1、2025XX公司合同履约保证管理制度（最新版）一、总则（一）目的为全面强化公司合同履约管理，规范合同履约保证行为，切实防范合同履行过程中的各类风险，充分维护公司的合法权益，保障公司生产经营活动平稳、有序、高效开展，依据中华人民共和国民法典以及其他相关法律法规，紧密结合公司当前实际业务状况，特制定本最新版制度。本制度旨在通过对合同履约保证全流程实施精细化、规范化管理，确保合同各方严格依照合同约定履行自身义务，最大程度降低因违约引发的经济损失与经营风险，持续提升公司合同管理的整体效能与合规水平，助力公司实现高质量发展目标。（二）适用范围本制度适用于XX公司在生产、经营、管理等所有活动中签订的各类合
2、同，包括但不限于货物采购合同、产品销售合同、工程建设合同、技术服务合同、劳务合同等。在合同从订立、履行、变更、转让直至终止的整个生命周期中，但凡涉及履约保证的相关事宜，均需严格遵循本制度执行。无论公司在合同中处于甲方还是乙方地位，公司各部门及相关人员均应无条件按照本制度要求，扎实开展合同履约保证管理工作，确保制度执行的严肃性与有效性。（三）基本原则1依法依规原则：合同履约保证的各项活动必须在国家法律法规、行业规定以及公司内部规章制度的框架内严格开展，确保所有行为合法合规，不存在任何法律漏洞或瑕疵。从合同履约保证条款的拟定，到具体操作流程的执行，均需进行严格的法律合规性审查，保障公司经营活动的合
3、法性与稳健性。2 .风险防控优先原则：将预防和控制合同履行风险作为核心任务，通过科学、合理地设置履约保证条款，精准选择合适的保证方式，构建完善的风险防控体系，将合同履行风险降至最低限度，全力保障公司资产安全和经营稳定。在签订重大合同前，必须运用专业工具和方法，对合同对方的信用状况、履约能力进行全面、深入、细致的评估，据此制定切实可行的履约保证措施，有效防范潜在风险。3 .公平诚信原则：在合同履约保证管理过程中，始终秉持公平、公正、公开的原则，充分尊重合同各方的合法权益，积极倡导诚实守信的商业道德，努力营造良好的合作氛围。合同履约保证条款的设定应兼顾各方利益，做到公平合理；在执行过程中，应确保信
4、息透明、处理公正，增强各方的信任与合作意愿。4 .动态管理原则：对合同履约保证实施全过程动态跟踪管理，密切关注合同履行情况、市场环境变化等因素，及时、灵活地调整和优化保证措施，确保保证的有效性和适应性。建立定期检查与不定期抽查相结合的工作机制，对正在履行的合同进行持续监控，一旦发现合同对方履约能力出现重大变化，立即启动应急响应机制，采取相应措施，如要求增加履约保证金、更换担保方式等，确保合同顺利履行。二、合同履约保证的设立(一)设立条件1 .合同双方必须具备相应的民事行为能力。参与合同签订的各方主体，无论是自然人还是法人，均需符合法律规定的民事行为能力要求，能够独立承担民事责任，确保合同具有法
5、律效力。对于法人主体，需审查其营业执照、资质证书等相关文件，确认其经营资格和行为能力；对于自然人，需核实其身份证明、民事行为能力状况等信息。2 .合同内容应明确、具体，具备高度的可操作性。合同条款应清晰、准确地界定双方的权利和义务，包括标的、数量、质量、价款、履行期限、地点和方式等关键要素，避免出现模糊不清、容易产生歧义的表述，以便在合同履行过程中能够准确执行。合同文本应经过专业法律人员或具有丰富合同管理经验的人员审核把关，确保合同内容完整、逻辑严谨、合法有效。3 .合同双方需协商一致，同意设立合同履约保证。履约保证的设立需建立在双方自愿、平等协商的基础上，任何一方不得强迫另一方接受不合理的履
