清华紫光档案软件单机版使用手册.doc

《清华紫光档案软件单机版使用手册.doc》由会员分享，可在线阅读，更多相关《清华紫光档案软件单机版使用手册.doc（199页珍藏版）》请在三一文库上搜索。

1、清华紫光电子档案管理系统TH-AMS系列产品之清华紫光综合档案管理系统单机版系统使用手册清华紫光电子档案事业部 前 言感谢您选择清华紫光综合档案管理系统TH-AMS单机版！清华紫光综合档案管理系统TH-AMS是清华紫光电子档案事业部自主研发的电子档案管理系统。TH-AMS系列产品在设计上考虑了信息资源管理的发展趋势，以档案管理理论为指导，根据对全国市场、众多行业需求、各种档案业务的理解，建立起面向政府机关及企事业单位的通用档案业务模型。信誉保证 如果您在使用清华紫光综合档案管理系统TH-AMS单机版过程中发现了什么问题，或者对该产品的某些功能有更好的改进意见，敬请拨打清华紫光综合档案管理系统T

2、H-AMS标准版产品技术支持热线电话或发送Email给我们（参照用户回执卡上的联系方式）。 请您按照用户回执卡的要求将其填写完毕，并邮寄回清华紫光电子档案事业部，以便日后获得更多的技术支持和版本升级服务。版权声明未经清华紫光电子档案事业部许可，任何人或组织均不得以任何手段与形式对本手册内容进行复制或者传播。本文档中所涉及的其它商标或产品名称均为各自所有者的商标产品名称。目 录1概述11.1系统简介与特点11.1.1系统简介11.1.1.1系统整体概述11.1.1.2系统功能模块的划分21.2系统运行环境41.3系统基础操作41.3.1系统登录和退出41.3.2系统界面说明52业务流程62.1总

3、体流程62.2各子业务的流程82.2.1分类整理82.2.2集中整理102.2.3档案利用102.2.4档案销毁103系统安装、配置及数据备份和恢复113.1软件的安装配置113.2数据备份163.3数据恢复164各功能模块的使用174.1系统维护174.1.1权限管理194.1.1.1机构与用户管理194.1.1.2数据权限234.1.2数据维护244.1.2.1日志管理244.1.2.2回收站管理254.1.3数据转换254.1.4档案设置354.1.4.1全宗管理354.1.4.2档案库管理374.1.4.2.1添加档案类型374.1.4.2.2删除档案类型394.1.4.2.3修改档案

4、类型414.1.5字段维护424.1.5.1添加字段424.1.5.1.2创建库494.1.5.1.3界面定义514.1.5.2文件库管理704.1.5.2.1字段维护714.1.5.2.2创建库714.1.5.2.3录入界面定义714.1.5.2.4创建文件库714.1.5.3分类表维护724.1.5.3.1增加节点734.1.5.3.2增加子节点734.1.5.3.3删除节点734.1.5.3.4修改节点744.1.5.3.5连接符维护744.1.5.4报表维护754.1.5.4.1报表编辑器功能介绍764.1.5.4.2报表设计784.1.5.4.3套用模板894.1.5.4.4报表模板

5、设计904.1.6数据字典维护904.1.6.1代码库管理904.1.6.2主题词维护914.1.6.3综合信息库维护924.1.6.4编研库管理934.1.7口令修改934.1.8参数设置934.1.8.1字段对应设置934.1.8.2立卷设置964.1.8.3档号设置984.1.8.4排序设置1004.1.8.5文件存储配置1014.1.8.6流水号设置1054.2文件管理1074.2.1文件收集1094.2.1.1概述1094.2.1.2业务操作1114.2.1.2.1文件数据的增删改1114.2.1.2.2立卷1124.2.1.2.3数据范围的选择1144.2.1.2.4数据检索117

6、4.2.1.2.5电子原文的挂接1214.2.1.2.6数据的批量修改1244.2.1.2.7文件打印1274.2.1.2.8个性设置1294.2.1.2.9数据的转出1314.2.2文件立卷1324.2.2.1自动组卷1324.2.2.2手动组卷1364.2.2.3调整案卷及卷内文件顺序1394.3档案管理1404.3.1数据管理1414.3.1.1目录树的维护1424.3.1.1.1添加、删除、修改档案类型节点1424.3.1.1.2添加、删除、修改分类节点1444.3.1.1.3添加、删除、修改数据节点1454.3.1.2档案数据的增删改1474.3.1.3数据范围的选择1504.3.1

