计算机应用基础PPT课件.ppt

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1、武警医学院信息技术教研室计算机应用基础第九讲第九讲武警医学院信息技术教研室4.3 数据管理与分析4.3.1 数据清单的编辑数据清单的编辑4.3.2 排序排序4.3.3 筛选筛选4.3.4 分类汇总分类汇总4.3.5 数据透视表数据透视表4.3.6 数据保护数据保护 武警医学院信息技术教研室4.3.1 数据清单的编辑数据清单的编辑 Excel 2000中的数据表又称为数据清单，在中的数据表又称为数据清单，在Excel2000中可以对中可以对数据清单实现排序、汇总、筛选、分类汇总等操作。数据清单实现排序、汇总、筛选、分类汇总等操作。Excel2000的数据清单应具有以下特征：的数据清单应具有以下特

2、征：u一个数据清单最好独占一个工作表。一个数据清单最好独占一个工作表。u保证每一列包含相同类型的数据，各列首行由字符串组成，且保证每一列包含相同类型的数据，各列首行由字符串组成，且每一列均不相同，称为字段名。每一列均不相同，称为字段名。u数据清单中不要留有空行或空列。数据清单中不要留有空行或空列。u每行应包含一组相关的数据，称之为记录。每行应包含一组相关的数据，称之为记录。武警医学院信息技术教研室4.3.2 排序 数据排序是把一列或多列无序的数据变成有序的数据，这样数据排序是把一列或多列无序的数据变成有序的数据，这样能更方便地管理数据。能更方便地管理数据。u排序的方式有两种：升序和降序。排序的

3、方式有两种：升序和降序。1 1一级排序一级排序 一级排序是指只根据某一列数据排序。一级排序是指只根据某一列数据排序。操作步骤：操作步骤：u打开工作表。u选择要排序的关键字。u单击常用工具栏上的“升序”或“降序”按钮，将完成排序操作。武警医学院信息技术教研室E Excelxcel按升序排序时：按升序排序时：字母字母按按A-ZA-Z顺序顺序从左到右逐个排序从左到右逐个排序，若区分字母大小写，若区分字母大小写，大写排在小写字母前。字符型数字排在大写字母前。大写排在小写字母前。字符型数字排在大写字母前。数字数字从最小的负数到最大的正数排序从最小的负数到最大的正数排序。逻辑值逻辑值F Falsealse

4、排在排在TrueTrue之前。之前。汉字汉字按字典顺序按字典顺序逐个逐个排序。排序。(一级字库按汉语拼音一级字库按汉语拼音)按降序排序时，排序顺序相反。按降序排序时，排序顺序相反。注意注意武警医学院信息技术教研室 2多级排序多级排序 多级排序，是指根据多列数据排序。多级排序，是指根据多列数据排序。u选择要排序的关键字，是按照递增还是递减顺选择要排序的关键字，是按照递增还是递减顺序排序，有无标题行。序排序，有无标题行。u关键字可以选多级：关键字可以选多级：4主要关键4次要关键字4第三关键字武警医学院信息技术教研室4.3.3 筛选 筛选是显示工作表中符合条件的数据。筛选是显示工作表中符合条件的数据

5、1自动筛选自动筛选 （1）建立自动筛选）建立自动筛选 操作步骤：操作步骤：u打开工作表，选定一字段名打开工作表，选定一字段名u打开【数据】打开【数据】【筛选】【筛选】【自动筛选】【自动筛选】u单击字段名右边的单击字段名右边的“”按钮按钮u选择筛选条件即完成选择筛选条件即完成 武警医学院信息技术教研室 自动筛选中自动筛选中“自定义自定义”的用法说明：的用法说明：u在下拉列表中选择在下拉列表中选择“自定义自定义”将出现将出现“自定义自动筛选方式自定义自动筛选方式”对话框，在每个下拉列表框中选择条件，并输入数值。对话框，在每个下拉列表框中选择条件，并输入数值。u“自定义自动筛选方式自定义自动筛选方

