公文写作基本常识.docx

第 1 页 公文写作基本常识 特征码 rEmkBGWdQhIprTSZgwln * *写作基本常识 通报等*，叫普发*，凡下属机关都是受文机关，也就是发文的 主送机关；下级机关向上级机关报告或请示的*，一般只写一个 主送机关，如需同时报送另一机关，可彩抄报形式。主送机关 一般写在正文之前、标题之下、顶行写。 三、正文。这是*的主体，是叙述*具体内容的，为*最重要的部 分。正文内容要求准确地传达发文机关的有关方针、政策精神， 写法力求简明扼要，条理清楚，实事求是，合乎文法，切忌冗 长杂乱。请示问题应当一文一事，不要一文数事。 四、发文机关。写在正文的下面偏右处，又称落款。发文机关 一般要写全称。也可盖印，不写发文机关。机关印章盖在*末尾 年月日的中间，作为发文机关对*生效的凭证。 五、发文日期。*必须注明发文日期，以表明*从何时开始生效。 第 2 页 发文日期位于*的末尾、发文机关的下面并稍向右错开。发文日 期必须写明发文日期的全称，以免日后考察时间发生困难。发 文日期一般以领导人签发的日期为准。 六、主题词。一般是将文件的核心内容概括成几个词组列在文 尾发文日期下方，如“人事 任免 通知” ， “财务 管理 规定” 等，词组之间不使用标点符号，用醒目的黑体字标出，以便分 类归档。 七、抄报、抄送单位，是指需要了解此*内容的有关单位。送往 单位是上级机关列为抄报，是平级或下级机关列为抄送。抄报、 抄送单位名称列于文尾，即*末页下端。为了整齐美观，文尾处 的抄报抄送单位、印刷机关和印发时间，一般均用上下两条线 隔开，主题词印在第一条线上，文件份数印在第二条线下。 八、文件版头。正式*一般都有版头，标明是哪个机关的*。版 头以大红套字印上“××××××（机关）文件” ，下面加一条 红线（党的机关在红线中加一五角星）衬托。 九、*编号。一般包括机关代字、年号、顺序号。如：“国发 19975 号” ，代表的是国务院一九九七年第五号发文。 “国发” 第 3 页 是国务院的代字， “1997”是年号， （年号要使用方括号“ ” ） ， “5 号”是发文顺序号。几个机关联合发文的，只注明主办 机关的发文编号。编号的位置：凡有文件版头的，放在标题的 上方红线与文头下面的正中位置；无文件版头的，放在标题下 的右侧方。编号的作用：在于统计发文数量，便于*的管理和查 找；在引用*时，可以作为*的代号使用。 十、签发人。许多文件尤其是请示或报告，需要印有签发人名， 以示对所发文件负责。签发人应排在文头部分，即在版头红线 右上方，编号的右下方，字体较编号稍小。一般格式为“签发 人：×××” 。 十一、机密等级。机密*应根据机密程度划分机密等级，分别注 明“绝密” 、 “机密” 、 “秘密”等字样。机密等级由发文机关根 据*内容所涉及的机密程度来划定，并据此确定其送递方式，以 保证机密的安全。密级的位置：通常放在*标题的左上方醒目处。 机密*还要按份数编上号码，印在文件版头的左上方，以便查对、 清退。 十二、紧急程度。这是对*送达和输时限的要求，分为“急件” 、 “紧急” 、 “特急”几种。标明紧急程度是为了引起特别注意， 以保证*的时效，确保紧急工作问题的及时处理。紧急程度的标 第 4 页 明，通常也是放在标题左上方的明显处。 十三、阅读范围，根据工作需要和机密程度，有些*还要明确其 发送和阅读范围，通常写在发文日期之下，抄报抄送单位之上 偏左的地方，并加上括号。如：“（此件发至县团级） ”。行政 性、事务性的非机密性*，下级机关对上级机关的行文，都不需 特别规定阅读范围。 十四、附件。这是指附属于正文的文字材料，它也是某些*的重 要组成部分。附件不是每份*都有，它是根据需要一般作为正文 的补充说明或参考材料的。