6、约保证要求。在合同签订过程中，双方应就履约保证的具体内容，如保证金额、保证期限、保证方式、违约责任等进行充分沟通与协商，达成一致意见，并形成书面协议。(二)设立程序1 .合同双方经协商一致后，签订合同履约保证协议。该协议作为合同的重要附属文件，与主合同具有同等法律效力。协议中应详细、明确地约定履约保证的各项具体事项，如保证金额、保证期限、保证方式、违约责任等，确保双方权利义务清晰明确。2 .协议内容应包括但不限于以下方面：。保证金额：明确约定履约保证金的具体数额或科学合理的计算方式。一般情况下，可根据合同金额的一定比例确定，比例范围需综合考虑合同性质、风险程度、市场惯例等因素合理设定。例如，对
7、于风险较高的工程建设合同，保证金额比例可适当提高；对于风险相对较低的货物采购合同，保证金额比例可适度降低。保证期限：精准规定履约保证的有效期限，确保在合同履行的关键阶段能够充分发挥保证作用。通常自合同生效之日起至合同约定的主要义务履行完毕或特定的履约节点止，如工程竣工验收合格、货物交付且验收合格等。在设定保证期限时，需充分考虑合同履行的实际周期和可能出现的延期情况，确保保证期限覆盖合同履行的全过程。保证方式：详细说明所采用的履约保证形式，如保证金、担保、保险等，并明确每种方式的具体操作要求和双方的权利义务关系。对于不同的保证方式，应制定相应的操作细则和风险防控措施，确保保证方式的有效实施。违约
8、责任：明确合同一方违约时应承担的具体责任，包括履约保证金的扣除规则、赔偿损失的范围和计算方法、支付违约金的数额或计算方式等，以及违约方应承担的其他法律后果。违约责任的约定应具有明确性、可操作性和威慑力，能够有效约束双方的行为，保障合同的顺利履行。1 .协议签订后，合同双方应按照协议约定，及时向相关机构办理保证手续。如采用银行保函方式，需按照银行要求提交齐全的相关资料，配合银行完成保函开具手续；采用保证金方式，应将保证金足额存入约定的银行账户，并确保资金专款专用，不得挪作他用。同时，双方应保留好办理保证手续的相关凭证和文件，以备后续查阅和使用。（三）保证方式2 .保证金：合同双方可约定一定金额的
9、保证金，用于保证合同履约。保证金可由中标单位在合同签订后的规定时间内，通过银行转账等安全、规范的方式支付至公司指定的银行账户。财务部门在收到保证金后，应及时开具合法、有效的收款凭证，并进行准确的账务处理，详细注明保证金的来源、金额、支付时间等关键信息，确保保证金管理的规范有序。3 .担保：合同双方可约定由第三方提供担保，保证合同履约。第三方担保人需具备较强的担保能力和良好的信用记录，担保方式可采用保证、抵押、质押等。在签订担保协议时，应明确担保人的担保范围、担保期限、担保责任等关键内容，并通过法律手段确保担保协议的法律效力。同时，应对担保人的资质和信用状况进行严格审查，定期跟踪评估担保人的担保
10、能力变化情况，确保担保的有效性。4 .保险：合同双方可约定由保险公司提供履约保证保险，以保障合同的顺利履行。在购买保险时，应选择信誉良好、实力雄厚、在行业内具有较高知名度和美誉度的保险公司，并仔细研读保险条款，明确保险责任范围、理赔条件、保险期限等核心信息。一旦发生保险事故，应按照保险合同约定的程序和要求进行理赔，确保公司权益得到及时有效的保障。5 .其他保证方式：根据合同性质和双方约定，可采用其他合理、合法的保证方式，如信用证、备用信用证等。但无论采用何种方式，均需严格符合法律法规和合同约定，经过充分的风险评估和法律审查，确保履约保证的有效性和可靠性，切实为合同履行提供有力保障。三、合同履约
11、保证的变更与解除（一）变更条件1 .合同双方经充分协商一致，达成变更合同履约保证的共识。变更事项需经过双方深入沟通、权衡利弊，形成书面协议，明确变更的具体内容、原因、时间等关键信息，确保变更行为的合法性和有效性。2 .变更内容不得违反法律法规和合同约定。任何变更都必须在法律允许的框架内进行，不得损害第三方的合法权益，同时需与原合同的基本宗旨和原则保持一致。在变更合同履约保证时，应进行全面的法律合规性审查，确保变更后的条款符合法律法规要求，不影响合同的整体效力。（二）变更程序1 .合同双方签订变更协议，详细、准确地明确变更内容。变更协议应清晰说明对履约保证的哪些方面进行变更，如保证金额的调整幅度
