制度流程管理办法.pdf

. . 制度流程管理办法 修订记录 日期修改内容编制审核审批 2016.10.20新制订陈宗润 . . 目 录 第一章 总则 . 3 第二章 管理部门与职责 . 3 第三章 制度流程编码规范 3_Toc465328371 第四章 制度流程文本编制规范 . 4 第五章 制度流程的制定、修订 . 5 第六章 制度流程的审查和发布 . 6 第七章 制度流程的宣贯 . 7 第八章 制度流程的检查 . 8 第九章 制度流程的动态管理 . 9 第十章 附则 . 9 . . 第一章总则 1.1. 目的 为加强公司制度流程的管理工作，保证公司制度及流程的制定、执行、评估 与修改的制度化、规范化，结合公司实际，制定本办法。 1.2. 定义 本办法所指制度，是指公司根据实际情况制定的规范公司运营的规范性文件， 包括但不限于各类制度、办法、规定、细则、规范等。 1.3. 制度流程编制原则 1.3.1 遵从国家相关法律法规原则。 1.3.2 制度流程精简高效原则。 1.3.3 制度流程切实有效原则。 1.3.4 衔接一致、互不冲突原则。 1.3.5 适应公司发展战略，促进公司持续追求卓越，提升整体管理水平原则。 1.3.6 符合公司章程及相关规定原则。 1.4. 适用范围 本办法适用于公司各中心/部门及下属各项目。 第二章管理部门与职责 2.1. 各职能部门 /中心负责拟定、修订各自专项制度和工作流程。 2.2. 行政部负责跟进落实公司职能部门制度的拟订、修订、汇编、下发及监督执 行；组织建立健全公司制度管理体系，保证公司制度流程的制定、执行、评估与 修改的制度化、规范化。 2.3. 总经理或总经理授权人负责公司职能部门/中心制度和工作流程的审批、 签发， 中心负责人或授权人负责签发所辖中心内部的管理制度，中心制度需报行政部备 案。 第三章制度流程编码规范 编码是指为了便于文件的制订、修订、管理、归档、查寻，而人为指定的使 各类文件区别于其他文件的特定代号。为便于编码的制定，对企业标准分类及其 代号做出如下明确规定： . . ZGTZ XX XXXX XXX X XX 表示制度版次号（阿拉伯数字01、 02代表） 表示制度版本号（用大写字母A、B代表） 表示制度所在类别的序号（用 001、 002代表） 表示制度初次拟定的年号 表示部门名称（用所属部门首两字拼音的首字母 表示，人力资源类采用惯用代码“HR” ） 表示公司名称 如：文件编号：“ZGTZ-HR2016-001-A/01 ” ，表示“珠钢投资2016 年制定 的人力资源类 001号规章制度， A版第 01 版次” 。若制度修订的内容较少，且未改 变原制度的主旨内容， 一般不需要变更版本号， 只需变更版次号。如原版号为 A/01， 现对制度进行小幅修改，再次进行颁发，其版本号更改为A/02；若制度修订内容 较多，且对主旨内容进行了改动，再次颁发时，应改变版本号和版次号，如原编 号为 A/01，则变更为 B/01。 第四章制度流程文本编制规范 制度文件包含封面（审批表）和正文内容两部分。 4.1. 封面（审批表）规范 4.1.1 构成要素：包含页眉、标题、修订记录（修改内容、编制部门、审核部门） 等。 4.1.2 格式要求 封面采用单边实线框格显示。 标题：微软雅黑，二号，加粗，居中。 表格内容：宋体，小四号，居中。 页眉字体：宋体，小五号，左对齐；页眉加单实线。 页面规格：左、右边距3cm，上、下边距 2cm。 页眉、页脚： 1cm。 4.2 、正文内容规范 4.2.1 排版规范 页面规格：左、右边距3cm，上、下边距 2cm。 页眉页脚：页眉 1.5cm，页脚 1cm。 . . 页脚插入页码，格式：第X页/共 X页；字体：宋体，小五，居中。 4.2.2 字体规范 页眉字体：宋体，小五号；左对齐为公司名称，右对齐为文件编码。 目录：标题宋体，小二号，加粗，居中；内容，宋体，小四号，行距 25 磅。 正文内容：宋体、小四号，行距 22 磅。 正文序号：如下 序号层级条目示例格式要求 1 章节第一章、第二章宋体、小三号、加粗、居中 2 一级1. 、2. 宋体、小四、加粗、左对齐 3 二级1.1 、 1.2 、1.3 宋体、小四、左对齐、段落无缩进 4 三级1.1.1 、1.1.2 、1.1.3 宋体、小四、左对齐、段落无缩进 5 四级（1） 、 (2) 、宋体、小四、左对齐、段落无缩进 第五章制度流程的制定、修订 5.1. 