精益办公管理.ppt

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1、日企的办公的精益思想介绍行政(自我工作管理)能力时间管理与排定 目标与标准设定 计划与安排工作沟通(与人沟通协调)能力倾听与组织讯息 给予明确的讯息 获得正确的讯息督导(建立工作团队)能力 训练教导与授权评估部属与绩效行为规范认知(思考清晰缜密)能力问题确认与解决 决断与风险衡量 清晰思考与分析“管理才能评鉴管理才能评鉴管理才能评鉴管理才能评鉴”测评的经理人测评的经理人测评的经理人测评的经理人12121212项能力项能力项能力项能力1 1、何谓工作效率、何谓工作效率工作效率？简单是说，就是在一小时内可以做多少事情。效率=总量时间 总量=效率时间 时间=总量效率 以上这些都可以表示产出的工作效率

2、比喻5000个字，要在2小时内打完，工作效率就是2500个/小时。2 2、怎样提高效率、怎样提高效率提高效率就=无缝链接，整体作战。围绕大目标给自己和下属分解小目标，而且通过可视化操作，让企业所有人的月、周、日工作计划更好地衔接，从而创造更好管理环境的系统方法。管理者分解任务要计划性的安排，要排计划，关注产能。时刻了解你的直接下属正在做什么每天开早会布置工作，开晚会确认进展。做事靠系统，而不是靠感觉。-林伟贤用时间进行管理，尽量标准化工作 例行工作效率提高也是增加创造性工作的时间。办公室工作可标准化比例较高可达60%。对关键的重复性较高工作建立标准时间管理，进而提高效率尽量标准化流程和事务作业

3、让事务有规律。不要会走捷径的“聪明”人2 2、怎样提高效率、怎样提高效率办公室时间办公室时间哪些工作认哪些工作认定为必须工定为必须工作？作？这些工作标这些工作标准完成时间准完成时间是多少是多少最多最多2 2小时法则小时法则 从事知识性工作的人能够最大限度集中精力的时间一般是2个小时。给大家休息的时间和借口（茶点等）。泰勒科学管理员工休息的必要性3 3、办公基本法则、办公基本法则明确目标法则明确目标法则每件任务包含质量、成本和交付期限三个方面。5P5P法则法则业务安排的优先原则。1.了解需求的优先 2.节约时间的优先 3.满足交期的优先 4.见缝插针的优先 5.价值较高的优先3 3、办公基本法

4、则、办公基本法则杂事优先法则杂事优先法则杂事是工作的致命病毒 日常琐事杂物（电话、邮件、会议、准备等）占工作时间比例40%以上。杂物是扰乱顺序的泥潭。所以，优先处理各种杂事，即“三十分钟保卫战”。在每个工作单元（2小时）的时间间隙里，利索地处理可预见的杂事，每天上下午各拿出半小时集中处理杂事。在工作中不能被动地等待杂事上门，而要对杂事有充分的预见性。杂事的来源一般有六个源头，上级、下级、客户、总部、其他部门。3 3、办公基本法则、办公基本法则“流流”原则原则分工要仔细思考，按照相似性原则，按照每个人特点，流水化生产。不要随意安排工作，尽量集中统一，打断工作就是中断流程。减少繁文缛节，让大家集中

5、注意力工作3 3、办公基本法则、办公基本法则现场活性化原则现场活性化原则 布置温馨的办公室，轻松的心态，快乐环境员工少生病，有士气。鼓励的话，加油的话，积极的态度，杜绝发泄的批评。与员工们一同快乐的班后活动。3 3、办公基本法则、办公基本法则改善工作接受/安排方法1、此项工作是什么？真实目的是什么？此项工作发生的背景是什么？任务的限定条件和可供资源有哪些？2、此项任务期望的结果或者目标是什么？关于结果标准的优秀线和及格线是多少？不能只见树木不见深林宏观着眼，微观着手4 4、工作技巧和方法工具、工作技巧和方法工具改善工作接受/安排方法3、争取到工作完成最佳期限 过于匆忙，常常误事；过于拖沓，难以

6、成事。留有工作的宽放，以备不测；随身携带工作日程计划4、马上业务分解，写入日程表 工作日程表中是否超出负荷或日程冲突。“再确认”的习惯4 4、工作技巧和方法工具、工作技巧和方法工具改善工作接受/安排方法安排工作，要做好日程管理每人必须有周、日工作计划；把以小时为单位分配时间。每人随身携带日程表用日程表作为计划，来带动白领的工作，日程表才是大脑！养成习惯，检查日程表4 4、工作技巧和方法工具、工作技巧和方法工具注重工作分解和分工安排的工作要监督下属列入自己日程表。确认下属不超负荷，超负荷要表示感谢。自己的工作和安排的工作要随时检查，刨根问底。考虑所有人的负荷，不能鞭打快牛，快牛会变慢的。给新员工

7、担当，培养下属，常会出人意料。要事要么不分解；要么把自己设计进流程中。4 4、工作技巧和方法工具、工作技巧和方法工具5 5、事务管理的工具、事务管理的工具PACPAC业务发生业务发生业务业务改善表改善表要素别要素别本月任务本月任务本周矩阵本周矩阵任务任务分解表分解表本周日程本周日程人生计划人生计划本月任务表本月任务表可以将“本月任务表”作为“工作接收表”来使用。原则上是在接收工作的时候就立刻填写，也可以每月一次（通常在月初）进行整理，安排好本月和下个月的任务。5 5、事务管理的工具、事务管理的工具3030分钟练习分钟练习-本月任务表本月任务表、此表安排任务的具体时间段，可填写如：08年4月21

8、日08年4月27日2、本月应处理的业务、应安排的工作请按序列出；任务和项目要标识出来5 5、事务管理的工具、事务管理的工具练习：6月份的工作任务与项目的列举（现在一直到毕业）任务的分配任务的分配任务的分配任务的分配30分钟练习分钟练习-本月任务表本月任务表将接收到的复杂的工作，进行Task breakdown，尽量的将工作做到预先构想，这样会使工作开展非常顺利。准备用品笔记用具原稿用紙项目分解表项目分解表5 5、事务管理的工具、事务管理的工具项目分解方法：项目分解方法：HENIRO对一件业务进行分解有六个视角，即“HENIRO”。从以下六个角度进行分解之后，就可以把分解后要依次做的事情，填入工

9、作表H：听取(hear)，是否需要听取别人的意见 E：调查(examine)，是否需要做调查、研究工作 N：交涉(negotiate)，是否有需要事先与他人交涉的事项 I：告知(inform)，是否有需要事先对他人告知的事项 R：拜托(request)，是否有需要事先请求他人做的事项 O：操作(operate)，有哪些需要自己操作的事项 5 5、事务管理的工具、事务管理的工具目标的明确化各个任务的罗列HENIRO视点的深一步考虑任务中需要的协助包含依赖业务3030分钟练习分钟练习-任务分解表任务分解表练习：选取考试作为项目进行分解5 5、事务管理的工具、事务管理的工具每日回顾 每天处理收集箱，这样永远不会有一大堆事等你；每天回顾日程安排，修改来不及完成的安排。每天回顾周月计划，调整安排。每周回顾 周月计划回顾，不足与修改调整方法 项目回顾，更好的分解及执行方法。日程及行动安排调整 5 5、事务管理的工具、事务管理的工具定期回顾5 5、事务管理的工具、事务管理的工具