行政公文处理中常见的格式问题分析.docx

第 1 页 行政公文处理中常见的格式问题分析 特征码 PxFBNgYFJYYAefPMSlpf 国家行政机关*处理办法 （以下简称办法 ） 、 国家行 政机关*格式 （以下简称格式 ）对行政机关的*格式规定了 十分严格的标准，但在我们黄委系统的*处理实际工作中，仍然 存在着许多不规范的现象和问题。主要表现在以下几个方面： 1.*格式组成部分中常见的问题 1.1 眉首部分 1.1.1.发文机关标志。黄委系统所有单位的发文机关标识 字号应小于黄委，各市河务（管理）局应小于省局。但有的单 位字号比黄委、省局都大，略小于国务院发文机关标识字号， 应予以纠正。 1.1.2.发文字号。上行文的发文字号居左排列，左空一字， 但这一点往往被忽略，左空不是多就是少；括年份应使用六角 括号“ ”,而经常用方括号“” ，如“某黄办20XX21 号” ； 便函的发文字号置于武文线下 1 行版心右边缘顶格标识，可是 有的将发文字号置于武文线上，有的标识时没有右顶格到边缘。 第 2 页 1.1.3.签发人。有的*将“签发人”标识为“签发” ，有的 将签发人姓名居前，如“签发：某某” 、如“某某：签发” ；还 有的签发人姓名字体不是楷体。规范的标识应为：“签发人” 用 3 号仿宋字体标识，后用全角冒号，冒号后用 3 号楷体标识 签发人姓名。 1.1.4.红色反线。党的文件红色反线中间为一红色五角星， 可是有的单位党政不分，行政*也使用中间有红色五角星的反线， 这是不对的。 1.2 主体部分 1.2.1 标题。常见的问题一是字体字号不规范，有用黑体 的，有用宋体加黑的；有用二号字的，也有用小二号字的，不 一而足。 格式规定*标题用 2 号小标宋体字。二是标题中滥 用书名号等标点符号， 办法规定除法规、规章名称加书名号 外，标题中一般不加书名号；有的单位报送年度工作总结也用 书名号括起来，有的标题中还有顿号、逗号等标点符号,不伦不 类。 1.2.2.正文小标题。 办法规定*正文内容结构层次为 “一、 ”、 “（一） ”、 “1.”、 “（1） ”。 格式规定小标题使用 3 号小标宋体字或黑体字，但对四个层次的标题字体没有区别， 建议一级标题用黑体，二级用楷体，三级用宋体加黑，四级同 正文。 第 3 页 1.2.3.附件。附件一般在正文之下空一行标识，常见的问 题是没有与正文空开一行。附件名称后不加标点，但是有的*经 常在名称后加句号。还有就是没有在附件左上角标明“附件” 或者“附件×”字样。 1.2.4.成文日期。纵向与正文的距离依印章的大小而定， 其标准为印章盖在成文日期上，上距正文不到 1 行的空白。如 空白过大，就容易被加入其他内容。但在实际操作中，成文日 期往往与正文拉的距离过大。另一个常见的问题是将“零”写 作“O” ，如“二 OO 三年二月一日” ，正确的写法应为“二 三年二月一日” 。 1.2.5.印章。印章要端正、清晰地盖在成文日期的上方， 并做到上不压正文，下压成文日期的年、月。常见的问题是盖 章不清晰，不居中，不端正，或上下压文等,还有将印章盖到成 文日期以外。 1.2.6.附注。*如有需要说明的事项要标识附注,如请示需 标识联系人、联系电话等。常见的问题是请示没有标识附注， 或者是附注标识的位置不规范。 1.3.版记部分 1.3.1.主题词。常见的问题是主题词、词目均用黑体标引， 且词目之间空格不均。规范的标识“主题词”三字用黑体，词 目用小标宋体 3 号字体，词目间空一字。