员工日常管理规范.pdf

员工日常管理规范 一、形象规范 1. 着装 员工衣着应当合乎企业形象及部门形象，原则上员工穿着及修饰应稳重大 方、整齐清爽、干净利落，服装正规、整洁、完好、协调、悦目。 2. 举止 1）遵守考勤制度，准时上班、下班，不迟到、早退。病假、事假需及时申 请或通知本部门负责人，填报请假单。 2）上班时间保持良好的精神状态，精力充沛，精神饱满，乐观进取。 3）对待上司要尊重，对待同事要热情，处理工作保持头脑冷静，提倡微笑 待人，微笑服务。 4）开诚布公，坦诚待人，平等尊重，团结协作，不将个人喜好带进工作中， 不拉帮结派、党同伐异。 5）出入会议室或上司办公室，主动敲门示意，进入房间随手关门。 二、语言规范 1. 语音清晰、语气诚恳、语速适中、语调平和、语意明确简洁。 2. 严禁说脏话、忌语，使用文明用语。 3. 同事之间沟通问题时，应本着“换位思考、解决问题”的原则，语言应礼 貌、委婉。 4. 汇报工作时应简洁、明确。 三、工作行为规范 1. 办公时间要坚守岗位， 外出办事要报告去向、 时间并保持工作联系； 除特 殊情况外不得空岗。 2. 保持良好的工作秩序。 不得在办公区域打闹、 喧哗，不准办私事或做与工 作无关的事情。 3. 办公室工作人员都要严格履行职责，及时、准确地完成所承担的工作， 做 到当天工作当天完成，不积压、不拖延、不失误。 4. 建立请示汇报制度， 凡是在职权范围内的事情要积极解决，解决不了的事 情要逐级向领导请示。 凡是领导交办的工作， 完成后必须逐级向领导汇报办 理结果，使工作衔接紧密、善始善终。 5. 团结协作，互相帮助、互相学习、齐心协力搞好办公室各项工作。 6. 注意好工作上的保密， 凡属公司经营中的过程资料、信息，不得随意将纸 质、电子版材料传给非公司人员或其他人员。严守秘密， 不传播谣言和小道 消息；下班后应及时锁门，重要文件和资料要放入抽屉中锁好。 7. 接人待物要讲文明礼貌。 对外来办事人员要热情接待，态度和蔼， 能办的 事情不推诿扯皮，不能办的事情要耐心说明情况。 8. 公司举办的各种会议， 应按时到会， 不得迟到或早退； 开会时应把手机调 至震动或静音； 在会议过程中， 要保持端庄坐姿， 认真聆听，维护会议气氛， 不得交头接耳，不得哄谈、吵闹。 9. 工作流程规范化， 内部邮件交流都通过企业邮箱发送，不要随意删除工作 邮件。 10. 未经行政部同意，禁止私自调换工作位置或挪动工作台、文件柜等办公 家具、办公设备。 11. 公司的电脑、 传真机、复印机原则上不能用于私人用途，若有特殊原因， 须事先提出申请，经批准后方可使用。 12. 工作时间内，非工作需要无关人员不得无故在其他办公室逗留。 四、会议规范 （一）建立公司员工周会制度 1. 主持与记录：由行政部召集，总经理主持，行政文员进行会议记录。 2. 召开时间：每周六下午 5 点。 特殊原因需要延期召开时由行政部提前通知。 3. 与会人员： 公司全体员工。 由于出差等特殊原因不能参加例会的，应提前 向行政部请假。 4. 会议内容： 1）公司日常运作情况的总结。 2）各部门汇报本周工作任务完成情况，着重介绍在任务执行过程中出现的 问题。 3）全体与会人员就工作中所遇到的问题进行发言。 （二）建立公司工作述职会议制度 1. 主持与记录：由行政部召集，总经理主持，行政文员进行会议记录。 2. 召开时间： 每年召开两次， 分别在年中和年末召开， 具体时间由行政部安 排。 3. 与会人员： 公司全体员工。 由于出差等特殊原因不能参加例会的，应提前 向行政部请假。 4. 会议内容： 各与会人员各自总结、 汇报半年来的工作情况， 如工作具体内 容、工作任务执行情况及所取得的业绩或成效等。 （三）建立每日早会制度 1.主持：由行政部召集，行政文员主持。 2.召开时间：每日早上9 点 15 分至 9 点 20 分，会议时长为 5 分钟。 3. 与会人员：公司全体员工。 4. 会议目的：舒缓员工情绪，快速进入工作状态。 5. 会议内容：与会人员对当天的工作进行简单梳理。 （四）日常会议制度 1. 会议申请程序（需要其他部门、公司人员参加的会议） 1）各部门提出会议申请。 2）经公司总经理 / 执行董事审批。 