河北科怡档案管理系统说明书.doc

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1、河北科怡档案管理系统说明书目 录一、软件安装、卸载、注册41.1系统运行环境41.2软件安装41.3软件卸载51.4系统启动61.5系统注册71.6系统退出7二、系统初始化72.1全宗管理72.1.1全宗选择72.1.2高级设置（原文服务设置）82.2实体分类82.2.1定义关键词92.2.2定义归档范围92.3辅助字典102.4档号定义11三、文件管理123.1文件登记133.2文件归档133.3数据接口17四、档案管理174.1条目著录174.1.1双层结构档案的管理（文书档案传统方法整理为例）174.1.1.1目录著录194.1.1.2目录修改194.1.1.3关联194.1.1.4目录

2、删除204.1.1.5目录查询204.1.1.6目录排序214.1.1.7报表打印214.1.1.8原文管理224.1.1.9批量替换与修改224.1.2单层结构档案的管理（文书档案简化方法整理为例）234.1.2.1目录著录254.1.2.2目录修改254.1.2.3目录删除254.1.2.4目录查询254.1.2.5目录排序264.1.2.6报表打印264.1.2.7原文管理274.1.2.8批量替换与修改274.1.3文号符号转换284.1.4字段对齐294.1.5重复数据处理294.1.6选择特殊字符304.1.7删除数据304.1.8浏览界面设置314.2扫描著录314.2.1图像设

3、置324.2.2原文存储设置324.2.3 OCR著录334.2.4图像处理工具栏说明344.2.5图像操作工具栏说明344.2.6图像命名与自动扫描设置354.2.7快捷键说明354.2.8扫描操作说明354.3数据质检354.3.1浏览界面功能364.3.2质检数据条目与原文374.3.3 标写与查看质检信息374.4数据回收站374.5作业量统计38五、资料管理395.1资料登记39六、档案检索396.1分类查询396.1.1检索类目的选择406.1.2简单检索的操作406.1.3条目与电子原文的查看406.1.4目录打印416.1.5原文打印416.1.6空格键在简单检索中的作用416

4、2自定义查询416.3多表查询42七、档案交接437.1数据打包447.2数据上传467.3数据接收47八、数据管理488.1数据导入488.2数据导出498.3备份与恢复508.3.1门类数据和格式的备份508.3.2门类数据和格式的恢复508.4数据库管理518.4.1数据库备份518.4.2数据库恢复52九、系统维护539.1用户管理549.1.1添加用户组549.1.2添加用户559.1.3权限设置569.1.4修改口令589.1.5设置全宗管理员599.1.6打档号用户599.2系统日志609.3自运行参数619.4升级系统61十、常见问题解答6110.1数据源连接出错或输入用户名

5、密码后系统没有反应6110.2打印空白页6110.3打印文件卡片不正确6110.4打印报表中数据顺序不对6110.5“RUN TIME ERR429”错误6210.6打印横向报表时打印在两张纸上6210.7 其它注意事项62一、软件安装、卸载、注册1.1系统运行环境服务器端：IBM/HP/DELL/服务器，P4 2GHZ以上、2GB以上内存，（或同等配置其它型号的服务器）；操作系统：Microsoft Windows 2000 server/ 2003 Server、Microsoft SQL Server 2000数据库或Oracle 9i/10g数据库。客户端（单机版）： 微机CPU频率

6、P4 1GHZ以上、40GB硬盘、256MB以上内存；操作系统：Microsoft Windows 2000/ XP或更高版本。本系统不支持Microsoft Windows 98操作系统。网络要求：客户端微机与档案数据服务器联通，内网连接速度在10M以上。存放电子原文的硬盘剩余空间：1GB以上（请根据本单位电子原文实际现存量和每年递增量做出足够预留）1.2软件安装1.将河北科怡档案管理系统安装盘放入电脑光驱中；2.运行光盘根目录上的【setup】程序，系统进行自动安装；待安装程序弹出欢迎界面后点击【下一步】安装。3.输入用户名称、单位名称、安装盘序列号。安装盘序列号在安装目录下（SN.TXT

7、文本内4.选择安装路径：系统默认安装路径是【C:Program FilesHBKY】，如需改变请点击【浏览】按钮。确定后点击【下一步】。5.选择程序文件夹（一般不必改动），点击【下一步】继续，系统进行自动安装。6.点击【完成】按钮，河北科怡档案管理系统安装完毕。1.3软件卸载1.软件卸载，软件卸载需要从windows控制面板中进行。具体方法如下：从windows开始菜单栏进入【控制面板】。2.找出【添加删除程序】图标并双击运行。3.找到【河北科怡档案管理系统】程序选中后点击【更改/删除】按钮。4.出现对话框后点击【是】按钮删除程序。5.河北科怡档案管理系统卸载完毕。1.4系统启动系统正确安装

