标准化项目合同管理制度.docx

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1、标准化项目合同管理制度第一章总则第一条目的为规范公司项目合同管理，保障合同的合法性、有效性，防范合同风险，维护公司合法权益，依据相关法律法规，结合公司实际业务情况，特制定本标准化项目合同管理制度。第二条适用范围本制度适用于公司所有项目合同的签订、履行、变更、解除及纠纷处理等全过程管理，涵盖但不限于工程建设、软件开发、设备采购、服务外包等各类项目合同。第三条基本原则1 .合法性原则：合同的签订与履行必须符合国家法律法规及政策规定,确保合同内容合法合规。2 .公平公正原则：合同条款应体现公平公正，合理分配合同双方的权利与义务，避免出现显失公平的条款。3 .风险防范原则：在合同管理过程中，注重识别、

2、评估和防范各类风险，采取有效措施降低风险损失。4 .全程管理原则：对项目合同实行从项目立项至合同履行完毕的全过程动态管理，确保合同管理的连续性和完整性。第二章合同管理机构及职责第四条合同管理部门1 .公司设立专门的合同管理部门，负责统筹协调公司项目合同管理工作。其主要职责包括：2 .制定和完善公司合同管理制度及相关流程，并监督执行。3 .组织开展合同法律知识培训，提高员工合同法律意识。4 .对合同进行统一编号、分类登记和归档管理，建立合同管理台账。5 .参与重大合同的谈判、起草和审核，提供专业意见和建议。6 .跟踪合同履行情况，及时发现并解决合同履行中出现的问题，协调处理合同纠纷。7 .定期对

3、合同管理工作进行总结和分析，向公司管理层汇报合同管理情况。第五条业务部门L公司各业务部门是项目合同的承办部门，负责本部门业务范围内项目合同的具体管理工作。其主要职责包括：8 .负责项目合同的前期调研和洽谈，收集合同相对方的主体资格、资信状况、履约能力等相关资料。9 .起草项目合同文本，确保合同内容符合项目实际需求和业务要求。10 组织内部相关部门对合同草案进行会签审核，根据审核意见对合同进行修改完善。11 按照公司规定的合同审批流程，办理合同审批手续。12 负责合同的签订、履行和跟踪管理，及时向合同管理部门反馈合同履行情况。13 负责处理本部门业务范围内合同履行过程中的变更、解除等事宜，并按照

4、规定办理相关手续。14 协助合同管理部门处理合同纠纷，提供相关证据和资料。第六条法律部门1 .公司设立法律部门或聘请法律顾问，为项目合同管理提供专业法律支持。其主要职责包括：2 .对合同进行法律审查，确保合同条款符合法律法规规定，防范法律风险。3 .参与重大合同的谈判和起草，提供法律意见和建议，维护公司合法权益。4 .协助合同管理部门和业务部门处理合同纠纷，提供法律解决方案,代理公司参与诉讼、仲裁等法律程序。5 .对公司员工进行合同法律知识培训，提高员工法律素养。第七条财务部门1 .公司财务部门负责项目合同的财务审核和监督工作。其主要职责包括：2 .对合同中的财务条款进行审核，包括合同金额、付

5、款方式、付款时间、发票开具等内容，确保财务条款符合公司财务制度和相关法律法规要求。3 .根据合同约定和实际履行情况，办理合同款项的收付业务，进行财务核算和账务处理。4 .定期对合同款项的收付情况进行核对和分析，及时发现并解决财务问题。5 .协助合同管理部门和业务部门处理合同纠纷中的财务问题，提供相关财务数据和资料。第三章合同签订管理第八条合同签订前的准备工作1 .项目立项：业务部门根据公司业务发展规划和实际需求，提出项目立项申请，经公司审批通过后，开展项目相关工作。2 .合同相对方调查：业务部门在签订合同前，应对合同相对方的主体资格、资信状况、履约能力等进行全面调查。调查内容包括但不限于对方的

6、营业执照、资质证书、经营范围、经营业绩、财务状况、信用记录等。业务部门应根据调查结果，撰写合同相对方调查报告，并提交给合同管理部门、法律部门和财务部门进行审核。3 .合同谈判：业务部门组织相关人员与合同相对方进行合同谈判，就合同的主要条款，如项目内容、合同金额、付款方式、履行期限、质量标准、违约责任等进行协商。对于重大合同或涉及复杂法律关系的合同，应邀请法律部门和财务部门参与谈判，提供专业意见和建议。谈判过程中，应做好谈判记录，明确双方达成的共识和分歧。第九条合同起草1 .合同文本选择：业务部门应优先选用公司制定的标准合同文本。如无标准合同文本，可参考相关法律法规、行业惯例和类似项目合同，结合

