[经管营销]12-财务系统使用教程-GL中.doc
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1、软件服务社协同管理系统使用教程系列财务系统使用教程总账子系统(中)软件服务社www.fuwushe.org2012年02月20日 目 录1各期间的会计业务处理41.1筹建期会计实操41.1.1填制凭证41.1.2相关功能411.1.3出纳签字561.1.4审核凭证591.1.5记账631.1.6期末处理671.1.7结账681.1.8说明721.2生产期会计实操731.2.1填制凭证731.2.2出纳签字1151.2.3审核凭证1151.2.4记账1161.2.5期末处理:期间损益结转1171.2.6结账1241.3销售期及年终决算会计实操1261.3.1填制凭证1261.3.2出纳签字163
2、1.3.3审核凭证1641.3.4记账1651.3.5期末处理:期间损益结转1661.3.6其它工作1701.3.7结账1731.4正常经营期会计实操1752账簿2132.1账簿查询2132.1.1发生额及余额表2132.1.2序时账2222.1.3日记账2272.1.4日报表2322.1.5明细账2352.2辅助账簿查询2372.2.1辅助核算发生额及余额表2372.2.2辅助核算明细账2522.3现金管理2562.3.1银行日记账2562.3.2现金日记账2572.3.3资金日报2583报表2593.1概述2593.2函数说明2593.2.1QC(期初余额)2593.2.2QM(期末余额)
3、2603.2.3FS(发生额)2613.2.4SYJE(损益净额)2613.3资产负债表2623.3.1定义报表2633.3.2生成报表2673.4利润表2693.4.1定义报表2693.4.2生成报表2703.5自定义报表2723.5.1定义报表2723.5.2报表管理2733.5.3生成报表2763.6说明2783.6.1注意事项2783.6.2将来的扩展2784练习2794.1出纳签字、审核、记账2794.2期间损益结转2794.3账簿2794.4报表2794.5结账2795小结2801 各期间的会计业务处理本章将详细介绍长宏公司各个期间的会计业务处理,可以分为二部分:1. 日常业务处理
4、包括凭证的填制、审核、记账,这些是会计的日常工作,也是最基础的工作。如果在“选项”中选择了“出纳凭证必须经由出纳签字”,那么有关凭证还需要进行“出纳签字”。2. 期末处理在每个会计期末,需要进行一些必要的处理,包括:汇兑损益调整(如果有外币业务的话)、期间损益结转。本期间的所有工作完成后,需要对本期间结账。各个期间的其它工作(如账簿、报表)将会在后面各章分别介绍。下面将对长宏公司各个期间发生的经济业务进行会计处理,整个过程是这样安排的:1. 长宏公司2009年10月1日成立,整个10月份均为公司筹建期;2. 从11月起进入生产期;3. 12月是公司销售期,当然供应与生产业务也同时发生,此时公司
5、已进入年终会计决算;4. 2010年1月,新年度到来,是公司正常经营期,经济业务发生正常,会计实操核算也相对稳定。1.1 筹建期会计实操下面介绍长宏公司在筹建期即2009年10月发生的各种业务,以及相应的会计处理。1.1.1 填制凭证填制凭证是最基本、最重要的会计工作,总账子系统的各种信息包括账簿、报表的信息都是以凭证为基础的。系统中提供了专门的“填制凭证”功能,用于填制新的凭证,或修改已有的凭证。下面先介绍这个功能的使用方法,然后结合长宏公司的实际业务,填制相应的会计凭证。1.1.1.1 功能简介执行本功能,显示如下:可以看到,本功能包括以下几部分:一、功能菜单:窗口最上面一行有一些功能菜单
