长虹小区物业管理方案.doc
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1、济宁市高新区长虹住宅小区物业管理方案第一章 项目接管验收方案一、 项目的接管验收 1)物业的接管验收是对新建物业或已入住并进行过物业管理小区验收的再验收。 2)依据国家建设部颁布的房屋接管验收标准对已物业进行以主体结构安全和满足使用功能为主要内容的再检验,它是直接关系到今后物业管理工作能否正常开展的一个重要步骤。 3)物业的接管验收不仅包括主体建筑、附属设备、配套设施,而且还包括道路、场地和环境绿化等,应特别重视对综合功能的验收。 a公司选派素质好、业务精,对工作认真负责的工程技术人员参加验收工作;b既应从今后物业维护保养管理的角度验收,也应站在业户的立场上,对物业进行严格的验收,以维护业户的
2、合法权益;c接管验收中若发现问题,要明确记录在案,约定期限督促开发主体对存在的问题加以解决,直到完全合格;d落实物业的保修事宜。根据建筑工程保修的有关规定,由开发主体负责保修,向物业管理公司交付保修保证金,或由物业管理公司负责保修,开发主体一次性拨付保修费用; 6)接管验收的作用 a明确交接双方的责、权、利关系 b确保物业具备正常的使用功能,充分维护业户的利益 c为以后的物业管理创造条件:通过物业的接管验收,一方面使工程质量达到要求,减少日常管理过程中的维修、养护工作量。另一方面根据接管有关物业的文件资料,可以摸清掌握物业的性能与特点,预防管理中可能出现的问题,有利于计划安排好各项管理,为以后
3、的物业管理创造了条件。 第二章 对本项目物业管理的整体设想及策划一流的物业需要一流的管理,一流的管理出一流的质量。通过我们的服务,为“长虹小区”创造更高的使用价值,为业户营造一个“安全、舒适、温馨、亲情”的生活、办公及购物环境,让业户安心、放心。一、 总体管理服务目标1、 前期目标成为业主的好参谋、好帮手、好朋友;2、 合同目标在合同期内,全身心为业主服务,成为业主的好保姆、好管家、好朋友。二年内达到ISO9001质量管理体系第三方认证; 二年内达到ISO14001环境管理体系第三方认证;二年内达到OHSAS18001职业健康安全管理体系第三方认证;一年内通过“济宁市物业管理优秀小区”的考评;
4、二、 管理服务理念站着做人 跪着服务客户满意就是我们的工作标准服务要突出一个“情”字,送上一个“暖”字,对自己却要克服一个“难”字。经营理念优化资源 打造品牌 系统服务生存理念永远战战兢兢 永远如履薄冰用人理念人尽其才 才恰其位人人是人才 赛马不相马市场理念市场就是我们的办公桌,没有市场,其他一切都无从谈起。只有淡季思想 没有淡季市场品位理念品牌是客户的心托起来的岗位理念对自己工作目标要求的高低与企业的忠诚度成正比。“想干与不想干”是德的问题;“会干与不会干”是“才”的问题;“能干与不能干”是“创新”的问题。思路决定出路,观念决定人生。每个经理都必须牢记,他每天都站在舞台上。面对顾客的一线员工
5、表现如何,往往决定企业在市场中的成败。三、 服务承诺1、 总体指标1、 满意度指数85以上;2、 管理服务范围内不发生重大安全责任事故,管理服务范围内不发生重大火灾责任事故,管理服务范围内不发生重大设备管理责任事故;3、 第一年度导入三项贯标体系管理, 第二年度通过三项贯标体系认证;2、 分类指标1、 管理处设专线24小时受理报修,2、 业户接待时间:365天8:30-20:30;3、 各类服务人员上岗培训率达到100%;4、 档案归档率达到100%,档案完整率达到100%;5、 维修及时率达到100%;6、 维修质量合格率达到95%以上;7、 实行维修服务回访制度,回访率达到100%;8、