8、完成后会创建存放程序的文件夹【C:Program FilesHBKY】和存放原文的文件夹【C:archivedoc】 ，同时会在桌面上创建快捷方式【河北科怡综合电子档案管理系统】，双击桌面图标进入系统，显示软件登录界面：用户代号：即本系统用户代号，默认的超级用户代号为【DSA】用户名称：即与用户代号相对应的用户名称用户密码：超级用户的初始密码为【DSA】图上所示各项分别设置完毕后，点击【确定】按钮，即可登陆档案管理系统主界面。1.5系统注册初次进入系统，系统会弹出【用户注册】对话框，请与河北科怡公司联系，将机器码报与河北科怡公司并获得相应的注册码，将注册码正确输入后点击【现在注册】。请将机器码

9、注册码记录在安全地方，以便重做系统时使用。系统的注册码与所装电脑硬件关联，不会因操作系统重装而改变。试用软件用户可点击【以后注册】进入系统，软件可以试用50次。1.6系统退出点击系统主界面右下方【退出系统】按钮，即可退出河北科怡档案管理系统。二、系统初始化2.1全宗管理2.1.1全宗选择系统在正式运行前，必须进行全宗设置。系统要求至少设置一个全宗号。如单位没有全宗，应采取系统默认方式设置，即全宗号为QZH,单位名称请改为本单位名称。待本单位有了全宗号以后，本系统可以将全宗号修改为单位法定全宗号。系统支持多全宗管理。我方技术服务工程师在系统安装时会协助客户设置好全宗。2.1.2高级设置（原文服

10、务设置）本系统允许对电子原文采取以下两种存放方式中的一种。原文存放方式在系统安装完成后立即设置好，一旦录入数据后不得再进行变更，否则易导致原文丢失。1.设置为本机存放（针对单机版用户）从主界面点击【系统维护】中进入原文设置界面，在【高级设置】中有文档存放路径设置，请将服务类别设为单机。另外请选择一个容量大小合适的硬盘做为文档的存放路径。原文存放路径在系统运行前必须设好，系统一旦录入数据，不许再修改原文路径，否则会导致系统找不到原文。2.设置为服务器存放（针对网络版用户）首先在服务器上利用IIS设好一个FTP服务，设好FTP服务的用户名和密码，如“hebky”。然后在软件系统中采取与2.3.1方

11、法相同的操作，将服务类型选择为“数据库存储”，文档存放路径为“hebky”，输入FTP服务的名称、IP地址、用户名称和密码。服务器IP地址及端口号请向服务器管理员索取。填写好以后可点击“测试连接”按钮，如果提示连接成功则表示已经与服务器连通，最后点击“确定”按钮以保存设置。我方技术服务工程师在系统安装时会协助客户设置好系统的原文存放方式。2.2实体分类在系统主界面上点击【系统维护】按钮，选择【系统维护】下拉菜单中的【实体分类】模块。根据本单位档案分类情况将实体分类设好。我方技术服务工程师在系统安装时会协助客户设置好实体分类。实体分类是指根据本单位管理职能，以及档案形成的特点编制一个具有若干层次

12、和类别，且适应计算机识别的文件归档实体分类表的过程。它由上、下级类目序号、类目名称组成。系统默认带有机关档案实体分类方案和企业档案实体分类方案，您可以根据本单位的实际情况进行方便导入。在“系统维护”模块中点击“系统设置”-“实体分类维护”，打开“实体分类”窗体，如下图所示，您就可以在这里进行一级、二级、三级实体分类的定义及其维护。实体分类列表区分类信息输入区归档范围列表区功能操作说明：增加如果是第一次进入这个窗体，实体分类列表会显示“实体分类”树根，所以首先要点击“全宗名称”输入框旁的按钮进行全宗号选择。选择好了全宗号后，底部的“添加”按钮就会被激活，点击“增加”按钮，接着类目信息输入区各项就

