商品售后服务认证实施规则.doc
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1、商品售后服务认证实施规则1、目的和适用范围本规则适用于安徽省质量和标准化研究院(以下简称:AHRZ)实施商品售后服务认证活动,其规定了商品售后服务认证的通用要求、程序与特定规则,必要时,在认证合同中补充相关的商品售后服务认证技术要求。2、认证领域、项目及依据2.1 认证领域批发业和零售业服务(代码:03)2.2 认证项目商品售后服务2.3 认证依据CNAS-CC02:2013产品、过程和服务认证机构要求GB/T 27400-2020合格评定 服务认证技术通则GB/T 27922-2011商品售后服务评价体系RB/T 314-2017 合格评定 服务认证模式选择与应用指南3、认证模式3.1 初次
2、现场审查+获证后监督模式AHRZ对申请认证组织的拟认证商品售后服务进行初次现场审查(含服务管理审核、服务特性测评等),经过对收集的信息进行复核和认证决定,确认是否批准认证注册;认证注册后,在认证周期内对获证组织的服务管理活动进行监督,并在认证周期结束前进行再认证,确认是否持续满足认证要求。3.2 AHRZ针对商品售后服务及其服务管理的能力、过程和绩效,在初次审查、监督审查、再认证审查中,选择适宜的具体方式组成服务管理审核和服务特性测评。3.3.认证级别AHRZ依据申请组织的售后服务评价指标评分值评定申请组织的售后服务水平,将商品售后服务认证注册分为 4 个等级,按照级别高至低依次为:五星级、四
3、星级、三星级、达标级。对不能达到达标级认证条件的申请组织不予认证注册。售后服务评价指标评分值对应认证级别关系:认证级别售后服务评价指标评分值特别扣分项五星级95 分(含)以上低于 5 个四星级90 分(含)95 分三星级80 分(含)90 分达标级70 分(含)70 分4、认证基本流程:5、认证申请5.1 认证申请组织的基本条件包括:申请组织应具有明确的法律地位,取得国家工商行政管理部门或有关机构注册登记的法人资格(或其组成部分);在国家地方或行业有要求时,申请组织应具有规定的行政许可、业务资质,其申请认证范围应在法律地位文件和资质规定的范围内;申请组织应按认证标准要求建立了服务管理与实施所需
4、的文件化信息,一般情况下商品售后服务体系需有效运营 3 个月以上(适用于初次认证);申请组织近一年内,未受到政府主管部门行政处罚,且未被列入国家信用信息严重失信主体名录;申请组织应已获得质量管理体系认证证书并保持有效,或按照认证依据标准已实施一次完整的自我评价;申请组织承诺遵守国家的法律、法规其他要求,承诺始终遵守认证的有关规定,承诺按合同约定和法律规定承担与认证有关的相关法律责任;申请组织承诺获得AHRZ认证证书后,持续有效运行服务管理体系,按认证合同约定支付有关费用,按规定接受AHRZ和认证监管部门的监督/检查, 按AHRZ规定使用认证证书、标志和审查报告,并将组织发生的可能影响服务活动持
5、续满足认证标准要求的能力的事宜向AHRZ报告。5.2 为了确保认证的有效性,规避认证风险,中心暂不接受由其他认证机构颁发的现行有效的商品售后服务认证证书转为本中心的认证证书,所有认证申请均按初次认证程序要求执行。5.3 AHRZ制定公开文件公开认证过程的适当信息,拟申请认证的组织可以通过我院网站()或联系电话,下载或索取相关公开文件,了解商品售后服务认证的基本要求及相关信息,符合认证基本要求的组织即可向AHRZ提交认证申请。5.4 申请组织的授权代表应按要求向AHRZ提供服务认证申请书及其相关资料,包括以下必要的信息:a.组织简介(包括组织提供服务的种类及方式的介绍);b.组织机构图(包括提供
6、服务的网点和管理部门组织机构);c.法律地位的证明文件(如企业营业执照、事业单位法人代码证书、社会团体登记证书、非企业法人登记证书、党政机关设立文件等) 的复印件。若拟申请认证范围覆盖多场所活动,应提供每个场所的法律地位证明文件的复印件(适用时);d.与拟申请认证范围有关法律法规要求的许可证明,涉及服务/卫生/环境/安全/经营许可等证明文件;e.拟申请认证的服务范围和服务内容说明,包括相关商品种类、主要的售后服务流程、涉及的国家或行业服务标准/规范,以及为服务运作提供支持的主要服务设施;f.服务网点/场所清单;g.影响服务绩效的任何外包过程的信息;h.申请组织已按认证标准要求建立并实施的相关文
