1、企业工程项目材料采购和验收制度第一条为了满足公司发展的需要，加强对本公司物资采购与付款环节的内部控制，特制定此制度。第二条对外采购业务内部控制制度的基本要求是采购与付款中的不相容职务应当分离，其中包括：1、付款审批人员和付款执行人员不能同时办理寻求供应商和洽谈价格的业务；2、采购合同的洽谈人员、订立人员和采购人员不能由一人同时担任；3、货物的采购人员不能同时担任货物的验收和记账工作。第三条采购部门的划分1、生产原材料、辅助材料的采购：由材料部门负责办理。2、日常办公用品采购：由办公室或专人负责办理。第四条采购方式一般情况，选择下列一种最有利的方式进行采购：1、集中计划采购：凡具有共同性的材料，
2、须以集中计划办理采购较为有利，采购前，先通知请购部门依计划提出请购，采购部门集中办理采购。2、长期报价采购：凡经常性使用，且使用量较大的材料，采购部门应事先选定供应厂商，议定长期供应价格，批准后通知请购部门依需要提出请购。3、未经公司主管领导书面同意，不得私自变更、替换现有原辅材料供应商；如有更适合供应商而需要替换原供应商的，采购部必须提交书面变更供应商陈述材料，获得书面批准后方可变更。4、询价、议价结束后，需公司主管领导书面同意方可定价，否则公司不予认可价格（特殊情况下，需电话征得总经理同意）；由此引起后果由责任人负全责。5、采购合同签订由公司指定或授权委派专人负责，否则视为无效。第五条询价
3、比价、议价1、经办人员应对厂商的报价资料进行整理并经过深入调查分析后，以电话或其他联络方式向供应厂商议价。2、凡是最低采购量超过请购量的，采购经办人员在议价后，应在请购单中注明，经主管签字确认后上报。3、采购经办人员接到“采购申请单”后应依采购材料使用时间的缓急，并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，需精选三家以上的供应商进行产品的书面比价，经分析后进行议价，议价结果书面上报主管领导。4、采购部门接到请购部门（项目部、行政管理部）以电话联络的紧急采购情况，主管应立即指定经办人员先行询价、议价，待接到请购单后，按一般采购程序优先办理。第六条采购报销流程图物资采购、入库、费用报销流程图流
4、程图说明权责部门相关表单文件请购人员根据公司的实际需求量，口头请示部门领导，经领导同意后，填写请购单交领导审核批准请购人口贝请购单请购部门、埴写请的IL1 .部门领导在审核时，要认真核实所请购的物品数量。2 .审核时要考虑是否确实需要购买，以及购买后的适用性3 .审核购买物品的大概金额。注：单笔购买金额超过500元以上的，必须由常务副总和总经理审核批准。部门分管领导、常务副总、总经理请购单曹1NZ上交采采购1报整.费/交,购，诩的销单排理粘贝填写-ffLN、Z1 .采购人员在采购时一定要货比三家，争取购买到物美价廉的货物。2 .采购人员采购时应认真核对请购单上的物品名称、数量、规格型号，检验物
5、品质量有无破损或明显瑕疵。-3.采购人员必须向购买单位所要正规的发票和收据。相关采购人员请购单一1.仓管人员在收货时，一定要核对请购单清点好物品数量2 .验收时，应检查物品质量有无破损或明显瑕疵，同请购单上核对物品的规格及型号。3 .仓管验收时如采购不能出示正规的发票和收据，仓管有权拒收4 .如验收OK后，仓管人员应及时做好入库帐目并在相关单据上签名，证明仓库已确认无误。仓管人员请购单发票收据用报箱7门、导审P报销人员根据公司费用报销制度要求，整理好需要报销的发票或单据，并进行整齐粘贴。根据报销内容填写费用报销单报销人员报销发票报销单据财务费用报销制度借款单报销单填写要求不得涂改，不得用铅笔或
6、红色字体的笔填写，并附上相关的报销发票或单据。采购物品报销需附上请购单、发票和收据报销人员费用报销单财务费用报销制度借款单NLNAN常务财务负者计财都会财务出纳领款或充帐费用报销单及相关单据准备完成后，报销人员提交给直接主管审核签字，直接主管须对以下方面进行审核：1）费用产生开支的原因及真实性；2）费用的标准性及合理性；3）费用的控制等。若发现不符合要求，立即退还给相关报销人员重新整理提报。相关部门领导费用报销单报销发票报销单据财务费用报销制度借款单部门领导审核签字后，报销人员将报销单据提交给财务部，由财务部门会计人员进行报销费用的确认，主要内容包括：1 .产生的费用真实性；2 .报销费用的规
7、范性3 .报销单据的有效性若发现不符合要求，立即退还给相关人员重新整理提报。财务部主管费用报销单报销发票报销单据财务费用报销制度借款单财务会计审核签字后，报销人员将报销单据提交给财务部负责人，由财务负责人进行报销费用的审查，主要内容包括：1）单据或票据是否符合财务规范要求.2）财务人员是否合理按照报销标准审核若发现不符合要求，立即退还给相关人员重新整理提报财务部负责人费用报销单报销发票报销单据差旅费报销单财务费用报销制度借款单财务部对审核签字后，报销人员将报销单据提交常务总经理（总经理助理）由常务副总进行最后核查，主要内容包括：1）部门领导审核和公正性。2）财务部门审核和严谨性。若副总经理发现
