《会计软件操作(用友)》课时计划4.1.doc
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1、装订线 课 时 计 划 任课班级:财务、会电、审税、会计(中职)041班 教案编号:4 周 1号 2005 2006 学年度第二学期题目第3章 总账系统应用技术 3.1 总账系统概述 3.2总账系统初始化教学目标通过本节的教学,使学生了解总账系统的功能、主要特点、操作流程,掌握总账系统初始化中关于业务处理规则和会计科目设置技术。授课类型 讲授教学场所 多媒体教室1419教学整体设计教 学 内 容教学时间教 学方 法教学资源 开篇引题,讲授要求第3章总账系统应用技术3.1 总账系统概述3.1.1 总账系统的主要功能3.1.2 总账系统的主要特点3.1.3 总账系统的数据处理流程3.1.4 总账系
2、统的功能模块3.1.5 总账系统的操作流程3.2 总账系统的初始化3.2.1设置业务处理控制规则3.2.2设置会计科目课内技能训练小结、讨论5分70分10分5分讲解法演示法直观法讨论法多媒体教室及财务软件知识要点总账系统的主要功能总账系统的主要特点总账系统操作流程技能要点掌握总账系统初始化技术 教研室主任签字: 教学时间:2006年 03月 27日15第3章总账系统应用技术【学习目标】(1)了解总账系统的任务、数据处理流程和功能模块;(2)熟练掌握总账初始设置的主要内容和方法;(3)熟练掌握会计凭证的填制、修改、审核、查询、汇总的操作方法;(4)熟练掌握记账、结账的操作方法;(5)熟练掌握辅助
3、账的设置和日常操作方法;(6)熟练掌握银行对账业务处理流程和操作方法;(7)熟练掌握总账系统内部自动转账业务处理流程和操作方法。3.1 总账系统概述总账系统是会计信息系统的一个子系统,在整个会计信息系统中既是中枢,又是最基本的系统。其他各业务子系统的数据都必须传输到总账系统进行相应的处理,同时总账系统还把某些数据传送给其他业务子系统供其利用。许多企事业单位的会计电算化工作都是从总账系统开始的。3.1.1 总账系统的主要功能1. 基本核算(1)建账由企事业单位根据本身会计业务处理的需要建立账务应用环境,将用友账务处理系统变成适合本单位实际需要的专用系统。建账的主要工作包括:自由定义科目代码长度、
4、科目级次。可根据需要增加、删除或修改会计科目或选用行业标准科目。提供中英文科目的录入与切换功能。若有外币核算,还需定义各外币币种、汇率。可录入开始使用用友总账系统时各科目的余额。可定义凭证分类。若要进行辅助项管理,还需要定义各辅助项的目录。自由定义会计期间。(2)凭证管理通过严密的制单控制保证制单的正确性。提供资金及往来赤字控制、支票控制、预算控制、外币折算误差控制以及查看最新余额等功能,加强对发生业务的及时管理和控制。可随时调用常用凭证、常用摘要,自动生成红字冲销凭证,以及语音提示功能,可助您更加快速准确地录入凭证。提供出纳签字功能,加强出纳凭证的管理。提供对原始单据及明细账的联查功能。增加
5、凭证及科目的自定义项定义及录入,提高凭证录入内容的自由度。可完成凭证审核及记账,并可随时查询及打印记账凭证、凭证汇总表。凭证填制权限可控制到科目。凭证审核权限可控制到操作员。灵活的打印功能。标准凭证格式的引入和引出,可完成不同机器中总账系统凭证的传递:引入:按规定格式引入其他系统或其他机器上的总账系统中的凭证。引出:按规定格式引出总账系统中的凭证。(3)标准账表可随时提供如下标准账表,并可查询包含未记账凭证的最新数据:总账、余额表,序时账、明细账、 多栏账、以及能够同时查询上级科目总账数据及末级科目明细数据的月份综合明细账,日记账、日报表在查询各标准账表的同时,可同时查询到数量账、外币账。在查
6、询时,可随时调整列宽,且可在退出查询时对符合各自需要的列宽进行保存。提供“我的账簿”功能为您保存常用的查询条件,加快查询速度。任意设置多栏栏目,能够实现各种输出格式。自由定义各栏目的输出方式与内容,能够满足不同层次的管理需要。提供总账明细账凭证原始单据相互联查、溯源功能。明细账的查询权限可以控制到科目。灵活的打印输出:提供栏目打印宽度、账页每页打印行数等参数的设置,以及明细账可按总账科目打印账本的功能。各类正式账簿提供套打功能。(4)出纳管理为出纳人员提供一个集成办公环境,加强对现金及银行存款的管理。可完成银行日记账、现金日记账,随时出最新资金日报表,余额调节表,以及进行银行对账。(5)数量核