7、件(如管理手册、服务蓝图、服务管理规范、服务技术规范和服务检验规范,以及有关记录等)清单;申请组织应在初次审查前一个月提交现行有效的服务管理文件。i.与服务过程有关的法律、法规清单及服务规范执行的标准清单(可在初次审查现场提供);j.已获质量/环境/职业健康安全管理体系及其他认证证书复印件(适用时);k.组织依据认证标准要求进行的自我评价报告;l.申请组织是否接受过与拟申请服务认证的有关的外部咨询情况。m.申请组织展示自身服务水平的相关证明文件(适用时);n.申请组织自我声明(承诺遵守相关法律法规、未被列入国家信用信息严重失信主体名录,以及拟申请认证前未发生相关服务事故或顾客重大投诉等情况);
8、o.适用时,任何特殊要求(如特殊的语言、环境、安全、保密要求等);p.申请受理提出的其他所需信息。6、申请受理6.1 申请评审6.1.1 AHRZ确认收到的认证申请资料是否齐全,并对认证申请及相关文件化信息进行评审,必要时,要求申请组织补充信息。6.1.2 在申请评审后,AHRZ决定是否受理认证申请。如果拒绝认证申请会清楚告知申请组织被拒绝的原因。6.2 签订认证合同6.2.1 AHRZ决定受理认证申请后,在实施认证审查前,与申请组织签订具有法律效力的书面认证合同。6.2.2 获证组织提出组织名称、地址、认证范围的变更或认证要求的变更申请时,需填报变更申请,并提交必要的补充信息。AHRZ将对变
9、更内容进行评审,且要特别关注其申请变更资料的充分性和合法性。经评审确认不能受理的,将及时反馈申请组织说明理由。6.3 审查方式及审查方案6.3.1 AHRZ按照确定的认证标准或技术规范,对申请组织所申请的服务进行审查,通常采用服务管理审核和服务特性测评(包括必要时的暗访)相结合的审查方式。服务管理审核旨在证实特定服务持续符合认证标准或认证技术规范和服务规范要求的能力。服务特性测评旨在证实顾客服务“真实瞬间”的符合性。6.3.2 AHRZ综合考虑组织的规模、行业特点、运作的复杂程度、服务场所的数量,以及经过证实的服务质量水平和以前审查结果,制定整个认证周期的审查方案(包括多场所的抽样计划),并通
10、过每次审查结束后的反馈信息和审查前再次获取的变化信息,对原有审查方案及时调整。6.3.3 为确保认证审查的完整有效,AHRZ根据申请组织服务覆盖的服务类别、服务特性、运作的复杂程度、体系覆盖范围内的有效人数、服务场所数量等情况,核算并拟定完成审查工作需要的时间。特殊情况下,可以合理的增加或减少审查时间。具体审查时间核算按照公开文件服务认证收费标准及审查人日表的规定执行。7、审查过程7.1 审查准备7.1.1 确定审查目的、范围和准则AHRZ按照服务认证管理程序的要求,在申请评审掌握受审查组织的基本信息基础上,确定审查目的、审查范围和审查准则,审查准则包括适用的服务标准或认证技术规范、相关法律法
11、规和受审查组织建立的服务体系文件。7.1.2 选择和指派审查组7.1.2.1 AHRZ根据审查目的及申请评审的信息,确定审查组需要具备的能力以及公正性要求,选择和任命有能力的审查人员组成现场审查组(包括审查组长以及必要的技术专家),以执行所要求的各项审查活动。在确定审查组的规模和组成时,应基于受审查组织的服务类别、服务范围、服务特性及活动/过程的技术特点,并考虑审查员所具有的专业能力来确定。7.1.2.2 审查组的技术专家主要负责提供认证审查的技术支持,不作为审查员实施审查,不计入审查时间,技术专家在审查过程中的活动由同组审查员承担责任。7.1.2.3 AHRZ将提前向受审查组织通知现场审查的
12、时间(暗访除外)和人员,并在受审查组织请求时使其能够了解每位成员的背景情况。若受审查组织对审查组成员表示异议,AHRZ将与受审查组织协商沟通,必要时对审查组成员做出适当调整,并将调整后的审查人员信息重新通知受审查组织。7.1.3 文件审查7.1.3.1 AHRZ的文件审查将在现场审查实施前进行,依据审查标准或认证技术规范及相关的法律法规,对受审查组织的服务体系文件进行适宜性和充分性的评审。7.1.3.2 当文件审查过程中发现文件存在不符合而影响服务体系的 运行时,AHRZ将告知受审查组织进行及时的纠正和纠正措施,审查组组长对其文件修改内容进行确认。在文件审查通过后方可实施现场审查。7.1.4
13、审查计划7.1.4.1 AHRZ委派的审查组组长负责根据规定的要求,结合收集的受审查组织信息为每次审查编制审查计划,以便为有关各方就审查活动的安排和实施达成一致提供依据。7.1.4.2 AHRZ委派的审查组组长提前与受审查组织就审查活动安排进行沟通,就选择一个能最有效地证实其整个服务认证范围的审查时间达成一致意见。为使现场审查活动能够观察到认证覆盖范围内的业务活动情况,现场审查应安排在认证范围覆盖的服务活动正常实施时进行。7.2 现场审查AHRZ委派审查组按照本规则的要求和确定的服务标准或规范,对受审查组织的服务活动实施现场审查,现场审查包括服务管理审核和服务特性测评。7.2.1 召开首次会议
