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    试论秘书如何处理办公室人际关系.docx

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    试论秘书如何处理办公室人际关系.docx

    第 1 页 试论秘书如何处理办公室人际关系 特征码 wJfkNMexYoHcjJAPbIJz 内容摘要:本文从人际关系出发,主要讲的是人际关系 学说的产生,以及在办公室中人际关系的处理对一个秘书的重 要性。从而引申出的,一个秘书在办公室人际关系的处理中, 应该把自己放在怎样的一个心理位置,而后浅谈了秘书应如何 处理办公室中日常的人际关系,其中包括秘书在办公室中如何 来处理与上级、同级、下属的关系。只有处理好了与他们的关 系,秘书在办公室中的工作才能顺利才开展起来。 关键词:办公室、秘书、人际关系、上级、同事、下级 序言 随着城市化的进程,一种传统的工作机制在被不断的打破, 在这个大潮中,办公室文化的形式和内容在不断地加深,于是 办公室人际关系的处理,也越来越被提升到一个特别值得考虑 的议程。对于一个秘书来说,每天的工作大部分或者说主要部 分即是如何与人交际、交流。一个秘书的成功与否与其在办公 室能否处理好人际关系的问题息息相关。那么,应该怎么样正 确的去认识办公室人际关系呢?秘书应该在办公室人际关系中 第 2 页 扮演怎么样的一个角色呢? 首先,要弄清楚什么是人际关系。人际关系即是涉及组织 理论的一个学科。据介绍,最早关注到劳动关系的人的是一个 叫弗里德列克泰勒()的美国人,在第一次世界大战酣战时期, 工人的状况得到了较大程度的重视。令人很难想象的是,此前 的工人是和工具等同视之的。泰勒在稍后的年成立了全国人事 管理协会,旋即改组为以关心工商企业中人的因素为宗旨的美 国管理协会。与此同时,人的积极性对提高劳动生产率的影响 和作用逐渐在生产实践中显示出来,并引起了许多企业管理学 者和实业家的重视,但是对其进行专门的、系统的研究,进而 形成一种较为完整的全新的管理理论则始于世纪年代美国哈佛 大学心理学家梅奥等人所继续进行的著名的霍桑试验实验表明, 影响生产效率的不是劳动条件,而是劳动者本身。霍桑试验的 研究结果否定了传统管理理论对于人的假设,表明了工人不是 被动的,孤立的个体,他们的行为不仅仅由于受工资的刺激, 而影响生产效率的最重要因素恰恰不是待遇和工作条件,而是 工作中的人际关系。他所做的一切就是人类最初对人际关系的 探索。梅奥被称为人际关系学说之父。从上面我们可以明显地 看出,人际关系的发展始终是和人类的管理学联系在一起的, 它们相辅相成,不可分割。人际关系就是对人的一种组织的形 态和方式,而这样的组织就是一种管理的模式,一种管理的方 法。办公室的人际关系,就是在办公室里发生的一种组织的理 第 3 页 论。 何为秘书呢?学术界对此尚未有定论,但我认识秘书是一 种职务名称,指处于枢纽地位,主要从办文、办会、办事来辅 助决策并服务与领导的人员,是领导的参谋与助手。既然秘书 是领导的左右手,要帮助领导来处理一些日常事务,那么必定 会接触到不同的人,如何来处理好与他们之间的关系就是工作 能否顺利展开的关键。因此要做好一个秘书就必须处理好办公 室中的人际关系,这样才有利于工作的开展。 秘书如何来处理和领导之间的关系 秘书人际关系的具体内容就是和别人相处,这也是人际关 系理论最终要解决的重要问题。秘书在办公室的人际关系中, 我认为可以分为以下几类:自己和上司的相处、自己和同事的 相处、自己和下属的相处。 秘书与领导之间的关系 对于一个秘书来说,上司就是自己工作的重点对象,秘书 的工作就是为领导服务的。正因为这个工作内容,使得秘书在 办公室中处于一个特殊的地位,因此在秘书的人际交往中也往 往显得特别复杂。