总经理办公室管理制度.doc

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1、总经理办公室管理制度目 录1. 总办日常工作制度2. 总办接待工作制度3. 总办人员考勤制度4. 总办人事管理制度5. 总办安全管理制度6. 总办财产物资管理制度7. 总办固定资产使用、保管、保养制度8. 复印机管理制度9. 总办文书立卷和归档管理制度10. 档案查阅管理制度11. 总办印章及介绍信管理制度12. 总办电脑管理制度13. 总办仪容仪表管理制度14. 总办卫生管理制度15. 总办例会制度16. 行政用车管理制度17. 车队安全管理制度18. 驾驶员管理制度19. VIP接待管理制度20. 值班制度总办日常工作制度1. 到达办公室后与领导复合前一天交办任务的完成情况。2. 提醒领导

2、当天的日程安排，询问有无交办事项。按照急事先办的原则，办理领导交办的工作或续办未完事项，办理后应及时给予反馈。3. 及时登记、收发文件，并汇集各部门上报的文件、资料、营业报表和重要接待任务，送领导审批。4. 接听电话并接待来访者。接听电话要礼貌、热情、准确回答问询，凡直接找酒店领导的电话应问清对方单位、姓名和基本事由，视情转接。如领导因故不能接听，应向对方说明情况，并请其留言做好电话记录。5. 了解和掌握各部门执行总经理指令及各项决定的情况，向领导报告。6. 按照规定正确用印，开具介绍信。7. 根据酒店领导的工作安排，撰写酒店文稿，编写酒店简报，上报下发。8. 翻阅各类报刊杂志和资料，收集行业

3、信息，供领导参阅。9. 记录酒店重要事项日记，年终撰写酒店大事记。10. 做好档案管理工作。总办接待工作制度1.来信：及时拆阅信件，认真做好登记，按照信函内容呈有关领导。根据领导批文意见抓紧催办，尽快答复。2.来电：认真接听电话，问清对方姓名、单位、身份、事由，涉及重要事项应认真做好电话记录，将电话记录呈有关领导批阅后抓紧办理和答复。3.来访：热情接待，问清来访者姓名、单位、身份和事由，认真做好来访记录，对来访者提出的问题要负责地进行解答，不能回答的应请示有关领导。4.来宾：问清来宾姓名、身份、单位、人数、目的、抵离店时间。重要客人应向总经理汇报，并安排住宿和用餐审批手续。根据来宾的不同身份安

4、排好参观、座谈等事项。总办人员考勤制度1.总办人员必须按时上下班，并按规定在进出酒店时打卡。卡上记录的时间只表示员工进入或离开酒店的时间，上下班时间以部门考勤记录为准。2.总办人员考勤由办公室文员负责，每天考勤记录在酒店统一印制的员工考勤卡上，记录要做到准确无误。3.员工考勤卡每月汇总一次，由办公室文员进行考勤统计，并填写酒店统一印制的“员工出勤情况月报表”送报人力资源部，做为工资造表和发放工资的依据。4.员工考勤内容有：出勤、迟到、早退、旷工、事假、病假、丧假、婚假、产假、探亲假、工伤假、法定假、哺乳假、年度休假和调休等。5.总办人员应严格遵守劳动纪律，工作时间必须严守岗位，不得擅离职守和无

5、故早退，外出公差应征得办公室主任的同意。6.总办人员因病请假，必须持有酒店医务室或酒店指定医院出具的病假证明，并经办公室主任同意方可准假。7.总办人员因私请假（含婚、丧和探亲假等），均应事先提出申请，并经办公室主任批准。办公室主任请假需经总经理批准。总办人事管理制度1.劳动定员管理（1）定员定编是科学配备人员的数量界限和依据，必须从服务和工作的实际出发，坚持科学、合理、精简的原则编制，并经人力资源部审核，报酒店领导核定。（2）核定的定员应保持相对稳定，如情况变化需做调整时，应提出申请增减计划，做到申请理由充分，人员增减合理。2.人员调配管理（1） 总办员工调配和招聘，报请人力资源部办理。（2）