7、4数据检索1504.3.1.5批量修改1544.3.1.6档案目录打印1564.3.1.7加入专题1604.3.1.8复制到鉴定库1614.3.1.9个性设置1624.3.1.10数据转入转出1644.3.1.11人名索引1674.3.2综合管理1704.3.3档案统计1754.3.4鉴定销毁1784.4开发利用1814.4.1档案检索1814.4.2借阅管理1834.4.2.1借阅登记1844.4.2.2归还管理1894.4.2.3借阅设定1944.4.3统计年报1954.4.3.1建立年报报表1954.4.3.2年报报表的应用1974.4.4档案编研1984.4.4.1创建专题库1984

8、4.4.2档案编研操作2014.4.5光盘制作2031 概述1.1 系统简介与特点1.1.1 系统简介1.1.1.1 系统整体概述清华紫光综合档案管理系统是清华紫光电子档案事业部研制和开发的具有自主知识版权档案管理系统，该系统统主要分为两大部分：档案业务部分和系统设置部分。其中档案业务部份包括：文件管理、档案管理和开发利用三部份，涵盖了档案业务中的收集整理、日常管理和信息开发利用工作，主要针对档案管理人员或各部门的兼职档案员，这部份功能系统设计得简单实用、方便快捷，档案管理人员可以通过这些功能，根据定义好的管理规则和规范，自动或辅助手工实现档案的各项业务工作。系统设置部分主要提供了一套系统的

9、定制工具，可以针对不同行业的档案管理需求和规范，定制符合用户本单位使用的档案管理系统，可定制的内容包括：系统权限的定制、档案管理架构的定制、档案整理规则的定制等。这些工具主要针对项目实施人员、或对本单位档案业务熟悉的系统管理员。系统设置部分功能强大，可以将用户单位的档案管理规范和制度通过定制实现，利用系统保障使用人员对规范和制度的执行，确保档案的业务流程有序地进行。将档案业务和系统设置的功能分开，就可以针对不同的使用者，将档案业务部分的使用和操作做得简单方便，使非计算机专业的人员可以轻松掌握系统的正确使用方法，同时可以将用于专业人员的系统设置功能做成一个档案管理的平台，提供给专业人员一个功能强

10、大的定制工具包，这样系统就实现了功能性、易用性以及实用性的完美结合。知识资源管理是未来企、事业单位信息管理的重要组成部分，也是企业信息管理的基础，是未来的发展趋势和发展方向。档案是一个单位知识资源的核心部分，也是知识资源管理的最基础部分。因此，要实现本单位的知识资源的管理，首先要做好电子档案的管理，才能以档案管理为核心和基础，逐步扩大和延伸管理范围，最终实现知识资源的管理。档案管理无论从人才储备、信息分类和组织、管理制度和方式、检索利用手段和信息收集的模式等方面都是未来知识资源管理所必须的。清华紫光综合档案管理系统从设计时就考虑了知识资源管理发展趋势，因此在系统中功能更加侧重于文件的收集整理和

11、开发利用、侧重于各种知识管理方式和结构的定制工具的提供，为进行知识资源管理提供了技术手段。1.1.1.2 系统功能模块的划分系统功能模块图如下：如上图所示，系统功能根据使用者的不同分为以下三个部份：1. 针对档案管理员的部份：针对档案管理员的部份主要包括上述模块中的：文件管理、档案管理、开发利用三个模块，主要提供给档案管理员和部门的兼职档案员对归档文件的录入、收集和整理，同时提供给档案管理人员对电子档案的管理、档案实体的辅助管理和对档案信息的开发利用。针对系统维护人员的部份：针对系统维护人员的部份主要指系统维护，是提供给系统维护人员（信息人员或档案人员）对整个系统进行定制和维护的工具包。系统维

12、护主要提供了以下工具：系统权限的定制、档案管理架构的定制、档案整理规则的定制和数据及用户的维护设置工具。本部份提供给对系统和档案业务熟悉的管理员使用，用于针对本单位情况建立档案管理系统的架构、对系统进行日常的维护和备份以及可以针对今后的发展和变化进行适应性修改。系统特点特点如下：1. 使用简单方便，完全按照档案管理的业务组织功能模块，并且使用方便快捷，在一个整体界面下面实现了所有功能，而不需要切换不同的模块和界面；同时数据的展现形式更加形象直观，为资源管理器风格，用户对档案数据的结构和操作一目了然；2. 增加了文件管理子系统，可以对归档前的文件进行管理，这样不仅提供了各归档部门对自身文件的管理

