表达包含的技巧.doc

主题导览 发言的目的 为发言做好准备 决定内容和结构 组织发言内容 使用视觉效果 预演 有成效地发言 回答提问 集体发言 评价发言情况 准备发言的步骤 设计发言的步骤 练习和评价的步骤 为发言做准备的技巧 组织发言内容的技巧 制造视觉效果的技巧 有效发言的技巧 回答提问的技巧 预先计划工作表 听众特点调查表 背景情况研究表 发言提纲 后勤工作表 反对意见预测表 发 言 的 目 的 发言是与他人交流信息的有力途径，是一个将听众聚在一起进行双向对话的机会。通过发言可以实现以下目的： · 将你想让听众了解的信息传达给他们 · 对信息加以整理以满足特定听众的需要 · 为讨论有争议或有挑战性的观点提供机会 · 了解人们对某一情况或观点的反应 · 争取承诺和建立联盟 · 发出行动的号召 不同类型的发言 有许多种适合不同需要的发言类型，包括： · 传递信息: 围绕计划、政策及程序进行交流。 · 销售：利益、特性及购买理由。 · 劝说：执行某一观点或路线的理由。 · 情况报告：项目、工作组或产品销售的进展情况。 · 产品演示：产品的操作方法。 · 商业计划或策略规划：下一步怎么办，目标是什么。 你的目的决定发言类型的选择。你还需要调整发言以适应： · 听众的规模（大、中、小） · 场合的正式程度 · 会议的频率（一次、偶尔、频繁）。为 发 言 做 好 准 备明确目的 你发言的目的就是你想要取得的结果，它可以是共享信息、讨论问题、接受建议、反馈或销售产品。目的是推动发言的原动力。在着手准备时要问自己："我为什么要做这一发言？"以及"我希望听众听完发言后做什么？" · 你想告知、劝说还是推销？你想让听众理解、知晓还是采取行动？注意，如果你的发言是关于预算问题的，那么使听众理解和使听众投票赞成完全是两回事。 · 你想获得听众的承诺吗？ · 只将那些有助于达到目标的事例和细节纳入发言之中。省略任何与此无关的、分散注意力或干扰主题的内容。 你的目的还有助于你明确以下事项： · 是否有必要做这一发言。 · 是否要在这一特定环境下向这些特定听众发言。 · 说什么和怎样说。 · 后续工作有哪些。 · 可能的反对意见。 了解你的听众 发言是一次你和听众之间互动式的对话。你对听众的了解越多，你的发言越会受到欢迎。你必须能回答以下问题： · 他们是谁，他们与你的发言主题有何关系？ · 他们对该主题了解多少？他们需要了解些什么？ · 他们希望从这一事件中得到什么？从你的发言中得到什么？ · 他们对某一特定类型的发言习惯吗？ · 他们对你有多少了解？他们还需要了解什么？他们对你看法如何？ · 他们为什么要出席？是自愿的还是被要求来的？ · 他们的态度会怎样，会很热情？很礼貌？无动于衷？或者是怀有敌意？ · 还有其它的障碍、历史或期待需要考虑吗？ 了解发言的背景 你不是在真空中发言。发言的背景对其被接受的程度有很大的影响。你需要注意以下事项： · 发言的场合是正式的还是非正式的？ · 你发言时，听众是否刚吃完饭、刚喝过酒、刚下班，或刚参加完一项活动？他们的精神状态是疲劳的还是活跃的？上一次休息是在什么时候？ · 在你之前的讲话者是谁？之后是谁？这会对听众的反应产生什么影响？ · 你是不是这次活动当中、或者是这一天、这个上午或下午的第一个或最后一个发言者？ · 要求你回答问题或散发讲稿吗？ · 发言的时间有多长？你能在这个时间内将意思表述完整吗？ · 你是否需要根据设备情况对发言作出调整？ · 你对发言的物理环境有多大控制权？确 定 内 容 和 结 构 确定发言内容 许多人陷入过这样的困境：知道自己想要达到的目的，但苦于无法找到恰当的词句和观点。通常，最简易的办法是将工作分成几个步骤。 