6、有效投诉处理率100,投诉人签字满意率95以上;9、 公共设备、设施完好率达到98以上;10、房屋建筑完好率达到98%以上;11、绿化存活率达到98%以上;12、清洁管理无盲点, 管理服务范围保持环境整洁,生活垃圾日产日清;13、道路、停车场完好率达到98%以上;14、管理服务范围内保安固定岗实行24小时保安服务第三章 拟采取的工作计划和物资装备情况一、拟采取的工作计划为了使物业保值、增值,管理处在认真做好物业的接管验收工作的基础上,拟定进一步的工作计划,加强装修管理,增强业主和物业公司之间的沟通,以确保物业品质不断得到提升,同时为开发商、业主提供一个后续的优质的售后服务工作,使业主与物业公司
7、的品牌共同提高,达到“双赢”的目的。1、业主入伙前 我公司对物业进行现场查勘,从物业管理的角度提出改进或布置措施,配合准备接管验收所需要准备的资料及其他相关工作。在和原物业服务公司进行物业的交接验收中,由我公司提出接管验收所需要的所有书面资料(验收标准参照建设部颁布的房屋接管验收标准)。对于验收中发现不合格情况由我公司提出整改单,在一定期限内由开发施工单位整改修复,再由我公司验收合格后接受。同时协助济宁高新区管委会制定使用公约、业主手册等文件,同时准备好业主入户所需要的入伙手续书、业户信息表、入伙资料签收表、房屋质量整改通知书、装修管理办法、装修管理协议、代办服务委托书、房屋验收表、钥匙签收表
8、等书面资料。另一方面,做好小区的开荒保洁工作,进入日常工作状态;保安人员要熟悉小区情况;设备维修人员做好检查工作,保证公共设备设施的完好,以一个整洁、舒适的环境迎接业主入户。2、业主入伙中 业主入户中由我公司设备维修人员陪同进行房屋内部验收、抄表,对于业主发现的问题予以记录。向业主交付填写的资料有:业户手册、装修管理办法、入伙资料签收表、业主信息表、房屋验收表等,并及时向业主介绍有关物业入伙后的管理规定。 3、业主入伙后 进入全面管理阶段后,物业管理处将以公司企业标准为指导,主要开展以下工作(但不限于):l 房屋管理:建筑物以及其附属物的保养、维修;l 设备设施管理;对物业范围内的共用设备设施
9、日常的运行、保养、维修;l 清洁管理:加强清洁员工的管理,维护物业范围内的清洁卫生;l 绿化管理:物业范围内的绿化建设和养护;l 消防管理:建立消防队伍,对物业范围内消防器材、消防设施等管理;l 安全管理;加强保安队伍的建设管理,确保物业内安全、舒适;l 车辆管理:维护行人、车辆的交通秩序,以及车辆停放秩序;l 产籍管理:指对产权登记过程中所产生的各种图表、登记资料进行完善和修正,保证产籍的完整、准确、与实际相符;l 财务管理:对物业管理资金运作和管理;二、 物资装备情况1、物业管理用房为创造一个良好的居住和生活环境,依据建设部物业管理条例的规定,以及结合长虹小区的特点,除各类设施设备机房外,
10、物业管理用房还包括:l 管理服务用房:管理处接待、办公用房;l 保安、保洁、工程维修、摆放工具设备、维修材料、清洁物料和更衣等的管理用房和仓库;2、物业管理用房的配置要求管理处办公用房划分为客户接待和办公两个区域,场所面积按建设部相关文件执行。工程维修作业工作室需放置梯子、台钻等设备及备品备件仓库等。保安、保洁人员休息、更衣室放置更衣箱、凳子、保洁工具等。以上配置除管理用房外,其他用房可利用车库等多余房间,以不侵占正式办公用房为宜。总的原则是,给业主及租户带来方便,提高我方人员工作效率。3、管理设施的配置要求管理处开办物品表名 称数量/型号一、办公用品开办物品复印机1台电脑2台打印机1台对讲机