制度的制定、修订 5.1.1各职能部门 / 中心应当根据经营管理策略调整、架构调整、实际工作情况等 方面的需求，及时制定（修订）相应的制度流程。在制定（修订）之前可以向相 关部门征集意见。 5.1.2 出现下列情形之一的，归口部门应当及时制定（修订）相关制度，如未及 时制定（修订），行政部可以责成归口部门实施： （1）经营或管理机制发生较大调整的。 （2）部门管理职能或者管理架构发生较大调整的。 （3）经实践证明是无效的管理制度未及时进行删减。 （4）经营或管理出现漏洞，与实际工作情况不符的。 5.2 制度的制定、修订要求 5.2.1 除公司经营状况发生重大变化外，各职能部门/ 中心每年定期对制度及流程 重审、修订。 5.2.2 各中心可以根据公司职能管理制度的原则，结合中心经营管理实际制定具 体管理制度，报行政部备案。 5.2.3 规章制度要做到内容充实、结构严谨、层次分明、条理清晰、逻辑严密、前 后连贯、首尾照应，标点符号、序号使用规范。 5.2.4 条款内容不得与政府发布的政策、法律、法规等相抵触，不得与公司已发布 . . 的其他制度、文件等规定相矛盾。 5.2.5 新起草或修订的规章制度， 不得多次重复使用已发布的规章内容，避免出现 雷同现象，影响执行。 5.2.6 在起草规章制度时，规章制度的名称要准确反映管理活动的主题，简单明 确。选用的规章制度种类要同第二条的分类规定相一致。 第六章制度流程的审查和发布 6.1 各职能部门 / 中心所制定 / 修订的制度如果是专项经营或者管理制度，不涉及 其他职能管理部门职责，也不需要会签的制度流程，则在征集各相关部门意见之 后，由拟稿部门审查把关，定稿并按公司规定发起OA审批程序（见OA系统，制 度体系签批流程）。审批后，由行政部按公司行文流程下发。 6.2 制度流程草案中涉及到多个部门的综合管理，由起草部门牵头组织讨论，经 协商一致并定稿后，由起草部门按公司规定发起OA审批程序。审批后，由行政部 按公司行文流程下发。 6.3 制度流程草案中的某些规定与相关管理部门的意见不一致时，由起草部门将 分歧说明，提请公司领导进行专题研讨并决策。 6.4 制度流程会审参会部门，由起草部门依据制度流程审查内容确定。参会部门 应由主要负责人参会。 6.5 对涉及公司全局性、综合性的重要制度流程草案，需提交董事局审议的，应 按程序提交，经审批通过后，转交行政部行文发布实施。 6.6 制度审核出现下列情形之一的，应予驳回。 6.6.1 严重偏离建章立制的原则。 6.6.2 涉及其他部门的制度拟定部门未征集相关部门意见。 6.7 制度签发流程 制度制定、修订流程为“起草制度草案制度会审讨论OA发起审批流程 制度流程宣贯制度检查 - 制度流程动态管理 - 归档”具体执行如下： . . 第七章制度流程的宣贯 7.1 建立分级分层、集散相结合的制度宣贯方式 针对重要制度组织相关人员、部门、岗位进行统一学习、共同研究讨论，针 对一般性制度直接进行相应的分散学习、各自学习，了解、熟悉、掌握与自己相 关的内容，宣贯过程中必须与实际现状相结合，进行针对性学习，具体如下： 7.1.1 由计划运营部组织公司层面的制度宣贯。 7.1.2 由各部门主导，在原有基础上持续开展部门层面的制度宣贯。 7.1.3 由行政部组织开展制度宣贯督导、检查。 7.2 各类制度宣贯方法、实施及要求 流程解析流程图 1责任部门起草制度草案 1.1 收集制度建议和要求：制定前应了解与制度有关部门的意见和建议，确 保制度制定有效可行。 1.2 制定依据：制度起草确保不违背国家法律法规，同公司现有执行制度不 冲突和其他制度的有效衔接，起到管理目的。 2.制度草案会审讨论 2.1 由起草部门牵头，经相关部门及公司领导对草案进行会审，起草部门根据 会审意见进行完善并提出修改意见，经会审人员签字同意。 2.2 制度流程草案中的某些规定与相关管理部门的意见不一致时，由起草部 门将分歧说明，提请公司领导进行专题研讨并决策。 3.制度审批（OA 发起审批流程） 4.制度流程宣贯 针对重要制度组织相关人员、部门、岗位进行统一学习、共同研究讨论，针 对一般性制度直接进行相应的分散学习、各自学习，了解、熟悉、掌握与自 己相关的内容，宣贯过程中必须与实际现状相结合，进行针对性学习。 5.制度检查 行政部负责制度监督检查的实施，其他部门负责配合，发现问题及时整改。 6.制度流程动态管理 各职能部门要对本部门制度流程每年组织一次梳理，对不符合执行要求的制 度进行修订，保持制度与实际工作情况一致。 