6、 因实际人员少于定编，需要增补时，应填写人力资源部统一印制的“人员增补申请计划”，报人力资源部办理。（3） 驾驶员等技术工人改变工种，专业人员调动和要害部位人员变动，均应与人力资源部商议，报酒店领导批准后进行。3.员工技术等级考核和专业职称评定管理（1） 员工技术等级考核按国家颁布的工人技术培训考核大纲要求实施，技术等级标准按不同专业（工种）统一划分为初、中、高三个等级。（2） 初级工和中级工由酒店员工技术等级考核委员会组织考核，或委托专业单位考核。（3） 技术考核的评分标准由“应知”、“应会”和平时成绩等三项得分汇总，总分为100分，其中“应知”占30%，“应会”占50%，平时成绩占20%。

7、4） 在本部门工作满一年的员工均可参加技术等级考核。为鼓励员工钻研业务技术，提高技术水平和服务质量，总办优秀员工可参加酒店统一组织的提高一个技术等级的考核。办公室负责提供有关专业（工种）应考人员名单，经考核合格发给相应的等级证书。（5） 根据酒店技术等级有升有降制度，如在日常考核中，因业务技术差而完不成任务，或出现事故和差错，报酒店考核委员会批准，可下浮其技术等级。（6） 专业技术职称的评定和考核是在上级公司主管部门的统一领导下进行，总办配合人力资源部做好摸底调查和申请职称员工的资格核定工作，并负责做好员工思想工作。4.员工档案管理（1） 员工档案分人事档案和工作档案。员工人事档案由人力资源

8、部统一管理，并负责材料搜集、鉴别、保管、利用和转递，总办员工必须按员工手册的规定，准确填写员工登记表和如实反映情况，员工家庭地址和电话号码变更、家庭人口、婚姻状况和教育程度变化等情况，均应及时向办公室主任报告，并转报人力资源部备案。（2） 员工工作档案由办公室负责管理。工作档案记录员工在为酒店服务和工作中各个阶段的个人经历、工作表现、业务技术培训和奖惩等情况，办公室文员应做好材料搜集和登记工作，以保证员工工作档案的准确和完整。员工跨部门之间的调动，其工作档案应随之转移。员工因故离店，其工作档案不做转移，由人力资源部按规定处理。总办安全管理制度1.总办人员应自觉遵守酒店员工治安管理制度和规定。2

9、未经安全消防培训的员工不得上岗服务。3.严格执行酒店保密规定，保证文件的机密性。4.总办人员一般不要在办公室内接待客人，会客应在指定的接待场所。5.总办人员应保管好个人保管使用的办公室钥匙，如有遗失应立即报告办公室主任做出处理。6.档案复印室钥匙要有专人保管。7.公章应指定专人保管，总办人员应正确执行用章制度。8.办公室内保持无明火等安全隐患。9.总办人员应正确使用电器设备，保证用电安全。10.下班前应切断电源，关好门窗，确保办公室安全。总办财产物资管理制度1. 财产设备管理（1） 办公室使用的各种办公设备和交通工具由办公室主任具体负责管理，建立总办财产二级明细帐，以便随时与计划财务部和归口

10、管理部门相互核对，做到帐帐相符，帐物相符。（2） 各种财产设备实行“谁使用、谁负责”，并切实做好日常的维护和清洁保养工作，做到物尽其用，爱惜使用。（3） 各种财产设备的调拨、出借必须经财务部经理或总经理审核，按批准文件填写计划财务部统一印制的“固定资产调拨单”。在酒店内部各部门之间的转移，应填写“固定资产转移单”，并办理财产变动登帐手续。（4） 设备因使用年久和因损坏不能使用，或因技术进步而淘汰，需要报废时，必须经财务部经理或总经理组织技术鉴定小组进行鉴定，确认无使用价值时，才能办理报废手续。（5） 新设备的添置必须经酒店批准，会同计划财务部和归口管理部门共同验收，并填写计划财务部统一印制的“

