公文写作基础知识.docx

第 1 页 公文写作基础知识 特征码 wdnJdiuWSoXWmuydtnma *写作基础知识 *写作基础知识（一） 一、*的定义和分类 （一）定义 *，是公务活动中所形成和使用的文字材料，是方针、政策、法 规、政令和信息、情况的表现者、运载者，是机关实施管理的 基本手段和重要工具，发挥着上令下达、下情上报和信息沟通 的重要作用。*贯穿机关管理工作的始终。我们要向上级报告情 况，需要写成文件；我们要向乡镇、村安排什么工作，提工作 要求，需要写成*印发下去，备查、备用，便于基层照章执行； 我们要告知社会公众一个什么决定，也要印制成*。因此，*写 第 2 页 作与我们每一个机关告知人员息息相关，可以说，具备较强的* 写作能力，是每一个机关工作人员的基本素质要求。当前，各 级各部门都十分缺乏优秀的*工作人员，有许多年轻人因为具备 较好的文字功底，而被选拔进市、县党委、政府机关工作，从 而改变了自己的生活环境和人生境遇，一些机关还因为选不到 合适的*人员而发愁。由此可见，重视*写作、加强*写作，对于 年轻人来说，具有更加积极的作用。 （二）分类 1、按照制文机关的种类划分：党务机关*、行政机关 *、司法机关*、军事机关*、企事业单位*、社会团体*。今天讲 的，重点是行政机关*。 2、按照行文方向划分：上行*、平行*、下行*。草拟*前，必须 弄清楚行文方向，才能确定文种、内容、措辞等。 3、按照保密程度划分：绝密*、机密*、秘密*、内部材料、普 通*5 种。我们在起草或者管理*时，必须要按照该*的秘密等级 来处理，涉及秘密问题的，不能泄密。 4、按照紧急程度划分：特提*、特急*、加急*、平急*、普通*5 第 3 页 种。紧急*的处理，我在后面要专门给大家讲。 5、按照使用范围划分：通用*和专用*。决定、通知、通报、报 告、请示、批复、意见、函、会议纪要等全是通用*；司法类的 *、经济类的*、任免类*、议案、提案、建议等等，属专用*。 今天讲的，主要是通用*。 6、按照规范性和颁发程序的规范程度、行政约束力的强弱划分： 规范性*和非规范性*。 规范性*有 13 种：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议 案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。 非规范性*：除规范性*以外的*。常用的非规范性通用*有调查 报告、工作计划类、工作总结类、提案、建议、说明、讲话稿、 简报信息、书信类、启事类、条据类、表格类、大事记等等。 （三）机关*要素 机关*由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标 题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、 印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记组成。 第 4 页 （四）*处理包括哪些工作 *处理包括拟制、办理、管理、立卷归档在内的一系列衔接有序 的工作。 * 二、*写作的共性要求 *不同于其他文字作品，它的写作、制发、处理必须按照 固有的规定、特定的体例格式来进行。 （一）确定文种 这是写作*首先要明确的。我们在写作*前，要弄清楚这个文件 具有或者说应该发挥什么作用，是在什么背景下写这个文件材 料。根据写作的背景、目的、受文对象（为什么要写这个文件； 写这个文件要达到什么目的，是安排工作、通报情况，还是解 决困难问题；文件是写给哪个部门，是上行、平行还是下行） ， 确定采取哪个文种。一般说来： 第 5 页 1、要对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员， 变更或者撤消下级机关不适当的决定事项，选择决定文种。 