13、手段，而且实现了文档的一体化；3. 可以实现分散整理、集中整理和混合模式的归档文件整理流程，更加灵活和适应未来的变化；4. 用户的机构和权限管理功能更加强大和灵活，同时又不失管理的方便性，增加了角色的概念，可以通过角色归属方式进行方便的赋权操作；5. 应用和开发平台得到全面升级，新系统全面支持新的操作系统和数据库平台；6. 数据库的结构设计、数据的存储和查询效率得到了更好的优化和提高；7. 更加注重档案的收集整理和开发利用，可以根据规则实现自动整理，并为档案管理人员对档案信息的提炼提供了更好的工具；1.2 系统运行环境系统环境配置：市面兼容PC机，最低配置CPU（P 666）、内存（256M）

14、硬盘（40G以上）；推荐CPU（P 1G以上）、内存（512M）、硬盘（40G以上）。操作系统（Win98/2000/xp均可）。在使用不同的操作系统时，硬件配置随操作系统的推荐配置。以上配置也需要视实际情况而定，如：电子文件较多时，硬盘空间应相对较大。1.3 系统基础操作1.3.1 系统登录和退出系统的登录和退出都是标准的WINDOWS风格，只需要输用户名和密码就可以登录系统，用户名和密码是由系统的权限管理进行控制的。不同角色用户登录系统以后所看到的用户界面是一致的，系统对用户的操作权限进行了控制，看到和访问的数据根据当前登陆的用户权限会各不相同。系统的登录界面如下图所示：1.3.2 系统

15、界面说明登陆后点击窗口左上角的【业务面板】按钮，显示的系统主界面如下：上图为档案系统的主界面，与OutLook的界面风格相同，主要分为功能区和数据区。功能区主要指软件的功能菜单和功能按钮图标；数据区主要是系统所要操作和列示的档案数据。功能区分为左侧菜单和顶行菜单2部份，左侧菜单包含了系统的三级菜单，一级菜单以条状菜单为主包括：文件管理、档案管理、开发利用和系统维护4个一级菜单。二级菜单和三级菜单以图标的方式体现，用鼠标点选二级菜单，如果没有三级菜单，则直接进入功能操作，如果有三级菜单，则会打开三级菜单图标。顶行菜单是左侧菜单中的常用功能操作，会随着选择不同的左侧菜单功能而变化。数据区也分为两部

16、份，目录树和数据区，目录树显示了档案数据的组织结构，通过选择目录树上的节点，可以控制数据区中显示的档案数据范围，就像WINDOWS系统中的资源管理器一样。目录树可以由档案管理员进行定制，也可以是档案的分类表，可以根据用户的使用习惯进行选择切换。数据区按照案卷、卷（盒）内文件分成2个区域，有项目的节点会分成项目、项目内案卷和案卷内文件3个区域，一目了然。这种界面风格将所有功能都列于同一界面之下，使用简单方便、展现的信息量大，不需要来回切换模块，就象把所有工具和材料都放在了一个大桌面上，随手可以拿来使用，且有分放明确，互不干扰，形成明显的层次之间响应关系。2 业务流程2.1 总体流程各单位对档案管

17、理都有着自己的业务流程，综合起来主要分为：档案的收集整理、日常管理和信息服务三部分。清华紫光电子档案管理软件综合了上述档案管理的业务特点，开发了文件管理、档案管理和开发利用等功能模块来实现用户的档案工作流程。归档文件的鉴定、分类、排序、组卷、编号、编目等业务流程，可以通过软件系统进行自动的控制，将分类、排序、组卷、编号等规则进行设定，系统就可以自动按照规则完成归档文件的整理工作，而档案人员所需要做的就是计算机程序所难以实现的鉴定、规则的设定、文件的录入以及对系统流程进行控制。针对不同用户对文件管理、立卷归档、档案管理和信息服务等方面的不同需求，提供系统设置的定制工具，根据需要对系统进行定制，使