此外，还有表外词不 用“（） ”括起来的现象， 黄河水利委员会*主题词表规定表 第 4 页 外词用“（） ”括起。 1.3.2.抄送机关。常见的问题是有的*还将“抄报”和“抄 送”分开，而不是统一为“抄送” ；有的抄送机关较多回行时顶 行，而不是与冒号后的抄送机关对齐；再有就是最后一个抄送 机关经常不标句号。 1.3.3.印发机关和印发时间。印发机关和印发日期在抄送 机关之下，印发机关左空一字，印发日期右空一字。但有的单 位*经常将二者左右顶格。 2.*组成部分标识规则中常见的问题 2.1.排版装订。*用纸应采用国标标准 A4 型，一般每个页 面排 22 行，每行 28 个字，双面印刷，左侧骑马装订或粘贴。 目前存有页面排版不整齐，行数和每行字数不一、左侧明订、 坏订、订位不正等问题。 2.2 页码。置于版心下边缘之一行，左右各一条 4 号一字 线，单页码居左空一字，双页码居右空一字，目的是方便阅读。 但有很多*的页码一律居中，还有的页码两侧没有一字线。 2.3.表格。*正文中如有表格，需要将其从中抽出作为*的 附件单独表述。正文中穿插表格，往往隔断*前后意思的联系而 造成阅读上的不便。但有的*中经常穿插一些表格。 3.*格式中常见的其他问题 3.1.数字。一般情况下，在*中主要使用阿拉伯数字，如表 示数量、长度、高度、面积、体积、重量和百分比等。词、词 第 5 页 组、成语、惯用语、缩略法和具有修辞色彩语句中做为词素使 用的数字应用汉字。 3.2.名称。*中第一次出现人名、地名、组织机构名均应全 称，使用简称必须是约定俗成的规范化简称。为方便行文，如 名称较长，可在第一次使用时说明“以下简称为××××” ，再 次使用时用简称。 3.3.时间。尽量避免使用一些交待不够清楚的时间概念， 如“去年” 、 “前天”等，而应写明具体的年、月、日。*中如出 现历史朝代年号时，同时加注公历年份。 3.4.标点符号。有将间隔号“·”写为点号“.”的，如 “96·8 洪水”写为“96.8 洪水” ， “山东省志·黄河志”写为 “山东省志.黄河志” 。还有的连接号使用不规范，如“20XX 年 2 月 2-6 日” ，使用连接号，应占一字的位置，并上下居中。 4.规范*格式，提高*质量的措施 4.1.提高认识，加强领导 规范*格式，防止格式的随意性，维护其规范的体式，对于 进一步提高*的处理效率，推动机关正常工作的开展，有着十分 重要的意义。各级领导和机关工作人员都要从这个高度去认识 规范*格式的重要意义。各级要加强对*处理工作的领导，不仅 明确分管领导分管，安排业务精、责任心强的*人员专职从事* 的审核，而且各级领导还要带头学习*处理知识并模范遵守。 4.2.加强*队伍建设 第 6 页 适应新形势下*处理工作的需要，必须建设一支思想素质好、 工作业务硬、勇于吃苦、乐于奉献的*队伍。加强*人员的政治 理论学习，不断提高他们的理论和政策水平，使之认识到*岗位 肩负的重任，树立一丝不苟、精益求精的工作作风，增强干好 工作的自觉性。加强*人员的业务培训，积极创造条件，支持* 人员参加业务知识的培训学习，尽快提高业务素质。 4.3.健全制度，规范程序 各级各单位应根据办法和上级的实施意见，相应制定 本单位*处理的实施细则，建立健全有关的*处理制度，严格发 文处理中的拟稿、审核、校对、印制等每一道程序，做到有章 可依，照章办事，形成*处理规范化的运行机制。坚持*处理由 办公室统一把关办理的原则，防止“政出多门” 。对某些格式问 题，要做出统一规定，保证规范的*格式落到实处。