第一步：确定关键信息即你想让人们记住什么、采取什么行动。这些信息直接来自于你的目的。将关键信息控制在5条之内并牢记时间限制。 第二步：找出支持信息的论据。要避免过分琐碎，并不要仅仅局限于陈述事实。 第三步：最后，确定何处应该吸引听众的参与、做出反应、表示认同或接受。 有了这些关于内容的初步想法后，你就可以对它们进一步加以提炼。考虑以下问题： · 你选择的关键信息确实是最重要的吗？它们支持发言的目标吗？ · 所有层次的听众都能理解你提供的信息吗？ · 你的内容能说服听众同意你的观点吗？ · 逻辑关系清晰吗？ · 哪些论点需要进一步展开？ · 需要驳斥哪些对立的论点？ 注意：发言中只需涉及那些有说服力的细节。如果对某一论点的效果没有把握，就去掉它。 参见 商务写作：步骤组 织 发 言 内 容 有了发言的原始材料，还需要将这些材料组织起来。条理清晰的发言可以使听众听起来毫不费力，也就大大提高了你达到目的的可能性。 所有的发言都由三部分构成：开场白、正文和结束语。 在开场白中使用一些"引子"来引起听众的兴趣和注意，如一段评论、一个问题、相关故事、声明或事例。在开场白中还应做到： · 明确发言的目的。 · 树立个人威信。问自己："我在哪些方面能够得到这些听众的信赖？"然后，在这些方面多下一些功夫。或者，如果合适的话，请一位权威人士向大家介绍你的发言。 · 向听众阐述主题的重要性，即这个发言对于他们具有哪些意义？ · 预先介绍将要涉及的要点。 发言的主要部分是正文。在这部分你应该： · 对主要论点进行明确的阐述。 · 结合相关的论述、举例及各种辅助资料，做到既保持趣味性又不分散注意力。 · 征询听众的建议，并对他们的需要和问题做出回答，从而使听众参与进来。 · 如有可能，征询反馈意见来检验听众的接受程度。 以强有力的结束语结束发言。这时你应当做的是： · 开场白所提出的观点与结束语当中的结论要保持前后呼应。 · 总结关键论点。 · 推荐采取的行动。 · 建议达成一致意见。 · 取得承诺或接受。 · 结束发言。 如何增强趣味性 为使听众兴致盎然，可以在发言中点缀以下内容： · 个人经历 · 比喻 · 幽默 · 事例 · 引语 · 插图 · 专家证明 · 统计数据 · 图表 · 听众的参与 · 你的活力、身体语言和目光接触 使发言更具说服力 将逻辑、感情和个人威信综合在一起来说服听众。你发言的说服力很大程度取决于自身的热情和对主题的信心。 一个发言应该多长？ 通常，你的发言要符合他人的时间安排。例如，你被安排了30分钟向一位买主作推销演示。或者，时间由你来控制，你可以决定发言的最佳长度。以下原则对上述两种情况都适用： · 发言的长度应当至少保证准确和完整地传达一条信息。 · 在规定的时间内，以能够清晰完整地传递信息为标准，确定发言的长度。 · 论点不在多而在于精。 · 如果所剩时间不足以将一个论点向听众讲清楚并使他们接受，留待另一次发言。 · 提前结束比最后没讲完或匆匆结束要好。 · 计划好万一发言时间被缩短，需要删节哪些内容。使 用 视 觉 效 果 每个人都有其偏好的学习方式，但多数人对视觉效果所做出的反应比对单一口头表达所做出的反应要积极。 使用视觉工具来帮助听众： · 集中注意力； · 记住事实； · 理解观点、关系或实物布局； · 意识到你要转入一个新的话题。 视觉效果有助于强调要点，并在以下方面尤其有效： · 开场白。帮助听众将注意力集中到发言的目的上。 · 展示内容安排。列出将要涉及到的关键要素。 · 突出要点。使用令人难忘的语句或运用图表来阐明要点。 · 回顾内容结构。分析整个过程和相关要点。 · 结尾。结束时,将那些需要观众记住的信息用一种具有震撼力的形式表现出来。 