公司印章、证照管理制度.pdf

公司印章证件管理制度 目录 第一章目的 第二章适用范围 第三章职责范围 第四章印章、证照分类 第五章印章的刻制与注销 第六章印章、证件的管理 第七章印章、证件的使用 第八章印章、证照的使用要求 第九章印章专管员的职责与义务 第十章附件 第一章总则 公司印章、证件是公司对内、 对外行使权力的标志， 也是公司名称的法律体 现。印章与证照是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，为进一步规 范公司所有印章、 证照的安全使用及管理， 维护印章与证照的严肃性， 加强印章 制发、使用、废止及证照管理，提高各相关使用环节的工作效率，从而使公司印 章、证件的管理更加趋于规范化、 制度化，现结合公司实际情况， 特制定本制度。 第二章适用范围 本制度适用于公司各部门、各子公司所有的印章和证照。 第三章职责范围 1、公司总经办 2、负责建立健全公司印章、证照管理制度，负责本制度的制定与修改。 3、负责本制度的实施与监督。 4、公司其它各部门、子公司 5、负责按本制度规定执行 第四章印章、证照分类 1、公司印章、证照的分类 2、公司印章包括行政专用公章、法人代表私章、财务专用章、合同专用章、 发票专用章、业务专用章、部门章、公司银行U盾等。 3、证照包括企业法人营业执照（正本、副本） 、组织机构代码证（正本、副 本） 、卫生许可证、特种行业许可证、银行开户许可证、税务登记证（国税、地 税） 、法人代表身份证（复印件）等。 第五章印章的刻制与注销 1、凡因工作需要并符合规定配置或更换印章的部门，由申请部门填写刻 制印章申请表 向总经办或财务室提出申请， 经公司领导确认同意并批准后方可 刻制或更换。 2、印章刻制或新证照办理或更换由总经办及财务室统一负责，刻制标准或 证照办理应符合国家相关规定。 3、申请新办的印章或证照须在总经办及财务室进行登记，并做好印模采样 或证照扫描、 复印工作， 由总裁办进行存档后， 原件由使用部门签收方可进行办 理。印章刻好后由总经办办理印章登记手续，填写印章管理登记表，备案并 留好印章样图。 第六章印章、证照的管理 1、印章、证照的管理 2、公司印章、证照由公司董事授权以下部门分别管理： （1）公司的所有印章、证照，均由总经办负责登记、留样与存档，印章 应注明启用时间、废止时间、废止原因等，证照应注明年检年审时间，均应明确 相关保管人、经办人。 （2）由于印章磨损而需要更换印章或证照年检到期，统一由公司总经办 及财务室登记、 留样或办理年检年审手续。 公司总经办及财务室应对公司各类印 章和证照保管明细进行汇总并定期更新，明细表包括印章证照名称、主管部门、 专管人、办理日期、年检年审日期等。 （3)所有印章或证照均由专人管理，不得转借他人， 如有遗失、 损坏和作 废，必须及时向公司总经办及财务室报告。 3、公司营业执照（正副本） 、公司公章、税务登记证（正副本） 、组织机构 代码证（正副本）由总经办主任负责管理及使用。 4、银行开户许可证、银行支付U盘、法人印章、支票购买凭证由财务室出 纳员负责管理及使用。 5、财务专用章、发票专用章由财务室会计负责管理及使用。 6、总经办及财务室专人保管印章规范使用表 ，财务专用章、法人代表私 章统一收归公司财务部专管， 行政公单统一收归公司总经办专管，不得授权委托 管理。 7、部门撤销或重组，原使用部门有关印章、证照应交回公司总经办，由公 司总经办上报总经理核准后负责作废、保存、销毁或办理注销手续。 8、印章或证照丢失、损毁、被盗，要及时向公司总经办及财务室书面报告， 并与总经办及财务室商量补救措施。 9、各部门不得擅自刻制印章或办理证照，由此引起的一切法律责任均由相 关责任人承担，并一并追究所在部门主要负责人的管理责任。 10、印章遗失处理 （1)印章因不慎遗失或损坏， 可以按下述程序补刻： 公司印章遗失应于发 现当日登报挂失并报总经办备案， 然后凭挂失公告及工商部门开具的证明到公安 局指定点刻制；若各部门使用的印章遗失或要求更换新的应向总经办部出具书面 申请，经总经办报送公司领导审批通过后，由总经办（或指派人员）办理。 11、印章注销 （1）公司印章如果需要注销的， 先填写印章注销申请报告， 上报总经办， 由总经办报送公司领导审批。 印章注销申请报告批准之后， 由总经办派专人与需 要注销印章部门管理人员按照国家规定的注销程序进行注销。 第七章印章、证照的使用 1、印章、证照的使用 2、所有涉及公司公章、法人代表私章、合同专用章、财务专用章的手续均 要填写用印申请表 。 3、按用印申请表内容填写完整，且由申请部门负责人签字确认，否则 将不予审批。 