7、项目实际情况起草合同文本。2 .合同条款内容：合同条款应包括但不限于以下内容：合同双方的基本信息、项目内容及范围、合同金额及付款方式、履行期限及地点、质量标准及验收方式、违约责任、争议解决方式、保密条款、知识产权条款等。合同条款应表述准确、清晰，避免出现歧义或漏洞。3 .合同附件：根据合同需要，可设置合同附件，如项目清单、技术规格说明书、图纸、验收标准等。合同附件应与合同正文具有同等法律效力，且与合同正文内容相互呼应、协调一致。第十条合同审核1 .内部会签：合同起草完成后，业务部门应组织内部相关部门进行会签审核。会签部门包括合同管理部门、法律部门、财务部门及其他相关部门。各部门应根据各自职责，

8、对合同进行审核，并在规定时间内签署审核意见。审核意见应明确、具体，对于存在问题的条款，应提出修改建议。2 .审核重点：合同管理部门重点审核合同的编号、分类、格式是否规范，合同内容是否符合公司合同管理制度和相关流程要求。法律部门重点审核合同的合法性、有效性，合同条款是否符合法律法规规定，是否存在法律风险，争议解决方式是否合理等。财务部门重点审核合同中的财务条款，包括合同金额、付款方式、付款时间、发票开具等内容是否符合公司财务制度和相关法律法规要求，合同的经济效益是否合理等。其他相关部门根据本部门职责，对合同中涉及本部门业务的内容进行审核，如技术部门审核合同中的技术条款，质量部门审核合同中的质量标

9、准等。第十一条合同审批1 .审批流程：合同经内部会签审核通过后，按照公司规定的合同审批流程进行审批。合同审批流程一般包括业务部门负责人审批、分管领导审批、总经理审批等环节。对于重大合同或涉及公司重大利益的合同，还需提交公司董事会或股东会审议批准。2 .审批权限：公司应明确规定各级领导的合同审批权限，确保合同审批的规范性和有效性。审批人员应根据合同审核意见和公司相关规定，对合同进行审批。对于不符合要求的合同，审批人员有权退回业务部门进行修改完善。第十二条合同签订1 .签订主体：合同应由公司法定代表人或其授权的代理人签订。授权代理人签订合同的，应持有法定代表人签署的授权委托书，并在授权范围内签订合

10、同。2 .签订方式：合同签订应采用书面形式，一式多份，合同双方各执一份，公司合同管理部门、财务部门及其他相关部门各留存一份。合同签订应使用公司统一的合同专用章，并加盖骑缝章。合同签订日期应填写准确,不得提前或滞后。3 .合同备案：合同签订后，业务部门应及时将合同副本提交给合同管理部门进行备案。合同管理部门应按照规定对合同进行编号、分类登记,并建立合同管理台账。第四章合同履行管理第十三条合同履行跟踪L建立合同履行台账：业务部门应建立合同履行台账，对合同履行情况进行详细记录。台账内容包括合同编号、合同名称、合同相对方、签订日期、履行期限、履行进度、付款情况、质量验收情况等。合同履行台账应定期更新，

11、确保数据的准确性和及时性。4 .定期汇报合同履行情况：业务部门应定期向合同管理部门和公司管理层汇报合同履行情况，重点汇报合同履行过程中出现的问题及解决措施。对于重大问题，应及时提交公司专题会议研究解决。5 .加强与合同相对方的沟通协调：业务部门应加强与合同相对方的沟通协调，及时了解对方的履行情况，督促对方按照合同约定履行义务。对于合同履行过程中出现的分歧或争议，应及时协商解决，避免矛盾激化。第十四条合同款项支付1 .付款申请：业务部门根据合同约定和实际履行情况，填写付款申请单，并附上相关证明材料，如验收报告、发票等，提交给财务部门审核。付款申请单应填写准确、完整，注明合同编号、付款金额、付款方

12、式、付款时间等信息。2 .财务审核：财务部门对付款申请单及相关证明材料进行审核，重点审核付款金额是否符合合同约定，发票是否合规，付款方式和付款时间是否正确等。审核无误后，按照公司财务制度规定的审批流程进行审批。3 .款项支付：经审批通过后，财务部门按照合同约定的付款方式和付款时间，办理合同款项支付业务。在支付款项时,应严格核对收款方信息，确保款项支付准确无误。第十五条合同变更与解除1 .合同变更：合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同内容，业务部门应及时与合同相对方协商，达成一致意见后，签订书面变更协议。变更协议应按照合同签订的审批流程进行审批，并提交合同管理部门备案。变更协议应明确