7、算适用于要求对实物数量和金额同时核算业务。(6)外币核算用户可选择采用固定汇率方式还是浮动汇率方式计算本币金额;可由用户选用直接标价法和间接标价法折算本位币;月末可自动调整汇兑损益。(7)月末处理自动完成月末分摊、计提、转账、销售成本、汇兑损益、期间损益结转等业务。进行试算平衡、对账、结账、生成月末工作报告。灵活的自定义转账功能、各种取数公式可满足各类业务的转账工作。2. 辅助管理(1)个人借款管理主要进行个人借款、还款管理工作,及时地控制个人借款,完成清欠工作。提供个人借款明细账, 催款单, 余额表, 账龄分析报告及自动清理核销已清账等功能。(2)部门核算主要为了考核部门费用收支的发生情况,
8、及时的反映控制部门费用的支出,对各部门的收支情况加以比较便于进行部门考核。提供各级部门总账、明细账的查询,并对部门收入与费用进行部门收支分析等功能。(3)项目管理用于生产成本、在建工程等业务的核算,以项目为中心为使用者提供各项目的成本、费用、收入等汇总与明细情况以及项目计划执行报告等,也可用于核算科研课题、专项工程、产成品成本、旅游团队,合同, 订单等等。提供项目总账、明细账及项目统计表的查询。(4)往来管理主要进行客户和供应商往来款项的发生,清欠管理工作,及时掌握往来款项的最新情况。提供往来款的总账、明细账、催款单、往来账清理、账龄分析报告等功能。3.1.2 总账系统的主要特点1.系统管理具
9、有先进性、安全性和适用性系统选用安全性高的数据库,提供功能级、操作级等多层次的安全机制;严密的内部控制和极高的容错性;最多可设置999套账,支持集团应用。2.亲切友好的操作界面(1)科目、凭证、账簿、辅助管理当作对象处理,用户使用时更加简捷方便。(2)用户在编辑、查询状态下按下右键菜单,即可弹出便捷菜单。如查询明细账时联查总账、凭证时,可以通过右键菜单便捷查询。(3)参数设置、修改采用向导方式,内容更加明确清晰。(4)向导式的界面,清晰的操作流程,顺畅自然的操作。(5)强大的在线帮助。按F1键可随时得到帮助信息。3.灵活的多栏账设置(1)提供分析栏目前置式及分析栏目后置式多栏账两种多栏账格式,
10、可分别处理普通多栏账及增值税多栏账查询和打印输出,更贴近手工账格式。(2)栏目任意设置,能够实现各种格式输出。(3)各栏目输出方式与内容的自由定义,能够满足各种管理需要。4.全程查询提供预记账功能(1)及时查询各科目的最新余额,全面掌握业务动态。(2)随时查询各科目的最新明细情况,真实了解业务的每一个细节。(3)部门、项目信息的即时反映,费用控制依据更加可靠。5.独特的记事簿功能。6.排版式输出“所查即所需,所见即所得”的打印方式,可对显示出的账簿栏目进行任意拖放及缩放,使用户非常方便的改变栏目内容的次序和栏目宽度。提供完备的打印预览、页面设置等功能,根据用户设置纸张大小自动缩放,并可从屏幕上
11、观看到打印效果。7.真正32位8.事件回卷安全机制实现不论出现任何意外情况,如断电等,都能始终保证数据的完整性和一致性。9.ODBC开放式接口提供将所有账表数据转换成Excel、Dbase、Foxpro、SQL Server以及文本文件等格式。一方面有利于用户进行系统的二次开发;另一方面使得用友软件更易与第三方软件厂商结合,充分利用信息资源。10.无缝联接财务软件各系统之间连接按业务单据凭证账表析的手工业务流程设计,与各系统既能融为一体、共享信息,又能各自独立使用。3.1.3 总账系统的数据处理流程1. 手工方式下的数据处理过程尽管各个企业会计核算的手工方式不尽相同,但在手工方式下,会计核算都
12、是从原始凭证开始,直到编制完成会计报表。其账务处理过程是:根据原始凭证填制记账凭证和登记日记账、明细账,再根据记账凭证登记总账,然后核对总账与明细账、日记账是否相符,根据总账和明细账编制会计报表,根据银行对账情况编制银行存款余额调节表。2. 计算机方式下的数据处理流程。记账凭证各种会计报表 科目发生额余额汇总文件各种明细账和日记账经济业务文件总分类账主成输出编制输入临时凭证文件记账分离输出图3-1 计算机方式下总账系统数据流图 计算机方式下总账系统数据处理流程如图3-1所示。3. 两种方式业务处理的对比(1)数据源点发生了改变,手工方式下的总账系统从原始凭证开始,计算机方式下的总账系统从记账凭
13、证输入开始。(2)凭证的存放方式发生了改变,计算机方式下所有记账凭证存放在同一个数据库文件中,而不必按凭证类别分别存放在多个数据库文件中。(3)简化了记账过程,将手工方式下多人记账合并为由一人记账。(4)手工方式下,明细账可能有多本账簿。计算机方式下,明细账可以合成一个数据库文件,输出时从中分离出来。(5)计算机方式下,账证、账账核对工作可以省略。(6)由于会计信息存储在磁性介质上,因此,必须使用输出功能,在输出设备上输出。4. 总账系统与其他系统之间的数据传递关系 总账系统接收工资管理系统、固定资产系统、成本核算系统、存货系统、应收应付系统生成的记账凭证,并进行处理后,向报表系统、决策支持系