11、财产领用单”，办理领用手续后，登记入帐。（6） 办公室秘书每季度应对办公室使用的各种设备进行一次检查和核对，每年定期清查盘点，确保帐物相符；发生盈亏必须查明原因，并填写计划财务部统一印制的“固定资产盘盈盘亏报告单”，报计划财务部和归口管理部门处理。2. 物料用品管理（1） 总办物料用品由办公室秘书统一管理，具体负责编制年度物料用品消耗计划，按照物料用品分类，建立专用物料用品台帐，掌握使用及消耗情况，办理物料用品领用、发放、内部转移、报废和缺损申报工作。（2） 各类物料用品的领用，应填写计划财务部统一印制的“物料用品领用单”，经办公室主任审核签字后，向计划财务部仓库领取，并及时登记入帐。工具类物

12、品，除因业务发展需要增领外，实行以旧换新的办法，必须填写“物料用品领用单”和“酒店低值易耗品报废单”，报废的物品由计划财务部统一处理。（3） 各种物料用品的消耗、领用、报废、报损每月底由办公室秘书统计、清点一次，确保统计数字准确，数、物和台帐相符。总办固定资产使用、保管、保养制度根据广业锦江大酒店固定资产管理制度的有关规定，为做好总办固定资产日常使用、保管及保养工作，特制定如下固定资产管理制度：1.总办固定资产范围总办固定资产所处位置包括车队、办公室、会议室、会客室及档案复印室，种类包括车辆、电脑、打印机、复印机、传真机、沙发、办公家具、电器设备等。2.固定资产管理制度（1）办公室主任为固定资

13、产负责人，办公室秘书为固定资产管理员。（2）做好总办所辖区域固定资产的日常检查、维护工作，发现问题及时报修。（3）车队所有固定资产包括车辆的管理由车队指定驾驶员负责，固定资产有如变化，立即上报办公室主任。（4）固定资产管理员应做好各类固定资产的帐目保管及完善工作，做到帐、卡、物相符。（5）固定资产的购置、移交、外租（借）、报废等，必须经办公室主任同意，并办理相应手续。（6）总办所有人员必须按规定操作各类设备，严格进行日常保养，一旦发生故障，需立即报修。（7）建立有关设备检修保养卡片，仔细记录设备维修情况。复印机管理制度总办本着既方便各部门工作需要，又能保证复印机正常运转的原则，特制定如下复印机

14、管理制度：1.复印机的使用、操作和管理由总办人员负责，他人请勿随便上机复印。2.仅限于复印与工作相关的文件、资料，请勿用于私人复印。3.复印人员需自备复印纸。4.为了维护复印机的性能，更好地为各部门服务，在复印期间请不要过多连续操作，一次性复印不得超过20张，停机15分钟后，方可继续使用。5.为了保证复印机的使用寿命，减短开机时间，除特殊情况外，每天12:00至14:00为关机休整时间。6.由于违反操作规定而造成复印机设备的损坏，将由使用人照价赔偿。总办文书立卷和归档管理制度1.酒店文书、技术档案管理工作由总经理直接领导，授权总办具体实施，并对各部门的文书、技术档案工作进行监督、检查和指导。2

15、凡是在日常工作中形成并使用的，已经办理完毕且具有查考价值的文件和有关材料，都属于文书立卷的范围,主要包括：（1）会议通知、日程安排、工作报告、会议纪要、会议记录、典型材料、录音带、录像带和照片等；（2）上级发来的有关决定、指示、条例、计划、通知、批复等；（3）呈报上级领导部门的请示、报告、工作总结、规划、各类统计等；（4）与有关单位协调工作的往来文书、合同、协议书等；（5）各级管理人员的任免决定、奖惩决定等；（6）员工劳动、工资、福利、教育培训、考核、晋级、职称评定材料等；（7）接待工作的计划、安排、小结等；（8）财产、物资的交接凭证等；（9）基建、设备更新改造工程方面的往来文件和有关资料等

