合同管理程序.pdf

合同管理程序 1. 目的： 明确合同的要求，并通过合同评审确保公司有能力满足这些要求。 2 适用范围： 适用于公司产品销售合同、订单的管理。 3 定义： 略 4 职责分配： 4.1 销售部：负责确定合同 / 订单要求，组织对合同/ 订单进行评审，并对合同/ 订单的执行情况进 行跟进。 4.2 制造部、采购部、品质部、研发部等部门参与合同 / 订单评审，并实施合同 / 订单中的有关部分。 4.3 总经理：负责合同 / 订单评审表的批准。 5. 过程分析乌龟图 : 合同管理过程 业务洽谈接收合同 / 订单 合同 / 订单的评审 合同的签订和合同/ 订单的执行 合同 / 订单的更改 / 取消 顾客合同 / 订单及其 变更 法律法规要求 计算机系统 电话 电子邮箱、微信等 销售部：合同/ 订单管理的 归口管理部门 各部门：参与合同/ 订单的 评审 合同 / 订单评审表 顾客订货要求表 签订正式合同 合同 / 订单更改通知单 合同 / 订单统计台账 合同 / 订单评审及时率 订单交期准确率 合同管理程序 用什么资源 （设备、材料等）？ 谁来做？ 输入输出 用何程序、方法？用何指标衡量？ 6 流程图： 流程图责任部门相关表单 7 程序内容： 7.1 业务洽谈 7.1.1 销售部做好与顾客的业务洽谈。洽谈前，要做好充分的准备；洽谈过程中，要充分听取顾客 的意见，帮助顾客掌握完整的产品信息，同时要了解顾客的资信情况。 7.1.2 洽谈过程中，要就合同的基本要求，如品名、规格、数量、价格、交付、包装、交货期、交 付方式、结算方式、违约责任、仲裁与索赔等，逐条与顾客明确，达成一致意见。 7.2 接收合同 / 订单 7.2.1 本公司只接收书面的购货合同/ 订单。对于顾客的口头订单，销售部应将其记录在顾客口 头订单记录表上，用电子邮件发给顾客，由顾客书面确认后回传。 7.2.2 销售部应将合同 / 订单送至销售部跟单员，由销售部跟单员组织对合同/ 订单的评审。 7.2.3 销售部跟单员根据合同 / 订单的性质将其分成常规合同/ 订单或特殊合同 / 订单； 1）常规合同 / 订单是指针对公司已有的产品所订的合同/ 订单 2）特殊合同 / 订单是指常规合同 / 订单外的合同 / 订单，包括针对新产品或者对现有产品有附 加技术要求、包装要求的合同/ 订单 7.2.4 销售部跟单员填写合同 / 订单评审表，连同合同 / 订单一起送有关部门进行评审。 7.3 合同/ 订单的评审 未通过 合同 /订单接收 业务洽谈 合同 / 订单评审 合同的签订与合同 /订单的执行 合同 /订单的 更改 /取消 合同 /订单的 保存 通过 7.3.1 合同/ 订单的要求。合同 / 订单评审要保证： 1）顾客的各项要求（规格、数量、性能、交货期、结算方式等）得到确定并形成文件 2）合同或订单中各项要求不存在含糊不清之处，特殊要求有明确说明，多次洽谈前后不一 致的地方得到了解决 3）合同或订单符合有关法律法规、标准的要求 4）顾客的潜在要求得到识别，这些要求是预期或者规定用途所必需的 5）本公司的附加要求能确保兑现 6）本公司有履行合同或订单要求的能力 7.3.2 常规合同 / 订单的评审 1）销售部跟单员从进销存系统中知道有现货时，只需将合同/ 订单评审表送计划科及销 售部经理进行评审 2）无现货时，由销售部跟单员将合同/ 订单评审表交计划科就生产能力、生产完成日期 进行评审，如果库存中无所需产品的物料，则还应将合同/ 订单评审表送采购部就采 购能力、到货日期进行签字评审，之后由销售部经理就交货期限进行评审。 