4、主要用印文件审批流程： （1） 合同： 主办部门负责人签字确认 公司总经办及财务室审核 （公 司经理级以上领导审批总经办及财务室盖章（合同原件存档公司总经办， 复印件由相关部门存档）返回主办部门。 （2）对外公文及证明：主办部门签字确认公司总经办及财务室确认 公司经理级以上领导审批公司总经办及财务室盖章 （ 用印申请表、复 印件存档）返回主办部门。 （3）支票等其他用印文件：主办部门财务部审核报公司总经 理批准 返回财务部（ 用印申请表、复印件存档）返回主办部门（注： 支票等需在用印申请表标注票号） 。 第八章印章、证照的使用要求 1、印章、证照的使用要求 : (1) 印章或证照管理人员对不符合用印手续、用印文件内容与审批件不符 的，或不符合证照办理程序的，有权拒绝办理并及时告知部门负责人。 (2) 盖章确保规范、清晰，上不压正文，下骑年盖月。 (3) 财务人员依日常的权限及常规工作内容自行使用财务印章无需经上述 程序，但内部须建立用印登记表备查。 (4) 公司印章（一般为行政专用公章、法人代表私章）不允许随意带出公 司，确因工作需要将印章或证照带出使用的，应按规定填写用印申请表说明 事项，经董事授权批准后携带使用；使用完毕，立即归还印章保管部门。 (5) 对外使用证照，一般使用复印件，并注明只限于当次使用范围；如必 须使用证照原件， 需董事授权批准后携带使用， 或者由证照保管部门授权相当人 员陪同前往办理相关业务。 (6) 公司不允许开具盖有公司公章的空白介绍信、证明，如因工作需要或 其它特殊情况确需开具的，由申请人写明原因（用途），并在审批表上注明为何 需盖空白资料， 必须经总经理书面批准， 公司总经办及财务室做特别登记、追踪 管理。持空白介绍信外出工作归来必须向公司原开具处汇报登记其介绍信的用 途，未使用的必须交回。 第九章印章专管员的职责与义务 1、公司所有印章专管员应遵守本条以下规定： （1）印章专管员每天下班前应检查印章是否齐全，并将印章锁进保险柜 内，妥善保管，不得将印章存放在办公桌内；次日上班后，应首先检查所保管印 章保险柜有无异样，若发现意外情况应立即报告。 （2）印章专管员因事、病、休假等原因不在岗位时，印章授权人应指定 他人代管印章，印章专管员要向代管人员交接工作，交代用印时的注意事项。 （4）专管人员正常上班后，代管人员应向专管人员交接工作，登记用印 的起止日期，实行管印人员登记备案制，以明确责任，落实到人。 （5）交接工作时，应严格办理交接手续，填写本办法附件4 的印章交 接单 ，登记交交接日期、管理印章类别。交接人员签字，印章授权人签字认可 后备存。 （6）印章专管员要坚持原则，遵守保密规定，严格照章用印。未按批准 权限用印或用印审批手续不全的，印章专管员不予用印； 经办人拒绝印章专管员 审核文件内容或审批手续的，印章专管员可拒绝用印并报告领导处理。 （7）印章专管员用印盖章位置要准确、恰当，印迹要端正清晰，印章的 名称与用印件的落款要一致，不漏盖、不多盖。介绍信、便函、授权委托书要有 存根，要在落款和骑缝处一并加盖印章。 （8）印章专管员不得擅自用印，一经发现，严肃处理；若因擅自用印导 致公司遭受经济损失时， 由其承担全部赔偿责任并按公司人力资源管理的规定进 行处罚。 （9）印章专管员离职时，其管理的印章记录和档案须作为员工离职移交 工作的一部分。 印章专管员离职时， 须办理分管印章的移交手续并填写印章专 管人离职交接单（详见本办法附件5）后方可办理离职手续。 （10）禁止任何人未经批准携带公章外出。如确需带出使用时， 须经执行 董事批准并填写公章外出使用审批单 （详见本办法附件6）方可带出；非公 章专管人员携带外出时， 用印人还应填写本办法附件4 的印章交接单 办理交 接手续后方可带出。 （11）印章保管人员为公司涉密人员， 其应该保守因职务行为所知悉的包 括但不限于公司经营、财务、客户信息等，违反该保密义务泄漏公司信息的，公 司有权追究其责任。 （12）若因擅自用印导致公司遭受经济损失时，由其承担全部赔偿责任并 由公司对违纪者予以行政处分； 造成严重损失或情节严重的， 移送有关机关处理。 （13）本制度由总经办制定，本制度的解释、修改、废止权归总经办。 （14）本制度自发布之日起执行。 第十章附件 附件 1：启用专用章通知 附件 2：公司印章留样备案表 附件 3：停用专用章通知 附件 4：印章交接单 附件 5：印章专管人离职交接单 附件 6：印章外出使用审批单 附件 7：用印审批记录单 附件 8：合同专用章用印审批单 附件 9：公司 _印章使用登记簿 附件 1： 关于公司启用有关 _专用章的通知 公司各部门及分子公司： 根据草根投资管理有限公司启用 “_专用章” ，该印章由公司 _ 部门管理，专管人员为 _。