资料室QC小组提高工程竣工资料的归档率.ppt

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1、提高工程竣工资料的归档率提高工程竣工资料的归档率TIGAOGONGCHENGJUNGONGZILIAODEGIUDANGLVTIGAOGONGCHENGJUNGONGZILIAODEGIUDANGLV发布人：发布人：白淑花 山东省深基建设工程总公司山东省深基建设工程总公司资料室资料室QCQC小组小组致擦锗角按氮兑淮寝盏承境掩维对仇次咒逾钝懒贺鉴甲冗热还邓最目源固资料室QC小组提高工程竣工资料的归档率ENGINEERING GEOLOGY-SFOBB山东省深基建设工程总公司山东省深基建设工程总公司目目 录录 一、小组概况一、小组概况二、选题理由二、选题理由三、现状调查三、现状调查四、设定目标四、

2、设定目标五、原因分析五、原因分析六、确认要因六、确认要因七、制定对策七、制定对策八、实施对策八、实施对策九、效果检查九、效果检查十、巩固措施十、巩固措施十一、总结及十一、总结及今后打算今后打算提高工程竣工资料的归档率提高工程竣工资料的归档率提高工程竣工资料的归档率提高工程竣工资料的归档率TIGAOGONGCHENGJUNGONGZILIAODEGIUDANGLUTIGAOGONGCHENGJUNGONGZILIAODEGIUDANGLU导总普剪媒墟洪吁急男辙乞叫停凤檀措拢蛰唉惧拯燎傅鬃辨虽磐瞳姬鸦梯资料室QC小组提高工程竣工资料的归档率ENGINEERING GEOLOGY-SFOBB山东省深

3、基建设工程总公司山东省深基建设工程总公司一、小组概况一、小组概况表一表一小组名称资料室QC小组注册时间2009.04.06课题类型管理型组长白淑花课题名称提高工程竣工资料的归档率活动时间2009年04月06日12月5日小组成员6人注册编号深基QC0904平均年龄32活动频率1次/周，均出勤率98.5%QC教育时间120小时以上1 1、小组概况、小组概况恭渡钢对若允亢续腐爹饿絮骆卧圃怯绷靶犊窄苟堂概鬼拦蹬啄簿购资匈爪资料室QC小组提高工程竣工资料的归档率ENGINEERING GEOLOGY-SFOBB山东省深基建设工程总公司山东省深基建设工程总公司一、小组概况一、小组概况2 2、小组成员、小组

4、成员 表二表二序号姓 名性别文化程度职 称职 务小组分工1白淑花女大专助理工程师组长负责全面工作2孙小杰男大学研究员技术顾问负责技术指导3袁晴华女大学经济师副组长负责制度制定4吕仁军男大专工程师副组长负责资料统计5马照贵男大学工程师组员负责软件开发6杨晓飞男大专助理工程师组员负责专业培训7季 鑫男大学工程师组员负责设备管理荒昆壕熙哈跳柑甩您导来泡烩乎教杰馆诧妆篇亩二谁搓趋竹骡嫂谚沃豺畦资料室QC小组提高工程竣工资料的归档率ENGINEERING GEOLOGY-SFOBB山东省深基建设工程总公司山东省深基建设工程总公司二、选课理由二、选课理由二、选课理由二、选课理由 随着现代建筑事业的快速发展

5、我公司的规模也日益膨随着现代建筑事业的快速发展，我公司的规模也日益膨胀，年合同额由胀，年合同额由20052005年的年的17001700万提升到万提升到20082008年年70007000万，年万，年竣工项目由竣工项目由20052005年的年的8282项增到项增到20082008年的年的152152项，与此相应的项，与此相应的工程竣工资料也逐年增加。工程建设有两个产品：一是工程工程竣工资料也逐年增加。工程建设有两个产品：一是工程实体，二是竣工资料，但在工程建设中，往往会出现重工程实体，二是竣工资料，但在工程建设中，往往会出现重工程轻竣工资料现象。滞后的工程竣工资料管理方式往往导致：轻竣工资料

6、现象。滞后的工程竣工资料管理方式往往导致：工程竣工资料丢失、不及时、不完整归档现象，混乱的竣工工程竣工资料丢失、不及时、不完整归档现象，混乱的竣工资料管理已明显制约了经济发展，我们迫切需要对此进行一资料管理已明显制约了经济发展，我们迫切需要对此进行一次彻底的清查整顿，最终实现工程竣工资料归档的规范管理。次彻底的清查整顿，最终实现工程竣工资料归档的规范管理。荣人拣洲端党特励恍弊宣钠狐硷践龚奔筐乡赢拭品抢萎膛暇涵衍扯妨努蕉资料室QC小组提高工程竣工资料的归档率ENGINEERING GEOLOGY-SFOBB山东省深基建设工程总公司山东省深基建设工程总公司二、选课理由二、选课理由二、选课理由二、选