13、被激活，光标自动跳至类目序号输入框，逐项输入各项数据（注意：下级宽度只能输入数字），点击“保存”按钮，一级类目就添加成功，并且添加的实体分类就显示在实体分类列表中，要添加多个一级类目只要重复以上操作。注意：1.一级类目序号的字符宽度系统默认为2，为保证系统的一致性，定义下级字符宽度时，长度最好相同。2.下级类目宽度一定要大于当前类目的宽度。下级宽度：指的是下级类目序号的宽度。二级分类的添加：在树型类目列表中选中一个一级实体类目，再点击“增加”按钮，此时该一级类目序号和上级分类号就自动显示在相应输入框中，且不可删除和修改，您只要在后面添加。输入完成后点击“保存”按钮保存以上信息，该实体分类就添加

14、至树类目列表中，且为一级类目的子类目。三级分类的添加：在树型类目列表中选中一个二级实体类目，其余操作与二级分类的添加方法相同。删除：在树型类目列表中选中一条类目，点击“删除”按钮。注意：删除操作只能从最底层进行，否则系统会给出不能删除的提示。导入：通过导入功能您可以将一个已经存在的实体分类方案导入到本系统中，例如：您可以将系统默认的企业档案分类导入到本系统中。其操作方法是：点击上述窗体底部的“导入”按钮，系统将弹出“打开”窗口，选中该文件，点击“打开”按钮即可。注意：其文件的格式必须是*.DAT或*.DBT。导出：如果您想将当前的实体分类保存起来或供他人使用，则可使用此导出功能。操作方法是：点

15、击此按钮，在打开的窗口中选择相应的路径，输入文件名，再点击“保存”按钮即可。打印报表：对当前实体分类方案进行报表输入。取消：取消当前操作。关闭：关闭当前窗体。实体分类的设置还包括以下两项：2.2.1定义关键词分类关键词的采用可使档案著录标引、检索更加方便。“定义分类关键词”主要是对不同级别的实体类目的关键词进行添加和维护。在实体类目列表中选择要添加关键词的类目名称，点击“定义分类关键词”按钮进入“定义关键词”窗体，如下图所示。功能操作：添加：点击“添加”按钮，该类目的分类号自动显示在当前记录表中，在“关键词项目栏中输入该分类的关键词，如“会议”。一个分类可对应多个分类关键词。每添加一条记录就要

16、点击“保存”按钮进行一次信息保存。如果想要删除某条记录，只要用鼠标选中这条为当前记录，再点击“删除”按钮，这条记录就被删除。点击“取消”按钮则取消当前增加操作状态。2.2.2定义归档范围“定义归档范围”的操作只能针对底层类目进行，它主要是进行归档的案卷其范围和保管期限的描述信息进行添加和维护。点击“归档范围”按钮，系统进入如下“归档范围”操作窗体，窗体由两个表组成，归档范围列表和归档范围参照表（点击“选择”按钮展开或收回），归档范围参照表是系统根据国家档案标准而提供的归档范围参照内容。您可以通过以下两种方式添加归档范围信息： 1.输入添加。点击“增加”按钮，在详细信息输入框中输入保管期限归档范

17、围等归档信息，再点击“保存”按钮。 2.选择添加。在归档范围参照表中选择要添加的记录,再点击“选择当前”按钮，如果要添加表中所有记录，则点击“全部选择”按钮。 再点击“保存”保存当前添加的信息记录。 如果您对当前增加的信息不满意，可以点击“删除”按钮，删除当前归档范围信息记录（即记录指针 所指记录）。 点击“取消”按钮取消当前操作。 点击“关闭”按钮关闭当前窗口。2.3辅助字典辅助字典提供了本系统的字典类目，可根据你的需求增加字典信息，辅助字典可以提高录入的速度，减轻录入人员的工作量。当某一输入项目的输入汉字相对比较固定时，系统将其在辅助字典中对其加以定义，如密级项中设置了绝密、机密、秘密、公

18、开、内部、国内等。其中需要重点说明的是：本系统还设置了“机关代字”的类目，您可以将本单位文件常用的机关代字录入进去，以后进行文件录入时，就可以大大节省文件编号的输入工作量。 在系统维护业务流程图中点击“辅助字典”图标，即可进入“辅助字典维护”窗体。在以上“辅助字典维护”窗体中，右边是辅助字典类目及关键词树型类目列表，点击其前面的“+”号可展开浏览其属下的关键词，点击“-”号可收回。右边是类目或关键词相对应的详细信息输入区。详细信息下面是对此类目或关键词进行说明的文字，底排为本模块的功能按钮。下面将对其各项功能进行逐一说明：增加类目和关键词1.增加类目:选中“字典类目”项，点击“增加”按钮，此时

