待人接物的90条基本礼仪.pdf

待人接物的90 条基本礼仪 1.应有的态度如何在公司赢得好印象？除了在 公司内打电话、接电话之类的技巧外，还包括将访客带到会 客室、递出名片与接收名片的方法，以及替别人作介绍 等，各种在商业社会生存所不可缺少的礼仪。如果你刚 进入公司，影印资料、整理文件，以及端茶倒水之类的事， 会显得特别的多。或许你会觉得自己所从事的工作缺乏意义。 但事实上，你所从事的工作绝不是琐碎之事。当你接听电话 的那一瞬间，你就代表了公司。假使你在电话里显出失礼的 态度，对方会认为这是你所任职公司的失礼，有时还可能导 致谈判破裂，最终失去顾客。2.客人来访，应起身迎接 如君整理资料正在忙得不可开交，此时有位客人走 进来。如君腾不出空，只好继续做事，同时坐着向客人打招 呼。可是，这位来客见到她的上司便对如君坐着向他打 招呼一事，表现出不满的情绪。当然，如君也有她的苦 衷，但在这种情况下， 不论手上的工作多么繁重，对于访客， 都应当站起身来行礼，这是最基本的礼节。或许如君的心里 怀着热情欢迎的想法，可是，在访客心里却不如此认为。如 果被客人看到你坐在媾做事，只是把头例行公事般地点一下， 那么对方便很自然的有一种被忽略的感受。记得当遇有 客人来访之际，无论自己有多么忙，都应站起身来打招呼。 3.要跟访客问好遇到访客，无论在何种情形下，都 应抢先向对方问好，这才是正确的待客之道。寒暄时的礼节 为身份低的人先问候身份高的人。而对于所有的公司来讲， 访客都是居于上位者，因此必须由己方先致问候。所以当见 到不认识的访客时，要先行问好。如果当时正与同事站 着谈话而没打招呼，或者来访者是进进出出的业者，就不在 此列。4.鞠躬时眼睛要注视对方鞠躬大致可以 分为二类，即微微的点头致意和常见的敬礼。无论采用哪一 种鞠躬方式， 都必须遵守基本原则。在鞠躬的开始与结束时， 都需看对方的眼睛。无论行多少次敬礼，如果眼睛看着别的 地方，这种行为也无异于是忽视对方。此外，太快把头 低下或抬起，都不能算是正确的鞠躬方式。我们经常见到点 头哈腰地频繁低下、 抬起的公司职员， 那绝不是正确的礼仪。 鞠躬时应尽可能慢慢地进行。把头低下时， 以能在中途作1 3 次呼吸的速度进行就可以了。5.对访客附上一句 “让你久等了”当有约好的访客时，大部分的人 会说“欢迎光临”！可是，接下来会附上一句“让您久等了”的人， 却不多。假设你的身份是来访的客人，如果对方对你说 声“让您久等了”你会在心里暗想，“原来这家公司很看重我！”。 会不会说这句“让您久等了”，别人对你的评价就会不同？答 案是肯定的。当你的上司看到你如此向访客问好后，必定会 对你刮目相看。这并不说只能使用“让您久等了”这句话， 可以根据不同的时间和场合，加上额外的话。如果是经 常出入自己公司的来者， 说上一句“天气这么炎热， 您辛苦了！” 之类慰劳对方的话，效果也会很不错。没有人会对别人 发自内心的关怀话语感觉不快，因此应积极地向别人问好。 6.记住访客的基本资料虽然自己所任职的公司名称 已在询问台被问过一次，但是过没多久， 又被重复问“请问您 是哪一位？”任何人都会有不被重视的感觉。为了避免使对方 产生不快，当听到访客的公司名称、姓名之后，应记录下来， 以免遗忘。若将对方的公司名称或人名弄错，是非常不 礼貌的。如果是难以听清楚的名字，就应复述一遍，或向对 方问清楚，以便将正确的公司名称、姓名记住。当有多 位来访客时，应以不让访客看到的方式作记录，然后交给公 司内的人。如果访客的人数太多，也可以只记下公司名称及 其代表者的姓名。7.引导访客到会客室对于访 客，不能用手一指会客室，说一句“请到那里等候”就算完事 了。将访客带到会客室，才是应有的礼仪。有人会认为 将客人带到会客室，是件简单的事。但我们常看到会有人自 顾自地走在前方，而忽略了后方的客人，认为客人会自己跟 上来：甚至不管访客有没有跟来，便径自地往前走去。这些 都不是接待客人所应有的态度。一旦让客人产生自己被拖着 在公司内到处走的印象，相信他会感到不愉快。正确的 方法是：带路时，应配合访客的步调，走在距离对方大约1 公尺的斜前方， 而这是为了让访客走在走道中的中央。此外， 不时回头看看访客是否跟上自己，也是非常重要的一点。 8.不可以貌取人所谓“人不可貌相”，不能因为对方 的身材魁梧，就断定他的职务高，也可能存在相反的状况。 如果凭外貌来判断对方的职务，有可能闹出很大的误会。 