党政机关公文格式讲座.ppt

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1、党政机关公文格式讲座GB/T 97042012天天兴镇兴镇 赵赵关怀关怀20252025年年7 7月月9 9日日 n 为统一中国共产党机关和国家行政机关公文处理工作，2012年4月16日，中办、国办联合印发了党政机关公文处理工作条例，同时废止了1996年5月3日中共中央办公厅发布的中国共产党机关公文处理条例和 2000年8月24日国务院发布的国家行政机关公文处理办法。n 该条例自 2012年7月1日起施行。党政机关公文处理党政机关公文处理工作条例工作条例:第十条 公文公文的版式按照的版式按照党政党政机关公文格式机关公文格式国国家标准执行。家标准执行。n 对照新发布的党政机关公文格式国家标准GB

2、/T 97042012与以往的GB/T 97041999国家行政机关公文格式,这次修订主要有以下几个方面:党政机关公文格式主要变化n 1标准名称由国家行政机关公文格式改为党政机关公文格式，适用范围扩展到各级党政机关制定的公文；党政机关公文格式主要变化n 2对标准结构、公文装订要求进行了适当调整，如纸张白度由85%-90%调整为80%-90%，骑马订或平订公文订位两外订眼距版面上下边缘由1/4处调整为70mm处；进一步细化了特定格式公文（如信函、纪要）的编排要求；党政机关公文格式主要变化n 3增加了发文机关署名格式要素，新增不加盖印章和加盖签发人签名章公文的相关规定；单一机关行文不署发文机关名称

3、改为在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名；同时，删除了主题词格式要素；党政机关公文格式主要变化n 4对公文格式各要素的编排进行了较大调整，如将密级和保密期限、紧急程度的编排位置由右上角改为左上角，与份号自上而下排列；又如，删除“主办单位签发人置于第1行，其他签发人从第2行起”的规定，要求签发人姓名按照发文机关的排列顺序依次均匀排列；党政机关公文格式主要变化n 5公文成文日期中的数字格式由汉字标全改为阿拉伯数字标全；增加了关于公文中计量单位、标点符号和数字的用法应当符合相应国家标准的规定；党政机关公文格式主要变化n 6新增联合行文公文首页版式、信函格式首页、命令（令）格式首页版式等

4、式样。党政机关公文格式主要变化口诀n 公文格式新国标：党政机关公文格式GB/T 9704-2012n 代替国家行政机关公文格式n 主题词儿不再标：删除主题词格式要素n 密级紧急左上角：密级、紧急程度从右上角改为左上角n 印章署名要齐全：增加发文机关署名格式要素n 成文日期用数字：成文日期用阿拉伯数字标注n 公文页码不可少：增加页码格式要素公文纸张及排版印制要求n 1.采用国际标准A4型用纸（210mm297mm)。n 2.正文用3号仿宋体，标题用2号小标宋，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字，从左至右横写横排，一般每面排22行，每行排28个字。n 3.排版时版面尺寸要标准:n 幅面：21

5、0mm297mmn 版心：156mm225mmn 上白边(天头)37mm 下白边35mmn 左白边28mm 右白边26mm n A4型公文用纸页边及版心尺寸公 文 格 式 要 素n 新国家标准将版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头；公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。n 页码位于版心外。公 文 格 式 要 素n版头 由 份号、密级和保密期限、紧急程度、n 发文机关标志、发文字号、签发人、n 版头中的分隔线等要素组成。n主体 由 标题、主送机关、正文

6、n 附件说明、发文机关署名、成文日期、n 印章、附注、附件等要素组成。n版记 由 版记中的分隔线、抄送机关、n 印发机关、印发日期等要素组成。公文格式要素版头部分n 1.份号：公文印制份数的顺序号，即将同一文稿印刷若干份时每份公文的顺序编号。涉密公文应当标注份号。n 份号顶格编排在版心左上角第一行，一般用6位3号阿拉伯数字。n 公文格式要素版头部分n 2.密级和保密期限：公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。保密期限是对公文秘密等级时效规定的说明。n 标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用

7、阿拉伯数字标注。公文格式要素版头部分n 3.紧急程度：公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。n 紧急程度编排在版心左上角或密级的下一行，一般用3号黑体字。公文格式要素版头部分n紧急程度：n 公文同时标识密级与紧急程度时，份号顶格编排在版心左上角第一行，密级顶格编排在版心左上角第二行，紧急程度顶格编排在版心左上角第三行。公文格式要素版头部分n 4.发文机关标志：由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成。n（注：原称“标识”，现称为“标志”）公文格式要素版头部分n发文机关标志n 联合行文时，发文机关标志

8、可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。公文格式要素版头部分n发文机关标志n 发文机关标志用小标宋体字居中红色套印在文件首页上端（上边缘至版心上边缘为35mm）。公文格式要素版头部分n注：n 原GB/T 97041999国家行政机关公文格式：n 发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。n 发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但是最大不能等于或大于22mm15mm。n 现GB/T 97042012党政机关公文格式：n 发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标