选择产生视觉效果的工具 制造视觉效果有多种工具可供选择，包括投影仪、幻灯片、计算机控制的幻灯机、活动挂图和讲义等。在进行选择时，你需要考虑灵活性、成本及恰当性。   媒介优点缺点投影仪· 灵活 · 容易制作 · 室内的灯光方便目光交流 · 适合于正式和非正式场合 · 挂起和切换高射投影时显得笨拙 幻灯片· 容易制作 · 适合于正式演讲 · 需要花时间制作 · 需要关闭灯光，无法与观众进行目光交流 计算机控制的幻灯机· 容易制作、更新和搬运 · 清晰度无法保证 · 会出现技术故障，需要有备用的投影仪 活动挂图· 灵活 · 容易制作 · 促进相互间的交流 · 听众规模大时效果不佳 · 运输不便 讲义· 对非正式和简短的发言有用 · 方便记笔记和带走以供日后参考 · 可以提供补充性的背景信息 · 会吸引听众的注意力 如果你决定选择散发讲义的方法，无论是单独使用还是配合其它产生视觉效果的方法，你分发这些讲义的时间应当是： · 发言之前，留给听众充足的时间吸收内容，或者 · 发言之后，听众有一份重点提纲可作回顾之用。 避免在发言进行的过程中分发阅读资料。这样会分散听众的注意力。 有效的视觉效果 不是所有的视觉效果都能起到提高发言影响力的作用。理想的视觉效果应当是： · 简单的 · 以图形、图标和符号来强化或传达一个概念 · 使用关键词，而不是完整的一句话 · 每张幻灯片和投影只包含一个概念 · 每张活动挂图页上只包括3-6个观点 · 如果可能，使用彩图，但不要使用过多的色彩 研究显示，人们的知识有75%来自于视觉，13%来自于听觉，12%来自于嗅觉。另外，一幅图象传达信息的效果是单纯通过语言传达的3倍，而语言与图形相结合传达信息的效果是单纯通过语言传达的6倍。预 演 克服对发言的畏惧 即便是一个职业演讲家也会紧张。使发言获得成功的关键是学会如何控制畏惧情绪。 · 了解听众。 · 发言前通过电话认识听众，或在他们进入会议室时当面认识他们。 · 预料最可能出现的提问和反对意见。 · 做好身心准备。 进行发言预演 · 对你在现场需要用到的设备和视觉效果进行排练。 · 每次排练时都要预演发言的全过程。 · 预演时声音要大,如果可能，在朋友或同事面前进行。如果不具备这些条件,则对排练过程进行录音或录相。 · 预演要进行到使自己的发言听上去不是在背诵为止。 · 把精力集中于所要交流的主题和对交流的愿望上，而不要集中于你的笔记上。 身心做好准备 · 想象一幅发言大获成功的画面。重复一些积极的话，如"我很放松，一切准备就绪"等。 · 通过运用呼吸技巧、进行放松练习、使自己兴奋起来等方式减轻压力。 · 问自己"最坏的情况是什么？"，并做好应付这种可能的准备。 · 对紧张情绪顺其自然，不要试图用食物、咖啡因、药物或酒精来消除。 · 食物可能会难以消化或影响你的声音。 · 咖啡因使你喉咙发干而且使身体发抖。 · 药物和酒精会影响你的谈吐和敏锐性。 · 喝些热茶或温水可以令喉咙舒适放松。 有 成 效 地 发 言 一旦你真正站在听众面前，你就可以集中注意力尽量使发言吸引人了，因为这个时候你已经准备好了将要传达的信息和材料，你本人也处于良好的状态。这时如果你能在谈吐、声音控制以及形象塑造上采用有效的策略，那一定会取得最佳的效果。 如何使你的发言产生效果 · 以交谈的方式发言。 · 不要对着讲稿照本宣科。不到迫不得已的时候，不要照着笔记讲。 · 避免使用听众不熟悉的术语和行话。 · 面对听众进行目光交流。如果你可以做出选择的话，不要用讲台将自己与听众分隔开来。 · 如果想控制场面，引导听众参与或与听众融为一体，可以采用在听众中走动的方法。 · 观察听众通过非语言方式所做出的反应。 · 手势要自然、放松，不要把口袋中的钥匙或硬币弄得叮当响。 · 注意呼吸节奏。这样做能够帮助你放松下来，并避免发出类似"嗯"、"啊"这样的语气词。 如何有效地控制声音 研究显示，声音和语调占听众接受信息的1/3，所以在声音上花些功夫会产生积极的效果。 · 使你的语调自然，如日常谈话一般。 · 如果没有麦克风，讲话声音应大到每个人都能听清楚。预演时检查音响设备。 · 听众较多或空间很大时要使用麦克风。事先排练一下，确定一个合适的音量。 · 讲话时不要快得像打机关枪，也不要慢吞吞拉长腔调。排练时可通过录音或请同事来听的办法来得到反馈信息。 · 富有表现力：讲话的语调不要一成不变，应通过语调的抑扬顿挫来突出观点。 · 吐字清晰：每个词的发音要清晰。 如何树立积极的形象 你对所要传递信息的信心和执着可以从你的仪态和身体语言上反映出来。为使效果达到最佳，切记： · 通过着装和仪表来表现自信。 · 面部表情要表现出对听众的兴趣。如果你太紧张而不能注视全场，就将目光集中于某一位听众身上。 · 与听众进行目光交流，并不断地保持这种交流。 回 答 提 问 为提问做好准备 有些人以为如果没有提问，发言就很成功。但是，如果听众被你深深吸引、同你一起思考，他们很可能要向你提出问题。你要准备好回答他们的问题。 · 预测可能碰到的问题，注意听众关心的问题和你的发言可能打动他们的地方。 · 将你要讲的内容和其他人一起过一遍，问他们有什么问题。 · 让听众清楚你何时回答问题及其原因。 我应该何时回答提问 ? 在发言结束之后回答问题可以使你的发言更完整，使听众对内容有一个整体印象。这是一种常见的方法。 · 向回答提问阶段的过渡应当明确。 · 如果听众人数较多而且发言要录音，应重复问题使听众听清楚。 · 不要仅仅面向提问者回答问题，要通过向全体听众复述问题并给出答案来控制问答过程。 在发言进行中回答提问可以使大家注意力集中，并可以了解听众对你所传递信息的理解程度。但这种方法可能会使你对发言失去控制。 · 如果你选择这种方法，可以立即回答提问，也可以在发言间隙插入问题回答。 在发言进行中某一特定的时刻回答问题可以使你兼得以上两种方式的优点。当你想得到听众的反应或了解他们想法的时候可以使用这种方式。 · 如果你选择这种方法，一定要事先确定好这些时刻并且作好标记，这样你就不会忘记停下来征求问题。 如果你不知道问题的答案怎么办? 如果你不知道问题的答案，可以为提问者提供找出答案的渠道或主动提出为其寻找答案。  集 体 发 言 集体发言 经常会有这样的情况，你需要其他人帮助你完成发言。也许你在汇报小组的工作成果，或者你觉得他们的参与和经验可以帮助你达到发言的目的。 你可以根据各人的专业领域或表达能力来进行人员分配。例如，表达技巧高超的人是开场白和结束语的最佳人选，在这些时候富有说服力是最重要的。在午饭前后或下班前这样棘手的时间段选择他们也会使发言更为有效。如果可能，发言前安排一次集体预演，让每个人都清楚其他人的发言内容。 典型的集体发言流程: · 第一名讲话者简要介绍其他讲话者和发言的主题。 · 前一位讲话者为下一位提供过渡，如："下面由简来讲"  · 最后一名讲话者总结陈辞。 · 组织者负责承上启下。 在集体发言的后勤支持方面，营造视觉效果是一项艰巨的任务。要专门计划好视觉效果，以增强信息传递效果而不是分散听众的注意力。 · 要安排讲话者之外的人负责发言过程中的视觉工具，除非讲话者希望亲自操作 · 如是讲话者之外的人负责视觉工具，需要进行练习以达到讲解与视觉效果同步 · 要确保所有幻灯片或高射投影的格式相同 · 如果讲话者使用其它工具（高射投影仪或计算机控制的幻灯机），需要协调不同设备之间的顺利切换。 