综合部工作指引内容.pdf
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1、精品文档 . 综合部工作指引内容 一、 文书管理 XL-ZHZD-001-总001 1、公司的文件由综合办起草,由总经理签发;公司各部门的文件由各 部门负责起草,综合办审核,总经理签发。 2、 文件和原稿由综合部分类归档, 保存备查。附 对内外发文登记表 、 传阅单、 收文登记表内容包括流水号、收发日期、发文单位、发文标 题、发文日期等。 3、文书内容不得向无关人员泄漏,极为重要的文书,必须由所指明的 人开启。 4、对领导指示的文件,综合办应及时组织传达和落实。 二、 会议管理及咨询 XL-ZHZD-002-总002 1、公司重要的会议包括:年度全体员工大会、季度经营分析会、月例会、 专题会、
2、周例会等,重要会议必须提前准备; 2、会议准备 (1) 、按“谁提拟,谁通知”的原则进行会议通知,需对会议议题、需 准备的会议资料、会务安排等作特别说明,涉及多个部门和参加人数众多的 大型会议,主办部门还应编制详细的会议计划通知相关部门; (2) 、综合部应提前做好会务准备工作,如落实会场,布置会场,备好 座位、会议器材、茶具茶水等会议所需的各种设施、用品等。 (3) 、参会规定 、与会人员应提前到会,并签到; 、会议发言应言简意赅,紧扣议题; 、遵守会议纪律,与会期间应将手机调到振动或静音; 、会议结束后主动将座椅归位。 、会议执行 、遇节假日,各级会议要按公司综合部通知将会期提前或推后;
3、如公司需临时召开会议,按会议通知执行。 A、各类会议编号按会议类别分别排序,并在编号处以“兴字+标题 + 精品文档 . 号”的形式编号,号数以年号后两位数起编。例如:兴隆公司召开的 关于业务的专题会,编号为“兴字关于业务的专题会201401 ” 。会议通知 与会议记要使用同一编号,进而规范会议组织工作,否则对相关责任人进行 50 元经济处罚。 B、周例会会议纪要以公司名称简称+例会时间编号,例如:兴隆周例 会 2013.1.12 ;综合部按时间顺序存档。 C、各级会议的召集人即为该会议主持人,会议记录人由会议召集人指 定或请综合部人员记录。 D、 会议记录人员应在会议召开当日,重大会议于次日经
4、主持人签发后, 统一由综合部编号下发至相关人员。并在综合部存档备案,否则对相关责任 人进行 50元经济处罚。 3、会议决策事项跟踪制度 (1) 、每次会议结束后,根据会议纪要整理跟踪事项;按照会议决策 事项执行力跟踪表 的要求详细填报、 跟踪、落实和反馈; 要求及时、准确, 并将落实结果经部门经理审核后,每周上报一次; (2) 、综合部需认真对待每件例会跟踪事项,对须完成而未完成的工作 事项,一定要将未完成的原因及时反馈,否则,将追究相关跟踪人的责任; (3) 、跟踪工作要持续进行,直到所有事项全部完成,跟踪工作结 三、 印章管理 XL-ZHZD-003-总003 1. 公司印章必须有专人妥善
5、保管,凡使用公章一律登记,并有经办 人签字; 2. 严禁私自将公章带出公司使用,在得到批准后公司对外使用印章 时长为一天,如超时使用必须续签时长或打电话告知,回来后在综合部 补全手续。 3. 在使用完印章时必须在“印章登记本”上登记。 4. 如果员工个人申请使用公章时,需总经理签字后方可使用。 5. 如因个人特殊情况需上交总经理授权书,方可免手续外带印章。 6. 公章使用完毕后,必须存在带有钥匙的柜子里。 7. 印章管理是极为严肃的工作,凡私盖公章或利用公章舞弊者,一经发 精品文档 . 现给予严厉惩处,并承担相应的经济责任和法律责任。 四、 人员及车辆保险的管理XL-ZHWJ-001-总001