当有一位或者两位客人来访时，根据对方的态度，大致能判 断出谁的地位较高：可是当有许多人来访时，就很难分出谁 是上司，谁是下属。遇到这种情况，只要确认谁是上司 或负责人就行了。当对方突然来访，没有时间加以确认时， 不要按照自己的看法随意作出判断。应将他们带到会客室， 交给主管去安排。9.进会客室前先敲门以下是 常发生的情形： 职员将访客带到会客室，心想里面空无一人， 于是将房门打开，却发现里面有人。因此，在进入会客室前 别忘了要先敲门。如果有人，里面负责接洽的职员会作出反 应，从而避免使访客意外撞见的失礼之举。为了避免失 礼，不只限于会客室，包括其它所有的房间，在进去之前都 应养成先敲门的好习惯。10.哪里是上座，哪里是下座 将访客带到会客室后，因此必须清楚哪里是上座， 哪里是下座。根据会客室的不同， 上、下座也会不一样， 但基本是， 靠近入口的座位是下座，靠近里面的座位是上座。 当拜访其他的公司时，千万别大模大样地坐在上座之上，以 免造成对方不好的印象。此外，当访客中的主管随其他 人一起进入会客室，或他已先到并在此等候时，应让他决定 把访客安排在哪儿。要是有对方的主管在场，你却在一旁指 手划脚地分派座次， 就会显得越俎代庖。11.送茶有一套 甫入职场的李君，将总经理的客人带进了会客室，并随后送 去了茶水。李君先从总经理那里旁开始上茶。可是，过 后他却被总经理叫去训了一顿。总经理生气的原因是“为 什么不先送茶给客人？”然而从李君的立场来看，他认为 先给远比访客年长、并且地位也远比他高的总经理上茶，是 当然之举。然而，正如总经理所说的， 这是极大的错误。 当有访客时，即使总经理正在接待他，也要将访客当作上位 者，请牢记这点。因为与访客相比，就算总经理是公司职位 最上者，也处于访客之下。请记住：应先给访客敬茶， 然后才轮到本公司的职员。12.倒茶只倒七分满 古人云“鞭长不及马腹”，倒茶也是如此，倒在茶杯里的茶水 并不是加得越满越好。为访客准备的茶水，大都是在茶水间 倒好再端到会客室里去的。到会客室的距离越长，茶水溢出 来的可能性就越大。如果将茶水加得满满的，在端到会 客室途中，托盘可能会溅湿。所以，应注意使茶水保持大约 七分满。此外，在泡茶以前，应将陶质小茶壶和茶杯烫 一下。当有多个茶杯时，为了使茶水的浓度均等，应提着茶 壶绕着圈，将茶水分别注入茶杯里。如果主人端出温凉 的、泡乏了的茶，任何客人都会感到不满意。尤其是在年长 的男性之中有很多喜欢喝茶的人。因此细心周到，尽可能将 茶泡得好喝， 就显得格外重要了。13.电梯也有上下座之 分正如会客室与会议室存在席次差别一样，在电梯 内也有上座与下座之分。在电梯内，操作按键的位置是 最次的下座，因为站在这个位置上的人，必须按控制电梯开 闭和楼层的按键，扮演电梯女郎的角色。相反，被看作 最尊贵的上座位置，是位于操作按键位置的里面，其次是它 旁边的位置，再其次是在有按键位置的旁边。在有四人以上 乘电梯时，大致也以此为准。当你的上司站在电梯里面 的位置时，如果正巧你站在按键的前面，虽然把上司的前面 堵住了，乍看显得失礼， 但实际上这才是正确的座次。14. 应确认客人离开后再离去根据与对方的不同关系， 送别客人的方式也会有所差异。既有可以在会客室门口告别 的客人，也有需要送到大门口的客人。需要送到公司大门口 的客人，已经算得上是具有相当分量的VIP 了，因此采用这 种送别方式绝不能马虎。在大门口送别，自己应拿着客 人的行李，在即将分别时再交给对方。千万别在客人刚一转 身就连忙往回走，急着返回公司去，因为你不知道客人是否 会回过头来，因此应目送客人远去，直到看不见对方的身影 为止。在将客人送到停车场时，也应将对方的行李送到 车上。首先，必须先为对方打开车门，当客人坐好后再将车 门关上。此时，也应目送对方的车子开走，直到看不到为止。 15.等客人离去再离开有一天胜文送客时， 在电梯间 的前面说了声“您慢走”，当电梯间的门正徐徐关上时，他便 迅速走回办公室。可是，这位客人忽然想到自己有东西 忘了带，于是将正在合拢的电梯门打开，而刚才还在深鞠躬 的胜文却已经不在了。他急忙跑到走廊里，却看见胜文正匆 匆离开。事后我们才知道，当时这位客人产生了一种受 到抛弃的感觉，并且感到有些孤立无援。因此在电梯口 送别时应停留在那里，直到电梯间的门合拢并开始下降为止。 或许有人认为大可不必如此，但电梯间与在走廊里是一样的， 你不知道有谁注视着你。