为实现公司各部门业务对接、规范我公司的对内 对外管理，自 _年_月_日起，启用本通知附件的公章，原“_ 专用章”印章同时废止。 特此函告。 附件：新旧印章样式 _年_月_日 旧印章样式新印章样式 主题词：印章启用通知 抄送： _ ，_ ，_ ， 。 草根投资管理有限公司办公室 _年_月_日印发 附件 2： 公司印章留样备案表 NO:_ 印章名称： _ 章 审批人： _ 刻制人： _ 启用时间： _ 配置及保管部门： _ 印章用途： _ 印章专管员： _ 印章留样 本留样印章自 _年_月_日启用。 印章领用凭据及承诺： 本人作为本留样印章的保管及使用责任人，于_年_月_日自公司办公 室领取本印章，本人承诺将尽职妥善保管本印章，依照公司印章管理制度使 用印章、登录该印章的使用记录、 保管相应的审批文件资料； 若因本人故意或过 失使用本印章导致公司遭受经济损失时，本人自愿全额赔偿对公司因此导致的全 部经济损失并接受公司的相应处罚。 印章专管员： _ _年_月_日 附件 3： 关于公司停用有关 _专用章的通知 草根投资管理有限公司各部门及分子公司： 根据草根投资管理有限公司公司印章管理办法第_条的规定，由于 _ ，现公司决定作废停用原由公司_部门专管人员 _ 管理的“ _ 专用章” 。 _年_月_日前加盖该印章的全部公司文件仍然有效。 特此函告。 附件：停用印章样式 _年_月_日 停用印章样式 主题词：印章停用通知 抄送： _ ，_ ，_ ，_ 。 _年_月_日印发 附件 4： 印 章 交 接 单 NO:_ 部门名称： _ 交接印章名称： _ 交接日期： _月_日 用印注意事项说明： 1、交接人双方的行为均应遵守草根投资管理有限公司公司印章管理办法 之规定。 2、其他说明事项： _ _ _ 3、印章留样： 留样 4、本印章自 _年_月_日_时起，经印章授权人签字确认后，其保 管责任和用印责任均由印章接收人_负责。 移交人： _ 接收人： _ _年_月_日 _年_月_日 印章授权人签字确认： _ _年_月_日 附件 5： 印章专管人离职交接单 NO:_ 部门名称： _ 离职交接印章名称： _ 交接日期： _月_日 1、离职人员应当将本印章交付继任印章专管员，交接人双方的行为均应遵 守_甘肃中企商务广告有限公司公司印章管理办法之规定。 2、离职人员应当将其管理本印章期间的全部用印备案资料一并移交给继任 印章专管员， 并书面确认除前述印章资料外，再无其他用印情况； 若有遗漏用印 情况且导致公司遭受的经济损失，无论公司何时发现， 印章专管人均对前述损失 承担全额赔偿责任。 3、其他说明： _ 4、印章留样： 留样 4、本印章自 _年_月_日_时起，经印章授权人签字确认后，其保 管责任和用印责任均由印章接收人_负责。 移交人： _ 接收人： _ _年_月_日 _年_月_日 印章授权人签字确认： _ _年_月_日 附件 6： 印章外出使用审批单 NO:_ 1、部门名称： _ 2、外出印章名称： _ 3、使用日期： _月_日 4、用印事项： _ 5、外出使用原因： _ _ _ 6、用印责任人： _ 印章留样： 留样 7、本印章自 _年_月_日_时经授权人签字同意外出使用期间，其 保管责任和用印责任均由印章_负责。 申请人： _ _ 年_月_日 印章授权人签字确认： _ _年_月_日 附件 7： 用印审批记录单 NO:_ 申请人： _ ；申请日期： _。 申请人所在部门： _ 所在部门负责人审核意见：同意( 由当事人勾选 )_。 文件名称正/ 复印件份数用途说明 正本 复印件 正本 复印件 正本 复印件 正本 复印件 审批同意人 【本栏根据是否需要逐级 审批的具体情况填写，不 需填全所有栏目】 办公室负责人同意签名： 财务部负责人同意签名： 公司 业 务部负 责人 同意签名： 总经理同意 执行董事同意签名： 申请使用的印章： 公司印章 法定代表人印章 合同专用章 财务专用章 用印情况 ( 由当事人勾选 ) 已用印 ( 申请人签名 ) (日期) 已用印 ( 保管人签名 ) (日期) 备注说明 注意事项用印文件的复印件作为本审批单必须附备的文件。 附件 8： 合同专用章用印审批单 NO:_ 用印申请部门合同份数 经办人签字联系电话 签约方 甲方： 乙方： 其他方（包括担保方或丙方） ： 涉及金额 签约负责人联系电话 部门经理签字 顾问律师意见： 公司业务部意见： 总经理审批 执行董事审批 附件 9： 公司_印章使用登记簿 【_年_月_日至_年_月_日】 填表部门： _填表人： _ 序号 盖章 时间 文件名称 及发文号 批准 部门 批准人 印章专管员 或代行人印 备注