6、 五、 自有业务车辆加油及费用统计XL-ZHZD-004-第一项 -总004 1、山西兴隆物流车辆管理办法 (1) 、司机管理、费用核实、里程计算、车辆维修和维护由综合部统一 管理; (2) 、由综合部建立车辆管理台账,负责车辆的保养、加油卡和外出登 记; (3) 、各部门用车须由部门经理以上人员口头请示综合部,说明用车理 由,时间,由综合部派发; (4) 、综合部认真记录出车台账,填写内容包括:车号、司机、出车时 间、用车人、用车部门,并在监管栏内签字,负监管责任; (5) 、车辆的使用责任人是车辆指定司机和车辆责任人; (6) 、车辆使用完毕后,钥匙和行车证件全部交予综合部,不用影响次 日
7、领用,做好归还登记工作; (7) 、用车人应按出车时间、目的地、行车路线等内容出车,不得随意 更改车地点与派车事由,发现弄虚作假行为立即予以辞退,司机应及时 与综合部取得联系,以免影响工作; (8) 、车辆使用人不准将车辆随意交给他人或无驾驶证的人员驾驶;不 得用公司自用车学习汽车驾驶,否则,交通违章、发生事故及车辆损坏 等一切后果及经济损失由车辆的责任者承担; (9) 、公司自用车车辆手续的保管。车辆的证照、手续随车只携带行车 所必备的证件(行车证、养路费证、保险卡) ,其他手续及资料全部归入 档案室统一管理。 随车手续由领用人妥善保管, 发生遗失必须及时补办, 费用责任人自理; (10)
8、、车辆用油各公司应统一定点加油,由综合部每月统一充值, 驾驶 人员需补充油时需在综合部填写加油申请单。驾驶人员应合理用车,节 约用油,杜绝非公用车。严禁将油料增送他人,否则,从重处罚; (11) 、对于隐瞒事故或虚报事故的责任者,给与100-500元以上的经济 精品文档 . 处罚,情节严重者,收回车辆,取消其公司自用车辆的驾驶资格; 2、山西兴隆物流业务车辆管理办法 (1) 、详见业务车辆使用制度 3、私车公用补贴管理方案 (1)适用范围 公司根据工作岗位、工作性质、工作量以及私车公用频繁程度确定适 用人员。 (2)管理原则 私车公用费用管理本着“必须节俭、效益为先、分类指导”的原则实 行动态
9、管理。 对于私车公用岗位,员工因公外出办事,原则上应乘坐公共交通车, 不鼓励乘坐私车及出租车,但因特殊情况,经本部门副总批准后特殊对待, 费用报销时需要在费用报销单上注明公里数、时间及外出相关事宜等情况说 明,实报实销。 (3)申请程序 1、因公外出或出差时,公务用车无法调遣情况下,用车人可以申请私 车公用; 2、私车公用应提前填写派车申请单 ,列明去向、车牌号、公里数、 随行人员等相关事宜。填写完整后报部门副总审核审批; 3、费用报销标准 私车公用申请批准后,费用参照公里数进行核定: (1) 、排量 1.6 的按 0.8 元/ 公里补贴; (2) 、1.6 排量 2.0 的按 1.0 元/
10、公里补贴; (3) 、排量 2.0 的按 1.5 元/ 公里补贴; (4) 、越野车一律按1.5 元/ 公里补贴。 4、私车公用费用补贴报销流程 用车人填写派车申请单报分管副总核准审批综合部登记起始 里程数及相关事宜用车人用车经部门副总核实综合部统计用车里程数 收回派车申请单报备根据私车公用费用报销标准确认实际开支费用 精品文档 . 报总经理审批报公司财务部予与报销。 5、私车公用车辆在因公外出情况下所有交通违法行为及罚款由当事人 承担。 本办法秉着私车公用自愿原则生成,解释权归山西兴隆物流有限公司所 有。 派 车 申 请 单 用车人(共人)部门 用车事由 预计用车时间 出发时间 返回时间 目
