【关联外部ID】，搜索出可供关联的货号，单击货号ID，单击修改。如图16（图16）再关联Sku：点击【关联Sku】，在左栏的线上与右栏的线下单击方框，如图17（图17）4、下载订单Y3网店管家：【基础数据】【数据交换中心】【订单管理】【订单列表】，只能下载三个月以内的订单信息。5、下载会员Y3网店管家：【基础数据】【数据交换中心】【关于店铺】【会员列表】，选择一个卖家，单击【批量下载会员信息】6、下载客服业务数据Y3网店管家：【基础数据】【数据交换中心】【客服分析】注：必须先下载客服分组，再去下载其他的数据7、物流公司设定Y3网店管家：【基础数据】【物流公司】注：先【物流公司设定】、再【对应关系】，将开放平台的合作物流公司进行对应，才能方便发货。 8、设置快递模板Y3网店管家：【基础数据】【程序默认设定】【设置快递模板】注：指的是快递单模板格式，设置好之后，方便打印快递单。五、网购订单流程1、网上支付的订单（图18）Y3网店管家：【销售管理】【网购订单】买家下单后，单据状态为“等待付款”。如买家取消订单，则单据状态变成“已主动关闭”；如买家长时间不付款（一般为3天），则单据状态变成“交易自动关闭”。买家付款后，单据状态变成“等待发货”。管理员确认订单，单据状态变成“已确认”。只有被确认的订单才能进行发货。管理员设置发货信息，如图19（图：19）发货地址：打印在快递单上的发货地址取货地址：物流人员上门取货的地址，一般为仓库地址退货地址：买家退货时物流公司使用的退货地址发货类型：线上，指的是发货模式走的是淘宝网合作的物流公司，选择该方式，可以跟踪订单的物流递送信息；线下，指的是自己联系物流公司发货，买家无法在淘宝上看到订单的物流信息。买家确认收货，交易成功。2、货到付款的订单（图：20）买家下单后，单据状态为“等待发货”。如买家取消订单，则单据状态变成“已主动关闭”；如卖家长时间不发货，则单据状态变成“交易自动关闭”。接下的流程和网上支付的订单一样，只是买家在收货时需要把货款交给快递员。货到付款订单，不能使用线下类型发货。只有物流人员揽收订单成功后，订单才会变成已发货六、销售退款（退货）单当买家申请退款时，在【网购订单】，可以看到订单明细中有红色的退款标记，如图21:（图：21）可以在【销售退款单】查询到，如图22（图：22） 退款流程：1、买家申请退款（在淘宝上操作）2、卖家同意退款（在淘宝上操作）3、买家退货（在淘宝上操作）4、卖家确认收货（在淘宝上操作）5、卖家打开销售退款单，输入收到的货品明细及数量，保存后，点审核入库。七、采购进货与退货 【进货管理】【进货单】，如图23（图：23）如果想要做的进货单跟之前做过的进货单货品明细多数是一样的，那么可以选中这个进货单，点击“复制”按钮，进入业务数据复制向导，如图24（图：24）然后点击“生成新单”完成操作。如果不使用“复制”功能，则点击“新增”，选择一个供应商（供应商资料可在【基础数据】-【供应商设定】建立），输入备注信息；输入货号，如果货号记不住，就输入0，回车键，进入货号帅选目录，如图25（图：25）输入模糊货号，系统会自动帅选出你想要的货号，如图26：（图：26）点击“确定”，输入各个尺码的数量（通用版直接输入数量即可），回车，继续录入下一个货号，直到录完所有货号后，直接点保存。有权限的人，可以查阅采购单，并对采购单进行审核，审核后，货品入库，库存数量会发生相应的增加。 【进货管理】【退货单】与进货单的操作方式一样，只是审核采购退货单，会导致库存减少。七、库存管理1、库存盘点（全盘单、盘点差异单）全盘单全盘单的单据制作方法与采购进货单等的做法一直，详情请查看采购进货单。注意：全盘单指的是对当前实体仓库里的货品进行全面盘查，全盘单被审核后，系统的库存数量将以该全盘单的数据作为标准。比如：系统中有3个货品分别为A、B、C，库存分别为6、7、8。