假如有别的客人看到了如此送别的 场景，或许他会对你所任职的公司另作评价。16.记得打 扫会客室当你从会客室将客人送走后，在做什么呢？ 是不是觉得暂时还没有约好的客人，就可以撇下会客室而去 做别的事？此时，要是有不速之客到来怎么办？因为会 客室尚未整理，所以只能暂请他到大厅里长时间地等待。 为了避免这种情况发生，记得当客人离去之后，应立即打扫 会客室。将茶杯和点心类的东西撤掉，将桌子擦干净， 将烟灰缸换掉；此外不要忘记将房门和窗户打开，尤其是在 客人很多的时候，香烟等不良气味会弥漫在整个会客室。如 果就这么让下一位客人进去，容易造成不良的印象。所 以会客室应勤加打扫，使之处于良好的状态，无论何时有谁 来，都能立刻让他进去。17. 左手持听筒， 方便记录 当我们讲电话手持听筒时要用哪一只手？可能有人认为用 哪只手拿还不是都一样。话虽如此，但如果用左手拿， 而将右手腾出来，在打电话的过程中，就可以作纪录、查资 料。反之，每次都向对方抱歉地说“请稍等片刻”，并换另一 只手拿听筒，就容易耽误时间。此外，还会让对方留下不得 要领的印象，从而对谈话产生负面的影响。为了避免这 种不高明的做法，听筒应用左手来拿，并随时将记录本和资 料放在手边，以便能迅速地作出反应。18.做好事前准备， 讲电话不怯场一般人认为：透过电话将事情说清楚， 似乎是一件很容易的事，但实际上却很困难。尤其是当 对方的地位高，或所谈之事非常重要时，自己就常会处于一 种“怯场”的状态，大脑一片空白。即使没有这么严重，能将 事情正确地说清楚的人，也少得可怜。所以，将资讯正 确而简洁地传送给对方前，必须先在头脑中构想清楚。如果 不能正确地把握何时、何地、谁、做什么、方式、如何？这 5W1H ，就不能简洁地将一件事告诉对方。在打电话之 前，将要谈的内容记录下来，就是简便易行的好方法。如果 再将有关此事的资料也准备好并放在手边备查，就完美无缺 了。这么一来， 即使被对方反问， 也能很快有条有理地回答。 19.接电话时，要说声“您好”一般人在接听来电时， 习惯性的先从“喂喂”开始应答。但是，在公司内接电话，应 拿起听筒后，口齿清晰地说“您好”，再说出自己的公司名称 和部门名称“这里是公司”、“这里是部”。 在对方报 出自己的姓名后， 别忘了再加上一句“平日多多蒙照顾，不胜 感激”。一般人对这种话通常会很难说出口，因为“自己并没 有受到这个人的关照”。可是在商业上， 有所谓的社交辞 令。即使是与对方初次打交道，如果说一句“承蒙关照”，会 给对方有更好的印象， 结果就会完全不同。20.打电话时， 必须主动自报姓名当你打电话时应先主动自报姓 名，要是连名字也不说，突然说出“请先生接电话”，就略 显失礼。因此，应在被对方尚未问起“请问你是哪位？”之前， 先主动自报姓名。自报姓名时，应将自己所任职公司的 名称与自己的姓名，同时告诉对方。我们时常会遇到只说出 公司名称，而不报自己姓名的人。确实，我们可以理解此人 想以该公司职员的身分代表，但是却会对接电话的人造成麻 烦。因为无法正确转达来电者为何人。此外，如果不知 道名字，会对以后的工作带来许多不便，如果自己要找的人 不在，还会造成联系困难。21. 私人电话，应长话短说 因自己的私事而常使用公司的电话是一件不好的事，因此要 尽量少使用公司的电话打给自己的朋友们。但是，对于 打来的电话，一般人会认为电话费是由对方支付的，因此不 会增加公司负担。当然，上司不会对接听一两分钟的私 人电话有微词。 可是，当变成了长达几十分钟的超长电话时， 那就是另一回事了。在公司里，无论哪部电话，都是因工作 需要而特地准备的。由于私人电话时间过长，而使公司 不能进行重要的工作联系，会使公司带来重大的损失。 因此，也应该长话短说， 尽快回到工作岗位上。22.电话 中途断线，应主动打过去我们时常会遇到这样的情 形：当通过电话与对方交谈时，电话在中途突然因操作失误 而断线。要是事情没有谈完，应由先前打电话的一方重 新拨打，以使谈话继续下去。但不能因事情大致已谈完，就 对此听之任之。重新拨通之后， 再向对方致歉， “非常抱 歉，刚才电话中途断线了”。应具备始终由自己主动重打 的意识， 除非对方使用公用电话，那就另当别论了。23. 电话声音不清楚，怎么办？我们时常会因话声音小 而听不清楚，此时，你是否会因此而提高嗓音，大声地说： “对不起，我听不太清楚，请说大声一点？”