19、右边详细信息输入框中的“名称”和“备注”文本框就会被清空（系统只允许您对这两项字段进行添加，因为类目不存在序号和代码），在其中输入要增加的类目名称和备注描述文字，点击“保存”按钮进行保存即可。2.增加关键词：选中要添加关键词所属的类目，点击“增加”按钮，右边详细信息输入框中的“代码”、“名称”和“备注”文本框就会被清空，如上所述输入要增加的关键词信息，“序号”系统不允许输入，系统会按先后顺序自动生成。修改类目和关键词对于允许修改的类目和关键词，其修改方式是相同的：在右边的树型列表中选中要进行修改的类目或关键词，其右边的详细信息输入框中就会显示其相应信息，您只要在其中直接进行修改，然后进行保存即

20、可。删除类目和关键词对于允许删除的类目和关键词，其删除方式是相同的：在右边的树型列表中选中要进行删除的类目或关键词，然后点击“删除”按钮，系统会弹出一个“删除确认”提示框，选择“确定”按钮即可。2.4档号定义从主界面菜单栏点击“系统维护”中的“档号设置”，根据本单位档案管理的实际情况设置档号格式。我方技术服务工程师在系统安装时会协助客户设置好档号格式。为便于档案的保存和利用，每份案卷和文件都要赋予固定唯一的档号。不同门类的档案，其档号格式也不一定相同，对档案进行组卷之前必须进行档号格式定义。档号格式定义是指由使用该系统的文档人员根据本单位档案整理的规则，设置文书、科技、照片等各种档案的档号组成

21、项及其显示格式的过程，档号组成项一般包括：全宗号、组卷年度、分类号、保管期限、案卷号、页号等，在此基础上，您还可以根据不同门类档案管理的需求自行设置档号组成项，体现了灵活定制的特点。在“系统维护”业务流程图中点击“档号定义”图标打开如下“档号格式设置”窗体，系统中所有类型的档案（如实物档案、文书档案等），其档号格式都是在本模块中设置完成的。在以上窗体中，窗体左边是一个包括本系统所有档案类型的树型结构列表；中间是档号设置操作区域，其右边一列是功能按钮；窗体底部是当前设置的档号格式的仿真显示，这样有利于您在档号设置的过程中进行及时调整和修改。功能操作说明：展开左边的“档案”树型结构列表，选中要进行

22、档号格式设置的档案门类，这时右边的添加、删除等功能按钮就会激活，如果您是第一次设置此门类档案的档号格式，那就请您先进行如下档号项设置，设置组成档号项目。点击“档号项设置”按钮，系统将打开如下“档号项设置”窗口，窗体左边是可供选择的的项目列表，它是组成该档案记录的所有字段列表，右边则是从左表中被选中的，可组成档号项目的字段。两个项目表间的字段是通过中间的两个按钮“”和“”形按钮，则该字段就移至右边的选中项目列表中，重复以上操作可选择多个字段。选中的项目一般为：全宗号、目录号、案卷号等。如果想从选中项目表中去掉某个字段，则在右边的选中项目列表中选中该字段，再点击“”形按钮，系统则将此字段移回可选项

23、目列表中。操作完成后，点击“确定”按钮保存以上操作，回到“档号格式设置”窗口。2.档号项设置完成之后，就可对组成档号的各项进行添加操作。操作方法是：点击“添加”按钮，系统就会添加一个由序号、档号组成项、长度和分隔符组成的记录。其中“序号”由系统自动生成，档号组成项从下拉列表中选择（这些选择项是通过以上档号项设置而得到的），长度即显示档号组成项时允许的最大字符长度，系统默认为3，您可自己手工录入。分隔符即档号组成项之间的间隔符号，最好从下拉列表中选择。在没有进行档号项设置的条件下,如果您进行以上添加操作,这时系统会出现如下一个“进行档号项设置”提示框，点击“确定”按钮则进入“档号项设置”窗口进行

24、档号项设置。3.如果想要删除某项记录，则只要用鼠标点击选中该记录，该条记录的前面会出现一个小三角形提示，表示当前记录，再点击“删除”按钮，组成档号的这条记录就会被删除。以上设置完成之后，点击“保存”按钮，系统将对当前所选类型档案的档号格式进行保存。点击“帮助”按钮可打开帮助系统查看当前模块的帮助信息。点击“退出”按钮或工具条中的“退出”图标退出本窗体。三、文件管理文件是档案的最主要的来源，文件管理指对公文（包括收文、发文、内部文件）的管理。在本系统中，加入文件管理功能，是实现文档一体化的需要。文件管理模块包括文件登记、文件归档以及报表打印三部分。其业务流程图如下所示：对文件管理中的三项功能分别