6、,可以用于进行相应的操作。二、操作按钮:下面是一些常用的操作按钮:后面会介绍这些按钮的用途和使用方法。三、凭证:“操作按钮”下面的部分用于填制和显示凭证。包括以下内容:1. 凭证头用于显示凭证类别、会计日期等基本信息。1) 凭证类别名称凭证上面的中间部分显示的是凭证类别的名称,比如当前显示的是“记账凭证”。如果有多个凭证类别,那么会根据选择的凭证类别自动显示相应的凭证类别名称。2) 凭证字左侧是,用于选择凭证类别。如果系统中只有一个“在用”的凭证类别,那么就自动显示这个类别。长宏公司只使用一个凭证类别“记账凭证”,所以缺省显示的是“记账凭证”的凭证字“记”。3) 会计日期:指的是这个凭证对应业
7、务的会计确认日期。很多情况下,会计日期与当前的实际日期(系统日期)是相同的,但也会经常出现不同的情况,比如当前是4月2日,但是3月还未结账,并且还有一些属于3月31日的业务需要填制凭证,这时就可以将凭证上的会计日期修改为3月31日。如果需要调整会计日期的凭证较多,可以修改下面的“会计日期”。它用于作为会计业务的“缺省会计日期”,刚登录系统时,它等于当前系统日期(即实际日期),但可以修改。财务系统中,填制凭证等很多操作以该日期作为缺省日期。这样就会非常方便。长宏公司现在要处理的是2009年10月的业务,后面会介绍其第一个会计业务发生在10月1日,所以可以把这个日期修改为2009年10月1日。此后
8、再执行填制凭证功能时,凭证上的会计日期就显示为2009年10月1日,这样如果这一天有多笔凭证,就不必再逐个凭证修改会计日期。4) 附单据数、附件:如果需要,可以在以下位置给凭证上传相关的附件(如发票扫描件),并记录附单据数。2. 凭证正文用于显示分录等信息,这是凭证最重要的部分。包括:1) 分录:包括摘要、科目、借(贷)方金额。2) 合计:显示本凭证各条分录的金额合计。3) 备注信息:在凭证下方有一个“备注信息”区域,显示各条分录相关的备注信息。在填写每条分录时,除了要记录摘要、科目、借(贷)方金额之外,有时还需要记录一些相关的信息,如结算方式、票号、日期、数量、单价,此外,对于设置了辅助核算
9、的科目,还需要记录辅助核算信息。这些内容较多,因此并不直接显示在每条分录上,而是记录在“备注信息”部分,当需要查看某条分录的“备注信息”时,只需要点击选择这条分录,即可在“备注信息”部分看到相关内容。3. 凭证尾:在凭证尾显示下列信息:1) 记账:显示凭证记账人的姓名。2) 审核:显示凭证审核人的姓名。3) 出纳:如果在“选项”中选择了“出纳凭证必须经由出纳签字”,那么涉及现金、银行科目的凭证必须经过出纳签字后才能记账。出纳签字后,会在本栏显示出纳的姓名。4) 制单:显示凭证制单人的姓名。5) 来源:显示凭证的来源,可以是总账业务、固定资产业务,也可以是汇兑损益调整、期间损益结转等工作。四、其
10、它:凭证右上角可以用于查看“我的最新凭证”,这样可以快速调阅本人最近填制的凭证,以便检查或修改。附:关于凭证金额录入方式在主控系统中,有一个财务系统的参数“凭证金额录入方式”:该参数用于确定在凭证中录入金额时的方式,可以设置为以下三个值:1: 表示录入和显示金额时都带分位格。缺省情况下采用这个设置。此时凭证录入和显示金额时,金额栏带有分位格。即以下样式:2: 表示录入金额时不带分位格,但显示金额时带分位格如果将参数改为这个值,那么在录入金额时,不带分位格,即以下样式:但在录入完成、焦点离开后,显示的金额带有分位格,即按以下样式显示:3: 表示录入和显示金额时都不带分位格。即都是以下样式:可以根
11、据本单位的管理要求和操作习惯,指定参数值即可。建议可以改为第三种或第二种方式,因为更便于修改和粘贴复制。1.1.1.2 业务处理下面结合长宏公司2009年10月所发生的各项业务,介绍会计处理方法,重点是填制凭证,此外,还会介绍一些常用的系统功能,如怎样使用摘要模板、凭证模板,怎样作废/恢复凭证、整理凭证,怎样查询现有凭证及科目汇总表1. 10月1日,按照投资协议书规定,首先收到甲方新华长城电讯器材厂第一期投入货币资金2080000元,此款通过银行已进账。经注册会计师验证,可作为甲方投入资金,并出具验资报告书。可以填写以下凭证,确认无误后,点击“保存”按钮即可。l 凭证内容说明:1) 凭证类别名