在秘书与办公室中所有人的交际中,秘书与 领导的交际是最为复杂,最为微妙的一种。这两者之间存在着 一个矛盾关系,不仅存在着领导与被领导、服务与被服务的工 作关系,同时也交织着人与人之间在思想、知识、情感等方面 的交往关系。有时,秘书面对的不仅仅是单个的领导者,而且 第 4 页 还是一个复杂的领导群体。需要学会与众多领导者相处的艺术。 对每一个秘书人员来说,正确把握并处理与领导者的关系是十 分重要的。 一、在工作中秘书如何来处理与领导的关系 秘书是领导身边的辅助人员,和领导有着密切的工作关系。 怎样搞好与领导的关系,是众多秘书都关注的问题。对于领导 者来说,任何一个领导能做到领导职位上,都必定有其过人多 处。他们丰富的工作经验和待人处事的方略,都是值得我们借 鉴的,我们应该尊重他们。但尊重是不是就意味着我们就要对 领导百依百顺,唯唯是诺,巴结奉承,丧失自己的人格,像一 条摇尾乞怜的“狗”呢?我认为这是没有必要的。并不是所有 的上司都是完美的。所以在工作中,唯上司是从并无必要。特 别是对于秘书来说。因为秘书相当于是直接为领导服务的,好 比领导的贴身仕卫。现代秘书不应该唯命事从,而要做领导的 帮手,帮助领导出谋划策,帮助领导来做一些决定,防止领导 发生一些决定上的错误。 但也应记住,给上司担意见只是本职工作中的一小部分, 尽力完善、改进、迈向新的台阶才是最终目的。要让上司接纳 你的观点,应在尊重的氛围内,有礼有节、有分有寸地磨合。 不过,在提出质疑和意见前,一定要拿出详细的、足以说服对 方的资料计划。这样才能创造一个与上司比较合作化的环境, 从而使自己更好的投入到工作中,以便使自己的能力得到充分 第 5 页 的发挥。 三、在与领导一起工作时所要注意的问题 、是参与不是干预 作为秘书,在为领导者决定事项提出拟办意见时,为领导 者制定政策提供依据依据和方案时,一定要对所提方案的准确 性、科学性负责。在决策过程中,至于是否采纳你的意见,选 定哪个方案,是领导者的责任,秘书绝不能干扰领导的决策, 要将“谋”和“断”分开,否则会导致行政管理体系的混乱, 增加决策失误的因素。 、是服从不能被动 服从于领导是秘书工作必须遵循的,在被动性的客观情况 下,能否做出创造性的贡献,乃是对每个从事秘书工作同志的 要求。 “居于配角的地位,应具有主角意识” 。这里所说的主角 意识,不是要与主角换位,而是站在主角的立场和角度去观察, 研究分析和处理问题,这样所提出的参谋意见才能达到总揽的 全局,高屋建瓴的境地。当邻导感到本单位或本部门工作起色 不佳时,秘书就应当提出有效建议;当领导者因缺乏信息而决 断无力时,秘书就应当把收集起来的信息反馈给领导;当领导 者需要了解发展趋势和前景时,秘书就应当尽可能减少日常事 务对领导的干扰。总之,秘书应跟上级领导者的思路,抓住领 导者的思路,这样才能尽可能地配合好领导,推动整个单位的 有益发展。 第 6 页 秘书在办公室中和同事之间如何相处 一、秘书在办公室中与同事之间相处就所遵守的两个基本 原则 应该说,这个方面是办公室人际关系的最重要的部分,因 为一般来说,一个人人际关系处理的好坏,主要体现中他与同 事的人际关系的处理的好坏。在这里,我觉得应该遵守两个基 本原则: 真诚 真诚是人际交往的最基本的要求,所有的人际交往的手段、 技巧都应该是建立在真诚交往的基础之上的。尔虞我诈的欺骗 和虚伪的敷衍都是对人际关系的亵渎。真诚不是写在脸上的, 而是发自内心的,伪装出来的真诚比真正的欺骗更令人讨厌。 人际相互作用 我们都希望别人能够承认自己的价值,希望别人能够接纳 自己、喜欢自己。出于这个目的,我们在社会交往中往往更注 意自己的自我表现,注意吸引别人的注意力,处处期待别人首 先接纳自己。这种从自我单方面出发考虑问题本无可非议,可 是它却实实在在地影响着我们的交往。