比如：党中央决定在全党（特别是党员领导干部）开展讲政治、 讲正气、讲团结的“三讲”活动，这对党的建设来说，是件大 事，所以用决定文种；每年初的农村工作会议、计划生育工作 会议上，县政府都要出台一个关于兑现*年农村工作（人口 与计划生育工作）责任制的决定 ，这就是个奖惩决定。 2、要向社会公众或者广大行政管理相对人宣布重要事项或决定， 适用公告。比如，要在县城取缔三轮车、或者实行三轮车分单 双号进城运营，这涉及到广大三轮车从业人员的切身利益，我 们就要事先以各种方式发出公告，告知社会各界。联合执法队、 建设局、交警大队。要公布社会各有关方面应该遵守或者周知 的事项，比如停水停电，适宜采用通告文种。 3、我们要将上级的文件批转给下级执行，或者要求下级从哪些 方面作好哪件工作时，一般印发通知 4、向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问时， 选用报告类文种，如工作报告、情况汇报等等。 （在其中，政府 工作报告是一个有特指内容的文种，政府工作报告是政府向同 级人大或人大常委会报告工作情况） 第 6 页 5、向上级机关反映并请求帮助解决困难和问题，选用请示 。 6、答复下级机关的请求事项，用批复 。 7、我们要对某项重要工作或者某个重要问题提出见解和处理办 法，一般选用意见 。 8、不相隶属的机关之间，也就是说不存在直接的行政管理关系 的机关之间，比如绥江县与三峡公司、与市财政、审计、国土 等市政府部门，商洽问题、询问或答复问题，一般用函 。 9、明确通过会议形式决定的事项、记录会议精神，选用会议 纪要 。 10、还有一种命令文种，主要适用于依照有关法律公布行 政法规和规章（如主席令、国务院令） ，宣布施行重大强制性行 政措施（如通缉令） ，这些法规、规章的制定，要省级以上的国 家机关才能制定和通过，因此，在市、县两级，一般不涉及到 命令文种。 第 7 页 以上讲的是一般原则，具体采用哪类文种，要根据具体情况来 确定。 （二）规范写作 *写作要努力做到“七个规范”： 1、主题规范。主题是所要表达的中心思想。任何都要有主题， *也不例外。*主题的提炼标准，就是集中单一、鲜明显露。要 求一文一事，一个主题，主题鲜明突出。主张什么，反对什么， 要鲜明直接，不能含糊，不能让人产生歧义。 2、使用材料规范。*材料的选用标准必须是真实典型，新鲜有 力。所谓真实，就是实实在在存在的、反映当前事物本质规律 的真实。我们分析问题时，所列举的现象，不是假的、人为编 造的，也不是偶然现象和个别现象。所谓典型，就是既是个性 特征，又是共性特征。新鲜有力，就是我们所列举的、分析的 问题， 、提出的办法，必须是符合当前实际的，必须是有说服力 的。你不能在说今年的工作时，还拿去年、前年的数据和一成 不变的措施办法，因为事物总是在发展变化，尤其在这个信息 飞速发展和人的民主法制意识普遍快速增强的这么一个时代下， 如果总是一成不变、不思进取，不思考、不调研，写*也好、安 第 8 页 排工作也好（事实上，写*也是安排工作的一种方式） ，都做不 到“有的放矢”即对准目标放剑，一剑中的。*的选材标准与 文学作品不同，*强调真实，强调掌握最基础最真实的材料，屏 弃想象（合理的推测可以） ，而想象则是文学作品的核心和灵魂。 3、格式规范。*普遍的结构格式是：*标题主送机关正文 结尾成文时间。为了便于大家理解，我把*格式方面的内容分 为写作格式和印制格式两个方面来讲，这里主要讲*的写作格式， 写作格式包括标题、正文、结尾三个部分。 1 标题：*标题的写法一般是发文机关+事由+文种。 