连锁超市采购业务的程序.docx
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1、连锁超市采购业务的程序采购业务程序一、目的规范商品采购过程,加强采购工作控制。二、范围本程序适用于经营中所需的商品采购业务操作和管理。三、职责1、新品室负责新品申报、质量控制、商品退调换。2、业务员负责商品采购、供应商控制、促销活动。3、内勤负责数据统计、租赁联营、促销活动管理。4、业务经理负责采购业务审核和管理。四、相关文件1、新品引进流程2、商品货源组织流程3、商品退调换管理制度4、商品特价帐务调整规定5、商品引进质量标准6、商品采购属性制定规定7、商品退货操作流程8、商品封仓处理流程9、DM工作流程10、临时促销流程11、促销活动操作规定12、促销人员管理规定13、业务通知下发规定14、
2、租赁(联营)操作流程15、代销改经销流程16、采购部缺品考核方案17、采购部考核制度五、工作程序1、商品引进(1)采购原则业务员对以下商品应优先考虑采购。a.名、特、优商品。B.知名度高的商品。C.适销对路的商品。(2)采购要求i增加商品组合广度,降低商品组合深度,引进商品时一般考虑同类产品不超过5种。ii商品引进必须经质检,符合商品引进质量标准。iii进场费用按公司规定收取,特殊情况再协商解决。iv商品毛利率必须达到公司制定的同类商品毛利率标准,同时商品的进价须是市场最低价。V商品进货发票须是增值税发票(粮食等兑换商品除外),且开具增值税发票的单位名称要与供应商名称一致。(3)新品接受i业务
3、员走市场或接待厂方推销,引进商品。ii新品室审核证件、样品,符合申报条件的,由供应商填写一式四份新品接受单。hi新品会审核同意后,业务员与供应商谈判,落实审核的相关内容。(4)新品建档i供应商交纳各项费用后,业务员落实进价和审核新品导入信息处理单中的相关内容。新厂家进场,业务员要和供应商签订新厂商进场试销协议。ii确定商品编码、售价、毛利,建立商品档案。配送商品增加所有门店档案,配送方式定为人工配送;上柜商品只增加试销门店档案。iii新品属供应商直接上柜的,业务员打印直接上柜通行卡。新品属公司配送的,业务员确定试销门店,填写新品首次分配表,配送中心依据新品首次分配表,将新品配送到相关门店。(5
4、)试销跟踪i新品进货后,门店开始进行商品试销,试销期为两个月。ii试销期间,业务员要跟踪新品的陈列情况、货源情况、销售情况、质量情况、促销情况。iii试销结束后,根据销量和其他情况确定是否引进。试销合格,业务员和供应商签定正式合同。如果不合格,视具体情况延长试销期限或通知供应商商品淘汰。2、货源组织(1)商品订货i业务员每天查看分管大类的商品库存和销售情况。ii商品库存量设置最小、最大库存警戒线。iii一次进货量保持在715天的销量范围内,对于百货等保质期长但周转速度慢的商品,可以适当放宽进货量。iv业务员根据商品采购要求和商品周转要求制定采购订单。V供应商凭采购订单在规定时间依据订单要求送货
5、到配送中心。(2)商品配送i门店经营商品主要有三种配送方式:直接上柜、自动配送、人工点菜。ii直接上柜商品仅限保质期三个月以内和不宜运输的商品。必备商品、主力商品、畅销商品、门店审定的一般商品原则上要采取自动配送。烟、高档酒、散粮、其它散营食品、新品和各门店根据自身实际情况确定的非畅销品种,可采取人工点菜方式组织货源。(3)库存管理i库存管理原则:以销定进、勤进快销。ii业务员在掌握配送中心库存量的情况下,还要了解各门店的销售和库存,对配送中心库存较大商品须在当月处理完毕,对个别门店一些库存量较大的商品,有义务帮助门店调剂或采取其它方式解决。iii每逢节日、节气时,业务员必须提前充分做好节日、