25、说明如下：3.1文件登记文件是档案最主要的来源。文件登记即对机关、企事业的公文（包括来文、发文和内部文件）摘取其中的相关信息进行逐项录入的过程。在文件管理业务流程图中点击“文件登记”图标进入“文件录入”窗体。窗体说明：窗体左边是要进行登记的文件类目，其右边是数据浏览区，选择不同类目（来文、发文和内部文件），其相应的文件表就会显示在数据浏览区。在当前窗体中，系统提供文件目录的管理、原文的管理、报表的打印功能等。目录的管理包括对记录的添加、修改、删除以及批量修改；原文的管理包括对原文的添加、删除、浏览等；通过报表打印可打印发文登记薄、收文登记薄和内部文件登记薄。下面就文件录入功能作如下介绍：1.文

26、书收发人员在“文件录入”界面中，首先在左边的类目选择区选择要录入的文件类型，即来文、发文和内部文件；2. 点击工具条中的“新增”按钮，系统出现机读文件级著录条目，您要摘取每份文件的信息数据输入计算机，它是实现计算机档案管理的基本要素。其余功能操作可参见档案管理章节中的档案录入。其中文号选择的方法描述如下：通过文号选择可提高录入的速度。文号即由机关代字、年度和顺序号三部分组成的，机关代字是在辅助字典中设置的，年度取机关代字的最大年度，顺序号按某一机代字进行累加。点击机关代字输旁的按钮，系统打开如下“机关代字选择”对话框，在其下面列表中选择想要添加的机关代字信息，再点击“确定”按钮，系统返回“数据

27、操作”窗体，并将此机关代字+年度+顺序号置于文号输入框中。点击“取消”按钮则取消当前操作。3.2文件归档文件归档是指办理完毕的文件，经过系统整理后，进行归档保存的过程。在本系统中就是对文件数据（包括来文、发文和内部文件的数据）进行归档，将其文件目录数据转移到档案库中作为某一门类档案的过程。在文件管理流程图中点击“文件归档”图标，系统就弹出如下“归档项对应关系设置”对话框，提示不同的文件（包括发文、来文和内部文件）应归档到档案库中的哪种门类的档案中去，以及如何确定它们之间的字段对应关系。在本系统中，系统默认归档项目对照表是将发文、来文和内部文件都归档到“文书档案”中的“简化组卷”文件表，如下图所

28、示。点击“设置”按钮则进入表名对照设置窗口设置归档项对应关系。归档项对应关系设置上一步窗体中点击“确定”按钮，系统打开如下“主记录-表名对照”窗体，如下图所示。在这里设置归档项之间的表名及其字段间的一一对应关系。上图所示的是一个主从对照表：上表为主表，它所显示的是源表与目标表之间的对应关系，即不同文件（包括来文、发文和内部文件）应归到哪种档案类型中去；下表为从表，它表示的是与主表相对应的源表与目标表字段之间的对应关系。文件归档项目添加设置：点击工具条中的“添加”按钮进入“对照表维护”窗口，进行归档项目设置，所有文件与档案，及其它们字段之间的对应关系都在这里进行添加和设置的。归档项目维护在上述归

29、档项目设置中的主表表名对照和从表字段对照都是在这里添加和设置的。点击菜单项“记录”-“添加”，系统打开“对照表维护-添加”窗体，如下图所示。您可以通过两个按钮来设置源表和目标表名，在下面的列表中设置源表字段对应的目标表字段名。下面以设置“内部文件”与“传统方法整理”之间的对应关系为例进行说明：第一，设置表名之间的对应关系；1. 点击“源表”后面的按钮,系统打开一个“选择表”对话框,对话框中显示的是“文件”树型目录表，逐级展开它，选择“内部文件”目录下的“内部文件”表名，点击“确定”按钮即可。注意：系统不允许对相同表进行重复设置，对已经设置过的文件表名，选中之后，“确定”按钮为灰色不可操作状态。