16、10）表扬信、投诉信、电话记录、电报、传真、信访材料等。3.归档的文件、资料种类、份数以及每份文件的页数等均应齐全完整。每份文件的正件与附件，印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形式的同一文件应分别列在一起，不得分开。4.文书档案卷封面、卷内文件目录、备考表及案卷目录、目次、说明等，均应符合文书档案立卷格式要求。5.立卷和归档工作原则上由文件形成部门负责，每年年终进行整理并归档。6.酒店主体文书资料，由总办负责归档管理。7.除人事档案、会计档案和工程技术档案，分别由人力资源部、计划财务部和工程部保管外，其它职能部门的文书资料经每年一次归卷整理后，次年元月底前完成移交给总办，实行

17、统一管理。8.有关职能部门在向总办移交档卷时，须先排列卷顺序、编号登记、填好。移交部门和接收部门须按清点、核对无误后，由总办签收。9.文书档案的保管期限分永久、长期和短期三种。保管期限由有关职能部门会同总办拟定，报总经理审批。10.过期档案的销毁，由总办负责。销毁前，须清点造册、检查、核对，并撰写过期档案销毁报告，由总经理审批决定。销毁档案时，须严格遵守保密规定。11.档案必须放置在专用柜或专用库房内，要有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防高温等设施。12.档案收进、移出、借用等手续必须完备，严防档案丢失。13.电子文件档案必须有专人管理。保管电子文件档案必须做到防高温、防磁、防潮、防硬物摩擦。

18、档案查阅管理制度1.查阅档案，仅限于酒店内部有关人员。非酒店人员查阅或借阅档案须经总经理批准。2.查阅档案，须由部门经理签字，经总办主任同意后阅档。机密文件，须由总经理签字认可后方可查阅。机密文件包括酒店就经营策略、工作计划、财务分析、工程改造、客户情况、劳动工资管理、人事安排、治安保卫等重要问题向上级领导机关发送的请示、报告等文件。3.阅档只能在档案室进行,特殊情况须将有关档案借出阅览时，必须说明借阅时间和理由，并报酒店领导签字同意。借阅时间最多不超过两天。4.查阅档案，不得在原件上涂改或圈点，阅毕归还时，须经总办工作人员检查和清点。5.需要复印原件，必须说明用途和数量，并经总办主任同意，方

19、可复印。6.人事档案、会计档案和工程技术档案的查阅规定，参照本规定执行。总办印章及介绍信管理制度1.酒店印章、总经理印章及介绍信由总办主任保管，印章应上锁妥善保管，安全存放。2.各部门加盖酒店印章，须持经部门经理、总经理签批的用章申请单，总办须在用印登记本上登记。常规用印应由总办主任批准。3.开具介绍信，须经总经理批准并登记，再加盖印章。4.不符合用印审批规定的情况，总办有权拒绝用印并立即报告领导。5.盖印位置要端正、清楚、要盖年压月，不可斜、侧、偏、模糊不清。6.未经批准擅自用印和开具介绍信，将视情节和后果给予严肃处理。总办电脑管理制度1.总办电脑由办公室文员进行管理，须按时进行电脑杀毒软件