即使对方的 声音的确很小，也要采用如电话的状况不好，因此听不清楚 之类的说法。如“很抱歉，电话的声音听起来有点远”，或“很 抱歉，能不能请你再说一遍”， 明白无误地反问对方，并加以 确认复述一遍。24. “请稍等片刻”，不宜超过一分钟 筱雯在打电话的中途，需要用到资料，因此向对方说了一句 “请稍等片刻”，就开始查阅资料。可是，她想要找的资料临 时却找不到。过了五分钟后她好不容易将资料搬到了办公桌 上，并且终于拿起了听筒，电话却断掉了。由于筱雯拚 命地寻找资料， 无意间便忘记了时间， 而对请对方“稍等片刻”， 五分钟似乎是太长了。在商业上，“片刻”以一分钟为限。如 果过了一分钟，就已经超出了“片刻”的范围，这一点要多加 注意。在这种情形下，如果判断出寻找资料需要花费一 分钟以上的时间， 就须告诉对方“对不起，待会儿我打给您”， 再挂断电话，这才是正确的礼仪。此外，即使在一分钟 以内重新拿起听筒，也必须说上一句“让您久等了”。25. 电话留言记录，应该注明清楚当在电话上受人之托， 转达留言时，必须作记录。看起来似乎理所当然，然而却很 少人能将留言记录做的完善。虽然有些公司有内部专用的记 录格式纸，但在多数公司， 受托人只能自己加以整理。在 留言条中除了要写明对方的公司名称、部门名称、人名、事 由；此外，还应写出接电话者，即你的名字。否则见到留言 条的职员，在稍后即使想询问细节，也会因不知道接电话的 人是谁而无可奈何。由于业务员等大多出门在外，见到 留言条通常已是黄昏时的事了。比如当事人刚从A 公司回来， 看见来自于A 公司的希望与其联系的留言条，慌忙打电话过 去，却发现那是早上去A 公司之前，对方留下的口信。为了 防止出现这类的差错，也必须在留言条上填写接到电话的时 刻。26.电话铃声不应超过三声当电话铃响了好 几声，却不见对方来接听时，一般打电话者会觉得烦躁，相 信你也有过这种经验。终于，有人接听了，但传来的却是一 声很没精神的“喂”。接电话应在电话铃响第三声之 前。如果此时没空， 过了许久才接电话，也应该说声“让你久 等了”表示一下歉意， 这是最起码的礼节。无论是什么原 因千万别让电话响太久，才不会迟迟没人接电话，而使对方 焦躁不安。27.应确认对方的留言当你从对方那 里听到留言后，说声“请让我复述一遍”，并把听到的内容重 复一次。此时，对于容易弄错的数字与人名，应采用特别一 点的记录方式。例如，将江先生读作“带三点水的江先生” 之类，并且有必要确认一下约会的时间是上午还是下午。复 述之后，还应附加一句“我叫，我将会把您交代的事情转 告给当事人”，以使对方放心。此外，如果是自己留言， 当对方没有复述时，应将事情很快地重复一遍，并补充一句 “可以了吗？”，以此叮咛。28.无法决定之事，应请上司 前来处理刚刚进入公司的佩君，无论做什么都似乎 干劲十足。有一天接到电话时，佩君遇到了她不知道的一件 事。她心里想：就这样请别人来听，很没面子。因此，她只 是含含糊糊地回答。可是，后来却发生严重的问题，佩君受 到了上司严厉的斥责。虽然我们可以理解她求好心切， 什么事都要自己做的心情，可是，此时她应当及早地说一句： “我请负责人来接”或“对于这个问题， 我不太清楚”，然后 换成上司或资深同事来接听。在弄不清能不能让其他人 来接听的时刻，只要以能让上司或资深同事听见的宏亮嗓音， 将到目前为止事情的原委复述一下。这样，就能让上司或同 事知道对方和自己在说些什么。因此，不要太逞能，只 想凭自己的力量来应付，而要寻求周围人的帮助。29. 当不人不在，应尽早告知当电话打给不在的人时， 不能证据随便地问“您有什么事？”因为打电话的对方并非找 你，而只想请你尽快地转给当事人接听。如果让对方详 细地说明事由之后，再对他说“真不凑巧，当事人已外出”， 你就可以想像对方的心情变得多么糟糕。所以，最好在 一开始就告诉对方当事人不在，才是恰当的行为。否则，尽 管你想依此显示出自己的精明能干，却相反地增加了对方的 麻烦。30.当事人外出， 应告知回来时间当对方 打电话来找的人不在时，应该告诉对方“此人现在外出， 预计 点回来”，如此一来他就能变更时间，订出到那个时刻为止 的日程表。因此，当事人不在时接到电话，就一定要告诉对 方前者返回公司的时间。有时对方或许会说“我待会儿再 打电话来”，如果只简单地说声“知道了”，然后将电话挂断， 是不太恰当的。 虽然是对方打来的电话，还是应当说“他回来 后我会请他回您电话，好吗？”