30、2. 点击“目标表”后面的按钮，系统同样也打开一个“选择表”对话框，对话框中显示的是“档案”树型结构目录表，逐级展开它，选择“文书档案”中“传统方法整理”下的“文书卷内文件目录”，再点击“确定”按钮即可。注意：系统只允许在添加了“源表”之后再进行添加“目标表”操作。第二，设置字段之间的对应关系。以上设置表名之间的对应关系操作完成之后，系统就会自动显示出源字段名和目标字段名的对照列表，即“内部文件”和“文书卷内文件目录”对照列表。在“目标表中文字段名”列的每个表格框中都有一个下拉列表框，列表框中的字段是组成“文书卷内文件目录表”的所有字段名，您只需用鼠标点击表格，使之出现一个下拉按钮，拖动滑块点

31、击选择想要的字段名，此字段名就添加至此输入框中，系统默认显示在第一行。按以上方法完成所有的源表字段与目标表字段的设置之后，再点击窗体右下角的“确定”按钮，系统返回主窗口。如果您要对已设置好的内容进行修改，首先用鼠标选中要修改的记录，再点击“修改”按钮，系统将打开“对照表维护”窗口，详细操作请参见以上添加操作。如果您要对删除当前设置的内容，则只要选中该条记录，再点击“删除”按钮，系统会给出相应提示，点击“确定”按钮系统则将该条记录从表中去掉。除上述功能以外，系统还提供方便的数据导入与导出功能，例如：除上述的将不同类型的文件归到“文书档案”中的“简化方法整理”之外，系统提供了将它们归档到“传统方法

32、整理”的方法，如果您要进行这项设置，只需轻点击鼠标，就可将此数据文件轻松导入本系统中。操作方法是点击工具条中的“导入”按钮，在打开的“打开”对话框中选择要导入的表名（即发文转传统.DAT、来文转传统.DAT、内部文件转传统.DAT），再点击“打开”按钮，系统就会将以上文件中的数据自动导入到当前主从对照表中。当然，如果您要将当前设置的主从表对应关系进行保存，可使导出功能。方法是点击选中要导出的数据表，即主表中的相应记录，点击“导出”按钮，在打开的对话框中输入要导出的文件名，再点击“保存”按钮即可。排序：为了浏览的方便，您还可以对以上表名对照列表和字段对照列表进行升/降序排序操作。操作方法是：在工

33、具条中选择“升序”或“降序”按钮，再将鼠标指针置于要进行排序的字段列的上方，使之出现一个向下的箭头，再点击鼠标，系统就会以此列的字段为标准对表中的数据进行重新排序。如果不需设置归档项对应关系则点击“退出”按钮关闭此浮动窗口进入文件归档主窗体。在进行归档操作之前，还必须设置好归档的档号格式。一般来说，系统已经定义好了相应的档号格式。如果系统还未定义，或者根据本单位的实际归档情况，您还要对当前的档号格式进行修改。方法是：选择菜单“设置”-“档号格式定义”或者直接点击工具条中的“定义”按钮，打开相应窗口，具体操作请参阅系统维护中的档号格式定义。 “文件归档”操作窗体如下图所示：操作步骤说明如下：1.

34、 在窗体中右边的文件类目列表中选择要组卷的文件类型，即内部文件、发文或来文；2. 利用查询功能查找出要进行组卷的文件记录，方法是：点击工具条中的“查询”按钮或选择菜单“记录”-“查询”，系统将会对以上选中的文件类型中进行查询，详细说明请参阅简单查询。查询之后，符合条件的文件记录将显示在以上未归档的文件列表中。此时“归档”按钮被激活。3. 如果你想要对以上未归档文件列表中的记录的次序进行调整，就可以点击工具条中的“排序”按钮或选择菜单“记录”-“排序”，详细操作请参阅档案录入中的排序。4. 选择需归档的文件是点击顺序号栏目内的复选框，归档的文件记录被选中之后，出现接收原文的标志，栏目内的顺序号从

35、上到下按顺序自动生成。5. 接着在以下的信息输入框中选择或输入全宗号、组卷年度和保管期限等信息，再点击“归档”按钮，系统将会对以上选中的记录进行归档操作，并根据档号定义的组成项自动生成档号。以上操作中，全宗号的输入方法请参见全宗号选择。6. 在归档的同时，系统还可以将这些文件所附加的原文信息同时归到档案中，窗体左上角有一个“接收原文”复选框，系统默认为选中状态，如果您不想接收原文，则可点击清空它。归档操作完成之后,表中的记录就会消失,同时在档案检索中的文件记录中的归档标识就会由“未归档”更新为“已归档”。7. 归档完成之后，“查看情况”按钮就会被激活，您就可以查看当前文件归档的情况。方法点击“