7、课理由 工程竣工资料是在建筑工程中直接形成的具有保存价值的工程竣工资料是在建筑工程中直接形成的具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等不同形式的原始记录，是一种独文字、图纸、图表、声像等不同形式的原始记录，是一种独有、不可替代的信息资源，是工程实体的有力凭证有、不可替代的信息资源，是工程实体的有力凭证,它在公司它在公司运作中起着举足轻重作用。运作中起着举足轻重作用。施工涉及的行业与工程竣工资料数量都在逐年增多，繁施工涉及的行业与工程竣工资料数量都在逐年增多，繁杂的工程竣工资料需要一个规范的管理体系。杂的工程竣工资料需要一个规范的管理体系。及时归档、妥善存档，良好的工程竣工资料管理能反映及时归档、

8、妥善存档，良好的工程竣工资料管理能反映一个企业的管理水平，树立良好的企业形象，有利于企业资一个企业的管理水平，树立良好的企业形象，有利于企业资质评审，提高企业的竞争力。质评审，提高企业的竞争力。爱妮估踏沧球辩稍珍漓笆秤动探筑隐庭篱掌蓖赠狞婆懂模颅扩乐昌猫惹波资料室QC小组提高工程竣工资料的归档率ENGINEERING GEOLOGY-SFOBB山东省深基建设工程总公司山东省深基建设工程总公司二、选课理由二、选课理由二、选课理由二、选课理由 程竣工资料是我公司的技术储备，企业可以以此为依托程竣工资料是我公司的技术储备，企业可以以此为依托开展技术交流，提高企业管理水平及工程建设质量水平。开展技术交

9、流，提高企业管理水平及工程建设质量水平。工程竣工资料是我公司经济的资料储备，准确、有效、工程竣工资料是我公司经济的资料储备，准确、有效、完整的工程竣工资料是鉴别工程质量，特别是结构工程中隐完整的工程竣工资料是鉴别工程质量，特别是结构工程中隐蔽工程质量的重要依据，是工程合同管理、质量保证的有力蔽工程质量的重要依据，是工程合同管理、质量保证的有力依据。依据。新世纪的规模建筑，七八十年代的简单管理，针对我们新世纪的规模建筑，七八十年代的简单管理，针对我们目前的工程竣工资料管理现状，本目前的工程竣工资料管理现状，本QCQC小组提出小组提出“提高工程竣提高工程竣工资料的归档率工资料的归档率”的选题理由。

10、的选题理由。特待津仍塌应垣卒自销沛妻绅贴喳倚邮蝴喊休厉峦噶生揍长全泣疤叫多射资料室QC小组提高工程竣工资料的归档率ENGINEERING GEOLOGY-SFOBB山东省深基建设工程总公司山东省深基建设工程总公司三、现状调查三、现状调查三、现状调查三、现状调查 小组成立后，立即展开活动，按合同顺序对小组成立后，立即展开活动，按合同顺序对20052005年到年到20082008年公司承建过的年公司承建过的全部工程进行清查统计，具体情况统计如下表（表三）：全部工程进行清查统计，具体情况统计如下表（表三）：2005200520082008年工程竣工资料清查情况表年工程竣工资料清查情况表 表三表三施工

11、项目部工程勘察院检 测四年内工程总合同（份）182213153合计：548清工不需编制工程竣工资料（份）8180合计：26应编制归工程竣工资料（份）184202153合计：539不完整归档工程竣工资料（份）351问题资料合计：9 占应编制归档资料1.7%不及时归档工程竣工资料（份）33352问题资料合计：65 占应编制归档资料12.5%逾期未归的借出工程竣工资料（份）29284问题资料合计：140 占应编制归档资料25.9%完整归档在册工程竣工资料（包括尚在借阅期内未归资料）（）合计：398 占应编制归档资料74.1%部门检查内容撑肺眩蔑席期哗录哥詹语予蛹侦屑娩绘宽动袋垢禾迄索哎记褪逊娜窃翅拔

12、资料室QC小组提高工程竣工资料的归档率ENGINEERING GEOLOGY-SFOBB山东省深基建设工程总公司山东省深基建设工程总公司三、现状调查三、现状调查三、现状调查三、现状调查 以四年内所有应编制归档工程竣工资料为基数，得出结果：不完以四年内所有应编制归档工程竣工资料为基数，得出结果：不完整归档工程竣工资料率整归档工程竣工资料率1.71.7、不及时归档工程竣工资料率、不及时归档工程竣工资料率12.5%12.5%、逾、逾期未归的借出工程竣工资料率期未归的借出工程竣工资料率11.711.7、完整归档在册工程竣工资料、完整归档在册工程竣工资料（包括尚在借阅期内未归资料）率（包括尚在借阅期内未

13、归资料）率74.1%74.1%，现将上述统计绘制成下列，现将上述统计绘制成下列直观的饼分图（图一）。直观的饼分图（图一）。图一图一 暑接溯单牲周巧跟洽祥拽嘴辕兼普釉龟襄券鼓愿舞么狮篙枝苑觅盐稍狡茅资料室QC小组提高工程竣工资料的归档率ENGINEERING GEOLOGY-SFOBB山东省深基建设工程总公司山东省深基建设工程总公司四、设定目标四、设定目标四、设定目标四、设定目标本次活动具体目标表本次活动具体目标表 表四表四 本次活动目标：完整归档在册工程竣工资料（包括尚在借阅期本次活动目标：完整归档在册工程竣工资料（包括尚在借阅期内未归资料）归档率由原来的内未归资料）归档率由原来的74.1%7