11、16只对讲机电池板16块/1000mA充电器10只/单路现金保险箱1台办公桌4张/防火板台面1600*800*750办公椅6把接待桌2张/防火板台面1600*800*750接待椅4把洽谈桌1张/防火板桌面直径75cm,高度75cm洽谈椅4把会议桌1张会议椅12把水瓶2只 网络杯12只烟灰缸3只考勤钟1只标识若干塑封机1台饮水机1台/立式传真机1台分栏文件柜5组/900*400*2300档案夹250只/HY2052阅览架1只/标准电话机2只大货架2只/二、维修工器具开办物品台式钻床1台电锤1台电动疏通机2台铝合金合页梯(1.5m5m)10只管子钳1把 龙门架1套台虎钳1套 数字式万用表2只指针式
12、万用表4只 数字式钳形表2只 兆欧表1只 砂轮机1台 潜水泵4台拖线板3只切割机2台梅花扳手4套/电工牌10件 套筒扳手3套/电工牌32件 内六角扳手5套/电工牌1.5m/m-10m/m工具箱10套保险带4套组合工具10套硅胶抢3只/大小各一牛油枪3只管道工具2套/泥瓦、木工工具2套/三、保洁工具开办物品吸尘吸水机2台高压水枪2只2.5米铝梯3部1.5米铝梯2部拖线盘4只/四、保安器具开办物品 雨衣/雨鞋29套耳机29副录像带40盘/警棍6根/第四章 拟建立的组织机构及人员的配备、培训、管理一、 拟建立的组织机构及人员的配备1、管理处组织架构及部门设置管理处经理业户服务部设备部保洁绿化部保安部
13、保安主管业户服务主管保洁绿化主管设备主管给排水管道工房屋维修工保洁工绿化工业户服务员监控巡岗机动门岗电工2、管理处运作方式及各部门职责1、管理处运作方式l 管理处实行管理处经理负责制的直线制领导形式,下设业户服务部、设备管理部、保安服务部、保洁绿化部四个部门,实施管辖区域内统一的物业管理。l 管理处经理集指挥与职能于一身,全面掌握日常工作及人员状况,减少失控。各项工作的安排及临时任务的下达,均由管理处经理直接安排,各部门主管下属员工直接向其主管负责,各部门主管直接向管理处经理负责。2、部门职责业户服务部 业户服务部主要负责日常与业户之间的联系,处理包括入伙服务、业户接待、权籍管理、收费管理、维
14、修资金管理、装修管理、档案管理、投诉、报修等事宜,协调各部门工作。保安服务部保安部负责小区治安,交通与消防管理工作,包括门岗服务、巡视管理服务、车辆管理服务、监控管理服务、治安管理服务。设备管理部设备管理部负责整个项目的设备维修养护服务,包括电梯设备、房屋、给排水、供配电、弱电系统、消防系统、智能化系统、电梯等公共设备设施的维保服务。保洁绿化部清洁管理部负责环保管理及小区公共区域卫生和绿化服务。此外采购、人事、培训等事务将由济宁市蓝尊物业人事部、物流中心、培训中心与管理处经理负责。3、人员配备1、管理处各岗位员工的任职要求管理处经理l 大专以上学历l 具备行业岗位资格证书l 全国物业管理从业人
15、员岗位证书l 熟悉物业管理的相关政策与法规,对工程设施有一定的了解和管理能力l 具有丰富的高档住宅小区管理经验l 外表端庄,思路敏捷l 有良好的团队精神和沟通技巧l 有良好的指挥能力、语言交流能力和文字表达能力经理助理l 大专以上学历l 具备物业岗位资格证书l 全国物业管理从业人员岗位证书l 具有高档住宅小区管理经验l 有良好的协调能力、语言交流能力和文字表达能力业户接待l 大专以上学历l 熟练操作办公自动化软件l 熟悉高档住宅小区运作内容l 普通话标准流利l 有良好的协调能力、语言交流能力和文字表达能力l 通过济宁市物业培训中心专业培训保安服务l 具备物业保安人员岗位上岗证书l 年龄3545
