【优质文档】日常采购流程及管理制度.pdf

- - 日常采购流程及管理制度 第一章、总则 第一条、日常采购分类 办公用品、办公家具、礼品物料、维修配件、工具（汽修、日常设备家具损耗维 修）、厨房用品（设备、工具、食材调料等）广告物料。 第二条、日常采购职责 办公用品、办公家具、礼品物料、维修配件、工具（汽修、日常设备家具损耗维 修）、厨房用品（设备、工具、食材调料等）采购均由人力行政部负责；广告物 料采购由招标采购部负责。 第三条、日常采购定义 办公用品：指本公司日常工作中所使用的辅助用品。 办公家具：工作中为办公者或工作方便而配备的用具。 礼品物料：指公司给予客户赠送的物品。 广告物料：指在投放广告时所需要或所耗费的材料。 第二章、日常采购工作流程及管理制度 第一条、日常采购要求 申请人员根据需求提出日常物品需求后，根据具体使用要求确认采购（例如产品的型号、 技术参数、材质、用途、到货日期等）。需求的部门 OA 填写物品申请单列明事由、名 称、规格型号、数量，审批通过，采购人员多方询价比对，填写购置单，注明采购物品的具 体价格、品牌及到货日期等信息，采购人员严格按计划采购，未经审批不予采购。 第二条、供应商的开发及管理 1、供应商开发 通过多方信息渠道收集相关供应商资料，至少寻找3 家（或以上）的供应商；电话或 - - QQ 、旺旺与这些供应商进行初步的沟通，索要相关技术资料、报价表等，必要时可要求寄 样品以供测试； 初步比价后找相对合适的3 家（或以上）作实质性沟通（对用量大或重要的物料必要 时需进行实物考核综合评估），通过价格、性能、服务等相关方面的因素形成询价对比表， 并依此作为选用供应商依据； 各项考察合格后可进行初步合作，打样、小批量采购等； 跟踪样品到货及使用情况； 初步合作完成作一个评定，确定合格后选取为合格供应商，如仍存在问题要求其限期 改善，直至达到我方的标准； 凡经常性使用，且使用量较频繁的物料，采购部门应事先选定合格供应商，议定长期 供应价格进行供应。 2、供应商管理： 在采购过程中及时录入供应商采购联系单；在双方相互信任的条件下，可建立长 期合作关系，从而达到降低成本，提高工作效率的目的。 定期（每季度）对所有供应商在品质控制、价格、服务等多方面进行评估； 按评估结果对供应商进行分类（分A 、B 、C、三级）： A 类为优秀， B 类为合格， C 类为不合格； 对 A 类供应商保持良好的和作关系；对B 类供应商要加强沟通；对C 类供应商予以 取消，终止合作关系。采购人员应定期（每季度）对所有供应商在品质控制、价格、服务等 多方面进行评估，市场调研，根据同行业价格进行参考、比对，发现问题及时调整或换供货 商。 根据物料采购的具体情况与供应商谈产品价格与付款周期（日常零星临时采购可 随时付款，长期合作供货商可按周 / 月结付）。 第三条、日常采购作业注意事项 （一）采购经办人员接到通过审批（个别申请存在纸质版）“用品申请单”后应依采 购物料使用时间的缓急，并参考市场行情及过去采购记录或供应商提供的资料，需精选三家 以上的供应商进行产品的书面比价，经分析后进行议价，议价结果填写至“用品申请单”价 格表内，需附三家（或以上）的书面询价对比表，填写完成后请采购经办人部门总监审批， 超出公共与职能汇编制度金额 1000 元审批至总经理。 需审批至总经理。 - - （二）采购过程中，所有采购物料，都应汇总到采购工作进度表，以便跟 进交货进度和日后查阅。 （三）物料到公司由采购经办人签收并及时确认数量与质量。 （四）采购物料验收后，采购经办人持购货发票或收据到人力行政部办理入库手续， 由资产管理员验收并开出入库单（入库单必须注名：供货方名称，货物的名称，数量、单 价、金额、用途签字）。采购物品必须当天入库，如特殊原因未能入库的，采购人负责对未入 库的物品做好安置及保管工作，遗失或损坏由采购人负责赔偿。 第四条、采购作业流程 招标采购部 申请部门提交用品申请单申请人部门负责人（1000 元） 采购经办人进行询价、议价（并附询价对比表。附表1） 采购经办人购置单（提交申请表请采购经办人部门负责人审批，超过1000 元，需总经理审 批） 审批完成采购 完成采购后，入库经办人签字确认 第五条、日常采购报销流程 入库单必须通过采购经办人、仓库管理员签字后，方可填写报销单，报销单后 附购货发票（合规发票）、用品申请单、入库单才可进行报销流程（报销流程由采购 经办人部门总 监签字，财务总监签字，超过2000 元需总经理签字。随后到财务部办理报销手续）。 第六条、日常采购借款注意事项： 如果备用金额不足购买产品，采购经办人员必须凭有部门总监和财务总监签字的借 款单向财务部借款，超出 2000 元借款需审批至总经理。 第七条、采购工作整理 - - （一）寻价表（附表一）：整理过程中所有了解的信息； （二）采购工作进度表（附表二）：了解发票与付款信息，跟踪订单的付款及发 票到司情况，并及时做好记录； （三）供应商采购联系单（附表三）：供应商的具体信息、供货情况、服务情况汇总； （四）采购合同及相关单据：及时汇总到采购工作进度表中，并按月份进行整理。 第八条、采购部门注意事项： 1、在批量购买时一定要先明确物料采购要求，并要求相关人员签字确认，避免物料到 货付款后物料不可用； 2、采购经办人随时跟进物料的使用情况，并及时反馈到供应商处； 3、采购经办人之间随时查看相关表格，撑握采购情况，完善工作进度； 4、采购经办人需根据采办物料重要性，按风险程度来判断是否需要签订合同。10000 元以上的采购，应签订合同；有明确权利和义务，尤其是事后履行的，务必签订合同进行约 束。对于一次性现金交易，金额不大，且无需后续质保等约束的采购，可以不签订合同。 附表 1 乐城国际贸易城询价对比表 报价公司（电话/ 地 数量价格参数要求总价 工期运输址） 专业文档 考试资料学习资料教育试题方案设计