办公室工作必须注意细节.docx

第 1 页 办公室工作必须注意细节 特征码 FCxKshkkndvvmvyNylIC 老子说：“天下难事，必做于易；天下大事，必做于细。 ”这一富含哲理的话同样适用办公室工作。办公室工作就是服 务，做好服务工作非有细致的精神与扎实的作风不可。在办公 室工作上必做于细，要从三个方面下功夫。 一是要增强对细节的洞察力。办公室工作要常怀有如临深 渊、如履薄冰的心态，时刻把工作想细、做细。任何一项工作 都包含无数的细节，在完成的过程中也可以分解出大大小小的 细节来，办公室工作是由点点滴滴、琐琐碎碎的细节串成的， 比如开一次会议，就可以分出几百个细节来。因此，要把办公 室工作做好，在战略上要举重若轻，在战术上则要举轻若重。 对细节要有敏锐的洞察力，要善于分解细节、抓住细节，无论 会议和活动的大小，都要从细节入手，以细节制胜。我们在安 排每一次会议和活动的时候，都要尽量把过程分解，把过程细 化，分解得越细，对各个环节就能够把握得越准，责任越明确， 整个活动就会完成得越好。比如召开大会要成立秘书处，下设 若干个职能组，每个职能组要对各自的主要任务进行几次细化。 第 2 页 大会秘书处将这些细化的工作任务汇编成会务手册，人手一册， 一目了然，各项工作细化到每一个岗位、每一个人，每个人都 知道自己的岗位，都明白什么时候应该做什么，不应该做什么， 这样越细致工作就越到位，效果就越好。 二是要增强对细节的执行力。某些会议和活动的策划能否 达到预期的效果，关键在对细节的设计与把握，也就是执行力 如何会影响工作成效。一项会议或活动的方案做得再好、再细， 如果在执行过程中忽视了细节，就可能铸成大错，比如文件中 的错字、装订的错页、排座位出差错、通知落款日期出错等， 这些都是“低级错误” ，但忽略了这些细节，就犹如一幅漂亮的 画布上落下一块污渍一样，使人感到很不舒服，有时甚至造成 恶劣影响。如今年月，县委主要领导去参加市里的一次会议， 会议结束后，领导要求召开常委会议传达贯彻市里会议精神， 我们积极主动做了相关的会务准备工作，但临到开会时，才发 现没有把市里的会议材料复印好，就是因为没有注意这个细小 的环节，使原已准备充分的会议美中不足。因此举办一项会议 或活动的成败，不仅仅取决于设计，更在于执行，对于细节， 执行得不好，落实得不到位，再好的设计，也只能是纸上的蓝 图。 三是要增强对细节的监督力。为了保障细节的顺利执行， 必须对各项细节的设计进行检查监督，既要检查其设计是否合 理、是否周密、是否稳妥，又要对细节执行过程中进行监督， 第 3 页 及时掌握执行的进度、执行的力度、执行的效果等。我们在一 些细节方面不断地出些问题，有时令人很尴尬，究其原因，就 在于对执行细节的监督不到位。曾经有这样一个“小错误” ，令 我至今印象深刻：有一个汇报材料，几经修改，最初归纳出来 的困难有六点，后来改成了四点，但材料中的表述依然为“六 难” ，校对时谁也没有发现，结果汇报时领导质问“还有两点困 难到哪里去了” ，弄得我们都很尴尬。我们常说“办公室工作无 小事” ，对细节上的问题，看似是整个活动中的一个小小的“1” ， 但 1001 往往不等于 99，一个关键细节出了问题就会产生 1001=0 的效果，也就是说，如果藐视这个小小的“1” ，视而不 见，弃之不顾，到头来很可能功亏一篑，1%的错误将会导致 100%的失败。关于细节问题的这两个算式，说明了我们只有把 细节做好，做到位，监督到位，才能体现出办公室整体工作的 效果和优质服务的水平。