你还应当为小组如何回答提问而提前做出安排。 · 每名发言人都应做好就某一领域回答提问并帮助其他讲话者回答提问的准备 · 要避免每名讲话者对每个问题都作出评论。 评 价 发 言 情 况对发言进行评价是了解其效果及影响的重要工作。你可以在不同的阶段对发言进行评价。 发言前的评价 在正式发言前，在试听听众面前预演并收集他们的意见。试听听众应与真实听众的身份特征相近。例如，你要就某一主题向专家作发言，那么就找一位专家来。尽可能从各个方面对发言进行测试，例如视觉效果、逻辑等。 发言过程中的评价 发言过程中，从一些迹象中可以观察到听众的反应。身体语言能表现听众是感兴趣还是不耐烦：听众是频频点头表示赞同还是双手抱在胸前？他们的提问有助于你发现哪些方面需要进一步阐述。 如果可能，请一个人坐在听众席内记录听众的反应。你也可以在发言结束之后立即记录所观察到的反应，那时你的记忆还很清晰。在多数情况下直接问听众的感觉也是得体的做法。例如："这样讲大家能听明白吗？" 发言结束后的评估 发言结束后，你要评价整体效果。向那些可靠的听众征询反馈意见。将好的方面和需要改进的地方记录下来。 · 你的目的达到了吗？你的推销成功了吗？你说服听众采纳你的建议了吗？ · 听众是否很投入？ · 如果你再做发言，可以从哪些方面对其加以改进？ · 你总结出了哪些关于表达技巧的经验和教训？ 第二部分：技巧准备发言的步骤 1. 明确 目的。 2. 选择与目的相匹配的 策略。   3. 了解你的 听众。   4. 使发言适合 听众的特点。 1. 明确目的 你希望取得什么结果？你希望听众听完你的报告后做些什么？你的目的决定了你说什么和怎样说。 · 仔细研究你的目的。你是想告知、劝说还是推销？你想让观众理解、知晓还是采取行动？你希望听众何时采取行动、如何采取行动？ · 目的要清晰。你的目的越清晰，你设计的发言就越有可能达到这些目的。例如，"我希望这些听众能够要求他们的下属参与第一季度系统试运行的首次展示。" 2. 选择与目的相匹配的策略 · 例如，推销产品应倾向于增强说服力，内容要涉及产品的特性、利益和竞争数据的比较说明。 · 只将那些有助于达到目的的信息纳入发言之中。省略任何与此无关、分散注意力或干扰主题的内容。 3. 了解你的听众 · 在发言之前，要了解听众的知识水平、兴趣和立场，以及他们根据你的发言采取行动的能力。 · 清楚你的发言能够带给他们什么。让你的发言以听众为导向是至关重要的。 · 如果你对听众不熟悉，请会议的联络人员提供背景资料。如果可能，试着与至少一名能代表听众特征的人进行接触。 4. 使发言适合听众的特点 · 例如，比起针对非技术专业中层经理的发言，针对技术专业决策层的发言应该包括更多量化的细节内容。 · 在听众成分多样化的情况下，要尽量谈及问题的不同侧面，以照顾到各类听众的兴趣所在。例如，"这将对产品经理产生以下影响，而对工程师的影响将是"。 · 在听众怀有敌意的情况下，开场时强调大家共同关注的问题。如果可能，应化消极为积极。 · 为了给那些无动于衷、倦怠或饥饿的听众注入活力，应该以惊人的结论或生动的案例作为开场白。设计发言的步骤 1. 集思广益寻找灵感。 2. 确定内容和论据。 3. 选择 论点数量 , 使发言在规定时间内完成。 4. 组织 论点。 5. 列出可能遇到的问题及反对意见，并决定如何面对和回答这些问题。 6. 准备 视觉效果工具和辅助材料。 3. 选择论点数量，使发言在规定时间内完成。 · 论点最好少而精。 · 如果你没有时间将一个论点讲清楚或让听众接受，把它留到下一次发言。 · 如果对讲话的长度没有把握，多准备一些数据、比喻或事例等辅助材料，如果时间不够可以省略掉。 