18、系统能够很好地适应各类档案管理业务的需要。不仅可以实现数字档案管理的业务流程自动化，而且可以作为纸介质档案的辅助管理工具。随着档案管理工作的发展，档案业务的流程主要以“归档文件的收集整理”和“信息的开发利用服务”两方面为主，而日常的管理工作，只需要对数据进行维护，而不再存在太多的流程化的工作。系统通过上述文件管理（文件库）、文件立卷、档案管理（档案库）3个部分来完成档案的业务流程。下面我们对整个流程进行描述。l 文件管理（文件库）用于各类收发文和其它文件的登记和管理，由于文件库需要描述出文件的属性，因此它对文件的描述信息（库结构）是以文件为主体的，一般与用户的OA系统相似，与档案库是有所不同的

19、l 文件立卷用户通过文件立卷将文件管理中的数据进行组卷、立卷，然后再归档，形成正式档案数据，以便今后查询利用。l 档案库用于对正式归档的档案进行录入和管理。立卷完毕的归档文件可以由档案人员进行确认后转入档案库，档案库中的档案一般不会再重新进行整理，只是需要档案人员对其进行数据的维护和档案信息的开发利用。已经整理好的大量的馆藏档案可以通过数字化加工，直接录入到档案库中，形成电子档案。过期的档案可以通过鉴定销毁，进行保管期限的变更或销毁，销毁的档案进将会入销毁库中。档案的开发利用可以针对上述文件库、档案库中的信息，为用户提供更好的信息服务。下面，将分别针对：文件归档、档案利用和鉴定销毁几个主要业

20、务流程，对系统实现流程的应用进行介绍。2.2 各子业务的流程2.2.1 分类整理整理方式档案管理需要对大量文件进行科学的分类和组织，最终形成便于利用、易于管理、系统科学的档案信息，这是一个工作量巨大的工作。一般单位会采取以下不同的整理方式：l 集中式：档案部门集中立卷。l 分散式：部门整理各自档案、随办随归，一年集中到档案部门一次。l 结合式：按照档案类型的不同分别采用集中式和分散式。整理规则针对不同的档案类型，会有不同的整理（立卷）规则，比如文书档案就有传统立卷和新规则两种方式。l 传统立卷：1. 分类：按问题（分类）或机构进行分类。2. 价值鉴定：主要确定归档文件和归档文件的保管期限。3.

21、 组卷：包括“文件调整”、“卷内文件排序”、“卷内文件编号”、“卷内文件编目”、“案卷的装订”、“案卷的排列”、“案卷的编目”。u 文件调整：检查文件的完整性。如未办完文件，可转入下一年度。u 卷内文件排序：卷内文件的排序。一般按时间。u 卷内文件编号：卷内顺序号或文件编号。u 卷内文件编目：卷内目录和备考表。u 案卷的装订：u 案卷的排列：根据保管期限和分类给出案卷的排列顺序。u 案卷的编目：案卷封面、案卷目录和案卷脊背等。l 新规则：1. 确定归档文件：即“价值鉴定”。u 确定归档文件范围：将不归档文件挑出。u 归档文件价值鉴定：确定保管期限。2. 归档文件整理：归档文件的“分类、装订、排

22、列、编号、编目、装盒”。u 件的组织：将文件形成件，一般一个文件就是一件。u 归档文件的分类：按年度（必选）、保管期限（必选）、机构（或问题）进行分类。不同单位根据需要可以有不同的分类方法。u 归档文件的排列：对分类后的归档文件进行排序。依据事由、时间和重要程度进行排序。u 归档文件的编号：形成文件的编号（唯一）。一般由：全宗号-年代-保管期限-件号（同一分类下文件的排列序号）；也可以由：全宗号-年代-保管期限-分类（根据分类方式不同而不同）-件号组成。u 归档文件的编目：编制归档文件目录。u 归档文件的装盒：可选装不同厚度（页数）的盒子；形成：盒封面（全宗名称）、盒脊背（全宗号、年度、保管期

23、限、机构（问题）、起止件号、盒号）、备考表。2.2.2 集中整理集中整理是指由档案部门集中对文件进行分类整理。将文件录入文件库中，由档案部门定期对归档文件进行整理立卷，最终归入档案库中。档案管理人员可以设置整理规则，对大量归档文件进行自动整理、组卷组盒。系统管理人员可以通过权限设置，设置只有档案管理人员才具有文件整理的权限（即：立卷归档等），其它用户只能进行录入工作，无权对文件进行整理。2.2.3 档案利用档案的利用包括对电子档案的查询和对档案实体的借阅两种方式。借阅管理可以进行借阅登记、归还和催还的办理，并可由档案管理员制定借阅的规则和政策，由系统自动进行控制。2.2.4 档案销毁过期档案的

