红头文件的制作及标准.doc

办公文秘人员必须掌握的电脑技巧办公文秘人员必须掌握的电脑技巧一、红头文件的制作及标准1、进行页面设置选择“文件”“页面设置”选择“页边距”附签，上：3.7厘米下：3.5厘米左：2.8厘米右：2.6厘米。选择“版式”附签，将“页眉和页脚”设置成“奇偶页不同”,在该选项前打“”。选择“文档网格”附签，“字体设置”，“中文字体”设置为“仿宋”；“字号”设置成“三号”，单击“确定”按钮，选中“指定行网格和字符网格”；将“每行”设置成“28”个字符；“每页”设置成“22”行。然后单击“确定”按钮，这样就将版心设置成了以三号字为标准、每页22行、每行28个汉字的国家标准。2、插入页号选择“插入”“页码”，“位置”设置为“页面底端（页脚）”，“对齐方式”设置为“外侧”。然后单击“格式”按钮，“数字格式”设置为全角的显示格式，单击“确定”按钮，再次单击“确定”按钮完成页码设置。双击页码，在页码两边各加上一条全角方式的短线；并将页码字号设置成“四号”；字体任意；奇数页的页码设置成右空一个汉字，偶数页的页码设置成左空一个汉字。3、发文机关标识制作选择“插入”“文本框”“横排”菜单项，鼠标将会变成“”，在Word 2000版面上单击鼠标左键，出现一个文本框，在该文本框内输入发文机关标识，输入完成后，选中该文本框，单击鼠标右键“设置文本框格式”，在这里来设置红头的属性。选择“颜色和线条”附签，“颜色”设置成“无填充颜色”。选择“大小”附签，“高度”设置成“2cm”；宽度设置成“15.5cm”。注：用户可根据实际情况调节尺寸。选择“版式”附签，单击“高级”按钮，水平对齐：“对齐方式”设置成“居中”，“度量依据”设置成“页面”；垂直对齐： “绝对位置”设置成“页边距”， “下侧”设置成“2.5cm”平行文标准，“8.0cm”上行文标准，注：用户可根据实际情况调节尺寸。然后单击“确定”。选择“文本框”附签，左、右、上、下都设置成“0cm”，单击“确定”完成。文本框属性全部设置完成，单击“确定”按钮。选中文本框内的全部文字，将颜色设置成“红色”，字体设置成“小标宋简体”，字号根据文本框的大小设置成相应字号，但要尽量充满该文本框，这样，宽为155mm、高为20mm、距上25mm的红头制作完成。4、红线制作首先将“视图”“工具栏”“绘图”选中，单击“绘图”工具条的直线工具，鼠标会变成“十”字形，左手按住键盘上的Shift键，右手拖动鼠标从左到右划一条水平线，然后选中直线单击鼠标右键，选择“设置自选图形格式”，红线的属性在这里进行设置。选择“颜色和线条”附签，“颜色”设置为“红色”；“虚实”设置为“实线”；“粗线”设置为“2.25磅”。选择“大小”附签，“宽度”设置为“15.5cm”。选择“版式”附签，单击“高级”按钮，水平对齐：“对齐方式”设置成“居中”，“度量依据”设置成“页面”，垂直对齐：“绝对位置”设置成“页边距”，“下侧”设置成“7cm” 平行文标准，“13.5cm”上行文标准，注：用户可根据实际情况进行调节。单击确定。5、文号制作平行文文号：文号三号仿宋、居中显示。上行文文号：文号三号仿宋字体、左空一个字的距离；签发人三号仿宋字体；签发人姓名三号楷体、右空一个字的距离。 注：文号一定要使用六角符号。六角符号插入方法：选择“插入”“符号”“符号”附签，找到六角符号后，将光标置于准备插入的地方，单击“插入”按钮即可。6、主题词制作选择“表格”“插入”“表格”，选中表格，单击鼠标右键表格属性“表格”附签，“对齐方式”设置为“居中”；然后单击“边框和底纹”按钮，在“预览”窗口中将每行的下线选中，其它线取消，在表格中填写具体内容：主题词用三号黑体；主题词词目用三号小标宋；抄送、抄送单位、印发单位及印发日期用三号仿宋。7、保存成模板文件单击“文件”“保存”，“保存类型”：选择“文档模板（*.dot）”；“文件名”：给模板命名；“保存位置”：模板所在路径（一般不做，默认即可）。 至此，模板制作完成。以后所有属于此种类型的公文都可以调用该模板，直接进行公文正文的排版。 要对该模板进行修改，可以调出相应模板，方法是：选择“文件”“打开”，找到相应的模板路径，若模板保存时按系统默认设置的，然后单击“打开”按钮调出模板即可进行修改。 二、公文正文排版1.依据模板建立新公文：选择“文件”“新建”“常用”附签，选中所需模板，单击确定，调出模板。2.制作公文正文内容：正文内容根据用户的实际需求，可以直接录入文字，也可以从其它软件中将文字复制进来，但必须遵循以下国家标准：标 题二号小标宋字体，居中显示； 主送机关三号仿宋字体，顶格，冒号使用全角方式；正 文三号仿宋字体；成文日期三号仿宋字体，右空四个字的距离，“”和六角符号的输入方法一致，不能使用“字母O”或“数字0”代替。文号、签发人、主题词按照模板定义的字体填写完整。最后，将红头、红线、文号、签发人、标题、主送机关、正文、成文日期、主题词的相互位置调整好。三、用Word制作电子公章1、图章轮廓选择“插入图片自选图形”，在“绘图”工具栏中选择椭圆，按下Sfift键在文档中拖出一个圆，设置为“无填充色”，线条宽度为2磅，颜色为红色，“叠放次序”为“最底层”。2、编辑文字在文档中插入艺术字，选择环形艺术字，输入内容后设置字体、字号，然后用艺术字周围的8个拖拉按钮把文字拖成圆形，并放在已经画好的圆内，可以用Ctrl键和方向键帮助移动到准确的位置。并把艺术字设置成红色。3、插入五角星在“自选图形星与旗帜”中选中五角星，然后在文档中画出一个大小适合的五角星，并设置成红色，移动到圆中合适的位置，然后选中圆、艺术字、五角星，单击鼠标右键，选择“组合”，一个公章就制作出来了，要用时复制一个到目标处，是不是很正规啊！但是，用Word制作电子公章可以用在一般的文档中，但如果是正式的行文，则要求公章有防伪功能，别人不能仿制，这时候，我们可以用办公之星来制作可以防伪的电子公章。制作可以防伪的电子公章在办公之星中，制作公章就简单得多，直接在“插入印章圆形印章”中即可加入印章。在对话框中设置好印章的参数时，在文本中就可以看到印章的情况。特别的是，软件对生成的印章有对应的数字防伪标识，你还可以给印章设置密码来进行保护，防止非授权的编辑。当要查看印章的真伪或对印章进行修改、复制时，可以右击印章，出现“印章密码”对话框，要求输入正确的密码，同时显示印章的数字防伪标识（在此可以验证印章的真伪）。其实，如果要进行网上发文件，可以先在办公之星中制作出一个标准的电子印章后，复制到Word中，保存后，就可以经常调用了。如何设置文档、文字、图片“不打印”1、打开选项2、视图-格式标记-（勾选）隐藏文字4、确定5、在文档打印任何文字，或是插入文本框，在文本框内输入文字。选择你不想打印的文字，CTRL+D（字体），在效果栏-隐藏文字（勾选-确定）此时你文档的文本是你看得到，但不打印的。