公司通讯事务处理规定.doc

制度名公司通讯事务处理规定电子文件编码GLZD210页码4-1第一条 目的为了确保公司通讯工作的有效运行，对公司必要的通讯业务，以及管理或处置基准作出规定。第二条 定义公司中的通讯业务，指电传或图文传真、电话、电报和邮寄等业务工作。第三条 通讯设备各事业部门的通讯业务负责人必须经常注意通讯设备的完好；确保通讯工作的正常运行。在此基础上，为提高业务效率，努力使通讯设备实现现代化。第四条 注意事项在利用通讯设备或从事通讯工作时，必须注意：1注意通讯的必要性、效果、安全性与经济性。2注意根据通讯的目的，选择必要的通讯手段与方式。3重要或重大业务工作，必须考虑同时采用几种通讯方式，并注意追踪，以确保信息传递的准确、及时与完整性。第五条 禁止私用本公司的通讯设备与手段，一律禁止用于私事。第六条 责任者公司的通讯工作必须责任到人，责任者必须注意以下事项。1必须了解通讯设施的结构、性能；必须熟练掌握设备的使用方法；努力提高通讯技能。2严格遵守各种法规以及公司的各种规章制度；掌握通讯工作的一般规律，有机地把各种设备的各种关系联系起来，以保证有效地运用通讯手段，顺利地开展通讯工作。3注意爱惜各种设备与设施，小心地使用与保管，使设施始终处于完好的状态。4注意通讯事务上的保密工作，防止泄密或被私人所利用。 签发人责任人签名制度名公司通讯事务处理规定电子文件编码GLZD210页码4-2第七条 外部公关各事业部门的通讯工作负责人，必须注意与外部通讯机构如邮政局、电报电话局的关系，保持与这些机构的联系，消除在通讯业务上的各种障碍。第八条 通讯业务的调整与指导各事业部门的通讯工作负责人，必须注意对事业部门内，以及部门之间的通讯业务作出分析与研究，及时对各种通讯设施以及通讯业务关系作出调整，并且注意对通讯业务人员进行调整和教育培训。第九条 确保非常或异常状态下的通讯各事业部门的通讯工作负责人，必须注意在通讯设备出现异常或故障的情况下，如何确保通讯工作的正常进行。第十条 电传的利用各事业部门间的往来正常业务联系、通知等，除非出现不得不使用其他通讯手段的情况，一律采用电传（或图文传真）。第十一条 电传安置电传（或传真）专用线的敷设、设备的添置计划与实施，全部由总部负责。第十二条 发电传发电传必须统一用公司规定的格式进行，电传行文要尽可能简单明了，直接发给收件人。第十三条 收电传电传室（或收发室）接到电传后，即时用电话通知收件人。收件人在接到电话通知后，应尽快前往领取。第十四条 应对与通话原则电话应对原则上应简单扼要，并注意用语的品位，确保通话的准确与礼貌。签发人责任人签名制度名公司通讯事务处理规定电子文件编码GLZD210页码4-3第十五条 内线电话在使用内线电话时，注意遵守通讯原则，避免加重总机工作的压力与负担 。第十六条 长途电话除了必须使用长途电话的情况外，诸如一些必须即问即答，即答即决的业务联系，一些其他方式难以保密的业务联系，一些其他通讯方式难以确保的业务联系等等，原则上不采用长途电话方式。第十七条 市外电话管理打长途电话，必须向主管以及通讯工作负责人请示，不经允许不得使用。各事业部门必须根据所在部门的业务特点，规定长途电话的请示与批准方式，以及允许打长途电话的业务范围、地域范围等等。第十八条 报告1. 各事业部门的通讯工作负责人，必须每天检查长途电话的情况，每月一次向总部作出报告。2各事业部门的通讯工作负责人，必须就下列情况向总部作出及时报告。（1）局线电话的设置与废除。（2）电话号码的变更。（3）电话专用线的设置与废除。（4）自动交换设备的设置与废除。第十九条 总机或交换台执务要领各事业部门必须制订交换台（或总机）执务要领，努力提高交换台的服务质量与水平。签发人责任人签名制度名公司通讯事务处理规定电子文件编码GLZD210页码4-4第二十条 电报的利用1.电报用于紧急联络的情况与事件，以及难以通讯或通讯联系不便的地域；此外， 在深夜或其他不利于通讯的时间里，可以根据收信人的可能状况作出判断，采用电报的方法传递信息。2采用电报方式，必须经主管领导同意。第二十一条 收发电报收发电报事务，包括电文的记录、电报费用的支付等，原则上由通讯工作负责人担当。第二十二条 报告各事业部门通讯工作负责人，必须就电报省略符号的修改、废除，向总部作出报告。第二十三条 另行规定有关邮寄物的保管、信件的收发，另行规定。签发人责任人签名