24、销毁流程如图2.2.3-1所示。档案管理员可以定期进入系统的鉴定销毁子系统，通过销毁申请自动得到过期档案的目录，并打印销毁申请。图2.2.3-1档案的鉴定销毁流程打印出的销毁申请由档案人员送交上级领导审批，审批结束后销毁申请和处理意见返回到档案部门。目前系统这部分工作是由人手工传送销毁申请单实现的。档案管理人员可以在销毁数据管理中看到需要销毁、提出销毁申请的档案目录和原文信息，可以根据领导对鉴定销毁申请的处理意见对其进行处理。处理包括：更改过期档案的密级和保管期限继续进行保管和销毁两种。如果选择更改，则系统会自动更改档案的目录信息，并重新存入档案库中；如果选择销毁，则会将档案放入回收站。销毁的

25、档案将一直保留在回收站中，可以随时进行恢复和清空（永久删除）。系统的日志库将自动记录从提出鉴定到处理销毁申请的全部过程，以便于查询和统计。3 系统安装、配置及数据备份和恢复3.1 软件的安装配置双击安装盘中的安装文件，系统自动安装档案系统。注：如果C盘空间不充足，可以选择将数据存放在其他盘下。3.2 数据备份数据备份，用于将系统中的所有数据进行备份，也就是整体备份数据库。具体操作如下：点击【业务面板】【系统维护】【数据维护】【数据备份】，出现一下界面：选择要备份的路径和名称，点击【保存】即可。3.3 数据恢复数据恢复，用于将系统中的所有数据进行恢复，也就是整体恢复数据库。直接找到以前备份过的数

26、据信息直接恢复即可。4 各功能模块的使用4.1 系统维护系统维护部分主要提供了一套系统的定制工具，可以针对不同行业的档案管理需求和规范，定制符合这个单位使用的档案管理系统，可定制的内容包括：系统权限的定制、档案管理架构的定制、档案整理规则的定制和对数据及用户使用的维护和设置工具。主要针对项目实施人员、或对本单位档案业务熟悉的系统管理员。系统设置部分功能强大，可以将用户单位的档案管理规范和制度通过定制实现，用系统保障使用人员对规范和制度的执行，保障档案的业务流程有序地进行。系统维护包含：权限管理、数据维护、档案设置、数据字典维护、参数设置和口令修改六部份功能。其中：档案设置、数据字典维护和参数设

27、置已经在上文中做过介绍，在此就不再重复。权限管理主要对档案系统的用户和机构进行设置，同时可以提供对档案数据的赋权操作。系统定义好权限之后，可以很好的控制档案数据的安全性。数据维护功能可以对系统的日志库、存放销毁档案的回收站进行管理。口令修改可以让用户修改自己的登录密码。4.1.1 权限管理由于档案中并非每一个档案类型都是对所有用户公开的，因此，对档案类型也进行了权限控制。 在检索、数据录入、报表等子系统中当用户选择某个档案类型时将根据权限设置的内容进行权限审核。如果权限设置中不允许该用户使用，则有不允许使用的警告。 4.1.1.1 机构与用户管理 每一个用户在档案系统中都会有一个相应的角色，管

28、理员有管理员的角色，用户有用户的角色，在综合档案管理系统中，用角色来控制每一个用户的权限。 添加角色如下图所示首先要给角色一个名称，例如：管理员；然后设定角色的权限，选择此角色允许的权限。同时可以设定此角色能够操作的档案类型，选择“查看所有部门数据范围”对角色的档案使用权限进行设置。管理员可根据单位的部门来建立组，如上图所示“0100清华紫光”是一个全宗，建立用户组和用户时，一定要建立在某个全宗下面，一个全宗的用户是不可以看另一个全宗的数据的，全宗的建立在后面介绍。下面介绍如何新建组和用户，点击工具栏上的“新建组”出现如下界面，输入组名确定即可。在工具栏上点击“新建用户”出现如下界面，输入用户

29、信息，然后设定用户隶属的角色。设定用户的角色在隶属于中将最初建立的角色，赋予相应的用户，综合档案管理系统中的用户便建立好了。4.1.1.2 数据权限权限管理界面：首先要选择权限控制的是归档前还是归档后，默认为归档后，然后选择要给项目、案卷、文件还是电子文件赋权限，进行条件检索。即检索需要进行权限设置项目、案卷、文件或者电子文件。设定用户和组对档案是否具有电子文件的浏览、下载、借阅的权限。用户自定义权限的规则。设定的默认权限如：浏览、下载、借阅等。4.1.2 数据维护4.1.2.1 日志管理登陆系统所有的操作都将在日志中记录，系统中的日志可分为：a) 登录日志：这部分可以记载某个用户在什么时间，