8、不符合要求，立即退还给相关人员重新整理提报（常务副总）费用报销单报销发票报销单据财务费用报销制度借款单副总经理（总经理助理）对审核要求的报销单签字后，最后报销人员呈交董事长（总经理），由总经理进行批准签字。签字后报销人员方可去财务部领款。（总经理）董事长费用报销单报销发票报销单据财务费用报销制度借款单经过审核签字后，报销人员拿着相关单据去财务部出纳处领款和充帐。审核签字的费用报销单报销发票报销单据财务费用报销制度借款单第七条请购与采购1、使用部门根据本部门实际物资需求情况，填写请购单（即采购单第一联），明确采购物资的名称、规格、质量执行标准、数量、价格、使用日期等，交给采购部门审核。请购单应有
9、部门经理签字。2、采购部门收到使用部门提交的请购单时，审核后如确有必要购买，由采购经理签字，再请总经理予以批示。采购经办人员接到经批准的“采购申请单”（即采购单第二联）后，应按照上述总则操作，货比三家，选择出合适的供应商后，并以电话或传真确定交货（到货）日期。3、采购单一式四份，第一联即使用部门提交的请购单，第二联即采购部门使用的采购申请单，第三联交给财务（采购员核销时），第四联交给仓管员（以备验收）。第八条验收与入库1、采购物资到货后，采购员要及时组织质监部门、仓库管理员进行入库前的清点验收，验收过程中应首先比较所收物资与请购单、发票账单上的品名、规格、数量、单价是否相符，然后检查物资有无损
10、坏、使用性能优劣。验收合格后，验收部门的人员应对已收物资编制一式两联、事先编号的验收单进行签字，作为验收和检验物资的依据，第一联本部门留存，第二联交给仓管员。2、仓管员根据进货检验报告结果（主要是验收单）对合格货品进行入库，入库单必须通过采购员、仓管员签字。不合格品由相关采购员办理退货事宜。入库单一式三份，第一联本部门留存，第二联交给财务，第三联交给采购员。第九条付款与核算（一）预付款采购1、按合同约定需要预付购货款的，由采购员提供采购申请单、合同复印件、付款通知书（注明付款事由、付款金额、对方单位名称、开户银行及账号），办理付款批准手续后（付款通知书须由总经理签字），交公司财务部门办理预付货
11、款业务。2、货物及发票己到，验收合格并与购货合同、发票及清单核对无误后，采购员粘贴好报销票据（采购申请单、入库单、购货发票、购货合同），财务部审核后，由总经理签字，财务做账。（二）现款采购采购员必须凭有总经理签字的借款单向财务部借款，采购回来后，采购员持购货发票到仓库办理入库手续，由质监部门、仓库保管员验收，并开出入库单（入库单必须注名：供货方名称，货物的名称，数量、单价、金额、用途签字）。入库单必须通过采购员、保管员签字。采购员粘贴好报销票据（采购申请单、入库单、购货发票、购货合同），财务部审核后，由总经理签字，然后办理报销手续。（三）后付款采购采购员粘贴好报销票据（采购申请单、入库单、购货
12、发票、购货合同），财务部审核后由总经理签字。供应商需要结款时，由财务将款项汇出。（四）货物已到发票未到，验收合格并与购货合同核对无误后，如供货方要求并经总经理签字批准，可凭付款通知书支付不超过货物总价值80%的货款，待发票到后再付清余款；发票已到货物未到，不准支付购货款。采购业务完毕后，财务部门要催促采购员及时结清购货结余款，不留“尾巴”。（五）物资采购必须取得发票方可报销，如无特殊情况，发票应是增值税专用发第十条材料进场检验制度1、根据建设工程质量管理条例第三十七条“未经监理工程师签名，建筑材料、建筑配件和设备不得在工程上使用或者安装，施工单位不得进行下一道工序的施工”，特制定建筑材料、建筑
13、构配件、设备进场检验制度。2、进场检验由施工单位材料员、质检员和专业监理工程师平行共同进行，检验共分四个方面进行。（1）质量证明文件情况生产家提供的质保书、产品合格证及其检验质量文件。（2）目测情况目测项目主要是凭经验对建筑材料、构配件和设备进行目测观感检查，如包装运输中是否有损坏，钢筋的锈蚀、油污、石材的色差等，如发现异常应抽样送至有关检测机构作检测。（3）量测情况用钢直尺、卷尺、卡尺对材料、构配件进行量测，检查是否符合产品质量和设计要求。用磅秤量物体的质量，判断是否短斤缺两。（4）见证取样复试对国家和地方建设行政主管部门必须进行见证取样复试的材料、构配件，应抽样送有对外检测资质的检测单位进行检测，合格后方可投入使用。进场检验必须以书面形式作好记录，施工材料员、质量员和监理方专业监理工程师必须签字认可。
