高效会议管理技巧.ppt

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1、高效高效会议管理技巧会议管理技巧厉进鹏厉进鹏目录目录前言一、明白会议二、会议的三大角色三、会议存在的问题四、如何开一个高效的会议 1、会前准备 2、会中控制 3、会后跟踪会议需要管理吗？会议管理还需要技巧吗？整个世界在某种程度上说是一个时时处处充满会议的世界。会议的正面作用是解决问题，反面作用则是带来难题，因此，会议既需要管理，更不能缺少技巧！第一第一 明白明白会议会议会议的意义会议的目的会议的种类会议的成本集思广益图集思广益图会议想法想法想法好创意好点子甲乙丙会议的意义会议的意义会议是一个集思广益的渠道会议是一种群体沟通的方式会议的目的会议的目的开展有效的沟通传达资讯协调矛盾达成协议与解决问

2、题资源共享开发创意激励士气会议的种类会议的种类 按人数分类按人数分类按开会方式分类按开会方式分类 按开会目的分类按开会目的分类1.团队会议2.一对一会议1.面对面会议2.电话会议3.视频会议1.宣布人事安排、讲解政2.策的会议2.当众表扬或批评别人的4.会议3.临时处理突发事件的会议4.固定的团队会议5.集思广益的会议会议成本的计算会议成本的计算会议的时间成本直接的会议成本其他成本第第二二 会议三大角色会议三大角色主持人与会者记录者主持人主持人时间时间主持人责任主持人责任开会前根据会议主题确定会议议题依据提供的材料提供论证材料开会中控制会议方向，使会议按照议程进行引导发言者发言及时并正确总结段

3、落或者议题讨论内容管理会议冲突开会后提醒抄送记要明确会议执行责任人布置跟踪事宜及时间节点与会者与会者时间时间主持人责任主持人责任开会前根据个人观点研究问题依据提供的材料准备论证材料记下会议的日期、时间、地点做好在会议中发言的准备开会中倾听他人的意见积极发表自己的见解关注正在讨论的事项与主持人密切配合以达到会议目的开会后会议达成了什么共识还有那些事情未完成分配给自己的任务如何完成记录者记录者时间时间主持人责任主持人责任开会前了解会议主题，准备录用工具协助主持人通知开会的日期、时间、地点布置会场以及会务组织开会中提炼会议决议、及时记录与主持人密切配合以达到会议的目的开会后抄送会议纪要协助跟踪落实会

4、议决议执行情况及时向主持人反馈跟踪结果第第三三 会议存在的问题会议存在的问题会议的四大恶习会议-伤不起会议是四大恶习会议是四大恶习会而不议议而不决决而不行行而不实会议的几大致命伤会议的几大致命伤会前无准备偏离讨论主题主持人不能拍板做决定少数人垄断发音意见无法流畅地沟通一言堂，与会者迎合领导的想法会议的十大致命伤会议的十大致命伤没有后续跟踪参与者与会议主题相关性不大争辩、成为明争暗斗和可以展示自己的地方第第四四 如何开一个高效的会议如何开一个高效的会议会前准备会中控制会后跟踪成功、成功、高效会议的高效会议的几几大特征大特征拟订和分发了议程表遵守时间一切按部就班作出了评论和归纳记录所有决定、建议和

5、负责人跟踪落实并反馈结果固定的会议流程规范固定的会议流程规范开始欢迎会议目的议程具体时间安排规章制度3议程1分享话题和目标交换信息产生生意/做决定/确认行动总结2结束会议总结安排工作跟踪备忘录跟踪计划一、一、开会前的准备工作开会前的准备工作是否要开会1H5W准备工作核对单主持人的准备工作如果已经按惯例每周聚会会议成本太大还有比开会更好的方法没什么特别的事情要讨论你是唯一做决策并且知道该怎么做的人（开会让他人参与只能把问题弄糟）无需开会的五个如果无需开会的五个如果如果必须把信息同时传达给很多人有些事情需要当众表扬或批评要让别人参与决策以集思广益听取部门汇报工作给小组委派任务必须开会的五个如果必须

6、开会的五个如果会议准备的会议准备的5W1H法法WhyWhatWhenWhoWhereHow5W1H：是标准化操作流程英文英文含义含义What（目的）为什么，为什么要做，目的，原因Why（目标）什么，做什么，怎么做，内容，目标When（时间）什么时候，何时做，何时完成，时间、时限Where（地点）在哪里，在哪里做，地点、场所、位置Who（谁做）谁去做，找谁做，人员、对象，主体、客体How（方法）怎样，要怎样做，做法、措施、策略 会议准备工作核对单会议准备工作核对单1.了解会议的目的3.确定会议的形式5.决定会议的时间7.决定会议的地点9.确定出席人数11.是否准备会议名签13.是否安排与会者住宿

7、15.确定视听教材17.准备会场周边位置图19.确定自己人的相关资料2.是否一定要开会4.安排会议的议程6.确定会议的主持人8.研究会场如何布置10.安排出席者座位12.是否安排交通工具14.是否发出了会议通知16.确定辅助教材18.是否要求与会者准备资料20.是否安排会后娱乐项目并做好事先通知主持人的主持人的4个准备个准备 设定沟通目标 制订行动计划 预备可能的争执 进行SWOT分析&SWOT分析分析StrengthStrength优势WeaknessWeakness劣势OpportunityOpportunity机会ThreatThreat威胁 自身环境二、会议中技巧v白帽子：信息、数据v