我们做个全盘单，里面只有货品A和B，库存分别为4和5，该全盘单一经审核后，系统库存将变成A=4，B=5，C=0。即使做单时没有把C做进去，系统也会初始化C的库存为0.盘点差异单全盘单的单据制作方法与采购进货单等的做法一直，详情请查看采购进货单。注意：盘点差异单与全盘单有很大差别。盘点差异单只是针对仓库中某些货号的盘点，而且是盘差。比如：系统中有3个货品分别为A、B、C，库存分别为6、7、8。我们做个盘点差异单，里面只有货品A和B，A的数量填1，B的数量填-2，表示A的实际库存数量比系统中的库存数量多，B的实际库存数量比系统中的库存数量要少。审核入库之后，A、B、C的库存数量分别为A=7，B=5，C=8，如图27（图：27）2、库存报表货品库存报表：指当前仓库中所有货品当前的实际库存数量。历史库存报表点【库存管理】，再点【历史库存报表】，如图28（图：28）打开时，默认显示当前实时库存，可以选择一个库存日期后，点查询，即可查询到某个日期的货品库存数。进销存对比表点【库存管理】，再点【进销存对比表】，如图29（图：29）期初数据：期初日期那天的库存。进货+：采购进货单产生的数据，导致库存增加。退货-：采购退货单产生的数据，导致库存减少。出货-：销售出货单产生的数据，导致库存减少。客户退货+：销售出货单（销售退款单）产生的数据，导致库存增加。盘点差异+：指期初与期末之间所做的盘点差异单产生的数据。期末：期末日期那天的库存。八、客户关系管理1、网购会员转为客户资料点【客户关系】-【网购会员】，如图30（图：30）勾选“全选”，再点【转到客户资料】，这样网购会员资料就做为客户资料，用于接下来的管理。2、客户资料管理点【客户关系】-【客户资料】，如图31（图：31）自定义客户属性点【基础数据】-【客户属性定义】，里面有来源、意向、等级、收入、职业、婚姻状况、分类，依次进行设定。新增与修改客户资料客户资料除了来自网购会员，还可以自己新增，点【新增】，如图32（图：32）客户资料转给用户选择某些客户资料，点击【转给用户】，那么这些客户资料将归属该用户，其他用户则看不到这些客户资料，只有拥有权限的管理员才能看到。用户可以对这些客户在实际中做维护，如发送短信、回访记录、级别划分等。如何制作系统用户可在【基础数据】-【权限管理】，做权限管理，如图33（图：33）点击【新增】，填写权限组名称，勾选相应的权限，点【保存】即可。点击【基础数据】-【用户设定】，点击【新增】，填入用户名、密码、姓名、所属权限组，点【保存】即可，如图34（图：34）如何给客户群发短信首次发送短信，请先进入【短信管理】-【网关设定】，如图35（图：35）系统默认有3个短信网关选择，发送短信时，被设定为默认的网关，将被系统用于发送短信。网关的用户名、密码和网关类型，请跟相应的电信运营商购买获得。也可跟我公司银光软件直接购买，价格合理且性能稳定，百分百发送成功率。点【短信管理】-【短信模板设定】，如图36（图：36）填上短信模板名称，短信内容，短信类型，点【保存】即可。点【客户关系】-【客户资料】，帅选需要发送短信的客户，勾选，点击【发送短信】，选择一个短信模板，点击【确定】即可，如图37（图：37）可在【短信管理】-【短信发送列表】中，查看发送结果。如何添加跟进记录点击【客户关系】-【客户资料】-【跟进记录】，如图38（图：38）填写或选择跟进分类，填写跟进内容，【保存】即可。可回答客户资料列表中，选择某个客户，然后查看下面的统计信息，如图39（图：39）技术咨询电话：02086383856，02086383865在线技术客服：http:/www.agsoft.net/Home/service/30地址：广州市广园中路158号星辰大厦601电话：020-86383856 86383865 86586930 传真：020-86586930 转8 网址：www.Agsoft.net