3）若涉及执行董事参加的会议，需事先与董事秘书做好衔接工作。 4）审批后，发出会议通知。 2. 会议准备 1）会议发起人原则上应距开会时间1 日前（紧急会议除外）发出电子邮件 或书面会议通知，并落实各参会人员能否出席，对不同情况做出处理。 2）会前应确定好会议主持人，记录人及会议议程，并做好相关安排。 3.会中及会后工作 1）会议主持人应坚持讲效率、开短会的原则，紧紧抓住议题，尽量做到言 简意赅，提高效率。 2）会议应由专人做记录， 根据会议重要程度制订1-2 人做笔记或辅以录音。 3）重要的会议必须于会议结束2 日内形成正规的书面会议纪要，其他一般 会议可视其具体情况采用诸如会议记录，备忘录等记录形式。 4）会议形成的决议、结论，相关部门必须认真执行，会议发起人应检查落 实，并于规定完成期限内做出完成情况的扼要汇报。 五、 周报制度 1. 执行目的：提升企业内部各项管理和工作绩效，规范企业工作流程。 2. 适用范围：公司全体员工。 3. 周报内容要求 1）上周工作应完成但未按时完成的项目； 2）未完成原因分析； 3）如何改进策略制定； 4）下周工作计划：要求根据公司整体计划提出本职位下周工作计划，要求 列出具体目标任务， 进度安排，并说明计划采用的具体措施和需要部门之间 和公司内外协调处理的相关内容。 5）工作周报格式按公司行政部提供的标准格式执行。 4. 上报流程实施办法 1）由各部门负责本部门每周工作报告的汇总、分析；汇总后形成部门工作 报告上报本部主管、总经理审核后提交行政部备案； 2）行政部负责督促、检查、汇总各部门周工作报告，并及时上报公司领导 和总经理办公室； 3）工作周报的上报必须统一邮件形式提交行政部。 5. 报告提交时间安排 1）每周一 9：00 前，各部门完成本部门周报，提交行政部； 2）每周一 10：00 前，行政部完成周工作报告的汇总编制工作提交总经办。 六、环境行为规范 （一）员工桌面管理 1. 员工桌面只允许摆放电脑、鼠标、笔筒、计算器以及文件筐，笔记本及其 他文件资料都必须分类、 整齐入筐， 其他物品及时入柜； 保持桌面上所有的 物品都整齐有序，并进行必要的标识，杜绝乱堆乱放、杂乱无序现象。 2. 各种文件、业务书籍、报刊杂志及其它办公用品需摆放整齐有序无灰尘， 重要物品和文件、资料、证件、钱款等不能随意乱放，要入柜入屉加锁，防 止被盗。 3. 禁止在桌面处摆放任何与工作无关的个人生活用品，为美化办公环境、 净 化空气，可在桌面上适量摆放绿色植物。 4. 员工工位桌下只允许摆放电脑主机和垃圾桶，保持桌下各种连接线的整齐 有序。 5. 员工工位区域的卫生由员工个人负责，做到每天按时清理桌面、 桌下及邻 近区域卫生，保持一尘不染； 6. 员工每次离开工位时都要随手把椅子推到桌面下，以保证办公室井然有 序。 （二）办公设备管理 1. 各位同事应保持个人清洁卫生，下班之后需将办公用品和办公椅摆放整 齐。最后离开的同事要切断电源、关好门窗。 2. 要节约用电， 下班后及时关闭计算机； 开启空调时按要求调整温度，人员 长时间离开办公室时应关闭空调。 3. 在使用传真机或复印机后， 所产生的错误报告或废纸等，须及时处理， 重 要文件应予以销毁， 非重要文件应回收再利用。 传真后的稿件，应立即拿走， 禁止堆放在传真机或复印机上。 （三）保持与检查 全体员工都应养成上述整理、 清洁的好习惯， 公司行政部将按照上述规定持 续不断地对全体员工的工位物品摆放情况及设备管理情况进行检查，对不合 格工位的人员给予相应的处罚。 七、财产管理规范 1. 每位员工应爱护公司的财产，如有损坏，照价维修或赔偿。公司发放的办 公用品，员工须妥善保管，如有遗失，自行负责。 2. 复印机、打印机和传真机的管理与清洁及一般的维护由专人负责。 3. 电脑的日常维护由使用人负责，如遇故障影响正常使用的情况，将由行政 部联系专业人员对电脑进行维修，不得擅自处理。 4. 发现设备、设施有问题时，及时通知行政部，由行政部向维修单位说明情 况，并协调好维修时间，然后根据设备、设施的损害情况做相应处理。 5. 为了维护公司正常的工作秩序，保证公司公共设备和设施正常运转，提高 维修的时效性，每位员工都赋有在第一时间内将发现的公共设备、设施受损 情况及时向行政部报告的责任。