掌握了以上的两个原则, 应该首先记住的就是在第一次进入这个办公室的时候应该有一 个漂亮的现身,进入一间办公室的正确方式及态度之一是光明 磊落,抬头挺胸,别让身体前倾或弯腰驼背,用左手提着*箱, 右手留着握手用,绝不可让*箱遮住你的前面,这会让你显得怯 第 7 页 弱可欺,还有,别忘了微笑,这样给同事会有一个良好的印象。 二、秘书在办公室交际中的忌讳 当自己逐渐的融合到这个新的集体中去的时候,一些新的 状况往往会出现,比如说,做一些在办公室特别忌讳的事情, 这样的事情在同事之间很容易因为自己的约束不力而发生,这 些忌讳如下:一、切忌拉小圈子,互散小道消息。办公室内切 忌私自拉帮结派,形成小圈子,这样容易引发圈外人的对立情 绪。更不应该的是在圈内圈外散布小道消息,充当消息灵通人 士,这样永远不会得到他人的真心对待,只会对你惟恐避之不 及。二、忌情绪不佳,牢骚满腹。工作时应该保持高昂的情绪 状态,即使遇到挫折、饱受委屈、得不到领导的信任,也不要 牢骚满腹、怨气冲天。这样做的结果,只会适得其反。要么招 人嫌,要么被人瞧不起。三、切忌趋炎附势,攀龙附凤。做人 就要光明正大、诚实正派,人前人后不要有两张面孔。领导面 前充分表现自己,办事积极主动,极尽溜拍功夫;同事或下属 面前,推三阻四、爱理不理,一副予人恩惠的脸孔。长此以往, 处境不妙。四、切忌逢人诉苦。把痛苦的经历当作一谈再谈、 永远不变的谈资,不免会让人避让三舍。忘记过去的伤心事, 把注意力放到充满希望的未来,做一个生活的强者。这时,人 们会对你投以敬佩多于怜悯的目光。五、切忌故作姿态,举止 特异。办公室是严肃、正式的场合,要注意不要给人新新人类 第 8 页 的感觉。无论穿衣,还是举止言谈,切忌太过前卫,给人风骚 或怪异的印象,不然会招致办公室内其他成员的耻笑,甚至会 以为他(她)没有工作实际能力,是个吊儿郎当、行为怪异的 人。 三、秘书在办公室中如何和同事交往 在避免了以上的忌讳之后,应该怎样在办公室具体和同事 去交往呢?可以分为以下十个方面:以诚待人:以自身的礼貌 与魅力,以关心他入的态度打入人群。信守承诺:说到做到, 做事卖力,讲求效率。全神贯注:集中注意力,心无旁骛,积 极参与各种活动与社团组织。勤加浇灌:把时间投资在培养人 际关系上,在无求于入时,用电话、卡片、传真等与人保持联 络,孕育出彼此的信任与支持。尊重对方:别把人只视作工作 上该联络的对象。赞美别人:不吝于给予赞美与鼓励,表达感 激之情,让好话传遍千里。时时感恩;别忘了在听过别人赞美 之后说声谢谢!承担责任:懂得人际艺术的人应勇于为自己犯 下的错误承担责任,不推托找借口。绝不居功:就像一句老成 语所说的:“功劳该归谁,就给谁。 ”不忘幽默:保持对生活的 感性与幽默,享受建立人际网路的过程!一般来说只要做到这 样的几点,就可以正确的处理好办公室同时间的人际关系。 秘书在办公室中如何和下属相处 一、秘书在办公室中处理好和下属关系的重要性 由于秘书工作的特性,使得秘书成为了领导最亲近的人, 第 9 页 经常会代表领导去发布一些命令,指挥下面的员工去办理一些 事情。在这个时候,就有一些问题需要注意了,秘书如果跟下 级员工的人际关系处理得不好的话会直接影响到员工的工作积 极性,从而影响了工作效率和工作质量。有些秘书认为自己是 领导最亲近的人,就好像有某种特权一样,总是持着一种高傲 的,不可一世的态度,人人畏而远之。在交待下属去办一些事 情的时候也是用命令的口吻。时间一久就会失去民心,和员工 关系就会越来越疏远,这对工作来说是非常不利的。因为秘书 是代表领导去办事的,如果秘书的形象在下级员工中树立不起 来,那么不仅对工作的开展有影响,而且对领导在员工中的形 象也会有影响的,这样一来,员工就没有足够的积极性来帮你 做事情,办事的效率也会降低。