6、节气的货源供应,转换节气时要注意落令商品的处理。iv业务员要根据季节或市场的变化,及时将库存进行结构调整。对库存量较大或快要临期的商品,要尽快与供应商联系退货。V对库存量较大或滞销且不能退调的商品,业务员要及时以书面形式报业务经理,并提出处理意见。Vi由于业务员个人原因造成的商品积压或过期,无法退调使公司造成损失的,业务员要承担一定的经济责任。Vii业务员时常要对商品的库存与销售进行分析,掌握市场动态与一般的销售规律,做到合理把握库存量。3、商品售后(1)商品封仓i商品临期封仓a:封仓时间规定对一年以上保质期的商品,乘U1/5时封仓。对812个月保质期的商品,剩2个月时封仓。对68个月保质期的
7、商品,剩45天时封仓。对36个月保质期的商品,剩20天时封仓。b:封仓商品处理采购部根据配送中心提供的封仓商品清单,在两个工作日内填写处理意见:退厂家、继续销售、削价处理,返回配送中心。ii质量问题封仓商品由于质量的原因被质检部封仓商品,配送中心将此商品就地封存。在两周内质检部通知处理意见:退货、启封配送。(2)临期、残次商品退调i业务员和供应商签订合同时,要签署临期、残次商品退调换条款。ii直接上柜商品由供应商到门店退调,公司配送商品退调方式:供应商到店、新品室代退、集中退退货仓。iii供应商需到门店解决的退调换商品,15天内未解决,门店有权填写货款拒付单,业务员接单后,暂停为供应商结账。i
8、v异地分公司集中处理商品调货,业务员应比室内店多出4天时间安排异地分公司调货到室内指定店。(3)商品退货i商品退货原因:淘汰、清户、质量问题、临期、残次。ii采购部内勤周三统一下发退货通知。属上柜的业务员当天通知供应商不再送货,门店接退货通知后,联系供应商退货,供应商8天内不能退净的,采购部下通知退货仓,业务员通知供应商集中退货,即日起业务员向供应商收取仓储费*元/天。属配送的,门店和配送中心按要求在规定时间内退货至退货仓。业务员通知供应商在退货集中截止日期后一周内退货完毕,否则,向供应商收取仓储费*元/天。4、广告促销(1)DM谈判i促销计划营运部负责拟定促销计划,内容包括:a活动主题及促销
9、时间b促销品种及数量(细分到小分类)c操作流程及日程安排iiDM商品要求a按照促销计划的小分类要求选择品种和确定促销力度。bDM商品促销范围原则上分公司和异地分公司同时进行。cDM商品不得两个档期连续进行。d特价商品原则上要更改进价。eDM商品须缴纳DM费用,临时特价不得与DM档期同时操作。fDM买赠商品要洽谈赠品到位操作方式。gDM限量商品注明限量件数及分配方案。h业务员规范填写DM登记表并经业务经理审核。iiiDM费、帐务调整a特价商品帐务调整,业务员依照商品特价帐务调整规定在特价结束后15天内办理完毕。bDM费用收取在特价结束后在当月内收取完毕。(2)临时促销i操作要求a促销时间以周为单
10、位,原则上不得少于2周。b临时特价毛利不低于原毛利。c明确促销形式,特别是买赠商品赠品的落实。d临时促销执行门店范围和门店最小库存意见。e临时特价原则上更改进价,特价结束后15天内落实帐务调整。ii操作程序a业务员填写商品信息变更通知单,内容包括:促销形式、促销时间、促销范围、原进价、原售价、促销进价、建议特价。b业务员于每周三把商品信息变更通知单转市场部调研员。c营运部每周四审核临时促销,促销启止日期均为每周五。(3)堆头专架、陈列、广告i业务员根据公司资源配置、业务需要与供应上进行谈判。ii内勤根据业务员签订的协议开具促销许可证。iii内勤定期到门店跟踪检查门店配合情况。5、人员管理(1)
11、廉政要求i业务员不许私下接受供应商请客吃饭,回扣礼品。ii业务员收到供应商请柬后,必须上缴采购部经理统一安排。iii业务员收到礼品、礼金必须上缴监察部统一处理。iv业务员不得擅自将商品的样品或赠品送于他人。V业务员违反以上规定按公司监察部的相关规定予以处理。(2)缺品考核i考核内容DM商品、一般商品+新品缺品率、必备+主力缺品率ii考核标准a必备+主力缺品率超过2%,处罚标准为每次*元。b一般+新品缺品率超过2%,处罚标准为每次*元。cDM商品库存低于最小库存量,处罚标准为每个商品每次*元。iii考核方式a业务员每天上午9点将分管商品缺品数报给内勤。b内勤在DM档期每天查询DM商品配送中心库存
