秘书考试知识：文档管理工作的新变化.docx

第 1 页 秘书考试知识：文档管理工作的新变化 特征码 HsPLNcDQZjFLtFNAPlAG 秘书考试知识：文档管理工作的新变化 本文讲解了文档管理工作的新变化：1.文档信息的虚拟性决定 文档管理转向虚态化；2.文档信息对设备系统的依赖影响信息 可读性；3.文档信息的网络生存环境使其面临安全风险；4.文 档信息真实性的认定和维护变得异常艰难；5.网络的开放自由 容易引发电子文档管理失控；6.信息用户的快捷需求促使信息 服务模式转化。 1.文档信息的虚拟性决定文档管理转向虚态化。与传统文档相 比，电子文档具有先进性，也具有神秘性，具有高深莫测的虚 拟性，可以说是文档存在方式与发展的高级形态1。传统文档 管理以“实态”文档为主要管理对象，而如今的文档管理以 “虚态”文档为主要管理对象，前者针对的是现实中的物理世 界，而后者针对的是具有虚拟意义的逻辑世界。文档管理从实 第 2 页 态管理向虚态管理转变，是一场文档管理的革命，是对传统文 档管理的扬弃和超越。 2.文档信息对设备系统的依赖影响信息可读性。传统文档的信 息内容以文字或符号记录于纸张等载体上，可直接识读，而电 子文档的信息以二进制数字代码的形式记录于磁盘、磁带、光 盘等载体上，其数字化信息形态决定了文档信息在存储过程中 需要编码，在检索和阅读过程中需要解码，而这一切均需借助 于一定的软硬件系统，否则电子文档既无法产生，也无法阅读。 随着信息技术飞速发展，电子文件各自所用的编码方式和迅速 变化的计算机系统运行环境之间的矛盾会越来越尖锐，外表看 来保存完好的电子载体，信息也会不可读。 3.文档信息的网络生存环境使其面临安全风险。由于文档在计 算机中生成，并通过网络进行传输、处理，因而容易受到来自 计算机及网络的多重威胁。一方面，互联网上的非法访问难以 计数，现有的防火墙等技术对黑客高手防不胜防;另一方面，内 部人员通过 USB 闪存驱动器、WIFI 调整解调器、智能电话、蓝 牙适配器、数码音乐播放器、红外线传输、电子邮件、FTP 等 各种方式将文档信息管理系统中的数据未经授权二次扩散和传 播出去。在内外夹击的“恶劣”网络环境中，文档信息难以 “独善其身” ，文档管理必然“险象环生” 。 第 3 页 4.文档信息真实性的认定和维护变得异常艰难。档案的本质属 性是原始记录性，纸质文档的载体和记录其上的外部特征如字 迹、签字、印章等密不可分，一同构成文件原件身份的“证明 人” 。而电子文档信息内容和信息载体具有可分离性，计算机内 存贮的电子文档无个人笔迹特征，无书写墨迹和新旧的区别， 被增删、修改后可不留痕迹，可以在不同的计算机和载体之间 传递和复制，此时文档的载体仅仅成为某一特定时刻文件内容 的“承载物” ，无法固定用以鉴别文件原始性的外部信息，从而 直接影响到电子文档的真实性、可靠性。 5.网络的开放自由容易引发电子文档管理失控。随着网络应用 的深入，文件形式和也渐趋多样化，由于没有制度的约束与控 制，重要*未归档就从服务器中被删除的事件时有发生，如果我 们仍局限于将文档管理的起点定位于文件的登记、分发，那么 电子文件将有可能在文档管理范围之外运转，最终造成档案的 不完整、历史记录的缺失。 6.信息用户的快捷需求促使信息服务模式转化。受网络信息技 术的影响，人们渴求快捷有效地利用文档信息资源。过去文档 检索体系建立在各种手工编目基础上，网络环境下，不能再像 过去那样以卷为单位逐卷查找有关信息，要求把大量的现有文 第 4 页 本信息输入到计算机上，建立数据库，以便利用全文检索系统 或超文本检索系统自动进行高速索引处理。