20、的升级，并定期进行电脑的清洁。2.总办人员应正确操作电脑，按照程序开机、关机，如长时间不使用请关闭电脑，以便节约能源。3.未经授权禁止安装私人非法软件。4.工作时间内禁止上网（与工作相关的资料查询等上网除外）、聊天、玩电脑游戏。5.重要文件应设置密码，禁止泄露密码。6.电脑内的文件应存档有序，便于管理、查找。7.未经文件使用者确认，不允许私自更改或删除电脑内的留档文件。8.未经授权，不允许复制电脑资料用于个人使用，更不能提供给同行酒店使用，一经发现将按照员工手册相关条款予以处罚。9.禁止私自拆装电脑及相关的硬件设施，出现故障应及时报告电脑房或专业维修商进行维修。总办仪容仪表管理制度1. 总办人

21、员上岗应着工服，并保证工服干净整洁、烫平，皮鞋擦亮。2. 男员工应每天修面，头发经常修剪，长发应不盖过耳朵及衣领，不准留怪发型，小胡子。3. 女员工应保持淡妆，不宜浓妆艳抹，不准涂有色指甲油。4. 女员工长发应梳理整齐，符合酒店仪容仪表管理规定。5. 总办人员应保持良好的个人卫生，确保无异味。6. 当班期间不许佩戴不符合酒店规定的饰物。7. 工作期间须佩戴名牌，如名牌损坏应及时到人力资源部办理补办手续。总办卫生管理制度1.办公室设备设施应放置有序，保持桌面的整洁和电话、办公用品的整齐，墙面装饰应讲究艺术性。2.保持总办所辖区域的地面干净整洁，无垃圾、无死角、无污渍。3.保持办公室各种家具表面光

22、亮，清洁无灰尘、无水印、无污渍。4.保持窗、窗台、窗框的干净整洁，玻璃明亮。5.电脑、传真机、打印机等办公设备应定期进行清洁，保持良好状态，发生故障应及时维修。6.下班时文件要归档存放，办公桌面只摆放统一办公用品。7.办公室文员应每日进行电话机的清洁消毒。总办例会制度1.总办例会由办公室主任主持。2.例会参加人员：总办人员、车队驾驶员。3.例会每周两次，每周一和周四下午3时。4.例会内容：（1）与会人员汇报一周的工作情况及布置工作的完成情况，发言要求简洁扼要，突出重点。（2）总办主任对部门布置各项工作的完成情况进行分析评估。（3）总办主任布置本周工作计划，规定落实的具体时间和要求。（4）下达酒

23、店领导层对部门的工作指令。5.办公室秘书草拟会议纪要并进行存档。行政用车管理制度1.总办必须保障酒店领导用车。2.酒店各部门用车应提前一天申请办理用车手续。3.用车部门需填写用车申请单，将用车申请单及时送交总办确认是否可以安排用车，然后送分管店领导签字审批。4.办公室主任根据各部门工作的轻重缓急，做出用车安排。5.每日固定的用车，用车部门可以报告形式呈报主管副总和总经理，经批准后，总办可按申请每日派车，用车部门不需再填写用车申请单。6.如车辆紧张，车队不能出车，应将情况上报办公室主任，由办公室主任协调车辆的使用并通知用车部门。7.用车部门人员需按时到达指定地点乘车，如有延误，总办将视其它部门的

24、用车计划，另行安排。8.各部门遇有突发事件紧急用车，也应填写用车申请单，按照紧急情况用车处理。9.车辆出本市，必须经酒店总经理批准后，方可出行。10.如需载货，必须如实填写货物清单、数量、跟车人等情况。11.接站车辆，必须提前20分钟到达，接到客人后负责将客人送到酒店。车队安全管理制度1.驾驶员要严格遵守交通法规。2.驾驶员应爱护并保管好车辆，做到各种部件灵敏有效车况良好，预防安全事故的发生。3.驾驶员在使用车辆时如需中途停放，应人不离车，如确需离开车辆或车辆入库后，要将车窗、车门锁好，防止车辆被盗。4.每天收车后车辆钥匙由总办统一保管，每天钥匙的发放和收回要有登记，要有钥匙箱，平时应上锁。5