13、变更的内容、原因、时间及对合同其他条款的影响等。2 .合同解除：合同履行过程中，如出现合同约定的解除条件或法定解除情形，业务部门应及时通知合同相对方解除合同，并按照合同约定和法律规定办理相关手续。合同解除后，业务部门应及时清理合同款项和相关物资，妥善处理善后事宜，并将合同解除情况及时报告给合同管理部门和公司管理层。第十六条合同验收1 .验收标准：合同中应明确规定项目的验收标准和验收方式。验收标准应符合国家相关法律法规、行业标准及合同约定的质量要求。验收方式可采用现场验收、抽样检验、专家评审等方式。2 .验收组织：业务部门负责组织合同验收工作，成立验收小组。验收小组由业务部门、技术部门、质量部门

14、及其他相关部门人员组成，必要时可邀请外部专家参与验收。验收小组应按照验收标准和验收方式，对项目进行全面验收，并出具验收报告。3 .验收结果处理：验收合格的，验收小组应在验收报告上签字确认,并将验收报告提交给财务部门作为支付合同款项的依据。验收不合格的，验收小组应在验收报告上注明不合格原因，并要求合同相对方限期整改。整改完成后，重新组织验收，直至验收合格。第五章合同档案管理第十七条合同档案收集1 .收集范围：合同档案包括合同签订前的调研资料、谈判记录、合同相对方调查报告，合同文本（包括正本、副本及附件）、合同审批文件、合同履行过程中的相关文件（如验收报告、付款凭证、变更协议、解除协议等）、合同纠

15、纷处理文件等。2 .收集责任：业务部门负责收集本部门业务范围内项目合同的相关档案资料，并在合同履行完毕后及时移交合同管理部门。合同管理部门负责对合同档案资料进行统一整理、归档。第十八条合同档案整理1 .分类编号：合同管理部门应对收集到的合同档案资料进行分类编号,分类应科学合理，便于查找和管理。编号应具有唯一性，可采用合同签订年份、合同类别、合同顺序号等组合方式。2 .装订成册：合同档案资料应按照分类编号顺序进行装订成册，装订应整齐牢固，便于保存。每册合同档案应编制目录，注明合同名称、合同编号、页码等信息。第十九条合同档案保管1 .保管设施：公司应配备专门的合同档案保管场所和设施，确保合同档案的

16、安全。保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件，设施应定期维护和更新。2 .保管期限：合同档案的保管期限按照国家相关法律法规和公司规定执行。一般情况下，合同档案的保管期限为合同履行完毕后X年。对于重要合同或涉及公司重大利益的合同，保管期限可适当延长。3 .档案借阅：公司内部人员借阅合同档案，应填写借阅申请表，经合同管理部门负责人批准后，方可借阅。借阅人员应在规定时间内归还合同档案，不得损坏、涂改或丢失。外部人员借阅合同档案，应经公司领导批准，并按照规定办理相关手续。第二十条合同档案销毁1 .销毁鉴定：合同档案保管期限届满后，合同管理部门应组织相关部门对合同档案进行销毁鉴定。对仍具有保存价值的

17、合同档案,应继续保存;对确无保存价值的合同档案，可予以销毁。2 .销毁审批：合同档案销毁应填写销毁申请表，经合同管理部门负责人审核，报公司领导批准后，方可销毁。销毁申请表应注明销毁合同档案的名称、编号、数量、销毁原因等信息。3 .销毁方式：合同档案销毁应采用安全可靠的方式进行，如粉碎、焚烧等。销毁过程应进行现场监督，确保合同档案销毁彻底，不得泄露公司商业秘密。第六章合同风险管理与纠纷处理第二十一条合同风险管理1 .风险识别：合同管理部门、业务部门、法律部门和财务部门应定期对项目合同进行风险识别，分析合同签订和履行过程中可能存在的风险因素，如合同主体风险、合同条款风险、履约风险、法律风险、财务风