12、称、凭证字:由于长宏公司只使用缺省的凭证类别“记账凭证”,所以凭证类别名称自动显示为“记账凭证”,凭证字自动显示为“记”。2) 凭证编号:由于长宏公司采用系统编号方式,所以凭证编号在凭证保存时由系统自动生成。3) 会计日期:由于前面已将财务系统页面下方的缺省“会计日期”改为2009年10月1日,所以,在凭证窗口中的会计日期缺省是2009年10月1日,可以根据需要修改。4) 摘要:要求简洁明确地反映该项业务,必须填写。录完一笔分录回车时,下一行分录会自动显示上一行分录的摘要内容,这是因为很多情况下,各分录的摘要是相同的。如果在摘要栏按F12功能键,也会自动复制上一行的摘要。后面还会再介绍“摘要模
13、板”的功能,以方便摘要的录入。5) 科目:科目的录入非常方便。可以在科目栏点击选择按钮,从弹出的凭证列表中选择,也可以直接输入科目编号、名称、助记码,系统会根据录入的内容自动匹配。比如,录入科目编号时,如果录入了10,则会自动显示:也可以录入科目名称,比如:如果录入“应付”,则会自动列出相关的科目:这样就可以直接选择需要的科目,只要记住科目编码、名称、助记码的一部分,就可以很快找到需要的科目。注意:填制凭证时,只能选择“在用”的“末级”科目。6) 金额:每一笔分录都必须填写借方或货方的本位币发生额,并且必须大于0。填写金额后,如果发现方向错了,可以点击空格键,则会自动变化方向。如果在借方或贷方
14、金额栏中点击等号“=”,则本条分录的金额会自动计算为其它分录借贷方的差额,比如:在录入最后一条分录时,可以不必录入金额,而是点击等号“=”,这样就会根据平衡关系自动计算出本条分录的金额,非常方便。本例中,在第二条分录的金额栏如果点击等号“=”,则会自动在贷方显示2080000。在凭证下方会自动显示各个分录的借方发生额合计与贷方发生额合计,两者必须相同,否则凭证不能保存。7) 备注信息:有些科目(如设置了辅助核算、数量核算、外币核算、银行账的科目)录入后,系统还会弹出窗口、要求指定相关的信息。这些信息会显示在凭证的“备注”部分。此后当需要查看某条分录的“备注信息”时,只需要点击选择这条分录,即可
15、在“备注信息”部分看到相关内容。本例中,由于100201在前面已指定“是”银行科目,所以选择该科目后,焦点离开时,会自动弹出窗口要求录入相关信息(其中结算方式必须录入):点击确定后,可以看到“备注”部分显示了这些信息:注:以后如果需要修改“备注信息”,可以在这个区域双击,即可重新弹出录入窗口。8) 制单人:凭证保存时,会自动记录制单人。l 操作按钮说明本功能设置了一些常用的操作按钮:它们的使用方法如下:1) 新增:可以点击本按钮,增加一个新的凭证。2) 保存:用于保存当前正在录入或修改的凭证。3) 放弃:点击本按钮,可以放弃当前正在录入的新凭证,或取消对现有凭证正在进行的修改。4) 打印、预览
16、:可以用于打印、预览当前的凭证。5) 查询:点击本按钮,则弹出以下条件窗口:可以指定条件,然后点击“确定”,列出符合条件的凭证,并可以双击查看,如果需要,还可以进行修改。本功能的使用方法会在后面再做详细说明。注意:本功能只允许查询未结账期间的凭证,对于已结账的期间,则不能在本功能中查看,因为本功能查看凭证的目的是为了进行修改,而已结账期间的凭证是不能修改的。已执行出纳签字、审核、记账、作废的凭证不能再修改,除非先取消相应的操作。6) 插分:用于在凭证的当前位置插入一条分录;7) 删分:用于将凭证当前位置上的一条分录删除;8) 首张、上张、下张、末张:可以点击这些按钮翻阅凭证,非常方便。通过上面
17、的说明,可以进一步了解“填制凭证”功能的使用方法。下面继续处理其它业务。2. 10月2日,财务部出纳签发现金支票一张,金额为30000元,此款为出纳备用金。经会计盖章后,一同去开户银行将现金取回。3. 10月3日,按照投资协议规定,收到乙方广州宏业电子有限公司第一期投入专有技术1500000元,经注册会计师与评估师联合验证,可作为乙方投入资金,并出具验资报告书。4. 10月4日,从花都支行借入期限1年的贷款1500000元,月利率1%,公司已接到借款转存的收账通知。5. 10月5日,办公室吴志刚办理报销,内列公司公章刻制费750元,审核无误后,现金付讫;同日,总经办陈立娟办理报销,内列公司证书