14、审查组与受审查组织的管理层(适用时,还包括拟审查职能或过程的负责人员)召开正式的首次会议,并形成记录。首次会议通常由审查组长主持,会议目的是简要解释将如何进行审查活动。详略程度可与受审查组织对审查过程的熟悉程度相一致。7.2.2 现场审查方式审查组根据审查计划安排,对受审查组织进行现场审查活动,采用一组由服务特性测评(包括必要时的暗访)与服务管理审核相结合的审查方式,收集客观证据并记录。7.2.2.1 服务管理审核审查组应按照确定审查准则,对受审查组织的服务管理进行审查,其目的是证实服务持续符合服务规范或认证技术规范要求的能力。服务管理审核至少需确认以下内容:对受审查组织的服务能力审查,包括对
15、与其服务管理体系相关的结构、方针、过程、程序、记录及文件的现场审查;人员及资源配置与管理;服务特性控制及其运行管理;用于支持服务的设施设备、服务用品、信息技术及相应的环境条件(如安全、环境);服务承诺和顾客服务;对服务中断或意外事件的响应和服务补救措施;争议的处置管理;服务投诉的处理。7.2.2.2 服务特性测评服务特性测评是指针对服务特性所进行的数据收集、综合测算与分析的过程,其目的是证实顾客服务“真实瞬间”的符合性。AHRZ与申请组织在服务认证合同中约定服务测评标准,服务测评标准应包括服务特性指标和服务过程质量指标;审查组应根据适用的服务特性测评标准,按规定的要求和方法对抽取的样本进行测评
16、以获取包括顾客服务、服务管理和服务支撑能力等相关的信息。7.2.2.3 暗访(必要时)(1)暗访是指具有资格和能力的人员,以顾客身份在服务组织不知情的情况下体验特定服务,或是通过观察服务组织对其顾客服务的情况,对服务特性测评的一种方式。(2)在现场审查时,审查组为证实顾客服务“真实瞬间”达到服务特性测评标准的程度,在必要时实施对申请人的暗访,以获取其服务的真实情况。注:“必要时”示例:在公开进行现场审查中,对抽取证据的真实性产生怀疑;在相关方多次投诉中,涉及到与以往服务特性测评达标程度的重大偏差。暗访的范围、人员选择、过程要求及其审查按照审查方案及服务认证标准/规范的规定执行。(3)审核组应
17、根据受审查组织服务活动的特点来选择暗访的时机,暗访的实施不应诱使受审查组织产生负面的表现。7.2.3 在服务管理审核和服务特性测评中发现的任何应引起关注的、或可能被判定为不符合的问题,审查组将选用的适当方式告知受审查组 织。7.2.4 确定和记录审查发现7.2.4.1 审核组依据确定的服务测评标准中服务特性指标和服务过程质量指标,结合现场审查的客观证据对逐项指标进行评分并记录。7.2.4.2 审查组在现场确定审查发现,简述符合性并详细描述不符合以及为其提供支持的审查证据,以便为认证决定或保持认证提供充分的信息。7.2.4.3 关于不符合的审查发现需对照审查准则的具体要求予以记录,包含对不符合事
18、实的清晰陈述及其客观证据。审查员初步确定不符合项并填写不符合项报告。7.2.5 当审查组发现受审查组织的名称、地址、受审查组织人数、服务认证范围(扩大、缩小、变更)等内容与审查委派不一致时,审查组组长应在发现变化时,及时将了解到的变化信息报告AHRZ。7.2.6 准备审查结论7.2.6.1 在末次会议前,审查组组长负责召开审查组会议:(1)对照审查目的和审查准则,评价审查发现和审查中收集的任何其他适用的信息,并确认不符合;(2)依据服务特性测评和服务管理审核的信息,确定审查结论及服务认证级别,并考虑审查过程中内在的不确定性,就审查结论达到一致;(3)确定任何必要的跟踪活动,包括验证不符合得到纠
19、正所需的附加审查任务。7.2.6.2 审查结论(初次审查和再认证适用)(1)商品售后服务评价指标评分值达到 70 分(含)以上,且特别扣分项少于 5 个、没有发现不符合,现场审查合格,推荐中心按相应认证级别认证注册。(2)商品售后服务评价指标评分值达到 70 分(含)以上,且特别扣分项少于 5 个、发现不符合,现场审查基本合格,经对不符合纠正措施验证有效后,推荐中心按相应认证级别认证注册。(3)商品售后服务评价指标评分值低于 70 分,或特别扣分项达到5 个(含)以上,现场审查不合格,不推荐认证注册。7.2.7 由审查组组长负责与受审查组织沟通,协调解决审查组与受审查组织之间关于审查证据或审查
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- 商品 售后服务 认证 实施 规则
