建立资料库清单注意事项.ppt
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1、1,建立資料庫(清單)注意事項,每一欄的頂端儲存格各賦於一欄位名稱 空白欄列不要出現在資料庫中 最好每一頁工作表僅設一資料庫 在資料庫最底列預留空白以便日後新增 最好為資料庫儲存格範圍定義一名稱,2,清單的排序與篩選,資料清單的排序 篩選清單資料,3,篩選清單資料,進入篩選清單 篩選清單 自訂篩選清單 離開篩選清單環境,4,進入篩選清單 (一),原始資料 將作用儲存格移至清單的任意位址,5,進入篩選清單 (二),執行資料功能表篩選指令內的自動篩選指令,6,篩選清單,在標記內有一個鈕,若按此鈕將出現一個下拉式選單,此選單將包含該欄位所有資料,以及 (全部)、(前 10 項)、(自訂)、(空格)
2、和 (非空格) 資料項,您可依自己的需要選定,7,自訂篩選清單 (一),在下拉式選單中選擇自訂時,便能自訂篩選清單 範例:列出表演組內,月薪超過 70000 元或是月薪未滿 50000 元的員工記錄 1. 按部門欄的鈕 2. 選定下拉式選單的表演組 3. 按月薪欄的鈕 4. 選定下拉式選單的自訂,8,自訂篩選清單 (二),- 5. 出現自訂快速篩選對話方塊,請執行下列設定,9,自訂篩選清單 (三),-6. 按確定鈕,10,離開篩選清單環境,執行資料功能表篩選指令內的自動篩選指令即可 資料清單的排序 排序鈕 排序指令,11,排序鈕,在 Microsoft Excel 內有兩個與排序有關的鈕,如下
3、所示:,12,排序鈕之範例,將清單資料依月薪,由高薪資排至低薪資 1. 將作用儲存格移至 G3 (月薪) 位址 2. 按遞減排序鈕,13,排序指令,另一種排序的方式是透過資料功能表的排序指令。執行此指令時,可以看到下列對話方塊,表示清單資料內第一列是欄標記,在排序時將不予處理,表示排序時將第一列也給予排序,14,排序指令之範例 (一),將清單資料依部門排序 (遞增),如果部門相同,則依月薪排序 (遞減) 1. 執行資料功能表的排序指令 2. 出現排序對話方 塊,執行右列設定,15,排序指令之範例 (二),3. 按確定鈕,16,建立清單的統計資料,小計指令 顯示或隱藏清單的明細資料 利用小計清單
4、建立圖表 刪除大綱結構,17,小計指令,資料功能表內有一個小計指令,利用此指令可以很方便供使用者在清單內建立一些小計資料 (又稱統計資料)。執行此指令後,將可看到下列小計對話方塊,18,小計指令之範例 (一),列出每一類產品的銷售小計 1. 在執行這個實例前,首先需將產品排序,請將作用儲存格移至 B3,19,小計指令之範例 (二),2. 按工具列的遞增排序鈕 3. 執行資料功能表的小計指令 4. 出現小計對話方塊,執行下列設定,20,小計指令之範例 (三),5. 按確定鈕,21,小計指令之範例 (四),刪除所建的小計及總計資料: 執行資料功能表的小計指令,在小計對話方塊內 按全部移除鈕,按下全
5、部移除鈕可以刪除所建的小計及總計資料,22,顯示或隱藏清單的明細資料 (一),層級代表,大綱結構列出各層級的關係,23,顯示或隱藏清單的明細資料 (二),+ :此鈕又稱顯示明細符號鈕,若按此 鈕可促使顯示其底下相關的詳細項目, : 此鈕又稱隱藏明細符號鈕,按此 鈕可隱藏其底下相關的詳細項目,24,範例一,隱藏第三層和第四層的明細資料 1. 按一下第二層級符號鈕,25,範例二,隱藏第 4 列至第 9 列屬於白冰冰的第三層及第四層級明細列 1. 按第 10 列左邊的隱藏明細符號鈕 ,26,利用小計清單建立圖表之範例 (一),以立體圓形圖表列出白冰冰和豬哥亮銷售額的小計 1. 選定 A10:A17
6、及 E10:E17 儲存格 2. 按圖表精靈鈕 3. 出現圖表精靈-步驟 4 之 1 對話方塊,請執行下列設定,27,利用小計清單建立圖表之範例 (二),4. 出現圖表精靈-步驟 4 之 2 對話方塊,請按下一步 5. 出現圖表精靈-步驟 4 之 1 對話方塊,請設定圖表標題:白松飲料公司業務銷售比率表 6. 按資料標籤,設定顯示比率及百分比 7. 按下一步鈕。出現圖表精靈-步驟 4 之 4 對話方塊,選工作表中的物件,再選 Sheet2 工作表,按完成鈕,28,利用小計清單建立圖表之範例 (三),完成結果,29,刪除大綱結構,執行資料功能表的群組及大綱指令內的清除大綱指令 執行結果,30,樞
7、紐分析表,建立樞紐分析表 修訂樞紐分析表 同時建立樞紐分析表及圖報表,建立樞紐分析表 (一),原始資料,1. 執行資料的樞紐分析表及圖報表指令,建立樞紐分析表 (二),2. 出現樞紐分析表和樞紐分析圖精靈-步驟 3 之 1對話方塊,按下一步鈕,3.出現樞紐分析表和樞紐分析圖精靈-步驟 3 之 2對話方塊,建立樞紐分析表 (三),4. 出現樞紐分析表和樞紐分析圖精靈-步驟3 之 3對話方塊,可以選擇樞紐分析表的位置,5. 按版面配置鈕, 以設定樞紐分析 表的版面配置,建立樞紐分析表 (四),6. 出現樞紐分析表和樞紐分析表圖精靈配置 對話方塊,依使用需求將原先清單的各鈕托曳至下列各部份即可,按確
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