14、4.1%提升到提升到95%95%，表示如下柱状，表示如下柱状图（图二）。图（图二）。施工项目部工程勘察院检 测原状目标状目标原状目标不完整归档工程竣工资料（份）325110逾期未归的借出工程竣工资料（份）32635620不及时归档工程竣工资料（份）29528442总 计6413661252目标实现后完整归档在册工程竣工资料（包括尚在借阅期内未归资料）（）合计：占应编制归档资料 95.0%尚存问题资料数问题资料类别城快赏缴锨焰嫉锯枚啮秋绳徊迎尼币芜栓序羚佳何挎慧爹勃幼酶纹乃谴垣资料室QC小组提高工程竣工资料的归档率ENGINEERING GEOLOGY-SFOBB山东省深基建设工程总公司山东省深

15、基建设工程总公司四、设定目标四、设定目标四、设定目标四、设定目标现状目标74.1%95%0100目标率提升柱状图目标率提升柱状图 （图二）（图二）究踪呕役翔权漂钦雍白声杀肥既君丢券揣无仇采极着粟销平缚蒙遂陋炙喉资料室QC小组提高工程竣工资料的归档率ENGINEERING GEOLOGY-SFOBB山东省深基建设工程总公司山东省深基建设工程总公司五、原因分析五、原因分析五、原因分析五、原因分析 小组成员针对小组成员针对“工程竣工资料归档低的现象工程竣工资料归档低的现象”，组织了座谈和讨论，组织了座谈和讨论，从人员、机器、材料、方法、环境五个方面进行了因果分析，绘制了因从人员、机器、材料、方法、环

16、境五个方面进行了因果分析，绘制了因果分析图（图三）。果分析图（图三）。图三切缕币蟹矾拇梢疯吾惹莉踊酸岿俘盂断耐栈呛悼触泻席茹交羊垮炔土雕背资料室QC小组提高工程竣工资料的归档率ENGINEERING GEOLOGY-SFOBB山东省深基建设工程总公司山东省深基建设工程总公司六、确认要因六、确认要因六、确认要因六、确认要因 09 09年年0404月月2020 日本日本QCQC小组召开会议，结合因果分析图对工程竣工资料归小组召开会议，结合因果分析图对工程竣工资料归档管理进行要因分析，确定主因，见下表（表五）。档管理进行要因分析，确定主因，见下表（表五）。表五表五序序号号原原 因因原原 因因 分分

17、析析方方 法法标 准准人人员结 论1资料重要性意识差管理松懈，绩效奖罚不到位，工程竣工资料重要性意识差调查分析教育，学习白淑花主 因2自主学习意识差 缺乏对学习的宣传教育，培训机会少，员工自主学习意识差调查分析进行培训，每位员工达到考试合格杨晓飞非主因3归档资料表格不统一工程竣工资料归档不规范调查分析按国家标准统一归档资料表格吕仁军主 因4竣工资料存储空间小 工程竣工资料保存空间布置不合理更显房源紧张现场测量保证资料安全存放杨晓飞主 因5资料存储处较潮湿防潮、防霉、防虫、防鼠任务重大现场认证保证资料安全存储杨晓飞非主因6工程竣工资料管理制度不健全施工管理粗放，旧的工资竣工资料管理制度已不适用调

18、查分析制定新工程竣工资料管理制度袁晴华主 因7资料归档顺序不科学施工管理粗放，不能对资料归档中的时间、环节进行科学计算调查分析制订科学的资料归档顺序袁晴华主 因8缺乏相应的电脑软件需要开发适用本单位归档资料的管理软件现场认证开发适用的内部软件马照贵主 因9资料归档硬件老化资金不足、硬件在使用过程中缺乏专业人员细心管理现场认证配备足够使用的硬件设备季 鑫非主因霍碑颁型绰邯宛缕苑轿韶霞措溢品祷瑚硒罐掉芋锻腔族涂刘耪漆宠贝姚则资料室QC小组提高工程竣工资料的归档率ENGINEERING GEOLOGY-SFOBB山东省深基建设工程总公司山东省深基建设工程总公司七、制定对策七、制定对策七、制定对策七、

19、制定对策 小组人员针对以上主要要因制定了相应的对策，落实负责人和完成日小组人员针对以上主要要因制定了相应的对策，落实负责人和完成日期，绘制主要要因对策表，见下表（表六）。期，绘制主要要因对策表，见下表（表六）。表六表六庚杨灿陡呈情揽祟些倍隙毋京淹萨鳖纸痕炉坛冻楔蛛宏渤胯贬楚脯曼蹄砂资料室QC小组提高工程竣工资料的归档率ENGINEERING GEOLOGY-SFOBB山东省深基建设工程总公司山东省深基建设工程总公司八、实施对策八、实施对策八、实施对策八、实施对策 为顺利实现完整归档在册工程竣工资料（包括尚在借阅期内未归为顺利实现完整归档在册工程竣工资料（包括尚在借阅期内未归资料）率由资料）率由