这样才合乎礼仪。31.制作顾 客专用名单身为一名上班族，你必须了解所任职公 司的性质是什么，与哪些公司有生意上的往来。如果不了解 工作的内容，就会连一通电话都不能转达得令人满意。 例如，要是接到与自己公司往来密切的厂商来电，却连该公 司的名称都弄错；或者不知道该往来客户与哪个部门有联系， 就会使整个公司丧失信誉。为了避免这种情况，建议你 制作自己专用的顾客名单。上面简洁明了地列出往来客户的 公司名称、 负责人的姓名与电话号码等，并放在电话的旁边。 如果可能的话，在这张名单中不仅要包括你所在的部门，还 应写出除此以外和其它部门的工作性质。这样一来，就能理 解公司的业务内容，然而使工作变得更为有趣。32.对于 投诉电话，应妥善处理透过电话来处理客户的投诉， 是非常困难的一件事。因此，即使是资深职员，也会时常惨 遭失败。在投诉的电话中，对方通常都会非常愤怒。但 你不能受到影响，而变得意气用事，应始终保持冷静。不妨 先告诉对方， “似乎是我们公司处理不当， 在此我谨向您表示 歉意。不知道您能不能将详细的情形告诉我？”以承认责任在 己方的态度来接待对方。然后再仔细地倾听对方的牢骚。 即使是经常打来的投诉电话，也不能在对方正在说话的时候， 随意打断对方。这样只会使对方更加怒不可遏。在充分 听取对方的陈述之后，最为重要的是要真诚地向对方道歉， 并且说明今后将要采取的措施。当你自己不能处理时，应请 上司来接听。此时，不要让对方产生接电话者象走马灯一样 换个不停的感觉。最后，如果将你的姓名告诉给对方， 并订出切实可行的期限，相信对方应该都能理解。33. 留言内容应该详细将留言录进电话答录机时，一般 只需说出公司名称、人名及事由。可是，如果能留下打电话 去的时间，对于接电话的一方来讲，再方便不过。当对 方长时间外出的时候，若只留下要交待的事情，对方会弄不 清楚这是何时打来的电话。此外，需要进行紧急联系进， 时间便具有非常重要的意义。所以，应当养成为留言加上时 间的习惯，这样一下，对方就可以直接与你联系，而用不着 从通讯录逐一地查找。例如，“我是公司的，因×× 一事于 6 月 3 日下午 2 点打电话给您。 明天我将打电话与您 联系。而我的联络电话是，谢谢！”如果能留下事由 与打来电话的日期、时间，以及自己的电话号码，就万无一 失了。34. 归纳重点，再留言在许多人的心目中， 总觉得在电话答录机上留下口信，是一件很难做好的事。感 觉象站在麦克风前一样，心里总感到紧张。我们常会遇 到电话打过去之后，却发现是答录机，于是心里发慌，要说 出的事也变得语无伦次了。此时，在显示答录机开始启 动的“哔”的声音响起之前，可以将听筒放下，然后再重新拨 号。当然，在重拨之前，必须先对要说的事情进行归纳。 有的人虽然已在脑中对要说的事情作了归纳，可是一到了要 录音的时候，还是感觉紧张而无法顺利地说出来。其实，只 要事先作好记录，然后，再照着纪录念就行了。由于电 话的录音时间较短，因此应尽可能地将要说的事情作简洁的 归纳，并条理清晰地说出。再者，当要说的话内容复杂 时，不要在答录机上絮絮叨叨地说，而应简单地说一句“我以 后再和您联系”，过后再重新打电话过去。35.即使留言 也要再确认永贤奉上司之命，打电话给往来客户。 可是，对方却是答录机，于是永贤就将要说的话录进了自动 答录机中。第二天，永贤被上司叫去。据说是因为到目 前尚未接到客户的来电。虽然永贤回答已在答录机中留言， 但却被上司严厉地训斥了一顿。上司训斥他的理由是： “当对方不在而用答录机时， 应该在稍后再次打电话进行确认， 你却就这么算了”。由于我们无法得知对方是否已听过留言， 因此必须再打电话加以确认。此外，在答录机中留言时，如 果附加一句“稍后我再和您联系”会显得更加谨慎。36. 交 换名片时应先递出交换名片是有学问的。当你向对 方递张污迹斑斑的名片，或以从对方看来相反的方向递出， 都是错误的。此外，让对方抢先递出名片，更是不恰当。 而名片必须比对方先递出，并由下位者向上位者递出才合乎 礼仪。因为来客始终处于上位，因此在自己公司迎接客人时， 应该比对方早递出名片。此外，在递出名片时，必须站 起来。有人或许嫌太麻烦，因此就坐着将名片递给对方，这 是非常失礼的。即使到对方公司拜访，也应在自报姓名的同 时递出名片。如果与上司一同前往时，应在被上司介绍 给对方之后才能递出名片。37.