18、登记费3500元,现金付讫。6. 10月6日,供应部李林填写借支单一张,准予借支7500元,此款为采购备用金,现金付讫;同日,销售部梁珍借支4000元,此款出差上海备用,现金付讫。说明:“122102 其它应收款/应收个人款”这个科目设置了“职员”辅助核算,因此在填制凭证时如果使用这个科目,必须指定该笔业务涉及的职员是谁。所以,本例中选择该科目后,焦点离开时,会自动弹出窗口要求录入相关内容,可以录入为:录入后点击确定即可。可以按同样方式填制下一笔凭证:7. 10月7日,经供应部申请,财务部签发转账支票一张600000元,此款为预付江门宏发电路板厂购驱动大板货款,并接到对方收款收据;同日,又签发
19、转账支票一张100000元,此款为预付台山侨富电子公司购集成块款。该凭证涉及的“1123 预付账款”科目设置了供应商辅助核算,因此,选择该科目后焦点离开时,会弹出窗口要求指定供应商。录入如下:然后点击“确定”即可。该凭证录入完毕并保存后,如下所示:同样,录入下一张凭证时,也涉及“1123 预付账款”科目,选择该科目后焦点离开时,也会弹出窗口要求指定供应商。录入如下:然后点击“确定”即可。该凭证录入完毕并保存后,如下所示:8. 10月8日,供应部李林办理报销,内列从新华家具店购入办公家具5100元,从其采购借支款中直接核销,购货清单如下: 编号品名规格单位数量单价(元)金额(元)存放地点201文
20、件柜10S座44501800财务部202办公台5A张65503300销售部合计5100注意:第二条分录的职员辅助核算,录入为李林。9. 10月9日,办公室范永红办理报销,内列摊位费680元,现金付讫;同日,财务部林海红办理报销,内列办公用品购置费450元,现金付讫。10. 10月10日,销售部梁珍办理报销,内列上海差旅费2800元,从其借支款核销后,并将剩余现金1200元交回财务部。注意:第三条分录的职员辅助核算,录入为梁珍。练习:录入第三条分录时,在金额栏中直接按“=”键,可以看到,系统会自动计算出金额。11. 10月11日,按照投资协议书规定,收到甲方新华长城电讯器材厂第二期投入标准化厂房
21、一栋,总价2000000元,由生产车间及办公楼两部分组成,投入清单如下:编号品名规格单位数量单价(元)金额(元)存放地点101生产车间100D平方米20006001200000发展路1号102办公楼50R平方米5001600800000发展路1号合计25002000000使用30年经注册会计师与评估师联合验证,可作为甲方投入资金,并出具验资报告书。12. 10月12日,供应部从江门宏发电路板厂购入驱动大板600块(编号1101、规格0.48M2),单价840元,总价504000元,获取增值税发票,税率17%,进项税额为85680元,价税合计589680元,材料到达,验收入库,货款已于10月7日
22、预付。注意:第三条分录的供应商辅助核算,选择江门宏发。13. 10月13日,照投资协议书规定,收到乙方广州宏业电子公司第二期投入机器设备生产线10条,单价242000元,总价2420000元,经注册会计师与评估师联合验证,可作为乙方投入资金,并出具验资报告书(编号201、规格40米、使用15年、存放车间)。14. 10月14日,供应部从台山侨富电子公司购入集成块20000个(编号1102、规格15N),单价4元,总价80000元,获取增值税发票,税率17%,进项税额为13600元,价税合计93600元,材料到达,验收入库,货款已于10月7日预付。注意:第三条分录的供应商辅助核算,选择台山侨富。
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