11、的地 部门副总签字 综合部经理签字 车辆安排(车牌号)行驶里程 六、固定资产购买及统计XL-ZHZD-005-总006 所有固定资产、办公用品的购置实行公司综合部、财务部、两方联 合采购制度。在联合采购过程中,由两方共同签批兴隆固定资产、办 公用品联合采购计划审批表 (附表一) 1、固定资产类: 固定资产范畴: 单件物品价格在2000 元以上,使用年限在一年以上 的固定资产视为两方联合采购的范畴。 (1) 、申购流程 各部门经手人填写固定资产申购单逐级报批综合部、财务 部市场询价依据“质优价廉” 标准确定供货商 (在同质同价的前提 下,可优先考虑已签约的供货商) (2) 、审批权限(新补充)
12、精品文档 . 固定资产项目最终审批人 合计金额 1 万元以内的固定资产申购(车辆 除外) 总经理 合计金额 1 万元以上及任何车辆的申购总裁 (3) 、采购入库 综合部依据确定后的固定资产申购单进行物品采购,采购回来 的物品办理相关固定资产出入库手续。 (4) 、应急类办公用品、固定资产的采购流程: 因经营工作需要,对紧急采购的设施配件等,由各使用部门的经理 和总经理进行协调、沟通后,由综合部采购。事后补办正常审批手续。 (5) 、综合部为公司固定资产总管理单位,各部门第一负责人为该 单位固定资产全权责任人。综合部负责统一编号、资产调配、并责成各 部门对其名下资产做专门管理,并指定专门固定资产
13、管理员做好固定资 产的日常登记、监督管理工作,并应设置固定资产分类账、记载各项资 产的价值。综合部固定资产管理员负责固定资产帐目的建立,各部门按 公司指定固定资产的盘查日期(可据工作情况定具体时间)配合综合部 固定资产管理员进行资产的盘查,认真如实的整理和上报相关帐目。 (6) 、申请购置 各部门根据工作需要填写 固定资产申购单,经主管领导、 总经理 签批后送交综合部查核无法调配时,再进行统一采买购置。不在年度计 划预算内因特殊需要的添购,应说明其添购的效益。 (7) 、入库上帐 固定财产依财产类别予以分类编号,并贴订标签, 财产编号编订后, 编制财产编号目录。 固定资产购回后由综合部固定资产
14、管理员办理入库、上帐手续(复 印发票留作存根),然后制做小卡,随固定资产一并发放。说明书、保修 卡等其它资料综合部统一保管。 (8) 、出库发放 由领用部门的领导在出库单上签字,综合部固定资产管理员做好存 精品文档 . 根保管,将固定资产与其附随物品(如小卡)交给领用部门责任人。 (9) 、调拔交接 所有固定资产由综合部统一办理调拔。做好固定资产调拨记录。 员工调职或离职时,应将其经管或使用财产移交清楚,如有缺少或 手续不清,应予追保赔偿。 (10)、资产报废 申请资产报废部门要填写 报废审批表,由综合部填写鉴定报废意 见并签字,经总经理签字批准后,综合部存档并将复印件交财务。 财务部依据综合
15、提供的固定资产报废单进行财务销帐处理。 (11)、盘点巡察 半年盘点:每半年对公司的所有固定资产进行一次大盘点,做到帐 物相符,帐帐相符。由各部门配合完成,并制作半年盘点汇总表交于总 经理签字并由固定资产管理员存档。如有数量差异,应追查责任。 (12)、相关规定 各部门均须严格按照制度管理固定资产,加强资产的维护保养,未 经综合部同意不得随意将资产调拨或外借,一经发现,处罚相关责任人 50 元/ 次。由此造成损坏者,按其情节轻重予以处理。 (13) 、丢失或损坏资产总价值超过2000 元的,丢失、损坏者赔偿 90% ;因保管不善或违章操作导致损坏,赔偿资产总价值的30%-50% ;资 产总价值
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