20、74.1%74.1%提升到提升到9595，对现有工程竣工资料归档过程中出现，对现有工程竣工资料归档过程中出现的主要问题进行对应解决，做出如下主要实施对策：的主要问题进行对应解决，做出如下主要实施对策：实施一：增加对工程竣工资料重要性的意识实施一：增加对工程竣工资料重要性的意识实施一：增加对工程竣工资料重要性的意识实施一：增加对工程竣工资料重要性的意识 1 1、按季定期总结工程竣工资料的归档情况，汇编成书面材料报、按季定期总结工程竣工资料的归档情况，汇编成书面材料报送领导，既提高领导对资料管理的重视度，又能就其中发生的问题寻送领导，既提高领导对资料管理的重视度，又能就其中发生的问题寻求求 领导帮

21、助。提出量化工程竣工资料归档管理中奖罚标准的建议。领导帮助。提出量化工程竣工资料归档管理中奖罚标准的建议。2 2、把新制订的内部工程竣工资料管理制度发放到员工手中，做、把新制订的内部工程竣工资料管理制度发放到员工手中，做到人手一份。到人手一份。3 3、搞好宣传教育工作，从思想上提高对工程竣工资料重要性、搞好宣传教育工作，从思想上提高对工程竣工资料重要性的意识，要求每位归档员提交学习计划，制定工作日志，为增加归档的意识，要求每位归档员提交学习计划，制定工作日志，为增加归档员职业素质教育，每周进行集中学习，聘请专家做讲座，组织归档员员职业素质教育，每周进行集中学习，聘请专家做讲座，组织归档员与兄弟

22、单位交流经验，实行季度考试，成绩需达与兄弟单位交流经验，实行季度考试，成绩需达8080分方为合格。下图分方为合格。下图（图四）是绘制的具体学习培训板块。（图四）是绘制的具体学习培训板块。篱蝎钵哭匡迟类妥靴廊殴虾垢坷隋盟戚什桩烃墟敬韧圃眶掇淮莎仔禹衰诌资料室QC小组提高工程竣工资料的归档率ENGINEERING GEOLOGY-SFOBB山东省深基建设工程总公司山东省深基建设工程总公司八、实施对策八、实施对策八、实施对策八、实施对策 图四图四员员工工学学习习培培训训板板块块实践目标实践目标专业理论专业理论规范、制度学习规范、制度学习定期考核定期考核过过竣工资料、书籍、刊物学竣工资料、书籍、刊物学

23、习习外部交流、培训学习外部交流、培训学习现代信息技术学习现代信息技术学习现场实践现场实践设定新目标设定新目标不过不过杰标罢青角请幼疏损猪骑堵把甘乎缄香尹岭蓬煌俭蕊浩噎碉钞承绵衔警朗资料室QC小组提高工程竣工资料的归档率ENGINEERING GEOLOGY-SFOBB山东省深基建设工程总公司山东省深基建设工程总公司八、实施对策八、实施对策八、实施对策八、实施对策实施二：资料归档顺序不科学实施二：资料归档顺序不科学实施二：资料归档顺序不科学实施二：资料归档顺序不科学 工程竣工资料管理工作思路不清晰，导致它在收集、整工程竣工资料管理工作思路不清晰，导致它在收集、整理、移交、归档过程中责任人不明，极

24、易出现资料出问题，理、移交、归档过程中责任人不明，极易出现资料出问题，为结束这一状况，为理顺工作环节，明确责任范围，本小为结束这一状况，为理顺工作环节，明确责任范围，本小组为繁杂竣工资料的归档创造条件，把工程竣工资料归档组为繁杂竣工资料的归档创造条件，把工程竣工资料归档过程化为两阶段进行详细说明。过程化为两阶段进行详细说明。遍八萌严整泥传檄亦酵嫩悟词藐歧氧拷弧划冀掠兹插本沾弱吗渡隘渐栅詹资料室QC小组提高工程竣工资料的归档率ENGINEERING GEOLOGY-SFOBB山东省深基建设工程总公司山东省深基建设工程总公司八、实施对策八、实施对策八、实施对策八、实施对策（工程竣工资料收集、归档阶

25、段）（工程竣工资料收集、归档阶段）（工程竣工资料收集、归档阶段）（工程竣工资料收集、归档阶段）本本阶阶段特点：竣工段特点：竣工资资料内容繁料内容繁杂杂、整理工作、整理工作贯贯穿工程建穿工程建设设始始终终，设专职设专职竣竣工工资资料料归归档档员员，对对工程竣工工程竣工资资料料进进行分行分类类管理，日清月管理，日清月结结，保，保证证需要需要资资料料归归档档与工程建与工程建设设同步，同步，职责职责明确就能提升工程竣工明确就能提升工程竣工资资料重要性的意料重要性的意识识。搭安提剪画莫暮伟红骗挝塑嚷描唉庐搀详楔吮蟹批三壮遮乖羌僳蹬坡氛佣资料室QC小组提高工程竣工资料的归档率ENGINEERING GEO