12、c内勤每月2号前统计上月各业务员的缺品情况并依照规定予以处罚。(3)业务考核i考核范围业务流程中的具体工作人员。ii考核内容周转天数、供应商引进、新品引进、老品淘汰、必备+主力缺品率、一般+新品缺品率、缺品率、进价降低、进价偏高、毛利率、退调未解决比数、门店与供应商投诉次数、每月交办任务完成率、营业外收入、工作态度、考勤。每月考核内容依据实际情况增加或者减少进行考核项目调整。iii考核方法采取“5分制”考核办法,量化指标以百分比确定得分,分为20%、40%、60%、80%、100%五个级别。非量化指标由业务经理进行考评,依据考核结果确定得分,分为优秀、良好、一般、差、较差五级评定。平均数指标
13、考核以平均数为基准,上、下分为上20%、上40%、下20%、下40%共五个级别,然后确定得分。考核项目根据其重要程度,确定不同的权数。考核结果为考核分值X权数为实际得分。每月5号前统计各业务员上月相关项目的总分值,作为业务员考核的重要依据。六、记录和报告表式1、商品信息变更通知单2、DM商品登记表3、商品退调换汇总表4、新品接受单5、新品导入信息处理单6、直接上柜商品通行卡7、新品首次分配表8、商品进价变动调整单9、赠品单10、调帐通知n、超界期商品入库申请单12、业务通知申请13、商品退货通知14、促销人员许可证15、厂商进店许可证16、促销活动许可证17、采购订单18、采购退货通知单19、
14、结算方式调整表20、采购部业务工作考核表21、全国供货合作协议22、代销协议书23、新厂家进场试销协议24、租赁协议25、联营协议26、促销协议27、经销协议书新品引进流程程序工作内容负责人一、新品接收1、审核证件、样品,符合申报条件的,有供应商填写一式四份新品接收单。2、审核新品接收单品签字后,安排供应商带一式二份接收单与业务人员进行业务洽谈,新品单交业务员一份。3、每周四上午十点,将当周新品按大分类录入微机完毕。新品室三、新品会1、每周五下午召开新品会,参加人员:主管领导、采购部经理、营运部经理,采购部、营运部相关业务员和调研员,新品室主管。2、新品会上,确定当周新品是否引进、引进品种数、
15、进价、毛利、费用标准等相关事宜。3、对于急需引进商品,经新品室、业务员、采购部经理审核后报主管领导特批。六、业务谈判1、业务员接到新品导入单后,根据新品会结果与供应商再次谈判。谈判符合新品会结果,供应商缴纳各项费用后,业务员对新品信息单中品名、条形码进行审核,填写落实进价、建议价、配送包装稀疏,根据试销门店确定初次拟购量,经采购部经理审核后,统转业务员采购部内勤,内勤于每天下午下班前将采购部经理签字后新品导入单传市场部。2、对于新供应商,业务员必须与之签订试销协议后方可引进。试销结果转正后签订正式供需协议。七、新品建档1、营运部调研员接到采购部传回的新品导入单,确定商品编码、落实售价、落实毛利
16、经营运部经理审批后,调研员当天建立新品档案(品种数超过15种可顺延一天),并与当天下午下班前将一联正是的新品导入单统一转采购部业务员。2、关于新品配送方式及建档门店:(1)配送商品的配送方式全部定为“人工配送”,增加所有门店档案:(2)上柜商品只增加试销门店档案。营运部八、公司配送新品进货、分配1、新品属配送商品的,业务员下达进货指令(要求当天完成)。属上柜商品的,打印直接上柜商品通行卡。2、新品录入当天填写“新品首次分配表”(见附表,接表当天完成),试销一组门点的,由采购部经理审批;试销所有门店的,由采购部经理签字后转主管领导审批。经审批后的“新品首次分配表”注明入库日期,与新品导入单一起
17、转内勤。内勤在商品入库当天传真至配送总心。业务员二、新品信息整理每周四上午十点,复制当周新品,进行市场调查,于新品会前录入市场价、毛利率、分类品种、分类毛利等信息,打印当周新品单。营运部四、新品汇总单新品会结束后,新品室负责打印新品汇总单一式四份,于第二周周一办理完审批手续后转公司采购部、营运部、总执办各一份。新品室五、新品导入信息处理第二周星期二十点前,应运部各调研员根据新品会讨论结果及新品汇总单,打印新品导入信息处理单,一式二联,统一转采购部内勤,由采购部内勤分发至分管业务员。营运部九、新品首次配货配送中心接“新品首次分配表”配送新品。配送中心十、新品信息发布采购部内勤负责书面汇总所有己进