30、在哪台机器上登录过档案系统，依据这日志可以了档案系统被利用的情况。b) 系统日志：这部分可以记载某个用户在登录到系统后，对档案数据进行了哪些操作，如果系统出现一些数据丢失或者操作失误的事情，管理员可通过这个日志来查找出问题出现的时间及操作人员4.1.2.2 回收站管理回收站管理： 这个模块是对已经删除的文件进行管理，所有删除的文件都存储在这个模块中，在这里可以对这些数据进行还原、删除等操作，在这里删除数据后，数据便无法恢复。4.1.3 数据转换清华紫光综合档案管理系统允许将数据文件中的档案数据转换进入档案系统中来，支持的格式有.xls .db .dbf 等。【系统维护】【数据维护】【数据转换】

31、首先需要选择相对应的源数据库，也就是需要导入本系统的数据库，指定对应的数据库名和表名，如下图：选择相对应的ODBC数据源，也就是原始数据类型。然后找到原始数据存放的路径，如下图：选择需要导进来的表，再指定将历史数据导入本系统的哪个库中，如下图：指定历史数据库和本系统数据库的对应字段，如下图：最后点击【全部导入】，如下图：也可以先进行【检索】，把检索后的数据导进来。4.1.4 档案设置档案管理的设置主要针对档案系统的系统管理人员，用于对本单位档案管理的组织结构进行搭建和定制、对归档文件整理的规范进行定义、对系统常用的一些数据建立数据字典以方便使用。档案管理的设置属于软件中的“系统维护”部份，因为

32、不会经常使用，一经定好，就不会轻易改动了（因为会影响以后的数据录入和管理），所以一般只开放给系统管理员和实施的技术人员使用，其中包括了档案设置、参数设置和数据字典维护3个模块。档案设置模块主要用来全宗设置、分类表设置、档案库设置、文件库设置和报表维护五部份内容，管理员通过对上述五部份的设置，可以定制出符合自己单位的档案管理架构。数据字典维护主要对系统中经常要用到的一些数据进行定制和管理，以便于在系统的使用过程中直接进行方便地选取。包括：代码库管理、主题词管理、信息库管理、编研库管理。参数设置主要用来定制归档文件归入档案系统的整理规则和系统其它方面的设置。包括：立卷设置、字段对应设置、排序设置、

33、销毁字段设置和服务器配置。4.1.4.1 全宗管理第一次使用系统，必须选全宗定义，在“系统维护”“档案设置”下选择“全宗管理”项。如下图：“增加”按钮，可增加新的全宗号及全宗名称；具体操作是：首先点“增加”按钮，出现如下界面在全宗号框中输入需要增加的全宗号，然后，在全宗名称框中输入全宗名称，单击“确定”按钮，即可“增加”一个新的全宗。“删除”按钮，可删除任一全宗号及全宗名称，具体操作是：用鼠标选中某一全宗，单击“删除”按钮即可。“修改”按钮，可修改的全宗号及全宗名称,具体操作是：用鼠标选中需要修改的全宗,单击“修改”按钮，在弹出的修改窗口中修改全宗名称，单击“确定”按钮即可，全宗号不能修改。注

34、意：删除、修改某个全宗时，将删除、修改该全宗下的所有库及数据,最好不要轻易删除、修改全宗。4.1.4.2 档案库管理4.1.4.2.1 添加档案类型第一次使用系统，必须选档案库管理，在“系统维护”下选择“档案库管理”项。如下图：可以增加档案类型，维护档案类型的字段和录入界面。在档案库信息下面的空白处单击鼠标右键， 选择“添加档案类型”，输入档案类型名称，可以选择管理模式也可以自定义管理模式。自己定义管理模式时，管理模式选择无，在属性选择框中列出了档案类型的三种属性：包含项目、包含卷和包含分类表。用户根据需要在选定的属性前打上对钩。全选，表示档案中包含项目，其档案有卷级，还需要分类表进行管理。如