用双手递名片当 对方抢先递出名片的时候，应先用双手将名片接过来，然后 再递出自己的名片。此外，在接受名片时，要注意不要 将手指盖住名片的文字。为了避免手指将名片上的公司名称 与人名盖住，应拿着名片的边角。一般名片的接受高度 应在胸前。而接受名片之后，注意不要将它垂到腰部以下或 漫不经心地塞入口袋里。应当认真地嵌入名片夹中收藏，或 放入上衣里面的口袋。38. 不认识的字应加以确认 不要因接受的名片上有不认识的字，而感到难为情。如果读 错音反而更失礼， 而应当场询问对方。“非常抱歉，请问 这个字怎么念？”然后再重复一次加以确认。“对不起，是 先生吗？”无论是多么难记的名字，在问过一次之后， 都 应正确地牢记， 不能当着客人的面标上注音。39.不要将 对方的名片置于桌上有些人在交换名片结束后，常 会将名片放在桌上就开始会谈。有时客人多达4 至 5 人时， 要将他们的姓名一一记住是件很伤脑筋的事，因此这样做也 是别无良策的权宜之计。不过，当客人只有一位时，就应该 将名字牢记，然后收在名片夹或口袋中，不可放在桌上置之 不理。此外，即使客人有多位，也应尽可能当场记住他 们各自的姓名。并且养成在记住之后放入名片夹收好的习惯。 弄洒茶水而将名片弄脏，是对对方的不敬，请务必谨慎地对 待。40.对方介绍时， 应从下位者的人开始当你 正与其他公司的人员进行会谈时，突然看到自己的上司朝这 边走来，须先从下位者开始介绍。如果同时有自己公司和其 他公司的人员在场，应从自己公司人员开始介绍，首先先介 绍自己的上司，然后再介绍客人。而进行介绍时，要先 介绍职称，再介绍姓氏。例如，“这位是我们公司的C 经理” 就错了，因为C 经理是敬称。所以要改说为“这位是我 们的经理，姓C”。而另一方面，将客人介绍给上司时，要说 成是“这位是 D 公司的经理， E 先生”。请记住：无论介 绍自己公司还是其他公司的人，都应将职称放在前面，姓名 放在后面。41.避免将拜访时间订在星期一拜访其他 公司时，必须事先约定时间，但是访问的日期与时刻，应取 决于对方的日程，除非对方任何时间都可以时，才由自己决 定。不过，有一个时间要特别注意，千万别说“日期定在星期 一上午”。通常， 一般公司在星期一，常因商洽与会议而 忙得不可开交。如果你将会面的时间定在这些时间，会造成 对方的不便。约定会面时， 除了定出访问的日期与时刻， 同时还应将己方前去访问的人数、姓名、职务、将要商谈的 事情概要，以及预计所需的时间告诉对方。如此一来，对方 才能对会客室等作出安排，并安排之后的日程。42.拜访 前，应打电话再次确认嘉玲于一周前已与对方约好 前往拜访，因此当天就直接前往访问。可是，对方却忘了这 个约会而外出，嘉玲气得简直七窍生烟。其实，这件事 不能一味地责怪对方。虽然事前都会先约好时间，但是，在 访问的前一天打电话加以确认，也是应有的礼节。因此， 一周前定好的约会， 也应在前一天再次打电话加以确认“明天 的约会是否有更改？”。 也许对方的工作太繁忙，或另外 定了其他的约会，而忘了与你的会面。因此在访问的前一天 加以确认，就显得十分重要了。而且，对方还可能对你的细 心感到高兴。43.进行拜访不宜迟到如果去其他 公司拜访， 却迟于约好的时间到达，容易让对方产生：“和这 种不遵守时间的人，不能进行重要的商务会谈”， 而留下不好 的印象。遵守约定的时间，是商业往来的基本原则。 通常出发的时间应比约好的时间提前3040 分钟。如 果能提前 5 分钟到达对方的公司，是最为恰当的。44. 礼貌要周到到达对方公司时，应先脱掉外套或取下 围巾，再向柜台人员说：“我是公司的职员，名叫，请 找一下××部的先生”。此时，还要告诉对方是否事先约好。 此外，如果公司的名称不易听清楚，或者你的名字较为少见， 可向接待员递出自己的名片。接待员看过名片，就会替你跟 负责人联系。当接待员不在时，应向最早走出来的人报 出你在公司的名称及自己的姓氏，请他跟对方取得联系。如 果没有柜台，应主动与离办公室入口处最近的人搭话。然后 同样地报出公司名称与自己的姓氏，请他与对方联系。 不要大声地呼唤位于房间里面的共事者，或者不管三七二十 一，冒冒失失地撞入室内。应以不造成妨碍他人的方式，尽 可能以恭敬的态度拜托近旁的人代为转达。45. 在对方的 会客室，应坐在下座记得，当你前去拜访其它公司 时，应坐下座。将你带到会客室的人，会请你坐上座， 而你必须推辞。而在会客室里等待时，应当浅坐在沙发上。 