26、LOGY-SFOBB山东省深基建设工程总公司山东省深基建设工程总公司八、实施对策八、实施对策八、实施对策八、实施对策（工程竣工资料归档保存阶段）（工程竣工资料归档保存阶段）（工程竣工资料归档保存阶段）（工程竣工资料归档保存阶段）本阶段特点：防止工程竣工资料的意外损失，需加强借出资料的回本阶段特点：防止工程竣工资料的意外损失，需加强借出资料的回收问题。收问题。逝草名讲雌佳真佰炯哑痒畦矾噬目追窘环樟帖氦敛织伺岿遵臀跨屑晾荐穗资料室QC小组提高工程竣工资料的归档率ENGINEERING GEOLOGY-SFOBB山东省深基建设工程总公司山东省深基建设工程总公司八、实施对策八、实施对策八、实施对策八、

27、实施对策 实施三：缺乏相应的电脑软件实施三：缺乏相应的电脑软件实施三：缺乏相应的电脑软件实施三：缺乏相应的电脑软件 1 1、在本小组申请下公司增加了两台微机，充实到工程资料归、在本小组申请下公司增加了两台微机，充实到工程资料归档工作中，请专业人员对原有的微机及其它配套设备进行了全面维档工作中，请专业人员对原有的微机及其它配套设备进行了全面维护：淘汰二台低性能微机，在不占用资金的情况下提高了三台微机护：淘汰二台低性能微机，在不占用资金的情况下提高了三台微机配置，使其完全满足资料归档工作，对三台打印机、一台绘图仪进配置，使其完全满足资料归档工作，对三台打印机、一台绘图仪进行维护，极大提高它们的工作

28、寿命，为电脑软件的运行创造条件。行维护，极大提高它们的工作寿命，为电脑软件的运行创造条件。困盾麻耍企惦媚悉煤舱建聂杂垒优事据熙哎遮胡今沮菏那窑椰量藕枉茎挡资料室QC小组提高工程竣工资料的归档率ENGINEERING GEOLOGY-SFOBB山东省深基建设工程总公司山东省深基建设工程总公司八、实施对策八、实施对策八、实施对策八、实施对策图七图七22、为便利工程竣工资料归档，组建立了自己的工程竣工资料、为便利工程竣工资料归档，组建立了自己的工程竣工资料accessaccess数据库，购置专业的数据库，购置专业的Windows 2000 ServerWindows 2000 Server、杀毒软件

29、聘请专业网管、杀毒软件，聘请专业网管优化了局域网，在管理层授权下设置用户权限，优化后的局域网简易模优化了局域网，在管理层授权下设置用户权限，优化后的局域网简易模式如下图（图七）。式如下图（图七）。搁琉若鄙绞计芜沤稽低炮梅甘惧饥捍挟勺非掩可倘肖企蜕膳赃授徊砂沤淳资料室QC小组提高工程竣工资料的归档率ENGINEERING GEOLOGY-SFOBB山东省深基建设工程总公司山东省深基建设工程总公司八、实施对策八、实施对策八、实施对策八、实施对策 3 3、依托自有智慧，为方便资料的检索、查询、管理，本依托自有智慧，为方便资料的检索、查询、管理，本QCQC小组请教专业人员，积极开发适合本公司现状的工

30、程竣工资料归档小组请教专业人员，积极开发适合本公司现状的工程竣工资料归档管理软件，该软件尚有待验证，截面如下图（图八）。管理软件，该软件尚有待验证，截面如下图（图八）。图图八八垄闲雁眺纱擒萨趋吉够俊惟馒闸酗当伸栽未睛厦莲杉笋训陶灶菜横宾厢措资料室QC小组提高工程竣工资料的归档率ENGINEERING GEOLOGY-SFOBB山东省深基建设工程总公司山东省深基建设工程总公司八、实施对策八、实施对策八、实施对策八、实施对策 实实实实施三：健全工程竣工施三：健全工程竣工施三：健全工程竣工施三：健全工程竣工资资资资料管理制度料管理制度料管理制度料管理制度 1 1、为给为给工程竣工工程竣工资资料管理提

31、供依据，料管理提供依据，规规范人范人员员的工作范的工作范围围和和职责职责，由，由办办公室出面，参照国家公室出面，参照国家颁发颁发的最新施工技的最新施工技术规术规范、施工文件范、施工文件归归档档规规范和国家范和国家下下发发的工程竣工的工程竣工资资料管理制度、施工部料管理制度、施工部门门档案竣工档案竣工资资料保管借料保管借阅阅制度等，制度等，结结合本公司的合本公司的规规模和具体情况，制定出一整套切模和具体情况，制定出一整套切实实可行的工程竣工可行的工程竣工资资料料归归档管档管理制度。其内容包括：理制度。其内容包括：资资料管理网料管理网络络机构机构设设置、竣工置、竣工报报告告归归档档记录记录表、表、