*如有附件，应当在正文之后 、发 文机关之前，注明附件的名称和件数，不可只写“附件如文” 或者只写“附件×件” 。 十五、其他。*文字一般从左至可横写、横排。拟写、誊写*， 一律用钢笔或毛笔，严禁使用圆珠笔和铅笔，也不要复写。*纸 一般用 16 开，在左侧装订。 *的行文关系 行文的关系，指的是发文机关与收文机关之间的关系。注意： 第 5 页 一、下级机关一般应按照直接的隶属关系行文而不要越级行文。 二、行文常规：平行或不相隶属的机关之间，应当使用平行文 （如函、通知等） ，不能使用上行文（如请示、报告等） ，更不 能使用下行文（如命令、指示、决定等） 。 三、要分清主送机关和抄送机关。向上级的请示，不要同时抄 送下级机关；向下级机关的重要行文，可以抄送直接上级机关。 受双重领导的单位向上级机关的请示，应当根据内容写明主送 机关和抄报机关，由主送机关负责答复所请求的问题；上级机 关向受双重领导的单位行文时，应当抄送另一个上级机关。 四、要注意党政不分的现象。党务和政务事宜要分别行文，凡 属政府方面的工作，应以政府名义行文；凡属党委方面的工作， 应以党委名义行文。 *写作的基本要求 不同种类的*，有着不同的具体要求和写作方法，但是，不论哪 一种类的*，都必须做到以下同点： 第 6 页 一、要符合党和国家的方针政策、法律法令和上级机关的有关 规定。 二、要符合客观实际，符合工作规律。 三、*的撰写和修改必须及时、迅速，反对拖拉、积压。 四、词章必须准确、严密、鲜明、生动。注意几点：（一）条 理要清楚。*内容要有主有次，有纲有目，层次分明，中心突出， 一目了然。 （二）文字要精炼，篇幅要简短。 （三）遣词用句要 准确。*要讲究提法、分寸，措词用语要准确地反映客观实际， 做到文如其事，恰如其分。 （四）论理要合符逻辑。*的观点要 明确，概念要准确，切忌模棱两可，含糊其词，产生岐义，耽 误工作。 （五）造句要合符文法，通俗易懂，并注意修辞。不要 随便生造一些难解其意的缩略语，对涉及一些平时用简称的单 位应使用全称。 。 （六）正确使用标点符号。 （七）正确使用顺序 号 一、 （一） 、1、 （1）。 五、要符合保密制度的要求。 第 7 页 *的种类 *的种类简称文种。一九八一年二月，国务院办公厅发布的国 家行政机关*处理暂行办法将国家行政机关的*归纳为九类十 五种，即命令、令、指令、决定、决议、指示、布告、公告、 通告、通知、通报、报告、请求、批复、函。这些文种近视眼 行文关系、文件去向，可分为上行文、平行文、下行文： 上行文下级机关向所属上级机关的发文，如请求、报告。 平行文平行机关或不相隶属的机关之间的发文，如通知、 函。 下行文上级机关对所属下级机关的发文，如命令、令、指 令、决定、决议、指示、布告、公告、通告、通知、通报、批 复等。 延华集团和各成员企业使用频率较高的文种只有请示、报告、 通知、通报、函五种。 请示和报告 第 8 页 一、请示。请示是向主管上级机关请求对某项工作或问题作出 指示、给予答复、审核批准时所使用的*。请示与报告的区别： 请示是要求上级机关给予答复的文件，而报告则是不要求答复 的文件。 （一）什么事情应该请示？ 一般而言，凡向上级请示的问题，应属于以下几种情况： 1、属于主管上级单位明确规定必须请示批准才能办理的事项。 2、对现行方针、政策、法令、规章、制度等不甚了解，有待上 级单位明确答复才能办理的事项。 3、工作中发生了新情况，而无章可循，有等上级明确指示才能 办理的事项。 4、因情况特殊难以执行现行规定，有待上级重新指示才能办理 的事项。 5、因意见分岐，无法统一，难于工作，有待上级裁决才能办理 第 9 页 的事项。 6、有章可循，有法可依，可以开展工作，但因事由重大，为防 止工作中失误，需请示上级审核的事项。 