36、查看情况”按钮，系统将如下打开“查看组卷情况”列表框，显示被归档的文件目录信息。归档完成后，如果您还需要归档后的文件记录的相关项目信息进行修改。系统在这里设置了一个修改数据的捷径，只要在“归档文件列表”中选中要进行修改的记录，点击“修改”按钮，直接修改记录。具体操作方法见数据操作。系统根据当前组卷信息制作了相应检索工具组卷索引报表，如果你想打印或预览组卷索引报表信息，可点击“打印组卷索引”按钮。点击“退出”按钮关闭此窗口。3.3数据接口数据接口由河北科怡公司开发人员根据具体需求进行开发。四、档案管理档案管理是本系统的核心模块，它主要涵盖了档案管理中最重要的业务处理过程，包括档案的录入、组卷、调

37、整和制作目录等。当用鼠标滑过“档案管理”按钮时，其右边的流程图中就会显示如下：功用说明：适用于登记各类电子档案，如资产档案、底图档案、供应商档案、项目档案、设备档案、文书档案、会计档案、实物档案、照片档案、科技档案等。依据档案管理方式的不同，系统将资产档案、底图档案、文书档案简化整理、会计档案、实物档案等设计为单层结构，将供应商档案、项目档案、文书传统组卷、照片档案等设计为双层结构，将科技档案等设计为三层结构。结构相同的档案模块具有类似的使用方法，接下来以文书档案传统方法整理模块和文书档案简化整理模块为例分别介绍双层结构模块和单层结构模块的使用。 单层结构的档案录入 浏览界面功能 著录界面功能

38、 内容登记说明 双层结构的档案录入 浏览界面功能 著录界面功能 内容登记说明4.1条目著录4.1.1双层结构档案的管理（文书档案传统方法整理为例）启动方法：双层结构模块包括文书档案传统方法整理、照片档案等，它们的使用方法相同。在系统主界面点击 【档案管理】按钮，再点击界面上的 进入档案浏览界面，打开档案的树型目录，点击【文书档案】【传统方法整理】，进入数据浏览界面 使用说明：浏览界面功能1菜单栏功能说明菜单栏包括：文件、编辑、批量修改、记录、原文，报表、工具等，所含功能如下：菜单所含项目功 用文件退出退出文件登记浏览模块编辑新增与工具栏中的新增选项相同修改当前记录修改当前记录删除选中记录删除选

39、中记录（1条或多条，同时删除电子原文）删除当前所有记录删除当前所有记录（同时删除电子原文）初始化增量所有记录批量修改替换对一条记录或多条记录进行替换修改对一条记录或多条记录进行修改记录第一页移至第一页上一页上移一页下一页下移一页最末页移至最后一页指定页指定到某一页阅读简单查询文件简单查询高级查询组合查询关联在一个案卷和它所包含卷内文件之间的关系排序按指定的字段排序视图归档文件在窗体中显示的视图（最少显示一个）原文电子原文管理管理电子原文添加、删除、加密、验证、授权看原文查看原文内容报表各类报表预览并打印各类报表设置归档文件设置归档文件的浏览界面设置显示记录数设置一页显示的记录数工具时钟计时计时

40、与著录、扫描效率统计2工具栏功能说明工具栏包括：新增、修改、删除、首页、前页、后页、末页、指页、查询、排序、提取、计页、刷新、原文、关联、转入、质检、退出、快速检索条，其功能如下：新增：增加新记录修改修改当前记录删除：删除选中记录（1条或多条，同时删除电子原文）首页移至第一页前页上移一页后页下移一页末页移至最后一页指页移至指定页查询文件查询排序按指定的字段排序刷新刷新将清除查询排序提取根据卷内信息自动提取总页数、总件数计页根据页号，计算卷内的每条记录的页数原文查看档案的原文关联在一个案卷和它所包含卷内文件之间的关联转入转入到其它档案中质检查看质检信息快速检索条根据题名、文号、责任者、内容等关键

