1、大型会议筹备SOP2019.03.06会前筹备会中把控会后跟进010203总体概览敬畏每一分钱，也尊重会议碰撞出的每一个问题细节关乎成败万事俱备会前筹备1会前筹备前期准备l需求调研l会议时间轴l方案策划l场地选择l后勤保障l参会人员安排l工作人员安排l会议资料会议背景l会议目的l参会人群l会议主题 会议背景-会议目的【目标来源】：管理者的管理需求详细而全面的调研【常见会议】：“在一起”、“在路上”等【目标分类】：团队融合：多在“组织调整，跨团队协作”情况下的需求战略通晒：多在“团队业务处于 不同阶段，需要提炼业务方法论相互借鉴”情况下的需求学习成长：多在“组织需要内外部开眼学习、团队要求整体提
2、升”情况下的需求激励赋能：多在“阶段性对团队或员工进行表彰、赋能，向团队传递组织精神”情况下的需求讨论共创：多在“团队业务或组织需要群策群力，共同商议，达成共识”情况下的需求 会议背景-会议主题l会议的主题需与关键决策人共同商议l会议的主题要围绕会议的目标定制l会议的主题要适合参会的人群【举例说明】在路上：Better Me+Better You=Better Us在一起：脚下即是前方 会议背景-参会人群职级：高管、中层管理者、职员区域：全球、全国、北京人数：50以下、50-100、100-200、200+了解程度：40%相互了解、60%相互了解、80%相互了解特殊关注：新入职、入职周年、生日
3、国外海归、特殊习俗 前期准备 需求调研（一）管理者调研会议希望达成的目标会议希望包含的内容会议过程的要求会议内容的建议（二）参会者调研参会者对于会议的期待（包括内容和了解的人）参会者对于会议的建议（包括住宿和饮食）参会者最关注的问题或者话题参会者的参会信息（包括住宿、交通、服装尺码等）如参会者有演讲环节，需调研是否有特殊需求围绕主题和目标，以及管理者调研，设计会议内容及流程尽量先将系列型的会议根据目标和需求确定模块方案准备方案准备期间，至少安排2-3轮跟管理者的同步沟通会，请管理者审核沟通邀请项目组全体成员共同参会，拉齐认知沟通过程中的反馈详细记录，随时更新方案根据设计和沟通反馈，将各模块内
4、容进行细化每个模块的时间节奏、内容资料、呈现方式、互动设计详细备注相应的物料需求详细记录初版设计沟通调整模块细化分工协作根据模块安排对应的负责人来牵头组织，模块负责人要熟悉了解每个环节模块负责人定时同步进展和问题会务组各模块也详细分工，熟悉了解全流程和要求特殊活动关注一下参会人员中关于生日，入职周年等信息是否颁发奖品（需提前准备）临时突发活动，配备突发活动负责人前期准备 方案策划 前期准备 场地选择1.议程确定即可开始联系场地预定2.议程紧张、无团建，人数超过100，首选公司附近，车程半小时以内3.议程不太紧张，有团建，可选择近郊，不宜过远，车程1.5小时之内；酒店 周边山水景色适合团建如爬山
5、骑行、适合球类运动的平整草坪1.50人以内，100-200平米；100人以内，300-400平米2.会场方形不要细长，尽量阳面有窗（落地窗最佳）3.50人以内投影，幕布以固定形式为佳，尽量不考虑移动形式；100人以上投影，建议搭建LED屏，保证会议4.着重关注通风系统、空调系统和灯光系统，保证最佳效果5.桌形尽可能紧凑，每个桌子不要太分散，也不要太大，每桌要配备白板6.大会议室内可能会有侧门连接外部或厨房，会议期间请封闭1.住宿房间：会前调研住宿是否含早，根据参会人员习惯和公司规定安排2.入住办理：会议提前到的同学自行前台办理；会议当天抵达同学，根据名单集中办理，并记录入住同学房间号3.退房
6、办理：最后一天会议早上收房卡，提前确定好退房时间，在规定时间前退房4.更加温馨：房间内欢迎卡和水果，会议议程表等【车辆安排】提前确认停车位置，如果收费，协商制作会议期间专用停车证用以计费【安全保障】1.水牌内容不展示会议具体信息相关字样2.会议期间申请保安协助，开关门、核对参会人员、保持会议室周围环境安静等3.如有公司外部人员参与摄像等，签署保密协议4.会前保证所有参会人员手机上交，提醒会议信息安全，如有必要，可以邀请信息安全部同学参与【目标分类】1.会议室内、外分类整理2.会议室内物料基本标配3.其他模块根据议程内容确定之后尽早准备前期准备 后勤保障【分组】1.可以根据会前调研，尽可能安排想