12、保证期限的延长或缩短时长、保证方式的转换方式等，并明确变更后双方的权利义务关系，避免出现歧义或纠纷。2 .协议签订后，合同双方应及时向相关机构办理变更手续。如涉及银行保函变更，需向开具保函的银行提交规范的变更申请及相关证明资料，配合银行完成变更流程；如变更保证金账户信息，需及时通知财务部门，并按照财务制度要求办理相应的手续，确保变更信息的准确传递和有效执行。（三）解除条件1 .合同履行完毕，合同履约保证自然解除。当合同双方按照合同约定全面、圆满地履行了各自的义务，合同目的得以顺利实现，履约保证的使命也相应完成，自动解除。在合同履行完毕后，双方应进行全面的履约情况总结和评估，确认无遗留问题后，
13、正式解除履约保证关系。2 .合同双方协商一致，同意解除合同履约保证。在合同履行过程中，如双方基于客观情况变化、战略调整等原因，认为不再需要履约保证，或履约保证已无实际意义，可通过平等协商达成解除协议。解除协议应明确解除的原因、时间、方式以及后续事项的处理方式，确保双方权益得到妥善安排。3 .合同履约保证期限届满，合同履约保证自然解除。若履约保证协议中明确规定了保证期限，当期限届满且无违约情况发生时，履约保证自动失效。在保证期限届满前，双方应密切关注合同履行情况，及时处理可能存在的问题，确保履约保证平稳解除。4 .因不可抗力等不可预见、不可避免且不可克服的客观原因，导致合同无法履行或无需履行，合
14、同履约保证可依法解除。在此情况下，双方应及时通知对方，并提供权威、有效的相关证明文件，按照法律规定和合同约定办理解除手续。同时，应共同协商应对不可抗力事件的后续措施，减少损失。（四）解除程序1 .合同双方签订解除协议，明确解除内容。解除协议应涵盖对履约保证解除后的各项相关事项安排，如保证金的退还流程、担保责任的终止方式、保险合同的解除手续等，确保解除过程规范、有序。2 .协议签订后，合同双方应按照约定向相关机构办理解除手续。如退还保证金，财务部门应严格按照规定的流程将保证金退还至原缴纳账户，确保资金安全、准确返还；如解除担保，需与担保人共同办理相关解除手续，通过法律文件确认担保责任的彻底解除；
15、如终止保险合同，应按照保险公司的要求提交相关材料，办理退保手续，妥善处理保险合同解除后的各项事宜。四、合同履约保证的监督与检查（一）监督机构1 .公司设立专门的合同履约保证监督小组，负责对合同履约保证的实施情况进行全面监督。监督小组由法务部门、财务部门、审计部门及相关业务部门的专业骨干人员组成，这些人员具备丰富的法律、财务、审计及业务知识和实践经验，能够运用专业技能对履约保证进行深入、细致、全面的监督。2 .监督小组应具备相应的资质和条件，成员需定期接受专业培训，不断更新知识结构，熟悉最新的法律法规、公司制度以及合同履约保证的业务流程和操作要点。同时，建立健全监督小组成员的业务考核机制，定期对
16、其进行业务能力和工作绩效评估，确保其始终具备履行监督职责的能力和水平，能够高质量完成监督任务。（二）监督内容1 .合同履约保证的设立、变更和解除是否严格符合法律法规和合同约定。对合同签订过程中履约保证的设立程序、变更手续、解除条件等进行细致审查，重点检查相关文件的合法性、完整性、准确性，确保所有操作均在法律和合同的框架内进行，无违规行为发生。2 .合同履约保证的实施情况。跟踪检查履约保证金的缴纳、使用、退还情况，以及担保、保险等其他保证方式的执行情况。通过查阅财务凭证、与相关机构沟通、实地走访等方式，核实各项保证措施是否按照协议约定有效落实，是否存在挪用保证金、担保责任未履行、保险理赔不及时等