14、统、财务分析系统提供财务数据,生成财务报表及其他财务分析表,而财务分析系统又向总账系统提供预算数,对总账系统中的填制凭证进行预算控制。3.1.4 总账系统的功能模块 总账系统功能模块一般可划分为:系统初始设置、凭证处理、记账结账、辅助核算、证账输出和系统管理等模块,其基本结构如图3-2所示。总账系统系统设置凭证处理记账结账证账输出辅助核算系统管理建立会计科目财务分工往来核算数据备份数据恢复记账账 账结账输出记账凭证输出余额表输出明细账输出日记账银行往来部门核算输入期初余额自动转账分录设置凭证类别单位信息设置凭证编辑凭证审核凭证查询凭证汇总图3-2 总账系统功能模块结构图1.系统设置:通过建立核
15、算单位账套、建立会计科目、输入期初余额、设置凭证类别、设置自动转账分录等,建立总账系统的核算规则和基础数据,为实现“输入处理输出”做好准备。2.凭证处理:输入、修改和删除凭证,对机内凭证进行审核、查询、汇总、打印。3.记账结账:将已经审核的凭证登记明细账、日记几和总账等,并每月定期结账。4.账簿输出:提供按多种条件查询日记账、明细账、总账等;月末打印正式账簿等。5.银行对账:定期将单位银行日记账与银行出具的对账单进行核对,并编制银行存款余额调节表。6.系统管理:主要进行财务分工、数据备份、数据恢复、数据整理等工作。3.1.5 总账系统的操作流程第一次使用总账时,操作流程如图3-3所示。图3-3
16、 总账系统操作流程图老用户使用以前账套数据时,应进行数据转换。3.2 总账系统的初始化开始使用通用财务软件时,首先要根据本单位的业务性质及会计核算与财务管理的具体要求进行最初的设置,称为初始设置。其目的是规定会计账目具体采用的业务处理控制参数、设置具体的核算规则。系统初始设置一般包括财务分工、账套基础参数设置、分类档案设置、会计科目设置、凭证类别设置、期初余额输入等工作。3.2.1设置业务处理控制规则总账系统初始设置时,应首先进行业务处理控制参数的设置,它决定着系统的数据输入、处理、输出的内容和形式。需要设置业务控制参数一般包括:制单控制、凭证控制、外币核算、预算控制、账簿打印格式控制、会计日
17、历控制以及其他参数控制。单位应根据实际情况,在建立账套之前正确选择适合于本企业的各种参数以达到会计核算和财务管理的目的。1. 启用总账系统例3.1 假设环球电子技术有限公司首次启用总账系统,在建账向导中需要设置以下参数:客户往来款项和供应商往来款项在总账系统核算,其他采用系统默认设置。操作步骤如下: 单击【开始】|【程序】|【用友财务及企管软件UFERP-M8.11】|【财务系统】|【总账】菜单项,若是首次进入总账系统,屏幕上会出现【建账向导】对话框,如图3-4所示。 选中“窗户往来款项”、“供应商往来款项”由“总账系统核算”。 单击【确认】按钮总账系统正式启用,如图3-5所示。图3-4 建账
18、向导对话框 图3-5 总账系统正式启用注意:在【建账向导】对话框中,一定要认真设置“往来控制方式”,一旦设定好,且在会计科目中已设置了客户往来、供应商往来核算的科目,则不能再随意修改。2. 凭证控制参数设置主要设置在填制凭证时,系统应对哪些操作进行控制,主要有以下十项:(1)制单序时控制:系统规定制单的凭证编号应按时间顺序排列,即制单序时,如有特殊需要可将其改为不按序时制单,若选此项,则在制单时凭证号必须按日期顺序排列。(2)资金及往来赤字控制:若选择了此项,则在制单时,当现金、银行科目的最新余额出现负数时,系统将予以提示。(3)可以使用其他系统受控科目:若某科目为其他系统的受控科目(如:客户
19、往来科目为应收、应付系统的受控科目),一般说来,为了防止重复制单,应只允许其受控系统来使用该科目进行制单,总账系统是不能使用此科目进行制单的,但如果您希望在总账系统中也能使用这些科目填制凭证,则应选择此项。(4)允许修改他人填制的凭证:若选择了此项,在制单时可修改别人填制的凭证,否则不能修改。(5)支票控制:若选择此项,在制单时录入了未在支票登记簿中登记的支票号,系统将提供登记支票登记簿的功能。(6)制单权限控制到科目:若选择此项,在制单时,操作员只能用具有相应制单权限的科目制单。(7)凭证审核控制到操作员:有些时候,希望对审核权限作进一步细化,如只允许某操作员审核其本部门的操作员填制的凭证,
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