7、要了解的人进入到同一组内2.如有希望能够增进了解到参会者，可以安排到同一组中3.每次到会议分组成员进行调整，不要固定4.会议如果超过一天，建议每天到小组座位进行调整，均衡到每个人的感受 【住宿】1.住宿尽量别乱花原则，提前调研好需求2.鼓励双人入住，增进了解3.尊重个人习惯，允许单独入住前期准备 参会人员安排【餐饮】1.白天尽量安排商务简餐或自助餐2.晚上安排桌餐，桌餐随机入座，减少就餐前寻找座位的麻烦3.晚餐可以结合团建项目，每桌要有积极分子4.如果晚上没有特殊安排，可以适量准备酒水助兴【通知】1.调研可行性会议日期后先发会邀通知2.详细的议程通知建议在会议前1-2天白天发出，同步到会议群3
8、会议当天建议再发一次议程，且在开场PPT中呈现，或桌立中呈现【团建】1.团建分组可以考虑会前调研2.与学院合作完成【分工】1.前期成立项目组，明确分工 2.工作人员熟悉本岗位工作职责和要求，同时了解其他分工人员及职责【住宿】1.提前入住到会议酒店，做好更充足的准备 2.双人入住【餐饮】1.工作人员应听从总负责人安排分批用餐 2.用餐时尽量快速专注【要求】1.严格按照工作要求，在本岗位服务 2.约定的任何时间都必须严格遵守 3.灵活变通，及时补位 4.代表集体形象，不允许跟参会人员发生任何争执 5.本着创造用户价值的服务精神，尽量满足每个建议和需求【保障】安排专门给工作人员提供后勤保障的工作人
9、员，及时补给关键节点负责人现场支持-特勤Damon负责签到的人Derek+文倩驻场IT彭凯会场手机看管负责人特警倒计时提醒瑞潞午餐发放的人文倩现场视频Derek话筒负责人Berry+王贺PPT播放LJ会议纪要徐益奇蛋糕瑞潞蛋糕瑞潞蛋糕孙嘉忆现场布置的人郑然手环Derek+王贺前期准备 参会人员安排 前期准备 会议资料【主视觉】-可与CDX协同设计【发言人PPT】-统一模板指派专人提前收集汇总【会议活动】-活动负责人提供【现场所需材料】-提前打印，现场分发前期准备 会议时间轴（工作日）10需求调研，确定会议主题，目标，规模，日程活动相关人。确定会务组kick off7主视觉，名签，名牌，桌立等开
10、始设计4组委会阶段性会议进展沟通1所有材料收集到位，物料进场，人员彩排8确定会议地址参会人员，发送会邀，book时间。通知日程活动相关人准备各自环节5确认分组确认活动流程终板3物料盘点清楚工作人员会，各自职责详细描述确认当天所有事宜准备就绪。过程把控2过程把控 会场设备 会场设备包含电脑、投影设备、音响、转接头、麦克风、翻页笔等，会议会场设备包含电脑、投影设备、音响、转接头、麦克风、翻页笔等，会议前一天和当天早上，前一天和当天早上，测试好所有测试好所有的的IT设备。设备。电脑：电脑：至少准备两台电脑同时播放PPT；投屏的电脑需提前关闭所有系统更新、锁屏、弹窗、广告、杀毒软件；选择一个合适的桌面
11、背景，并且保证桌面整洁；准备好暖场和茶歇期间电脑播放的背景音乐；会后请记得回收所有设备无遗漏。麦克风、音响、投影设备、麦克风、音响、投影设备、LED屏：屏：一般情况至少需要4个无线麦克风，2个分别用于主持人和演讲者，2个用于场下人员提问，提问的环节需要安排专门递话筒的工作人员；保证麦克风声音清晰无杂音且相互间无干扰；会议中场期间检查每个麦克风的电池情况，电量不足时及时更换电池；确保音响在正常音量下声音大小合适；提前了解会场中投影设备的使用方法，保证其和电脑连接正常；需要和酒店人员提前确认LED屏使用注意事项。DV、三脚架：、三脚架：会议开始前，提前架好DV及三脚架进行录像，DV一般位于会议室的