1.起草制度草案 2.制度会审讨论 3.制度审批 4.制度流程宣贯 5.制度检查 6.制度流程动态管理 7.归档 . . 7.2.1 新进员工制度认知宣贯 制度学习列入新员工培训内容，由人力资源部组织执行。主要由人力资源部 统筹组织对新进员工就关系其切身利益的制度（如考勤、加班、请假等）进行宣 导、讲解，促使其认知，快速的融入企业文化。 7.2.2 在职员工制度深化宣贯 对各部门 / 人员就公司通用制度、重要公共职能制度或其他重要制度, 由人力 资源部协同相关部门根据制定的培训计划组织进行宣导、讲解，并以培训的模式 展开，促使各级员工加强对制度的深化理解。 7.2.3 宣贯具体实施 （1）由人力资源部培训师开场阐明本次制度宣贯目的及主题。 （2）由培训师按制定计划流程组织宣贯实施。 （3）由行政部对现场问答等重要事项进行记录。 （4）意见征集：行政部提前准备意见征询表/ 问卷，发给相关人员，组织开展对 制度宣贯工作的意见调查，并统一收集、汇总，对问题点进行分析、调整、改进、 完善。 7.2.4 宣贯效果检查、评价 （1）人力资源部按培训计划主导的制度宣贯培训，由人力资源部根据制度重要程 度提前拟定测试试题，于宣贯前后不定期开展应知应会制度知识考核，达到宣贯 的目的。 （2）部门层面主导实施的制度宣贯，拟由行政部通过定期检查（重点检查部门层 面） ，予以情况记录，并定期通报。 第八章制度流程的检查 8.1 行政部是制度监督检查的归口管理部门，负责监督检查的实施。其他部门负责 配合行政部监督检查的实施。 8.2 检查流程 8.2.1 检查前的准备 （1）由行政部制定监督检查计划（计划分为定期计划和不定期抽查），检查计划 应覆盖公司所有的制度。 （2）制定的制度监督检查计划应报总经理批准。 （3）检查人员提前 1 天通知被检查的部门，如时间冲突可进行适当的调整。 （4）检查人员依照已经审核发布的且现行有效的制度进行检查。 . . 8.2.2 检查的实施 （1） 行政部按照检查计划实施检查，检查过程中采用询问、检查记录、现场核 实等多种方式展开。 （2）如检查的制度涉及多个部门时，则依照业务流程进行全过程的检查，相关部 门也应予以配合。 （3）检查过程中被检查部门必须积极配合检查，积极提供检查人员要求的资料。 （4） 检查人员必须提前熟悉所要检查的制度，梳理出检查的重点，在检查过程 中应填写检查表，对检查的情况做好记录。 （5） “检查表”应经检查人及被检查部门签字确认。 （6）行政部对检查结果形成报告，并于检查结束后予以通报。 8.3 发现问题的处理 8.3.1 对检查中发现的问题，责任部门应采取措施进行整改，对整改情况由行政部 跟踪验证，并于结束后进行通报。 8.3.2 在制度执行过程中如发现制度不适宜、有漏洞，各业务模块制度衔接有漏 洞，应及时对制度进行修订，将制度系统化。 第九章制度流程的动态管理 9.1 各职能部门要对本部门制度流程每年组织一次梳理，对不符合执行要求的制度 进行修订，保持制度与实际工作情况一致，同时各部门在1 月底前向行政部报送 本年度制定、修订计划以及废止的制度清单。 9.2 行政部根据各部门的报送情况，在第一季度编制下达公司年度制度流程制定、 修订计划，包括对废止的制度流程进行统计汇总，一并行文。 9.3 职能部门要严格执行公司下达的制定、修订计划。 9.4 新制度出台，原有相关制度即自动作废。 9.5 公司各职能部门管理制度签发后，由行政部负责存档；中心内部管理制度的存 档，报行政部备案。 第十章附则 本办法由行政部负责解释，自印发之日起执行。 附件 1： 规章制度模板 附件 2： 制度监督检查计划 附件 3： 制度检查表 . . 附件 1： 规章制度模板 封面： XXX 制度 修订记录 日期修改内容编制审核审批 . . 正文： 目 录 第一章 XXXX 错误！未定义书签。 第二章 XXXX 错误！未定义书签。 第三章 XXXX 错误！未定义书签。 第四章 XXXX 错误！未定义书签。 第一章 1.1 1.2 1.3 第二章 2.1 2.2 2.3 附件 1： XXXXXX 附件 2： XXXXXX . . 附件 2： 制度监督检查计划 序号检查制度名称 制度归口部 门 责任人检查时间检查人备注 制表：审核：审批： 附件 3： 制度检查表 检查的制度名称检查 人 被检查部门 检查内容检查方式检查结果存在问题 检查人：被检查部门：