32、资资料料借借阅审阅审批表、工程竣工批表、工程竣工资资料借料借阅单阅单，该该制度已装制度已装订订成册，如下成册，如下图图（图图九）。九）。图图九九藩芹柄大涤唱鸳涟油尊框集茫箭梧波计逛满央艰好普檀挝户嫉站鲜耽虱此资料室QC小组提高工程竣工资料的归档率ENGINEERING GEOLOGY-SFOBB山东省深基建设工程总公司山东省深基建设工程总公司八、实施对策八、实施对策八、实施对策八、实施对策初拟制度初拟制度初拟制度初拟制度提交待批提交待批提交待批提交待批实践检验实践检验实践检验实践检验四个月后提交待批提交待批提交待批提交待批新制度形成新制度形成新制度形成新制度形成提交待批提交待批提交待批提交待批

33、工程竣工资料归档管理制度出台流程图图十图十1 1、新工程竣工资料归档管理制度经过反复修改、检验，出、新工程竣工资料归档管理制度经过反复修改、检验，出台程序如下图（图十）。台程序如下图（图十）。睬组饱氮捅模妻卤恭敦底喉退花短憨狠倍俭鸯迟焰激淤柜算难饰侗匙桅蘸资料室QC小组提高工程竣工资料的归档率ENGINEERING GEOLOGY-SFOBB山东省深基建设工程总公司山东省深基建设工程总公司八、实施对策八、实施对策八、实施对策八、实施对策实实实实施五：施五：施五：施五：资资资资料保存空料保存空料保存空料保存空间间间间少少少少11、为为增加竣工增加竣工资资料存料存储储空空间间，小，小组对远组对远离

34、公司离公司驻驻地的郭店基地一地的郭店基地一间间长长年不用年不用办办公室公室进进行修行修缮缮作作为为旧竣工旧竣工资资料存料存储储室，室，经经多天辛苦搬运把多天辛苦搬运把0505年前所有年前所有归归档的竣工档的竣工资资料打包整理料打包整理过过去，大大去，大大节约节约了公司了公司驻驻地地资资料室存料室存储储空空间间不足不足问题问题。22、申、申请请公司公司购购置一批置一批资资料柜、料柜、资资料袋，本小料袋，本小组组又修整了旧有的又修整了旧有的资资料料柜、文件柜、文件夹夹等，重新等，重新规规划划资资料存料存储储柜柜摆摆放布置、重新放布置、重新编编号整理号整理资资料、清料、清理出大量空理出大量空间间，腾

35、腾出公司出公司驻驻地地资资料存料存储储室大室大约约三分之一的空三分之一的空间间。忧西榷衣姑挠我免漆揖现擎滓箔细并收仰蝴住拙炉赚哇四哀岗美绚咋舵掐资料室QC小组提高工程竣工资料的归档率ENGINEERING GEOLOGY-SFOBB山东省深基建设工程总公司山东省深基建设工程总公司九、效果检查九、效果检查九、效果检查九、效果检查 序号序号要因要因对策策目目标完成情况完成情况1资料重要性意识差学习、教育每位资料归档员须经过培训考试，成绩达80分方可上岗集体培训10次，组织一次书面考试，归档员成绩均92.4分2资料归档顺序不科学制定科学的资料归档流程工程竣工资料归档分三步管理三步管理已形成具体交接签

36、字流程3旧制度已不适应编制新制度新的工程竣工资料归档制度，做到资料归档员人手一册新制度通过经理确认盖章，人手一册发放到资料归档员手中4缺乏相应的电脑软件建立自己的小型数据库，开发适用软件实现“一全二新”资料编制软件使用者登记在册，编制适用的内部归档资料管理软件5竣工资料存储空间少对存储的归档资料重新归置归置后的资料存储空间增多1/3增设郭店基地旧资料存储室，公司驻地资料室重新归整资料柜布置后新增面积过1/3 1 1、对策目标的检查情况、对策目标的检查情况 09 09年年1111月月0505日，本日，本QCQC小组活动结束，我们对此次活动取得的实小组活动结束，我们对此次活动取得的实效进行效果检查

37、具体的对策目标实现情况统计如下表（表七）。效进行效果检查，具体的对策目标实现情况统计如下表（表七）。对策目标实现情况表对策目标实现情况表 表七表七枷页俗临甜剿慈婉阉氯过笑承扯兵迅翁严河摘掌韭唬盖户广画慰遂幢牡情资料室QC小组提高工程竣工资料的归档率ENGINEERING GEOLOGY-SFOBB山东省深基建设工程总公司山东省深基建设工程总公司九、效果检查九、效果检查九、效果检查九、效果检查 22、总目标的检查情况、总目标的检查情况 对现有的丢失、不及时、不完整的工程竣工资料归档管理的清查工作已对现有的丢失、不及时、不完整的工程竣工资料归档管理的清查工作已基本完成，具体成果如下表（表八）基本

38、完成，具体成果如下表（表八）。施工项目部工程勘察院检 测应编制归工程竣工资料（份）184202153合计：539不完整归档工程竣工资料（份）原状目标结束原状目标结束原状目标结束321511100不及时归档工程竣工资料（份）32623563200逾期未归的借出工程竣工资料（份）29522841421完整归档在册工程竣工资料（包括尚在借阅期内未归资料）（份）179197152完整归档在册工程竣工资料（包括尚在借阅期内未归资料）（）合计：528 占应编制归档资料98.0%部门资料内容本次活动具体目标完成表本次活动具体目标完成表 表八表八皑溯欠羌穆蔑人膝贿怔汰州绦型黎清沿境阶啸螟拂述谭哀语慧豺搐炸连溢