例如：县国土局要向市国土局写一个请求帮助解决地质灾害防 治经费的请示，标题就是“绥江县国土资源局关于请求帮助解 决地质灾害防治经费的请示” ；板栗乡人民政府要向县政府报告 一个煤矿安全事故的调查报告，则标题就要写成“板栗乡人民 政府关于*煤矿安全事故的调查报告” 。 2 主送机关的写法：一是只写受文机关的名称，不写领导个人 名字（领导特别要求的除外） ；二是只能写一个主送机关，例如： 市委、市政府，其他需要送达的受文机关采取抄送方式（调查 第 9 页 报告因为是知阅性*，受文单位不特别确定，除了要求有主送机 关的，可以不写主送机关） ；三是用统称或者规范的简称，不能 随意写，如市政府、市人民政府都是规范的简称，但不能写成 市府；四是行文关系，只能逐级行文，一般不能越级行文（如 要上报省政府的文件，一般只能市政府转报） ，某些经费请示属 特殊情况。 3 正文的写法：正文是主送机关以下、结束语之前的部分。正 文是一篇*用笔最多、最重要的部分。一般是在主送机关之后， 先写一段或几句导语，说明写这篇*的原因、根据或者目的，导 入正文。正文要做到逻辑层次清楚有序，说理简洁准确并力求 深刻，用语符合规范。 4 结尾：正文写完后，一般要写几句号召的话（一般针对下行 文） ，或者表决心、态度的话（上行文） 。 请示要说“妥否， 请批示；意见要说“以上意见若无不妥，请批转执行； 通知和报告可以不要结尾，说完就落款结束；讲话稿 类的一般有鼓劲、号召的话语；汇报材料一般有表示感谢和今 后打算、态度的。 4、文字表述规范。*的用语用字要求简明、准确、朴实、得体、 通俗、易懂，体现字面意义而非联想意义，讲求陈述性、写实 第 10 页 性，而非描绘性、虚拟性。一般以概述为主，据事说理，言之 有物。不象诗歌、散文、小说等文学作品，需要大肆铺展、渲 染，大量的想象，细致的描写，这些，恰恰是写*所忌讳的。 （比较文学作品语言与*语言的异同：同是写一个夜晚发生的一 件事，武侠小说写“月黑风高夜，*燕子李三一个鹞子翻身越 窗而入，手起刀落，一剑封吼，杀死了仇家；而*只写某年某月 某日，谁在家中被人杀死，或者谁杀死了仇家。 ）所以，很多时 候，我们看文学作品很过瘾，看*则觉得死板、千篇一律，这个 跟*的性质有关系，但是*同样可以写得很好，好的法规性、政 策性*，充分考虑了各阶层、各方面的利益问题和可能出现的反 应，可以做到面面俱到或滴水不漏，好的讲话稿可以写得饱含 感情，深刻、精彩。 5、标点符号使用规范。该用逗号用逗号，该用句号用句号。需 要慢慢积累琢磨。要注意：转发上级或下级文件时，标题一般 不用标点符号（有书名号的，取消书名号） ；此外，标题中不要 过多出现“通知”两个字，比如省、市层层转发国务院一个文 件的通知，到县级，可直接说转发国务院*文件的通知。 6、数字和计量单位使用规范。一般使用阿拉伯数字。前后要统 一，不能一时用大写，一时用小写。 第 11 页 7、印制规范。包括印制格式、排版、用纸规格，紧急程度、发 文机关、发文字号、印制份数、发送单位、印制机关等要素标 识。目前各单位在印制上比较规范，请大家在制文的过程中， 拿单位印制好的文件来参考学习，我只点几个方面的细节： 1 印制格式（印制方式）：两种，红头文件和白头文件。红头 就是单位的文件头、简报、信息等，一般适用于正式形成的请 示、报告、意见、通知、函等文件。白头就是不冠特定的文件 用纸，直接排版印制，一般会议印发的讲话稿、汇报材料等用 白头印制。调查报告、对内的工作方案（如单位解放思想大讨 论方案）这类文件既可印制成红头，也可印制成白头，视具体 情况定。红头文件拟文单位、成文时间等落款在结尾处，白头 文件一般把拟文单位、成文时间放在标题下。 2 签发：*的制作签发程序很严谨，不能谁写谁签都行。重要文 件要一把手或单位主持工作的领导签发，一般文件由一把手、 分管领导或主要领导委托的领导签发。 