全面资产管理成功案例.doc

1、实施背景：湖南某计算机学院是国家教育部2003年批准成立的民办性质的独立学院。学院位于长沙市风景秀丽的岳麓区，与湖南大学、湖南师范大学等高校为邻。学院占地面积500亩，总建筑面积10万平方米。学院配合教学需要建有教学楼群、会议中心、图书馆、学生宿舍楼群、大小餐厅、学生活动中心、室内体育馆、室外运动场所等现代化的教学和生活设施。湖南某计算机学院前景2、推广范围：湖南某计算机学院全院。包括计算机系、信息技术系、网络工程系。3、实施目标：解决计算机软件硬件资产难统计，固定资产分布分散、难于统一管理的现状;· 计算机软件及硬件资产难于管理;· 实现资产日常管理;· 减少盘点工作量，提高盘点效率;· 实现专业设备检修、维护管理功能;· 与教务管理系统、图书管理系统、设备管理系统、财务管理软件对接，避免重复录入;· 实现调拨、转借资产的跟踪管理;· 有效管理大量低值易耗品;4、方案实施：经过宇泰软件和该学院的共同努力，目前TAM全面资产管理已在该学院成功实施，固定资产管理系统具有以下功能：1)、独特的权限管理湖南某计算机学院包括3个系及多个部门，各个部门的固定资产在空间上分布相对比较分散。TAM全面资产管理系统，充分考虑到每一级管理员的职责不同，为相应的每一个操作员制定了各自地操作权限，通过用户的身份和密码识别，保证各级操作人员只能在其权限范围内进行应用。这样既保证了管理的可靠性、严紧性、信息的安全性，又能具有一定的灵活性以加强各种实际管理过程中的适应能力。通过固定资产分类、单位、部门、功能模块等信息的交叉，可以很灵活地授出各种用户的权限来满足实际的管理需求。2)、到期自动提醒维修、检测，保证设备、器械的正常寿命湖南某计算机学院的日常教学中经常会使用到计算机、复印机、投影仪等设备。以往，师生只知道使用，对于设备的维修、保养没有实际概念，或是不按时保养。长期下来，往往使用三年的设备一年多就日渐破损。TAM全面资产管理系统通过对设备、器械的维修、检测管理，维修、保养时间快到时，提前提醒管理人员，并将维修、保养的内容及效果记录在系统中。做到有效、定期、准时的管理，延长了设备、器械的运行寿命。3)、节省了固定资产盘点时间,提高了固定资产盘点效率湖南某计算机学院需要逐一盘点的资产将近1万件(不包括楼宇、地产等)。未使用本系统时，完成盘点工作五个人至少需要约60天。使用本系统后， 完成盘点工作2个人工作只需要约10天;在以往手工方式下进行盘点，要进行固定资产清点、账务核对、编制报表等工作，最少需要5个人花费2个月的时间才能完成该项工作。使用该系统以后2个人10天既能轻松完成此项工作。整体工作效率提高了15倍。4)、大大降低了固定资产盘点误差湖南某计算机学院10000件固定资产，在手工盘点方式下各个环节的综合差错率在1%左右，也就是说一次盘点下来就会出现100个错误，以每个资产2000元计，总体误差就达200000元，而运用本系统进行固定资产盘点的差错率只有1/5000，一次盘点的误差金额不过4000元。5)、简化固定资产折旧工作，确保折旧计算准确一般固定资产的价值是按月计提，作为当期费用支出，因此每月未对固定资产要进行折旧计算，从工作难度上来看并不是很难，问题存在于固定资产数量庞大，每一件资产都有相应的卡片，这样，复旦大学太平洋金融学院有几万张资产卡片，并且不同固定资产使用年限不同，折旧的方式也各不相同。在折旧工作的处理中，往往要登记厚厚几叠帐本和卡片，工作量可想而知。特别是这种重复而繁琐的工作更会产生不可避免的差错，导致相关报表反映的信息失真。TAM全面资产管理系统，在购入每一笔固定资产都可选定使用年限和折旧方式，只须轻松地点击鼠标就可以在几分钟内完成。并且完全保证折旧计算的准确性同时自动生成折旧报表。6)、计算机软件硬件资产管理湖南某计算机学院日常教学中，不可避免的要做上机操作。对于经常需要使用的计算机的管理与课桌椅不同，软件和硬件信息盘点盘存无法使用常用的方式进行，而宇泰软件采用自动抓取技术，即可及时地获得最准确的计算机软件硬件信息，对于学校资产的管理起到极大的帮助。7)、完善的数据接口，实现与其他系统的完美对接目前，随着湖南某计算机学院信息化建设步伐的逐步加大，越来越多的教务管理系统、图书管理系统、设备管理系统进入到学校的日常管理中。各式各样的信息系统，因为考虑到自身的稳定性，相互之间信息互不共享，这样以来，给实际操作者带来的是越来越多的重复录入，一定程度上增大了工作量。TAM全面管理系统通过灵活的设计，完善了数据接口，实现了与其他系统的完美对接。利用数据导入、导出功能、FTP服务器、公共数据表等多种方案，达到了与教务管理系统、图书管理系统、设备管理系统等的平稳对接，数据实现了共享，大大提高了工作效率。5、客户评价：“TAM全面资产管理管理软件”管理理念先进，操作灵活实用，使用以来，改变了湖南某计算机学院原来的资产管理分散、效率较低以及计算机软件硬件信息难于管理的问题，从根本上新建了资产管理模式，使得资产管理操作更加方便，更加全面管理效率也提高了数倍，切实促进了学院实物资产管理的现代化、信息化和高效率，实物资产管理水平上升了一个新的台阶。