8、红帽子：判断、形成问题v青帽子：针对以上的问题讨论v黄帽子：给出积极的解决方案或者建议v黑帽子：排除不适合的方案或者建议v蓝帽子：总结并形成决议，跟踪落实简化六顶帽子简化六顶帽子单纯提出事件数据直觉判断提出大家的意见创造想法对以上的建议肯定综合分析评议方案提出反对意见确定决议落实跟踪反馈有效沟通原则有效沟通原则有明确的沟通目标有明确的时间约束重视每一个细节积极倾听努力达成目标主持人的守则与责任主持人的守则与责任vv营造和谐气氛营造和谐气氛vv按照议程进行按照议程进行vv正确讨论总结内容正确讨论总结内容vv引导发言者解释使人困惑的发言引导发言者解释使人困惑的发言vv帮助参会者理清不假思索的想法帮

9、助参会者理清不假思索的想法vv尊重别人，避免会中意见一边倒的情况尊重别人，避免会中意见一边倒的情况vv减少与议题无关的争辩和讨论减少与议题无关的争辩和讨论vv保证中立态度保证中立态度参会者的守则和责任参会者的守则和责任v会前充分准备v会中全情投入，贡献自己的创意与意见v以解决问题为己任v开放的心态，摒除部门之见v尽可能多的获取信息v耐心聆听，尊重他人的意见v勇于发言，言之有物v不隐善扬恶，不人身攻击v避免不当的肢体语言v会后总结、执行和反馈会议过程中的五大人物会议过程中的五大人物v1、与“蝉”相遇v2、与“鲨鱼”相遇v3、与“驴”相遇v4、遭遇“兔子般追踪”v5、与“螃蟹（跑题者）”相遇与与“

10、cicada蝉蝉”相遇相遇v讲故事（和讨论的主题无关）v讲了很长才进入主题v讲的太模糊，没有具体事例v拒绝倾听别人的主要观点对于对于“蝉蝉”的解决的解决v可用话语或非语言的暗示v事先提醒关于会议的程序和时间限制v用总结的方式结束与与“鲨鱼鲨鱼”相遇相遇v有攻击别人的倾向v总是给予消极的、否定的意见对付“鲨鱼鲨鱼”型发言者的办法型发言者的办法1.非语言性打断2.重申会议规范与与“驴驴”相遇相遇v过于敏感v防卫性很强，心中有面墙v不能站在别人的立场看问题对付“驴驴”型发言者的办法型发言者的办法点名发言重复问题突出他的贡献遭遇遭遇“兔子般追踪兔子般追踪”v质疑正在使用的程序v总是提议不同的程序或建议

11、v解决的方法：1.肯定他的贡献 2.重申可以试用现在的程序与与“螃蟹（跑题者）螃蟹（跑题者）”相遇相遇v开会的同时一并做别的工作v私自进入小团体讨论v时常接电话v瞌睡v其他：以笔敲桌，背对发言者，故意看别处等对对“螃蟹螃蟹”型发言者的办法型发言者的办法1.强调时间压力2.重申会议规范3.短暂沉默三、三、会会后后跟踪跟踪v会议记录者的功能v对会议记录的几大建议会议记录者的功能会议记录者的功能v仅次于主持人v记录及维持议程所设计的顺序v协助主持人总结与归纳v跟踪决议的落实情况并反馈结果会议记录的会议记录的几几大建议大建议v会议记录内容全面而准确v记录者的笔记流畅不失真v会议结束后整理会议内容v会议

12、记录应有组织的整理v与主持共同修正错误部分v将会议记录发送给与会者参会者会后跟进的内容参会者会后跟进的内容v拿到会议记录以后要细读v分析、理解、贯彻会议方向v考虑自己任务的完成方法v会议是一项新任务的开始v按照时间节点及时反馈给会议记录者、主持人以及相关人员如何会议反馈如何会议反馈如何会议反馈如何会议反馈事件（完成时间）事件（完成时间）本周完成结果本周完成结果当前完成状（周当前完成状（周）持续状态持续状态公司名称变更（5.1-5.30）本周内上交材料包括1、身份证2、股东决议3、等等材料已经全部收集齐全，并上交，等待5-7个工作日，未发现其他情况按照目前进度本月内完成车棚的施工（5.1-5.1

13、4）本周预计可以江车棚主体结构完成由于本周直下雨，室外无法施工，只有材料到场，未施工本工作需要延期至:5.20号左右完成车辆管理制度的完善（5.1-5.7）补充完善制度并发布制度补充并已经发布完成预计在5.8-5.15号期间跟进其制度宣导和落实工作提交会议培训心提交会议培训心得（得（5.45.4号下班前）号下班前）提交心得报告提交心得报告完成提交完成提交记录者记录者会后跟进的内容会后跟进的内容v会议结束后整理会议内容v与主持共同修正错误部分v将会议记录发送给与会者v按照会议达成的共识，按照时间节点主动跟踪结果v按照会议内容的重要性，将完成情况整理、汇总及时反馈给主持人练习有时间就搞一个：修水箱