7、按上级明文规定，完成一个任务，需报请上级审核的有关事 项。 （二）撰写请示需掌握的三个要领： 1、详细、准确地写明请示事由。不仅应在标题上写清，还要在 在正文里写明请示什么问题，为什么要向上级请求。请示事项 要专题专文，以便上级及时答复。 2、明确提出本单位对解决这一问题的意见，供上级参考。意见 要写得有理有据，必要时可引证有关的现行政策、规定条文。 如本单位意见分岐，要分别陈述不同意见的内容，并加以分析 比较，还可提出倾向性的意见，供上级权衡、批复。 3、具体提出对上级的要求。包括希望按某个最佳方案批示；由 于时间限制，或事态严重，希望上级尽快答复，甚至务请在什 么时限内答复；提请上级批复时需要注意或强调的问题，否则 第 10 页 可能引起什么不良后果；在上级正式批复前，建议上级同意暂 先按什么原则进行工作；等等。向上级提出上述要求的目的， 是为了得到上级及时、准确的批复，但行文中切勿使用要挟的 言辞。 二、报告。报告是陈述性文件。它的种类很多，按内容可分为 专题报告、综合报告、总结报告；按时间可分为年度报告、季 度报告、月份报告和工作进程报告等。 为了陈述清楚，报告的拟写方式一般可分为四个部分：一、情 况；二、经验；三、问题；四、今后意见。如果属于自我批评、 工作反省的专题报告，也可分为四个部分：一、情况；二、原 因；三、责任；四、处理情况和意见。 通知 通知是一种使用范围较广的文体。凡需要特定机关和人员知道、 办理的事宜，都可以用通知。但也不能因为通知便于使用而滥 用通知。 通知可分为“批示性通知” 、 “指示性通知” 、 “一般性通知” 、 第 11 页 “会议性通知” 、 “任免通知”五种。这里仅介绍“一般性通知” 、 “会议性通知” 、 “任免通知”三种。 一、一般性通知。在上级机关的有关事宜需要使下级机关知道 或办理时，如：庆祝某个节日，成立、调整、合并、撤销某个 机构，启用印章，更正文件差错，请下级机关报送有关材料等， 都可使用这种通知。这种通知，要交待清楚所通知的事项，如 何办理，有什么要求等。 二、会议通知。上级机关要召开比较重要的会议时，一般都要 提前通知所属有关单位，这就是会议通知。这种通知要求写得 明确具体，交待清楚会议名称、主持单位、会议内容、起止时 间、参加人员、会议地点、报到地点、携带材料以及其他有关 事宜。如果这些事项交待不清，丢三拉四，就可能影响会议的 按时召开和正常进行。 三、任免通知。上能机关在任免下级机关的领导人或上级机关 的有关任免事项需要下级机关知道时要发任免通知。这种通知 的写法比较简单，一般只要写清楚决定任免的时间、机关、会 议或依据文件，以及任免人员的具体职务即可。 不论哪种类型的通知，都应该注意以下几点： 第 12 页 一、通知一般都要有一个符合标题“三要素” （即发文机关、事 由、文种）的标题，使人一看标题就知道是通知什么事情或要 求做什么事情。有些机关简单地使用“通知”作标题，这是不 确切的，应尽量避免，更不应提倡。 二、被通知单位就是文件的主送单位，有的通知往往不写被通 知单位，这是不妥当的。 三、如果所通知的事项需要被通知的单位尽快知道，可在“通 知”之前加“紧急”二字，这就是常见的“紧急通知” 。 通报 通报是把工作情况、经验教训、好坏典型事例等，通知所属下 级单位的文件。 通报的作用在于沟通消息，互通情报，使有关单位和组织了解 工作的进程，树立全局思想，安排自己的工作；或使其学习他 地、他人的经验，见贤思齐，推动自己的工作；或使其记取他 地、他人的教训，引以为戒，警惕类似问题的发生。因此，撰 第 13 页 写此类*，要放眼全局，拿准所通报内容的普遍意义。要事实准 确，把时间、地点、人物、数据、事例、背景都书写清楚。要 目的明确，对其原因、影响、经验、教训进行科学地总结，使 人得到教益。 *