3 印鉴：即盖章，也有讲究。首先是不能盖倒了；其次是要盖 在单位落款和成文时间之间，具体有下套、中套两种盖法；联 合行文的落款盖印，一般每排平行落两个单位的名称，依次往 下排，盖印时不能相互侵占。现在有很多新成立的机构，需要 第 12 页 启用新印章，印鉴的启用也有规范，要持机构成立的批准文件 向公安机关申请，雕刻好后，由县政府办行文告知各乡镇各部 门后启用，行文宣布启用之前盖的印无效。 4 成文时间：领导签发的时间，而不是拟稿的时间和印制时间， 印制时间在版记部分专门有一栏，哪天印的就写哪天。 5 行文层次序数的写法及排版：目前有些乱。一个正式的文件 材料，除总标题外一般有四个层次，总标题用二号华文中宋字 体。第一个层次，是大标题，一般用三号黑体，写成一、二、 三；第二个层次是小标题，用（一） 、 （二） 、 （三）来表示，三 号楷体；第三个层次用阿拉百数字表示，即 1.2.3.，可以三号 仿宋加粗以醒目；第四个层次用（1） 、 （2） 、 （3）表示。 * 三、几种常用*的写作 要具体讲怎么写*很难，通过听讲了以后就能写好*，基本上是 不可能的。我写了 8 年*，要总结经验，头脑里几乎还是空的。 我个人的体会是，要写好*，除了多了解、多熟悉工作、多写以 外，没有别的办法。在此，也只是和大家作粗浅的交流。 第 13 页 （一）常用规范性* 1、请示：如果某个单位在推行工作中遇到了自己不能解决的困 难和问题，比如资金、政策等，需要上级帮助解决，就得写成 请示。写请示要注意几个问题：一是只能一事一请，不能在一 个请示里夹带多个请示事项，要资金就只写要资金的请示，需 要某个政策性决定的，就写成单一的请示。二是一请一报，一 个请示只能报一个主送机关，不能多头报送。三是一般不越级 请示，但特殊情况除外（如经费请示） ，在实践中本着解决问题 的原则，不僵化、不教条。四是要简短精炼，简洁明了地讲明 原因、困难，对请求事项要明确，要多少钱，要什么政策，至 于人家怎么批是人家的事，还要讲明你要的钱主要是用作哪个 方面。 2、报告：报告是典型的上行*，是向上级机关汇报工作、反 映情况、提出意见和建议、答复上级的询问等。报告的特点是 阅知性，不是批复、答复性，看的人可以签署意见，也可以不 签署意见或表态。所以，在选择这个文种的时候，要选择那些 只需要上级知道的工作或事件，或者向就某项工作提意见建议， 但不一定需要批复。 第 14 页 1 分类：一是工作报告，是按照上级机关要求做作的报告， 如政府工作报告；二是情况报告，即在工作中遇到了问题，或 觉得应该让上级知道某个重要事项的当前情况（贯彻落实会议 精神的报告） ；三是回复性报告，回答上级问询、落实上级临时 交办的某项工作（关于审计意见整改情况的报告） ；四是备案报 告（规范性文件备案） 。 2 写法：一是要有导语，说明依据什么写这个报告，或者为 什么要写这个报告（依据什么机关的什么通知精神，或者根据 某位领导的批示精神，我们做了什么，怎么做的） 。二是总体结 构一般是：第一，基本情况；第二，主要做法；第三，收到的 效果；第四，存在的问题；第五，今后工作的建议。这是常规 格式，具体中有变化。如人大视察*法的实施情况，就可以先 写成效（可以一并写做法） ，再写问题，最后写建议，三个部分 完成。我们要向市政府报一个土地使用及管理工作方面的情况 报告，就要有基本情况（建设用地、开发区用地） 、问题、措施。 回复报告的写法比较直接，上级问什么问题，我们就答什么问 题，一条一条的答（如审计意见整改报告，用打酱油的钱打了 醋我们是怎么整改的，程序不规范我们是怎么整改的，挤占专 项建设资金我们是怎么整改的） 。三是结尾。回复报告写“专此 报告，请阅” ；工作报告写“以上报告当否，请阅示” ；备案报 告写“请予审查” 。切忌报告中夹带请示事项。 第 15 页