9、宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。公文格式要素版头部分n发文机关标志n 联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，“文件”二字编排在发文机关名称右侧，上下居中排布。公文格式要素版头部分n注：n 党的机关可以使用发文机关全称或者规范化简称作为发文机关标志，不加“文件”二字。这是因为党政机关公文处理工作条例取消了各级党的机关以往大量使用的发文机关全称或者规范化简称加括号标明文种的版头形式，而改用这种形式。公文格式要素版头部分n 5.发文字号：发文字号是发文机关按照发文顺序编排的顺序号。由发文机关代字、年份、发文顺序号加“号”组成。年份、序号用阿拉伯数字标识；年份应标全称，用六角

10、括号“”括入；序号不编虚位（即不编为001），不加“第”字。n 发文字号编排在发文机关标志下空二行，居中排布。公文格式要素版头部分n发文字号n 联合行文时，使用主办机关的发文字号。n 上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。n 公文格式要素版头部分n 6.签发人：上行文应当标注签发人姓名。签发人是在上报的公文中批准签发的领导人姓名。n 签发人必须是本机关正职或主持工作的领导。公文格式要素版头部分n签发人n 签发人平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空一字，签发人姓名居右空一字；“签发人”用号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用号楷体字标识签发人姓名。公文格式要素版头部

11、分n签发人n 如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。下移红色分隔线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色分隔线与之的距离为mm。公文格式要素版头部分n 7.版头中的分隔线n 发文字号之下mm 处印一条与版心等宽的红色分隔线。公文格式要素主体部分n 8.标题：即对公文主要内容准确、简要的概括。n 由发文机关名称、事由和文种组成。n 位于红色分隔线下空二行，用号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；标题排列应当使用梯形或菱形，不应使用长方形或沙漏形。回行时，要做到词义完整。公文格式要素主体

12、部分n标题n （1）完整结构：发文机关事由（表明文件主要内容）文种（发文机关和事由有时可省略，唯一不能省略的是文种）。n （2）公文标题要正确选用文种。n （3）“事由”的结构：“关于的”，要求准确概括公文内容。（“关于”在发文机关后）公文格式要素主体部分n注：n 关于公文标题n 原国家行政机关公文处理办法 规定：“公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。”而党政机关公文处理工作条例、原中国共产党机关公文处理条例 均无此要求。n 言下之意：现党政机关公文的标题根据需要可以加标点符号。公文格式要素主体部分n 9.主送机关：公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型

13、机关统称。n 编排在标题下空一行，左侧顶格号仿宋体字编排，回行时仍顶格。最后一个主送机关名称后标全角冒号。公文格式要素主体部分n注：n （1）主送机关是指对公文负有处置、答复或执行责任的机关；n （2）顶格，回行仍顶格；n （3）全称或规范化简称或同类型机关的统称。公文格式要素主体部分n 10.正文：公文的主体，用来表述公文的内容。n 公文首页必须显示正文。在主送机关下一行，每自然段左空二字，回行顶格，数字、年份不回行。正文以3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28字。文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字。公文格式要素主体部分n注：n（1）正文一般由三部分组成：原由事项结尾。n（2）引文

14、先引标题，后引发文字号。n（3）日期：要求用阿拉伯数字写明具体的年月日，不能把2009年写成“09年”。公文格式要素主体部分n（4）结构层次序数：n 第一层：汉字“一、”，第二层：汉字加括号“（一）”，第三层：阿拉伯数字“1.”，第四层：阿拉伯数字加括号“（1）”。第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字。公文格式要素主体部分n（5）公文中标点符号、计量单位和数字的用法n 标点符号的用法应符合GB/T 15834n 计量单位的用法应符合GB 3100、GB3101和nGB 3102.113n 数字用法应符合GB/T 15835 公文格式要素主体部分n 11.附件说明：公文附件

15、的顺序号和名称。n 公文如有附件，在正文下空一行左空二字用号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。公文格式要素主体部分n附件说明n 如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。公文格式要素主体部分n 12.发文机关署名：署发文机关全称或者规范化简称。单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名。公文格式要素主体部分n发文机关署名n 联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置（主办机关在前，每排最多排 个）。公文格式要素主体部分n 13

16、成文日期：署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。成文日期编排在正文之下，空二行右空四字，用阿拉伯数字标全。公文格式要素主体部分n注：n 成文日期以领导人签发的日期为准。n 联合行文以最后签发机关领导人签发的日期为准。n 电报则以发出的日期为准。公文格式要素主体部分n 14.印章：公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。联合上报的公文，可以由主办机关加盖印章，联合下发的公文，发文机关都应加盖印章。公文格式要素主体部分n印章n 加盖印章应上距正文（或附件说明）一行内，端正、居中下压发文机关署名和成文日期。印章用红色，不得出现空