25、工作结束后，须将车辆开回酒店停放。未经允许，禁止将车辆在外过夜。6.车队值班人员不得擅自离开岗位，要提高警惕，定时对车库进行安全检查，发现可疑情况应及时报告。7.车队负责人应加强对驾驶员的安全教育，了解安全制度，防止出现各种安全问题。8.严禁酒后驾驶、疲劳驾驶、无证驾驶。9.驾驶员在行车过程中如出现违反交通规则的情况，责任自负。并根据员工奖惩条例，视情节轻重给予相应的处罚。10.对发生违纪行为的驾驶员要及时做好思想工作，防止在行车中出现意外事故。驾驶员管理制度1. 驾驶员应保持个人卫生，出车时要注意仪容、仪表。2. 驾驶员出车前应检查车辆的各类装置、设备是否工作正常，各种零部件是否灵敏有效，

26、保障车辆处于良好状态。3. 驾驶员应爱护车辆，随时保持车辆内外干净、整洁，无灰尘和油污，车座套要定期进行清洗。4. 驾驶员接到出车任务时，要提前到达指定地点，并将车内温度调节适宜。5. 驾驶员禁止在车内吸烟，应保持车内无异味。6. 酒店领导和客人乘车，驾驶员应主动开、关车门。7. 驾驶员应主动协助乘车人搬运行李、重物等。8. 驾驶员出车前应了解行车路线，保证带领乘车人顺利到达目的地。9. 遵守驾驶员职业道德，不允许与乘车人发生争执，不允许与他人议论领导及酒店商业秘密。10. 认真学习交通安全规则，遵守青岛市各项交通安全管理规定，行车过程中，要严格遵守交通规则，不抢行、强行，注意行车安全，不开斗

27、气车。11. 出车任务结束后，立即将车辆停放在指定位置，再次检查车辆的各类装置、设备是否良好，清洁车辆，检查车门、窗是否关好、锁好。12. 严禁酒后驾车、严禁驾驶故障车、严禁公车私用、严禁疲劳驾驶、无证驾驶，未经允许，禁止驾驶员以外人员行车，更不可将车辆借给他人使用。13. 发现车辆损坏应立即报告总办进行维修。VIP接待管理制度1.总办接到VIP客人到店信息后，要立即了解VIP客人的身份，准确到店时间及具体活动内容。2.掌握基本情况后马上向总经理汇报并听从总经理的指示。3.对VIP客人接待服务程序要逐一了解落实。4.在VIP客人到店前30分钟报告总经理，并安排迎接、拍照等时间。5.对车辆多、身

28、份高的客人要由总办牵头召开协调会，对车辆的停放、保卫安全等落实到各部门。6.在VIP客人将要离店时要及时通报总经理，并安排送行的恰当时间。7.对VIP客人的活动内容要做好记录备案。值班制度1.酒店部门副经理以上人员均需参加酒店值班。2.值班时间：周一至周五：夜班17:30 - 次日8:30周六至周日：日班8:30 17:30夜班17:30 - 次日8:303. 总经理办公室负责酒店值班表的排班，每月30日之前排出下月部门级人员值班表报总经理批准后执行。4. 各部门每周六、日应有值班人员，值班表报总经理办公室备案。5. 酒店值班人员在值班期间必须坚守岗位，不准无故请假、脱岗，不能擅自调换班次。如遇特殊情况需要换班时，必须提前一天报总经理办公室，经办公室主任请示酒店领导同意后，方可调班。值班人员必须认真履行值班职责，做到勤转、勤看、勤观察，以便发现问题，及时处理。6. 夜间值班人员需根据夜间特点，加强重点区域及易发、突发时间段的高度责任意识。如遇重大问题，不得擅自处理和报警，应立即上报总经理，由总经理决定相关处理事宜。同时值班人员要做详细记录。7. 值班人员应认真、实事求是地填写值班日志。8. 值班人员必须保证通讯畅通，以便联络。