39、资料室QC小组提高工程竣工资料的归档率ENGINEERING GEOLOGY-SFOBB山东省深基建设工程总公司山东省深基建设工程总公司九、效果检查九、效果检查九、效果检查九、效果检查 从上表分析可知，本次从上表分析可知，本次QCQC小组活动已超额完成任务，这一切证小组活动已超额完成任务，这一切证明在领导支持下的本明在领导支持下的本QCQC小组的一系列活动：思想宣传、制度完善、小组的一系列活动：思想宣传、制度完善、人员培训等取得了应有效果，达到预期目标，为公司日后工作的开展人员培训等取得了应有效果，达到预期目标，为公司日后工作的开展奠定了良好基础。现将本次活动的活动前、活动目标、活动后三个期奠

40、定了良好基础。现将本次活动的活动前、活动目标、活动后三个期间最终完成的工程资料归档率作比较，绘制如下图（图十一）。间最终完成的工程资料归档率作比较，绘制如下图（图十一）。效果检查柱状图效果检查柱状图 图十一图十一蒂豁须唁兢包瓤吓腊伊跌劣凋碍泄救庆继恋铆觉湃巡朽均砷坟渤惰所箱元资料室QC小组提高工程竣工资料的归档率ENGINEERING GEOLOGY-SFOBB山东省深基建设工程总公司山东省深基建设工程总公司十、巩固措施十、巩固措施十、巩固措施十、巩固措施 1 1、继续保持同领导的沟通，保持管理层对工程竣工资料、继续保持同领导的沟通，保持管理层对工程竣工资料归档的重视。归档的重视。2 2、建议

41、领导把新制定的工程竣工资料归档制度纳入公司、建议领导把新制定的工程竣工资料归档制度纳入公司管理体制范围，并在日后的工作中对之进行验证、修改，直至管理体制范围，并在日后的工作中对之进行验证、修改，直至日臻完善成熟；建议领导把工程竣工资料归档员的考核制度也日臻完善成熟；建议领导把工程竣工资料归档员的考核制度也纳入公司的年度考核范围，借以强化制度执行力度。纳入公司的年度考核范围，借以强化制度执行力度。3 3、为进一步完善培训机制，公司形成惯例：各部门定期、为进一步完善培训机制，公司形成惯例：各部门定期召开学习大会，交流经验，提高工程竣工资料归档员学习热情；召开学习大会，交流经验，提高工程竣工资料归档

42、员学习热情；定期聘请专家做讲座；对有学术成果的工程竣工资料归档员予定期聘请专家做讲座；对有学术成果的工程竣工资料归档员予经济奖励。经济奖励。4 4、继续加强信息化管理体系的建设，完善自研软件，针、继续加强信息化管理体系的建设，完善自研软件，针对信息化管理体系中的安全问题，请专业电脑人员做专门的讲对信息化管理体系中的安全问题，请专业电脑人员做专门的讲座。座。舞埃匙蒜洋麻榨阻兄侣诣链畔辰淑嚷菜鄂脏瞪境啄都咋箔厚恃誉柬馁门暴资料室QC小组提高工程竣工资料的归档率ENGINEERING GEOLOGY-SFOBB山东省深基建设工程总公司山东省深基建设工程总公司十一、总结及今后打算十一、总结及今后打算十

43、一、总结及今后打算十一、总结及今后打算 为了今后的提高，本课题完成后，我们为了今后的提高，本课题完成后，我们QCQC小组进行认真总结：小组进行认真总结：1 1、此次活动取得成功的地方此次活动取得成功的地方 管理层在思想上加强了对工程竣工资料的重视，对近四年来的管理层在思想上加强了对工程竣工资料的重视，对近四年来的工程竣工资料归档管理情况进行清查，遗留的问题基本得以解决，工程竣工资料归档管理情况进行清查，遗留的问题基本得以解决，结束了工程竣工资料粗放管理状态。结束了工程竣工资料粗放管理状态。制定切实可行符合本公司实际情况的工程竣工资料归档制度，为制定切实可行符合本公司实际情况的工程竣工资料归档制

44、度，为今后工作的开展提供依据。今后工作的开展提供依据。2 2、尚未解决的问题、尚未解决的问题 尚有部分借出的工程竣工资料未追回，主要原因是：由于各方尚有部分借出的工程竣工资料未追回，主要原因是：由于各方责任人责任心不足，造成借出时间过长，加上借阅者对借阅的工程责任人责任心不足，造成借出时间过长，加上借阅者对借阅的工程竣工资料保管不利，致使其遗失。竣工资料保管不利，致使其遗失。自主开发适用于本公司状况的工程竣工资料存档管理软件，尚需自主开发适用于本公司状况的工程竣工资料存档管理软件，尚需日后工作来验证。日后工作来验证。韩滔萤迎立总韦卜皮阂描嗽瓢签队拯鄂丹巧尔巩赁诺够魏彼笛认涟珍撵拄资料室QC小组