7.3.3 特殊合同 / 订单的评审 1）以专题会议的形式进行，由销售部牵头，副总经理主持，研发部、工艺部、采购部、制 造部、计划科、品质部参加 2) 评审时应注意： 设计、采购和生产的周期 要衡量本公司的设计、工艺和检测能力 要识别新的质量要求、产品颜色要求、包装要求 对成本和利润进行核算 7.3.4 评审后，参加评审的部门应在合同/ 订单评审表中的相应栏目中签字，最后将合同/ 订单评审表送总经理批准。 7.3.5 在合同 / 订单评审过程中，评审人员对合同中有关内容和要求提出疑问或者修改建议时，由 销售部跟单员负责与顾客联络，征求其书面意见， 经协商确定后的变动事项需在 合同 / 订单评审表中予以记录。 7.4 合同的签订与合同 / 订单的执行 7.4.1 合同评审后， 销售部经理根据合同草案与批准的评审结果，负责与顾客正式签订合同， 订单 评审通过后即生效。 7.4.2 销售部跟单员将合同 / 订单及合同 / 订单评审表中的内容转化为顾客订货要求表，连 同有关的顾客资料分发给有关部门，作为设计、生产、检验、出货等的依据。 7.4.3 销售部跟单员应建立 合同/ 订单跟进控制表，记录合同 / 订单的执行情况。 若发生与合同 / 订单不一致的情况，应及时与顾客协商解决。 7.5 合同/ 订单的更改 / 取消 7.5.1 若因非顾客原因需修改订单或合同时，由产生原因的部门通知销售部跟单员。销售部跟单员 及时与顾客联系，得到顾客的同意后，在原合同或订单上注明更改内容并填写合同/ 订单 更改通知单。销售部跟单员应将合同/ 订单更改通知单送到与合同/ 订单修改有关的部 门进行评审，并报送总经理批准，然后发至有关部门。 7.5.2 若因顾客提出合同 / 订单条款修改时，应由销售部跟单员填写合同/ 订单更改通知单，经 与合同 / 订单修改有关的部门评审后送至总经理评审，然后发至有关部门。销售部跟单员应 在原合同或订单中注明修改情况。 7.5.3 顾客取消合同 / 订单时，销售部跟单员需与顾客协商，就本公司已投入的物料、已生产的半 成品和产品的处理，以及由此产生的损失，与顾客达成一致意见。销售部跟单员应用合同 / 订单更改通知单将合同 / 订单的取消情况通知有关部门。 7.6 合同/ 订单的保存 7.6.1 所有已经确定的订单 / 合同及其后的修订，以及合同/ 订单评审表、 合同 / 订单更改通知 单均由销售部负责存档。存档时应注意将合同/ 订单与相应的合同 / 订单评审表、 合同 / 订单更改通知单保存在一起。 7.6.2 合同/ 订单履行中的来往电子邮件应予以保存，作为合同/ 订单的附件。 8 过程绩效的监视： 目标名称计算公式目标值监视时机监视部门 8.1 合同/ 订单评审及 时率 1. 常规合同需半天评审完毕， 特殊合 同/ 订单需 1 天评审完毕 2. 合同/ 订单评审及时率 = （按时完成 的合同 / 订单评审次数） / （合同 / 订 单评审总次数） *100% 98% 每月销售部 8.2 订单交期准确率 1- （ 交 期 变 动 订 单 数 / 订 单 总 数）*100% 90% 每月销售部 9 过程中的风险和机遇的控制（风险应对）： 风险应对措施执行时间负责人监视方法 因合同评审 不严谨导致 开发的新产 品不能满足 顾客要求 1. 新产品合同的评审应在合同签订之前进 行，确保顾客的各项要求合理、明确、书面 化，确保公司有能力满足 2. 销售部经理在检查各部门评审的有效性的 基础上，在确定合同 / 订单评审表已得到 总经理批准的情况下，方可与顾客签订合同 每份新产 品的合同 均需按此 办理 销售部 经理 总经办每月 对新产品合 同的签订情 况进行检 查，看有无 违规情况 10 相关文件： 11 相关记录：