18、险等。2 .风险评估：对识别出的风险因素进行评估，确定风险的发生概率和影响程度，根据风险评估结果，将风险分为高、中、低三个等级。3 .风险应对措施：针对不同等级的风险，制定相应的风险应对措施。风险应对措施包括风险规避、风险降低、风险转移和风险接受等。对于高风险合同，应采取风险规避或风险降低措施，如修改合同条款、增加担保措施等；对于中风险合同，应采取风险降低或风险转移措施，如加强合同履行监控、购买保险等；对于低风险合同，可采取风险接受措施，但仍需密切关注风险变化情况。第二十二条合同纠纷处理1 .纠纷处理原则：合同纠纷发生后，应遵循合法、公正、及时、协商的原则进行处理，维护公司合法权益，尽量减少损

19、失。2 .纠纷处理方式：合同纠纷处理方式包括协商、调解、仲裁和诉讼。合同双方应首先通过友好协商解决纠纷；协商不成的，可以根据合同约定或法律规定，选择调解、仲裁或诉讼方式解决纠纷。3 .纠纷处理程序：3.1协商解决:业务部门负责与合同相对方进行协商,寻求解决方案。协商过程中，应做好记录，并及时向合同管理部门和公司管理层汇报协商情况。3.2调解解决：如协商不成，可邀请第三方机构或个人进行调解。调解应在自愿、平等的基础上进行，调解达成协议的，应签订调解协议。33仲裁解决:如合同中约定了仲裁条款,且纠纷符合仲裁受理范围，公司可向约定的仲裁机构申请仲裁。仲裁申请应按照仲裁规则的要求提交相关材料，并积极参

20、与仲裁程序。3.4诉讼解决：如合同中未约定仲裁条款，或仲裁条款无效，公司可向有管辖权的人民法院提起诉讼。诉讼过程中，应按照法律规定和法院要求提交相关证据材料，积极维护公司合法权益。3.5纠纷处理责任：合同纠纷处理由业务部门牵头负责，合同管理部门、法律部门、财务部门及其他相关部门应积极配合。在纠纷处理过程中，各部门应密切协作，形成合力，共同应对合同纠纷。第七章监督与考核第二十三条监督检查1 .定期检查：合同管理部门应定期对公司项目合同管理情况进行检查,检查内容包括合同管理制度的执行情况、合同签订与履行情况、合同档案管理情况等。定期检查一般每季度进行一次，检查结果应形成书面报告，向公司管理层汇报。

21、2 .专项检查：根据公司实际需要，可组织开展合同管理专项检查，如对重大合同的履行情况进行专项检查，对合同管理中存在的突出问题进行专项整治等。专项检查由合同管理部门牵头，相关部门配合，检查结果应及时反馈给公司管理层，并督促整改落实。3 .内部审计：公司内部审计部门应定期对合同管理情况进行审计，审计内容包括合同的合法性、合规性、效益性，合同管理内部控制制度的健全性和有效性等。内部审计应按照审计程序和方法进行，审计报告应提出审计意见和建议，督促相关部门整改落实。第二十四条考核评价1 .考核指标：建立合同管理考核指标体系，考核指标包括合同签订合规率、合同履行率、合同纠纷发生率、合同档案管理合格率等。考

22、核指标应具有可操作性和可量化性，能够客观反映合同管理工作的质量和水平。2 .考核方式：合同管理考核采用日常考核与年度考核相结合的方式进行。日常考核由合同管理部门根据定期检查和专项检查结果进行，年度考核由公司人力资源部门组织，合同管理部门及相关部门参与，根据全年合同管理工作的实际表现进行综合评价。3 .结果应用：考核结果与部门和个人的绩效挂钩。对于合同管理工作表现突出，合同签订合规率高、履行情况良好、纠纷发生率低且档案管理规范的部门和个人，公司给予表彰和奖励，在绩效奖金、晋升机会、荣誉称号评选等方面予以优先考虑；对于合同管理工作存在问题，考核不达标的部门和个人,进行绩效扣分，并要求限期整改。连续

23、多次考核不达标的，视情节轻重给予警告、降职等处分。第八章附则第二十五条制度解释与修订L本制度由合同管理部门负责解释。在执行过程中，如遇到具体问题或对制度条款存在疑问，由合同管理部门进行解答和说明。4 .随着公司业务发展、法律法规的变化以及合同管理实践中出现的新情况、新问题，合同管理部门应适时对本制度进行修订完善。修订程序参照制度制定程序执行，经公司管理层审议通过后发布实施。第二十六条施行日期本标准化项目合同管理制度自发布之日起施行。公司原有与项目合同管理相关的规定与本制度不一致的，以本制度为准。在本制度施行前已签订但尚未履行完毕的合同，仍按原合同约定及相关规定执行，涉及合同变更、解除等事项的，适用本制度。