17、问题。3 .合同履约保证的履行情况。监督合同双方是否按照合同约定切实履行各自的义务，重点关注是否存在违约行为，以及违约行为对履约保证的影响。建立合同履行情况动态监测机制，及时收集、分析合同履行过程中的相关信息，如发现合同一方存在违约迹象，立即启动调查核实程序，采取相应措施，防止损失扩大。()检查方式1 .监督小组定期或不定期对合同履约保证进行检查。定期检查每季度开展一次，对所有正在履行的合同涉及的履约保证进行全面梳理和审查，确保检查的覆盖面和系统性；不定期检查根据实际情况灵活安排，如对重大合同、风险较高的合同或接到相关举报时，及时开展专项检查，增强检查的针对性和时效性。2 .检查采用查阅资料、
18、实地考察、与相关人员沟通等多种方式相结合。查阅合同文本、履约保证协议、财务凭证、往来函件等资料，从书面文件中获取履约保证的各项关键信息；实地考察合同履行现场，直观了解实际履约情况，核实书面资料与实际情况是否一致；与合同双方的项目负责人、财务人员、法务人员等进行深入沟通，获取第一手资料，全面、准确掌握合同履约保证的实际状态，及时发现潜在问题。3 .公司内部各部门及相关人员有权对合同履约保证情况进行监督，并可向监督小组提出检查建议。建立健全内部监督举报机制，鼓励员工积极参与监督，对发现的问题及时反馈。对于有效举报，给予适当奖励，形成全方位、多层次的监督体系，充分发挥全员监督的力量，保障合同履约保证
19、管理工作的有效开展。五、违约责任(一)违约情形1 .合同一方未按照合同约定履行合同义务。包括但不限于未按时交付货物、未提供符合约定质量标准的产品或服务、未按时支付款项、未履行合同约定的协助义务等。在判断是否构成违约时，需严格依据合同条款，结合实际履行情况进行综合认定。2 .合同一方违反合同履约保证协议。如未按照协议约定缴纳履约保证金、擅自变更履约保证方式、未履行担保责任、未遵守保险合同约定等。对于违反履约保证协议的行为，应按照协议约定和相关法律规定追究违约责任。3 .合同一方故意或过失导致合同履约保证无法履行。例如，因一方的不当行为导致担保物损毁、灭失，或致使保险公司拒绝承担保险责任，从而使履
20、约保证无法发挥应有的作用。在认定此类违约情形时，需查明行为人的主观过错和行为与后果之间的因果关系。(二)违约责任1 .违约方应承担相应的违约责任，包括但不限于支付违约金、赔偿损失等。违约金的数额按照合同约定或法律法规规定执行，如合同未约定违约金，应根据违约行为给对方造成的实际损失进行赔偿。损失赔偿范围包括直接损失和间接损失，如因对方违约导致公司额外支出的费用、丧失的可得利益等。在计算损失时，应遵循合理、公正、可预见的原则，确保赔偿金额能够充分弥补受损方的实际损失。2 .若违约方的行为导致合同无法继续履行，非违约方有权解除合同，并要求违约方承担因此给公司造成的全部损失。在解除合同后，按照合同解除
21、的相关规定妥善处理履约保证，如扣除部分或全部履约保证金、要求担保人承担担保责任、向保险公司申请理赔等。同时，非违约方还可依法追究违约方的其他法律责任，维护自身合法权益。3 .公司内部相关人员在合同履约保证管理过程中，因故意或重大过失导致公司遭受损失的，应承担相应的内部责任，包括经济赔偿、纪律处分等。如因业务部门人员未及时跟踪合同对方履约情况，导致公司未能及时发现违约行为并采取措施，给公司造成经济损失的，应对相关责任人进行严肃处理，通过内部问责机制强化员工的责任意识，提高合同履约保证管理水平。六、保密条款（一）保密义务1 .合同双方对本合同及其相关资料负有严格的保密义务。包括合同内容、合同谈判过程中知悉的对方商业秘密、技术秘密、财务信息等，以及与合同履约保证相关的协议、文件、资料等。保密义务不因合同解除或终止而终止，在合同有效期内及合同终止后一定期限内（一般为X年），双方仍需切实履行保密义务，采取有效措施防止信息泄露。2 .公司内部参与合同履约保证管理的人员，应对所接触到的合同信息及相关资料严格保密，不得向任何无关第三方泄露。公司应与相关人员签署保密协议，明确保密责任和义务，加强对员工的保密培训和教育，提高员工的保密意识。对违反保密规定的人员，依法依规进行严肃处理，追究其相应的法律责任。