16、岁之间,男性l 身高不低于1.7米l 五官端正,具有较强的敬业精神l 作风正派、无前科、身体健康、站立挺拔、无明显外观缺陷l 能吃苦耐劳承受工作压力l 通过济宁市物业培训中心专业培训维修养护l 具备相关操作证及上岗证l 具有智能化高档住宅小区物业的工程维修及保养工作经验l 具有较强的敬业精神和吃苦耐劳精神保洁保绿l 通过保洁专业化培训l 熟悉高档住宅公寓的保洁保绿工作l 形象健康l 细心、认真,能刻苦耐劳及承受工作压力2、管理处各部门岗位人员配备及岗位职责和工作范围人员配备岗位设置人员配备(人)岗位设置人员配备(人)管理处经理1设备管理部设备部主管1业户服务部值班电工1业户服务部主管(接待/财
17、务/贯标/档案/报修)1保安服务部保洁绿化部保安部主管1保洁绿化部主管1保安领班(兼)1领班1门岗4单元内公共部位8巡岗1外围2机动机动1合计24人岗位职责和工作范围管理处经理l 在公司的领导下,全面负责管理处内部管理、业户服务、房屋设备设施运行与维护保养、保安服务、保洁服务、应急处理及特约服务等工作。l 组织拟制、审核和贯彻小区管理服务的工作计划和作业文件。l 负责小区管理服务的质量控制和费用控制。l 负责协调与业委会、发展商、物业行政主管部门、地方有关管理部门及有关专业公司之间的关系。l 负责初审分承包方、分供方,审批小区管理服务公开文件和管理处作业文件的发放。l 负责组织小区公益性活动。
18、l 完成公司交办的其他任务。管理处经理助理l 在管理处经理的领导下,负责业户服务的接待工作。l 拟制小区的业户服务计划、费用预算,负责业户服务的质量控制。l 负责编制每日的工作日报,并向公司上报。l 负责接待业户办理入伙、房屋和车位租售、装修手续;负责协调处理业户投诉、报修事宜。l 负责建立业户档案,登记产权清册与租赁清册、权籍资料,对业户档案实现动态管理。l 负责代收公用事业费、有线电视费;代订境外报刊杂志及代购纯水、订购员工盒饭等事宜。l 负责收集编排:管理信息、业户服务征询单,及时张贴和收回,对反馈的业户见议和意见进行分析、落实和安排处理,保持与业户的沟通。l 负责管理处计算机应用和办公
19、设备的维护保养工作l 具体组织社区公益性活动。l 完成经理交办的其他工作。设备管理部主管l 在管理处经理的领导下,负责房屋设备、设施的正常运行与维保服务,包括房屋设备设施运行的应急处理工作。l 负责对设备部的日常管理,检查每日运行日志,了解设备工作状况合理安排每日工作。l 负责小区房屋设备、设施运行与维保的质量控制,拟制维保服务过程中的费用预算、作业文件,并负责实施。l 负责计划和购置维保材料及工器具。l 负责公共设施能耗管理与节能工作。l 编制(设备)突发事故的应急处理预案,并适时组织预演。l 负责对房屋设备(设施)维修、保养工作的计划实施和记录备案,对一些隐蔽工程中的更改要详细记录备案,记
20、录文件长期保存。l 完成经理交办的其他工作。保安服务部主管l 在管理处经理的领导下,对所管辖区内的治安、消防负责。l 负责对当值保安进行岗位督导,发现不合格操作当场予以纠正,对各班保安质量记录进行初审。l 负责对突发事故应急处理的现场协调。l 负责对消防设施及保安器材、公用物品的检查和管理。l 负责员工的消防培训及小区消防安全知识宣传。l 负责对队员考勤和请假审批及工作考核。l 负责对装修施工队介绍小区装修管理规定并对现场进行安全监督和现场管理。l 协助完成管理处布置的业主特约服务。保洁绿化部主管l 服从管理处经理的领导,对小区的清洁绿化负责。l 负责对当班保洁工操作的检查,对各班保洁工作质量
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