4. 组织论点。 · 为使听众思路集中，发言应始终保持逻辑清晰。 · 将最强有力的论点放在开始或结尾。不要将最好的观点埋没了。 · 开始时,说明你发言的大方向及需要证实或说明的事项。 · 正文部分用事例、视觉效果和趣闻轶事来支持主要论点。 · 在适当的间隔说明已经讲述的内容和将要讲述的内容。 · 结尾时，总结主要论点，提出结论。 6. 准备视觉效果工具和辅助材料。 使用视觉工具来帮助听众： · 记住事实； · 理解观点、关系或实物布局； · 意识到你要转入一个新的话题。 练习和评价的步骤 1. 预演。 2. 发言前 收集反馈信息。 3. 在发言 进行过程中 进行评估。 4. 发言结束后进行评估。 1. 预演. · 预演时练习使用你现场将用到的设备和视觉工具。 · 每次练习时预演发言的全过程，包括站姿、举止及如何使用视觉工具。 · 预演时声音要大。 · 预演要进行到使自己的发言听上去不是在背诵为止。 · 把注意力集中在所要交流的主题和交流的愿望上，而不要集中在你的笔记上。 · 如果发言是面对大量听众的公开活动，将练习进行录像，逐段仔细检查。2. 发言前收集反馈信息。 · 正式发言前，在试听听众面前预演并征询他们的反馈意见。试听听众应与真实听众的身份特征相近。例如，你要就某一主题向专家作报告，那么就找一位专家来试听。 · 尽可能从各个方面对发言进行测试，包括视觉效果、逻辑等。 · 你对这些听众产生了什么影响？ 3. 在发言进行过程中进行评价。 · 从一些迹象中观察听众的反应，看他们是感兴趣还是不耐烦。 · 如果可能，请一个人坐在听众席间记录听众的反应。 · 你可以在发言结束之后立即记录听众的反应，那时你的记忆还很清晰。 · 注意听众所提的问题。这些问题也许表明了你的发言中有哪些地方需要澄清。 · 适当情况下可以问问听众的感觉。 4. 发言结束后进行评价。 · 评价发言的整体效果。目的达到了吗？听众很投入吗？记下好的方面和需要改进的地方。 · 向可信赖的听众征询反馈意见。 · 如果你要再次发言，可以从哪些方面对其加以改进？ · 你总结出哪些关于发言的经验和教训？ 技巧：为发言做准备的技巧 1、明确发言的目的这将决定你发言中的所有因素。 2、尽可能多地了解你的听众和他们的偏见及期望。3、从听众的角度提出你的主题。4、调整你的发言内容以适应当时的环境背景物理环境、时间和可能会影响你的听众的正在发生的重大事件等。组织发言内容的技巧 1、在整个过程中，要保证你的发言逻辑清晰。2、将最强有力的论点放在开始或结尾。不要将最好的观点埋没掉。3、开始时说明你发言的大方向及需要证实或说明的论点。4、在适当的间隔说明已经讲述的内容和将要讲述的内容。 5、结束时，总结主要论点，提出结论。制造视觉效果的技巧 使用简短的文字，每张幻灯片不能超过六行字。要斟酌你所使用的词语。要尽可能地使用图形。不要使用竖行字。每张幻灯片最多使用两种大小的字体。对于没有先后顺序的内容，使用项目符号而不要使用数字编号。使用大写字体和小写字体。只有在题目和缩略语中才全部使用大写字体。有效发言的技巧不要对着讲稿照本宣科，讲话时可以参考笔记。面对听众进行目光交流。如果想控制场面、引导听众参与或与听众融为一体，可以采用在听众中走动的方法不要把口袋中的钥匙或硬币弄得叮当响手势要放松、自然。有效地控制说话的声音。回答提问的技巧如果你知道答案，要回答得清楚简洁如果你不知道问题的答案，可以为提问者提供寻找答案的渠道或主动提出为其寻找答案. 对可能遇到的问题或争议进行预测，不要拒绝回答或者掩盖问题.如果观众的提问开始打断你发言的主题内容，可以在白板或笔记本上将这些问题记录下来，在会议结束时再对其进行回答。