18、货的新品信息,项目包括:商品编码、品名、规格、单位、配送方式、配送包装系数、试销门店、商品入配送中心时间等,经采购部经理签字后每周五传营运部和新品室各一份,同时通过微机发送到门店。采购部内勤十一、门店点菜对于公司配送的新品:1、试销门店第一次配货量由采购部确定,此后要货由门店点菜。2、非试销门店根据新品信息可自行点菜。门店商品货源组织流程一、货源组织原则:以销定进、勤进快销。二、采购定单制定1、根据商品采购要求和商品周转要球制定采购定单。a定单实现周期:定单实现周期是指从下定单开始到商品入库之间的时间。定单实现周期的制定主要根据公司要求和供应商供货能力来决定。一般来说,本地供应商按2-5天;外
19、地供应商按5-20天。b一次进货量根据商品销售情况,与公司对商品周转率的要求共同确定。一般情况下,一次进货量保持在7T5天的销量范围内。对于百货等保质期长且周转速度慢,可以适当放宽进货量,但不能超过正常量的两倍。特殊情况须报请业务经理批准。c库存警戒线设置:库存警戒线包括最大库存警戒线和最小库存警戒线。本地采购商品最小库存警戒线设置为:平均日销售义定单实现周期最大库存警戒线代销商品设置为:平均日销售X30天最大库存警戒线经销商品设置为:平均日销售量X20天外地采购商品最小库存警戒线代销以平均日销量X25天;最大库存警戒线以平均日销售X50天。2、商品有进价变化情况须做完进价变动,方能制定采购定
20、单。3、业务员在制定采购定单时,须注意每张定单要货数量,供应商能在一个工作日内完成。4、采购定单制定后,业务员将采购定单编号、品名及数量、最迟交货日期24小时内做以下处理。A数据提交传输到配送中心微机系统。B传输到各供应商所在网址或用其它方式通知到供应商。三、商品供货要求1、供应商送货商品保质期不得超过商品保质期的1/3,不符合保质期要求送货,供应商须承诺保证过期退调换,业务员填写“超临界期商品入库申请单”并经业务经理审批。2、供应商送货,商品批次保质期间隔范围规定:同一批次商品生产日期最大间隔不超过:保质期在三年以上的,规定为两个月保质期在一年以上的,规定为一个月保质期在六个月以上的,规定为
21、半个月保质期在三个月以下的,一个月以上的,规定为七天。保质期在一个月以下的,规定为三天。3、供应商送货,须在采购定单的最迟交货日期前送完所有商品,并在配送中心打印正式入库单。4、配送中心接货时要严格按照公司管理规定,遇到特殊原因需与对口业务员联系,报请主管领导批准后方可办理。5、配送中心正常情况每天上午、下午将动态库存数据传输两次,遇节假日每天传输四次。四、商品配送1、门店经营商品三种配送方式:直接上柜、自动配送、人工点菜。2、直接上柜商品仅限保质期三个月以内和不宜运输的商品。必备及主力商品门店自行要货,不得出现断档,一般商品门店可自行选择进货的品种。门店反映供应商不能按要求送货,业务员在承诺
22、的时间或两天内答复。3、必备商品、主力商品、畅销商品、门店审定的一般商品原则上要采取自动配送。自动配送商品由营运部制定最小店存和一次配货量,配送中心根据设定的最小店存,一次配货量自动生成配货单配货。4、公司经营的高档酒、烟、散粮、其它散营食品、新品和各门店根据门店情况确定的非畅销品种,门店可采取人工点菜方式组织货源。商品退调换管理制度一.临期残次商品退调换,采购部制订商品退调换汇总表下发到各门店,内容如有变化,随时补充修订。二 .市内直营店商品退调换1 .淘汰商品由采购部统一下发通知,门店依照通知解决。2 .临期残次商品退调换,门店依照汇总表解决。3 .部分门店单品量大,单品体积大,需退调换商
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