17、白印章。公文格式要素主体部分n印章n 联合行文时，应将各发文机关署名（可用简称）排在成文日期和正文（或附件说明）之间。主办机关印章在前，每排最多排 个印章，两端不得超出版心，印章之间互不相交或相切；最后一个印章居中下压发文机关署名和成文日期。公文格式要素主体部分n注：n 电报可以不加盖印章。n 党的机关有特定发文机关标志的普发性公文可以不加盖印章。公文格式要素主体部分n 15、不加盖印章的公文n 单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增

18、加发文机关署名右空字数。n 联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。公文格式要素主体部分 16、加盖签发人签名章的公文n 单一机关制发的公文加盖签发人签名章时，在正文（或附件说明）下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。公文格式要素主体部分n加盖签发人签名章的公文n 联合行文时，应当先编排主办机关签发人职务、签名章，其余机关签发人职务、签名章依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对齐；每行只编排一个机关的签发人职务、签名章；签发人职务应当标注全称。签名章一般用红色。公

19、文格式要素主体部分n 17.特殊情况说明n 当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。公文格式要素主体部分n 18.附注：是需要说明的其他事项，如公文的发放范围、政府信息公开方式、联系人和联系电话等。n 公文如有附注，用号仿宋体字，居左空二字加圆括号编排在成文时间下一行。n “请示”件应在附注处注明联系人和电话。公文格式要素主体部分n 19.附件：n 公文正文的说明、补充或者参考资料。公文格式要素主体部分n附件n 附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中

20、编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。公文格式要素主体部分n附件n 如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。公文格式要素版记部分 20.版记中的分隔线n 版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0.35 mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为0.25 mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。公文格式要素版记部分n 21.抄送机关：n 除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或

21、者同类型机关统称。公文格式要素版记部分n抄送机关n 如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。公文格式要素版记部分n 注：n 如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。公文格式要素版记部分n 22.印发机关和印发时间：公文的送印机关和送印日期。n 印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉

22、伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。公文格式要素版记部分n版记n 版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。公文格式要素版记部分n 23.页码:页码就是公文页数顺序号。n 一般用4号半角宋体阿拉伯数字编排在版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线，一字线距版心下边缘mm。单页码居右空一字，双页码左空一字。公文格式要素版记部分n注：n 原中国共产党机关公文处理条例有印刷份数，原国家行政机关公文处理办法没有，党政机关公文处理工作条例的公文要素中也没有印刷份数，而把原中国共产党机关公文处理条例、原国家行政机关公文处理办法都

23、没有提出的“页码”，作为公文的要素之一。公文的特定格式 n信函格式n 发文机关标志使用发文机关全称或者规范化简称，用红色小标宋体字居中排布，上边缘至上页边为30mm。联合行文时，使用主办机关标志。公文的特定格式n信函格式n 发文机关标志下4 mm处印一条红色双线（上粗下细），距下页边20 mm处印一条红色双线（上细下粗），线长均为170 mm，居中排布。公文的特定格式n信函格式 如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度，应当顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列，第一个要素与该线的距离为3号汉字高度的7/8。公文的特定格式n信函格式n 发

24、文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下，与该线的距离为3号汉字高度的7/8。n 标题居中编排，与其上最后一个要素相距二行。公文的特定格式n信函格式n 第二条红色双线上一行如有文字，与该线的距离为3号汉字高度的7/8。n 首页不显示页码。公文的特定格式n信函格式n 版记不加印发机关和印发日期、分隔线，位于公文最后一面版心内最下方。公文的特定格式n命令（令）格式n 发文机关标志由发文机关全称加“命令”或“令”字组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为20 mm，推荐使用红色小标宋体字。n 发文机关标志下空二行居中编排令号，令号下空二行编排正文。公文的特定格式n 纪要格式n 纪要标志由“XXXXX

25、纪要”组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为35 mm，推荐使用红色小标宋体字。公文的特定格式n纪要格式 标注出席人员名单，一般用3号黑体字，在正文或附件说明下空一行左空二字编排“出席”二字，后标全角冒号，冒号后用3号仿宋体字标注出席人单位、姓名，回行时与冒号后的首字对齐。n 标注请假和列席人员名单，除依次另起一行并将“出席”二字改为“请假”或“列席”外，编排方法同出席人员名单。公文的特定格式n纪要格式n 纪要格式可以根据实际制定。公文的特定格式n注：n “纪要”未列入不需加盖印章的情形和文种，也就是说“纪要”也需要加盖印章。公文格式常见错情 1.没有发文机关标志（非红头文件）n2.发文字号不规范n3.上行文（请示、报告）没有签发人n4.公文标题缺要素、用词不当n5.正文错别字、层次不当、字体字号不规范n6.附件格式不规范n7.日期格式不规范n8.抄送不规范（乱抄报、抄送领导个人、内部抄送）n9.版记要素不全或多余 n 敬请参照党政机关公文格式国家标准GB/T 9704-2012