45、提高工程竣工资料的归档率ENGINEERING GEOLOGY-SFOBB山东省深基建设工程总公司山东省深基建设工程总公司十一、总结及今后打算十一、总结及今后打算十一、总结及今后打算十一、总结及今后打算 3 3、总结不足之处总结不足之处 工程竣工资料的整个流程：收集整理立卷归档移交工程竣工资料的整个流程：收集整理立卷归档移交存档，都在时间上做了具体规定，新的工程竣工资料归、存档存档，都在时间上做了具体规定，新的工程竣工资料归、存档制度出台了，但在具体的执行中尚需管理层从思想上强化工程竣制度出台了，但在具体的执行中尚需管理层从思想上强化工程竣工资料归档管理员责任心教育，从行动上予以大力支持。工资

46、料归档管理员责任心教育，从行动上予以大力支持。4 4、这次活动之余的新发现这次活动之余的新发现 在已存档的工程竣工资料中，有的工程竣工资料存在着严重在已存档的工程竣工资料中，有的工程竣工资料存在着严重质量问题，现象有三：质量问题，现象有三：1 1）、竣工资料归档过程中由于工期长、工序杂、人员流动性）、竣工资料归档过程中由于工期长、工序杂、人员流动性大，工程竣工资料归档管理员责任心不够导致工程竣工资料收集大，工程竣工资料归档管理员责任心不够导致工程竣工资料收集归档和工程建设不同步，为赶验收，难免出现归档工程竣工资料归档和工程建设不同步，为赶验收，难免出现归档工程竣工资料不准确全面，影响其日后的有

47、效利用。不准确全面，影响其日后的有效利用。病尿英森一焕剑袄战锦眯衍惠壬乃律吩且堂挎撒邱富肚敦洗搂恐扼歉赖汕资料室QC小组提高工程竣工资料的归档率ENGINEERING GEOLOGY-SFOBB山东省深基建设工程总公司山东省深基建设工程总公司十一、总结及今后打算十一、总结及今后打算十一、总结及今后打算十一、总结及今后打算 2 2）、工程竣工资料归档员没有受过专门的培训，缺乏专业知）、工程竣工资料归档员没有受过专门的培训，缺乏专业知识，更有甚者本身就是外行，连起码的工程术语都不懂，更不谈识，更有甚者本身就是外行，连起码的工程术语都不懂，更不谈上提交高质量的工程竣工资料归档报告。上提交高质量的工程

48、竣工资料归档报告。3 3）、工程竣工资料归档员交接不认真，对内容没有进行认真）、工程竣工资料归档员交接不认真，对内容没有进行认真检查就随便完成资料交接。检查就随便完成资料交接。QC QC小组提出下步打算：小组提出下步打算：1 1、进一步巩固已取得的成果，在日后工作中力争工程竣工资料及、进一步巩固已取得的成果，在日后工作中力争工程竣工资料及时、完整、安全归档，力争日后的工程竣工资料归档率达到时、完整、安全归档，力争日后的工程竣工资料归档率达到100100。继。继续保持工程竣工资料重要性在意识上力度，重视工程竣工资料归档员素续保持工程竣工资料重要性在意识上力度，重视工程竣工资料归档员素质教育，在实

49、践中不断验证、完善新制定的工程竣工资料归档制度。质教育，在实践中不断验证、完善新制定的工程竣工资料归档制度。2 2、在保证工程竣工资料及时、完整、安全归档档的情况下，把重、在保证工程竣工资料及时、完整、安全归档档的情况下，把重点放在提高工程竣工资料质量上。点放在提高工程竣工资料质量上。旭蛾镣芍载蛔札俐鲁祸使肢叮撅袭狡话泵磁粥值或享刹伦蔚珍椭鹰扇措祥资料室QC小组提高工程竣工资料的归档率ENGINEERING GEOLOGY-SFOBB山东省深基建设工程总公司山东省深基建设工程总公司十一、总结及今后打算十一、总结及今后打算十一、总结及今后打算十一、总结及今后打算 应该看到在原有粗放管理体制下的工

50、程竣工资料归档应该看到在原有粗放管理体制下的工程竣工资料归档问题尚有遗存，我们以本问题尚有遗存，我们以本QCQC活动为契机，下一步决定将新活动为契机，下一步决定将新发现的问题作为小组明年的攻关课题，课题名称为：发现的问题作为小组明年的攻关课题，课题名称为：“优化优化工程竣工资料整理程序，提高工程竣工资料归档合格率工程竣工资料整理程序，提高工程竣工资料归档合格率”，彻底规范工程竣工资料归档管理，使公司管理体系迈上一彻底规范工程竣工资料归档管理，使公司管理体系迈上一个新台阶。个新台阶。后荤芝莹官账蜘嚼勘看精轮捞搂卧票裂撒聂骨题卓渭请碳冰雷蜡厘轿庆坚资料室QC小组提高工程竣工资料的归档率ENGINE