秘书的工作只是帮领导来分配 事情,说到底工作不是需要下面的员工去做的,如果因为你的 态度而影响了他们的工作性,那就是你的失职。因为秘书就应 该和下级处理好人际关系。 二、书如何处理好与下属的关系 、平等交往 平等交往我认为是秘书在和下级之间良好交往的最重要部 分。人与人之间是平等的,大家是共同协作的关系,在工作方 面只有职位上的差异,人格上却都是平等的。在员工及下属面 前,我们只是一个领头带班而已,没有什么了不起的荣耀和得 意之处。帮助下属,其实是帮助自己,因为员工们的积极性发 第 10 页 挥得愈好,工作就会完成得愈出色,也让你自己获得了更多的 尊重,树立了开明的形象。而聆听更能体味到下属的心境和了 解工作中的情况,为准确反馈信息、调整管理方式提供了详实 的依据。所以一定要采取平等的态度,而不能以命令代替协商, 强加于人。秘书毕竟不是领导,只有平易近人才能博得大家的 好感,加大说话的分量,切勿目中无人。 、宽容待人 有些秘书自持有点要权力就心胸狭窄,容不得下属有半点 的闪失,生怕下属办事不利会影响自己在领导眼中的办事能力, 因此发现下属有一点错误就抓住不放,把下属弄得很难堪。下 属做错一点事情或者事情办得不是很妥当,这都是很正常的, 有谁一生出就能办事情的呢?办事情的能力是靠平常一点一滴 去积累和锻炼的,秘书本身的工作能力也是这样培养起来的, 因此秘书对下属所犯的错误应该要用宽容的态度去对待。而且 心胸狭窄会让你行事难免有失公正,成改得失也会左右自己的 情绪,从而影响你的人际关系。而宽容大度会使别人愿意接近 你,与你共事,从而显示了秘书作为一个职业女性难能可贵的 亲和(基于大部分的秘书是女性) 。 、关心互助 为了工作的效率性,准确性,秘书在处理同下级关系的时 候还应该关心他们工作以外的东西,比如家庭状况、性格爱好、 日常生活等等,这并不是八卦,而是对工作不小的帮助。如何 第 11 页 你连公司昨天的清洁工和今天的清洁工是不是同一个都分不清 楚的话,那你同公司下层员工的人际关系相处基本上等于是零。 对方不可能主动找你攀谈,因此靠自己主动和对方来谈。例如 你下班比较晚的时候要守门员替你开门,你究竟是发“谢谢” 一句话带过不是藉此机会和他作进一步的交谈呢?平时上下班 都能和一些工作上有联系的你的下属一起,有可能是在电梯里, 也有可能是在公车上,对于秘书来说这是一个不错的机会,可 以通过聊天来逐步地了解他们。比方说可以和女孩子聊聊最近 哪个百货店在打折,哪种护肤品比较好;向男士们可以了解一 下他们的工作情况,对公司新措施的看法或者有什么好的创意; 跟中年人可以聊聊家里的孩子和老人;跟老人可以聊聊保健, 关心一下他们的身体,子女的情况等等,了解这些内容对秘书 办公室工作的开展是有好处的。必要时候还可以给他们提供一 些工作以外的方便,对你来说可能是举手之劳但对他们来说可 能就是比较大的帮助了,他们会铭记你的恩惠。这样一来,秘 书在他们中间的形象就树立起来了,你需要他们帮你做一些事 情的时候,也就不难了,反正他们会更加努力地去做,力求做 到最好。这样一来,员工的积极性上去了,工作效率也提高了, 对公对私都是有利的。 随着社会的进步,现代的人对秘书的要求也在逐步提高, 秘书不仅仅只是一个写写,打打字,整理整理文件的工作了, 很多问题领导决定之后是要秘书去办理的,所以秘书在办公室 第 12 页 中接触的人是最广泛的,和办公室中其它人关系处理得好坏也 是关键所在,因此秘书在办公室中不仅要处理好领导的关系, 而且还应该处理好和同事以及下级之间的关系,这也是一个衡 量你是否是一位成功秘书的标志。我认为只要做到以上几点, 便能处理好与办公室中各种人的关系,做一位颇有成效的好秘 书。

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