35、果当一个档案类型不包含这些属性时可以取消这些包含项（直接用鼠标单击属性前方框中的对钩即可，此功能可反复操作，再次单击时又可选中相应属性）。点击【确定】按钮，档案类型添加完成，系统会根据所选择的管理模式生成相应的结构，如上图选择了包含项目、包含案卷、包含文件，确定后系统会建立项目库、案卷库、文件库，其结构为系统默认的结构，用户也可以根据自己的需要添加字段，方法下面介绍。4.1.4.2.2 删除档案类型选择要删除的档案类型，然后单击鼠标右键，在出现的操作菜单中点击【删除档案类型】即可。4.1.4.2.3 修改档案类型选择要修改的档案类型，然后单击鼠标右键，在出现的操作菜单中点击【修改档案类型】即可

36、其中只能修改名称和备注信息。如下图：4.1.5 字段维护4.1.5.1 添加字段对已经存在的档案类型的项目库、卷库、件（文件）库结构进行修改。4.1.5.1.1.1 添加字段选择要修改的档案类型和要修改的库，在工具栏上选择【添加字段】按钮，则在库结构定义窗口中出现空白行，然后输入中文名称，类型，长度即可。具体操作如下：然后在工具栏上点击【创建库】按钮。如果不需要对添加字段前的录入界面进行整体的界面修改，则选择【否】，如下图：然后，点击工具栏上的【录入界面定义】。如下图：选中不需要显示和录入的字段进行删除，直接选中，然后按键盘上的Delete键删除。如下图：最后保存退出，如下图：4.1.5.1

37、1.2 修改字段选择要修改的档案类型和要修改的库，在库结构定义窗口中直接单击字段即可在其上直接修改，如下图：以后操作同添加字段4.1.5.1.1.3 插入字段选择要修改的档案类型和要修改的库，在工具栏上点击【插入字段】按钮以后操作同添加字段4.1.5.1.1.4 删除字段选择要修改的档案类型和要修改的库，在工具栏上点击【删除字段】按钮即可。4.1.5.1.2 创建库创建库是把添加字段、修改字段、插入字段、删除字段的工作保存到数据库中，所以每次修改了字段信息就要进行创建库操作。为了方便用户自己增加档案类型，本系统还提供复制库结构的功能，即如果新增加的档案库结构和已有的库结构相同或相似的时候，可

38、以直接将已有的库结构复制到新建的档案类型的库中，具体操作如下：找到需要复制的库结构，然后点击工具栏的【复制库结构】接着找到需要被覆盖的库结构，点击【粘贴库结构】即可4.1.5.1.3 界面定义在库结构定义完后，应该重新定义录入界面，虽然在创建库结构时已经自动创建了一个界面。用户可定义具有个人风格的录入界面。该界面主要用于数据的录入以及查询时查看信息内容或通过卡片式查询时使用。注意，在定义录入界面之前，应首先创建相应的数据库。在进入定义录入界面时，会出现三个窗口，主要包括设计窗口、工具窗口以及属性窗口，这三个窗口在设计过程中是相互依存的，是定义录入界面所必须的。设计窗口 设计窗口是录入界面的载体

39、即在设计窗口上定义录入界面，它将是用户进行数据录入或检索查询时看到的界面。工具窗口 工具窗口用以帮助用户定义录入界面，包括在设计界面时所需要的组件，布局各组件用的按钮以及其它操作界面的按钮。属性窗口 双击设计窗口即新界面中的任意组件则会出现属性窗口，它主要用于定义设计窗口中各组件的属性，如对于一个编辑框，它有名称、初始值、字体、数据库域名等属性。以下为双击“题名”组件后出现的“题名”属性窗口，属性窗口中列出的属性依组件的不同而不同，共有的属性有：组件名称、字体、被激活时动作、可见性等。本系统提供了工具窗以帮助用户定义录入界面，工具窗口如图所示，包括：（第一行从左至右）取消选择按钮（箭头）、按

40、键（OK）、编辑框（ab）、组合框、标签（A）、备注、日期时间（D/T）等界面组件八个排版按键（第二、三行左1至4），两个叠放次序按钮（置前、置后按键（第二、三行右）四个控制按钮打开、存储视图、测试和结束编辑按键（第四行自左至右）。界面组件主要用于构成用户定义界面的元素。单击“定义录入界面”键后，系统弹出对话框如上设计窗口，用户若添加组件，先在工具窗口上按下组件对应的按钮，然后在录入界面对话框的相应位置上单击鼠标左键即可。而双击设计窗口上的组件时，系统便弹出此组件的属性窗口。按钮主要实现一些功能操作，如在移动记录时有“上一条”、“下一条”等。编辑框一方面通过它可以进行数据的录入，另一方面通过它