12、 左/右前方及正后方；提前确认DV录制时间，如录制时间较长请提前准备好插线板；因DV容量有限，请在会议间歇时，及时确认是否还有存储空间，将已录内容拷至电脑；一些涉及机密内容的会议，如薪酬绩效、战略等，请提前确认是否需要录像，需要录像的话要和相关人员签署保密协议。过程把控 会场内部 灯光：灯光：播放视频时，降低灯光亮度并拉下会议室窗帘，需要专人负责会场灯光调节，要提前熟悉场地灯光调节方法并与流程负责人、摄影师提前沟通好灯光调节方案。温度温度：在会议室过程中请及时调节温度，温度建议比常温稍微低一些。时间节奏把控时间节奏把控：在发言结束前15分钟、10分钟、时间到，三个时间段进行手举牌提醒；在茶歇结
13、束，摇动提醒铃进行时间提醒；提前与每位演讲者沟通提醒规则，如有的演讲者习惯半场、前10分钟、时间到时进行提醒；需要专人负责，要和主持人配合默契，双方共同把握会议时间。摄影：摄影：拍摄图片需完整、清晰、无重影；需拍摄的镜头：环境空镜、全场照片、发言人特写、场下人员特写、各环节照片、白板内容（如需）、大合影（如需）；因拍摄会发出快门声音，正念及冥想环节在一开始拍摄几张即可，后续无需拍摄。噪音：噪音：关注场内噪音，如声音较大，场内工作人员需要控制场内噪音情况。过程把控 会场外部 噪音：噪音：关注会场外噪音，如声音较大，外场工作人员和安保人员要及时维护餐饮：餐饮：午餐、晚餐前随时关注备餐情况，与会议进
14、程实时同步；茶歇台保证足够的茶点供应，每场会议按照参会人数的75%准备茶歇；上午的茶歇多面包类点心，下午的茶歇多甜点类的点心；会务组可准备酒店提供的茶歇以外的补充食品，包括现磨咖啡、酸奶、果汁、茶叶、零食等；非住宿客人如需用早餐，提前安排自助餐厅挂帐，同时每天早上准备10%人份的打包早餐（鸡蛋、主食、粥品）；每日餐饮如有剩余，打包留存，会后及时处理；饮用水一定要充足。分分会场：会场：会议过程中，如有分会场或团建会场，使用前2-3小时准备完毕，分会场也提前测试好各种设备，准备好各物料。安保：安保：会场外需要2名安保人员看守，主要核实进出人员身份和看守会场外物品。过程把控 会场布局 安保计时PPT
15、IT递话筒递话筒灯光机动机动会后跟进3会后跟进 物料回收【会议物料】所有会议使用的办公设备、办公用品如数回收所有活动物料都需要统一打包，可安排货拉拉运回，如数量过多可以请酒店邮寄【会议资料】所有会议相关的任何纸质资料全部回收，不可留在现场资料带回后视情况统一销毁【餐饮剩余】如食物还在保鲜期，可提供给需要的人员【遗失物品】回收好每样遗失物品在群内拍照寻找失主确认后交给本人或助理*会议物料回收盘点物料名称数量单位签字表10支荧光笔10支白板笔10支铅笔10支万能黏土10条水彩笔10盒蜡烛（燃烧）10盒荣誉证书10个白板磁扣10个姓名贴 10个文件袋（拉链）10个桌立10个标签10个桌卡（空白）10
16、个按扣袋10个蜡烛（电子灯）10袋农夫山泉10件会后跟进 资料整理【影音资料】所有影音资料分类管理，标注好会议名称和日期，分好会议和团建影音资料制作成小短片，供下次会议暖场使用【速记资料】所有速记内容会后即可反馈初稿会议结束一周内及时进行校对和整理，产出完整版会议纪要【费用结算】所有参与会议所产生的费用发票由一人统一收集整理与相关同学沟通确定报销事宜【分享资料】会议分享资料所有源文件及备份销毁会议上提到可脱敏发出的资料请专人跟进脱敏及发送给适当范围内的参会人只在资料负责人处保留归档【白板资料】白板资料转换成照片资料，交由专人保留归档，并严格保密（交出后删除源文件）同分享资料和速记资料一同归档注意：提前整理并确认资料对接人，注意信息安全会后跟进 后续跟进【会议To Do】会议上共识的To Do内容，安排专人跟进，定期反馈进度会议上如形成FT或工作小组，安排组长定期反馈进度专人跟进会议纪要等信息确认纪要发送范围，及时发送纪要【复盘改进】根据调研反馈清单中的建议，酌情在下一次会议的组织设计中进行调整根据工作人员复盘反馈，提早开始在各环节进行优化和准备，以保证下次 会议的更好服务THANKS