轻轻地坐在在沙发的最边缘，脊背挺直，腿不要盘起来而应 整齐地并在一起。此外，当沙发较低时，应将腿略微偏向下 座的一侧。46.不要将公事包放在会客室桌上当 你前往别的公司洽谈公事时，记得不要将公事包或皮包放在 桌上，这有违反礼仪。一般较大的皮包类应放在自己的 脚边。在取出资料时， 也应注意不要将皮包放在桌子上， 而应放在膝盖上。此外，当所携带的物品很多时，应只将工 作所需的物品放在脚边，而将剩下的放在房间角落不显 眼的地方。47.严禁与同行者闲聊当有很多人同 去其它公司访问而在会客室等待的期间，常会不知不觉就聊 起来。然而，在会客室内聊天，是绝对禁止的。虽然， 会客室让人觉得有如密室，但实际上声音却会清楚地传向外 边。若是让该公司的职员听见你正在闲聊，会做何感想？无 论这种闲聊是与工作有关的事还是私事，都是不礼貌的行为。 48.寒暄问候好， 应面带笑容寒暄问候是非常重要的。 但这并不代表只需说出问候语，便万事OK 。如果声音 太小或故意要避开对方视线似地把头低下，反而会让对方因 不知道你在说什么而尴尬万分，说不定会造成反效果。与其 这样的问候， 还不如不问候更好些。问候时应口齿清晰、 精神饱满，不是要你拉大嗓门。只要用对方能够听清楚的音 量，发音尽可能清晰就可以了。当然，希望你在问候对 方的同时，也能露出笑容。否则，无论你的声音多清晰，如 果面无表情也是白费。而且问候时面带笑容，还能避免情绪 紧张。49.上班服装应得体没有规定员工穿制服 的公司，职员可以自由的穿着。但是，若穿得太随便或不讲 究，容易让别人留下不好的印象。有时会因与客户或上 司商量事情，而一起吃晚饭：或者在回去时把东西顺路送到 别的公司。此时，如果穿着牛仔裤等随便的装扮，看起来会 很不得体。因此，平时就应注意，穿着适合工作地点的 服装。如果是女性，裙子应避免过短或过长，男性的指甲应 注意是否藏污纳垢；鞋子应选择质感好的不宜太高，手提包 则以多功能的为主。50.被上司叫去时，记得带记事本 你是不是一名优秀的职员，在你被上司叫去之前，就可以判 断出来。一般的职员，他会空手站到上司面前，而如果 是优秀的职员，就会带上笔记本和原子笔。虽然你不知 道上司将就哪件事作出指示，还是应将记事本带去。当 上司指示事情时，应迅速地将其记录下来。然后将他说过的 话复述一遍，以便加以确认。如果不带记事本，就去听 上司下达指令，很容易将日期、时间及名字等遗忘掉。51. 应在限期内完成上司指示工作当接受上司指派的 任务时，不能什么都不说，只是一味地点头。由于上司非常 忙碌，有时也会忘记说明期限。如果他漏掉了重要的事项， 应当场问清楚。时常容易遗忘的事，是工作的期限。经 常有这样的事发生：上司把他认为紧急的事来交代你，数日 之后当被他问到“那件事做完了吗？”你却惊讶地说“呃？它 有那么急吗？为了避免这种情况，从上司那里接受指派 的工作后，必须提出“在什么时候之前完成才好？”的问题， 以确认期限。你也会同时做几件事，因此必须问清期限，以 确定优先做哪件事。当上司确认了期限之后，相信一定 会对你另眼相看。此外，要是你表现得值得信赖的话，他会 想， “可以把事情交给他去做吧？”从而对你更加信任。52. 因故迟到要事先告知如果因交通堵塞而可能会迟 到时，应该要与公司取得联系，告知原因与抵达时间。让公 司采取相应措施。因为迟到和请假，有可能造成公司行 事上的不便，所以，你何时上班，是他们最想知道的事。 53.约会若延迟，要打电话通知变更约会乃是常事， 恐怕没有人能从早到晚，一分不差地应付所有的约会；也许 公司临时有事，或没有预约的客人来访之类的突发事件，因 此，常会来不及会见下一位客人。此时应该打电话给对方， 说明自己可能会迟到。并询问： “我现在来拜访您，可以吗？” 及说明自己大概几分钟后到达。就算迟到5 至 10 分钟，也 比迟到了却什么都不说，留给对方的印象更好。人在外 面有变更约会时， 不要忘了使用电话联系。而当已完成工作、 正返回公司时，可在路上与对方联络，告知自己预定返回公 司的时间。54.随时报告工作进度上司交待的工 作，各式各样，从很快就能完成的复印，到需要花费长达一 个月才能完成的长期完成的长期工作，真是不一而足。 如果是一分很快就能完成的工作，完成之后必须立即报告； 反之，要花较长时间的工作，就要不定时提报进展。对 交给你去做的事已进行到哪里，你的上司会非常在意。但是， 他不会每天反复地问“完成多少了？”如果你能主动报告，他 会比较放心。