41、字进行快速检索退出：退出档案管理模块3其它说明浏览界面分为上下两部分，上面是案卷数据浏览区，下面是卷内数据浏览区，左铡上面上目录树，下面是电子原文列表，右侧边栏是原文查看按钮。系统提供友好的字段排列顺序调整和列宽调整功能。调整字段排列顺序：将鼠标点在字段名称上按住，然后拖动至合适的位置松开鼠标即可；调整列宽：用鼠标直接将列宽拖放至合适大小即可。数据操作4.1.1.1目录著录文书档案传统方法整理目录著录时分为两步，首先录入该案卷的内容，再录入其卷内的内容，以此循环操作录入其他案卷及其卷内。操作必须在【有关联】的状态下操作。（1）案卷的著录：点击工具栏 【新增】旁边的下拉按钮，在下拉菜单中选择【文

42、书案卷目录】进入案卷目录录入界面。内容登记：依据所需登记的案卷情况，逐项将内容进行登记。特别提示：其中案卷起止时间、总件数、总页数可先不录，然后从其对应的卷内信息中直接提取。（2）卷内文件的著录：在案卷数据浏览区选中要录入的卷内文件的案卷，点击工具栏 【新增】旁边的的下拉按钮，在下拉菜单中选择【文书卷内文件目录】进入案卷目录录入界面。内容登记：依据所需登记的卷内文件情况，逐项将内容进行登记。其中有些特殊功能做如下说明： 案卷号（顺序号）自动累加：如现在案卷号是009，那么新增一条记录后登记自动增加为010。 文件形成时间：用鼠标点选择框后弹出日期选择对话框，其中日期直接选取，月份可点击对话框上

43、方左右两个三角形按钮前后翻，年度变化可用鼠标在年度数字上点一下，然后会出现上下两个三角形按钮可调整年度。成文日期按国家档案法要求是连续的8个数字，例如：2007年3月13日必须输成20070313。 全宗号和实体分类号选取输入，也可以直接录入。4.1.1.2目录修改双层结构的档案模块在修改数据时，如果需要修改的全宗号、目录号、案卷号等与档号有关字段的内容，必须先进行档案卷内的各项内容修改，再修改案卷的各项内容。操作方法：用鼠标选中一条需要修改的记录，然后点击工具栏上的【修改】按钮，进入修改界面，改完相应的内容后点击工具栏上的【保存】按钮，完成修改，然后退出回到数据浏览界面即可。4.1.1.3关

44、联用于设置多层档案模块中不同档案实体之间的关联关系。如：文书档案传统方法整理、照片档案、科技档案等案卷和卷内的关联。1.点击【工具栏】中的 【有关联】 按钮，按钮变为 【无关联】 ，此时档案的案卷和卷内处于【无关联】状态，卷内数据浏览区内显示的是所有案卷的卷内记录，此状态下无法录入卷内。2.点击【工具栏】中的【无关联】 按钮，按钮变为 【有关联】 ，此时档案的案卷和卷内处于【有关联】状态，卷内数据浏览区内显示的是所选中案卷对应的卷内记录，此状态下可以录入所选中的案卷的卷内。4.1.1.4目录删除两层或多层的档案模块在删除数据时，必须自下而上删除，先删除卷内目录，再删除案卷目录。4.1.1.5目

45、录查询1.快速查询在数据浏览界面，有快速查询框，如图：先选中要查询的字段，例如题名、文号、责任者或内容，再在框内输入相应的关键字，即可在选中的模块中进行快速查询。2.简单查询用鼠标点击【工具栏】中 【查询】 按钮，在一个字段或多个字段的录入框内输入查询条件，再点击【查询】按钮，查询结果将显示在数据浏览区内。如果需要在所有的卷内记录中查询数据时，在选择【文书卷内文件目录】同时，选择【选择范围】对话框左下方的【无关联】即可。特殊说明：简单查询中字符型的字段，如题名、责任者等，可以显现模糊查询，即只输入内容的关键字，如输入“通知”，系统将自动查询出包含【通知】词组的所有记录。也可以使用【空格】同时设置两个或多个关键字，如输入【车辆 奖罚 通知 】，系统将自动查询出同时包含【车辆】、【奖罚】、【通知】三个词组的所有记录。3.高级查询在【菜单栏】中选择【记录】菜单中的【高级查询】，系统弹出【组合查询】对话框，在【连接关系】项中选择【并且】或【或者】，【查询字段】项中设置需查询的字段名称，【比较关系】项中选择【等于】或【包含】等关系条件，【比较数值】框中选择或录入条件字段的数值，然后点击【添加条件】按钮，所设置的条件将显示在【条件列表】区域内，一次查询可以设置一个条件或多个条件，然后点击【查询】按钮，查询结果在【案卷】数据浏览区或【卷内】数据浏览区显示。特殊说明：连接关