41、可以显示记录字段的信息。组合框对于数据录入或通过卡片检索时可以通过下拉框进行数据录入，并且可以更改显示格式。标签主要用于显示提示信息，例如字段名称等。备注用于录入或显示备注类型或叫Memo类型的数据。日期/时间用于录入或显示日期类型的数据。排版按钮主要用于调整用户定义界面中各元素的布局情况，并进行排版。八个布局按键按照从左到右、从上到下的顺序分别为向左对齐、水平中央对齐、向右对齐、沿水平方向均匀分布、向上对齐、垂直中央对齐、向下对齐、沿垂直方向均匀分布。在进行布局时，或按住鼠标左键并拖动，将多个组件圈在方框内，或按住Shift键的同时用鼠标依次单击欲布局的组件，均可达到同时选择多个组件的目的。

42、叠放次序按钮主要用于调整相互叠放的界面组件的置前和置后次序。控制按钮主要用于控制整个界面视图而使用的。分别用于装载视图、存储视图、测试视图、结束视图。以定义“基建档案”类文件的录入界面为例，依次说明各个按键的功能。添加标签步骤如下：1) 首先可以将拖动鼠标以改变设计窗口的大小，然后在工具窗口上按下标签键，下图红色标记即为标签，它主要用于显示字段的名称，以及一些提示信息。2) 可以用鼠标拖动任意改变标签的位置，双击该标签，弹出属性窗口，如图所示。3) 将“名称”改为“Lab_案卷号”，“标题”改为“案卷号”。标签属性介绍如下：名称 标识该组件的ID。每一个组件都有一个唯一标志该组件的ID号，那就

43、是组件名称。字体 设置组件显示信息的字体，包括字体类型、大小、颜色等。对齐方式 即标签标题在该标签中显示的对齐方式，主要包括靠左对齐、居中对齐、向右对齐。可见 主要用于卡片检索时该组件在界面中是否显示。该属性的设置只对检索有效。标题 显示该标签的标题信息。动作设置 主要包括按鼠标时、双击鼠标时、被激活时的动作设置。动作设置的具体内容可参见“添加编辑框”。添加编辑框步骤如下：1) 在工具窗口上按下编辑框键。2) 单击定义界面的案卷号标签的后面，出现编辑框（Edit1），然后双击该编辑框，弹出属性窗口，如图所示。 3) 将“名称”属性改为“edt_案卷号”，“初始值”属性可设置为“”，也可设置为复

44、表达式，如图所示单击“初始值”右边虚线方框，弹出下图定义表达式对话框。4) 定义表达式对话框，如上图所示，定义初始值为当前卷的卷号。表达式可由字段值（域值）或字符串或其它组件值组成，字段值和其它组件值可在组合框中选择，字符串由用户手工输入，然后按各自的添加按键形成表达式，最后按“确定”键即可。5) 在属性窗体中的“数据库域名”组合框中选择“所属卷号”，表示该编辑框的数据将更新文件库中的域“所属卷号”的值。 6) 编辑“按回车时”的动作，如上右图所示，单击它的虚线框后，系统弹出对话框，在动作组合框中选择“Jump”，在焦点组合框中选择“edt_关键字”，然后按“添加动作”键，再按“确定”键即可。

45、 编辑框主要属性介绍如下：初始值 表示初始化（在进入数据录入的录入界面时）时所赋给的默认值。只读 表示在数据录入时该字段是否只读。注意，该属性只对数据录入有效。数据库域名 表示编辑框与数据库的某一字段的对应关系。动作设置 主要包括“按鼠标时”、“双击鼠标时”、“被激活时”、“按回车时”的动作设置。添加组合框步骤如下：组合框的特点是不需要用户输入信息，而是在下拉列表中选择系统设置好的数据。例如，卷中“密级”字段的值可由系统管理人员一次性设置，用户则在下拉列表中选择即可。其修改步骤如下：图可选项构成对话框1) 首先单击密级编辑框（此编辑框为系统默认的，每一个字段后系统都会默认有一个相应的编辑框），在添加组合框之前应删除，因为我们要用组合框替代编辑框，按“Delete”键。2) 在工具窗口上按下组合框键，然后单击编辑数据录入界面上原密级编辑框的位置，用鼠标调整其大小后如下左图：3) 双击组合框，其属性窗口如右图所示