一般需花费一周来完成的工作，报告时间 可设定在第三天或第四天。若是需要花费一个月来完成的工 作，可每隔十天报告一次。55.婚宴席上要注意分寸 婚宴总是散播着热闹的气氛，因此心情也变得格外兴奋。有 些人一旦出席与自己关系亲密的朋友或同事的婚宴，不知不 觉中就会尽情地欢闹，而失去分寸。有些年轻女性爱聚 在一起，跑进新娘所在的休息室，并哇哇地吵嚷，或在为出 席者准备的休息室高声说笑。其中甚至还有些人在结婚 宴开始之前，就已经在商量等宴会结束后，要如何闹洞房。 如果说得小声还好，若在新郎、新娘的亲戚和父母面前毫无 顾忌地喧哗，则很令人头痛。请别忘记：在婚宴上，也 有许多你不认识的参加者。毕竟，婚宴是为新郎和新娘举办 的，千万别喧宾夺主。婚宴的气氛有时也会因少数群体的吵 闹，而乌烟瘴气。如果意犹未尽，就等宴会结束后，换个地 方再继续。 在此之前， 还是多克制自己的行为。56.用餐 速度要一致与大家一起用餐时，吃饭的速度应与周 围人保持一致。如果吃得太快，等待下一道菜端上来的这段 时间，是非常难熬的。反之，当大家都已吃完，只有你一个 人还在慢慢地吃，也不太好。如果必须在中途退席时， 应将餐巾放在椅子上面或靠背上，然后轻步地走出房间。离 席时，应尽量不要引起别人的注意，尽可能保持安静，以免 妨碍饭局的进行。57.不要只顾着用餐有些人认 为既然参加喜宴已送了礼金，要是不吃回来岂不是太吃亏了， 于是只顾埋头吃喝。小心！这可是会遭到周围人白眼的。 当别人在致辞时，千万别充耳不闻，一心只想着不停地吃、 不停地喝，应该在欣赏婚宴余兴节目的同时再进食。毕竟， 吃饭并不是喜宴的唯一目的。不仅喜宴，任何聚会都是 如此。如果明白这种宴席是为何种目的而举办的前提下参加， 吃东西时就不会象在餐厅用餐一样了。58.参加葬礼， 不 应迟到无论参加何种聚会，迟到都是失礼的行为。 当葬礼即将开始时，你才姗姗来迟，对死者及其家属而言是 极不尊重。一到了举行葬礼的地点，首先应奉上香奠。 此时，应向对方说几句诸如“对于您这次的不幸，我谨表示由 衷的哀悼”，以此作为自己简单的悼辞。除此以外， 还要在名 册上签名。关于香奠封面的写法，如果是佛教式，就写 上“奠仪”；要是基督教式， 就写成“鲜花仪”， 在不太明白的时 候，应写成任何宗教都可以通用的“奠”。此外，不应带 着很多东西前去参加葬礼。随身携带的物品应尽可能的少， 并且全部都要存放在接待处，然后才能就座。59.嘴含着 食物，尽量不要说话在用餐过程中说话，是件很平 常的事。何况在聚会中交谈，更是免不了的。所以，应视当 时情况而定，选择适宜的话题。此外，在嘴里含着食物 的时候，也尽量不要说话。以避免不慎食物一不小心就向对 方飘散。其实，聚会中最珍贵的佳肴，便是交谈。如果 光是一言不发地吃东西，气氛会显得很沉闷。何况这是结识 新朋友的好机会，要拿出勇气积极地与别人搭话。 60.参加聚会，应与他人多交谈身为公司的一员， 你将有机会参加其他公司或公司在内的各种聚会。如果，你 是公司派去的代表，你的言行举止便要注意。带贺礼去 时，在接待处应先说几句寒暄语，然后再将礼物交给接待员。 在花名册上填写公司里自己所属部门的名称和自己的姓名， 然后再进入会场。通常会场里会摆满精致的菜肴，但它 和私人聚会不同，不能太贪吃。当然，喝了酒后胡闹更是严 重的过错。在举行聚会的会场，也会有许多同业者等相 关人士涌来，而从工作关系上来说最好与他们结识，没有人 会眼睁睁地看着这种机会白白地流逝。应手拿名片，尽可能 的结识朋友。 聚会也是工作的一部分，千万别轻视。 61.进行 拜访，应询问对方意见一旦进入公司，你和公司内 的同事还有上司、往来客户之间的交往就会增多。这种 交往不仅限于公司内部，有时还必须去对方家里登门拜访。 无论与对方关系多么亲近，都应事先确定对方是否方便，然 后再前往拜访，这样才合乎礼仪。如果连时间也不约就去拜 访，是不礼貌的。一般要先透过信件或电话，向对方表 达自己希望前去拜访的愿望，并询问对方是否方便，让对方 决定日期和时刻， 这样才不失礼。62. 整理仪容， 欢喜作 客当去对方的家里拜访时，携带一些简单的礼品是 必要的。但是，所携带的礼物如果在对方家附近买，就显得 失礼，对于这点应加以注意。另外，事先说好了要去拜 访，但却迟于约定的时间到达(或到得太早 )，也是一件不礼 貌的事。接着，你终于站在对方家门口了，而此时应略 作停顿，想一想在门口该