6、式”允许使用两个条件筛选，两个条件允许使用两个条件筛选，两个条件之间允许有之间允许有“与与”或或“或或”两种关系。两种关系。u“与与”表示两个条件是并且的关系，表示两个条件是并且的关系，“或或”表示两条件是或表示两条件是或者的关系。者的关系。（2 2）删除自动筛选）删除自动筛选u筛选并没有将不符合条件的数据删除掉，选择【全部显示】筛选并没有将不符合条件的数据删除掉，选择【全部显示】菜单命令将自动筛选删除。菜单命令将自动筛选删除。武警医学院信息技术教研室 2高级筛选高级筛选 数据筛选时有多个条件，需用高级筛选。高级筛选除了能完成自动数据筛选时有多个条件，需用高级筛选。高级筛选除了能完成自动筛选的

7、功能外，还能完成任一条件的筛选。筛选的功能外，还能完成任一条件的筛选。操作步骤：操作步骤：u打开工作表打开工作表u建立条件区域：建立条件区域：在数据清单与条件区域之间至少要留出一空行，复制含有待筛选值的数据列的列标题到条件区域的第一行，在条件标题的下面输入相应的条件。注：同一行的条件为“与”的关系，不在一行的条件为“或”的关系u选择数据区域选择数据区域u【数据】【数据】【筛选】【筛选】【高级筛选】菜单命令【高级筛选】菜单命令u在对话框中输入条件区域在对话框中输入条件区域u单击确定单击确定 高级筛选的删除方法同自动筛选。高级筛选的删除方法同自动筛选。武警医学院信息技术教研室4.3.4 分类汇总

8、在Excel2000中用户可以根据某一类别进行分类求和、求平均、个数等，这就用到分类汇总。注意：注意：分类汇总前都必须对分类字段进行排序。操作步骤：操作步骤：u首先对分类字段进行排序u选择数据区域任一单元格u打开【数据】【分类汇总】命令u根据出现对话框的提示进行相应设置u单击确定取消分类汇总，只需在所示对话框中单击取消分类汇总，只需在所示对话框中单击“全部删除全部删除”按按钮。钮。武警医学院信息技术教研室4.3.5 数据透视表 数据透视表是一种特殊形式的表，它能从一个工作表的指定数数据透视表是一种特殊形式的表，它能从一个工作表的指定数据区域中按照用户选择的计算方法或汇总函数显示出需要的信息。据

9、区域中按照用户选择的计算方法或汇总函数显示出需要的信息。操作步骤：操作步骤：u打开【数据】打开【数据】【数据透视表和图表报告【数据透视表和图表报告】命令，出现】命令，出现“数据数据透视表和数据透视图向导。透视表和数据透视图向导。u按照向导一步一步操作。按照向导一步一步操作。u单击单击“完成完成”按钮，出现按钮，出现“数据透视表数据透视表”对话框，上面有所有的对话框，上面有所有的“字段名字段名”按钮。同时，在工作表上出现了一个透视表框架。按钮。同时，在工作表上出现了一个透视表框架。u用鼠标拖动用鼠标拖动“列类型字段列类型字段”按钮并将它拖至框架的按钮并将它拖至框架的“列字段列字段”处处再松开鼠标

10、鼠标拖动再松开鼠标，鼠标拖动“行类型字段行类型字段”按钮至按钮至“行字段行字段”处再松处再松开鼠标。最后，用鼠标拖动需求和开鼠标。最后，用鼠标拖动需求和“字段字段”按钮并将它拖至按钮并将它拖至“数数据项区据项区”。u关闭关闭“数据透视表数据透视表”对话框，透视表完成。对话框，透视表完成。武警医学院信息技术教研室1启动单变量求解“工具”菜单单变量求解单变量求解对话框2在对话框中输入：目标单元格：输入目标单元格的地址目标值：设定目标单元格的新值可变单元格：求解的单元格地址注：目标单元格的值必须是用公式计算而得到4.3.6单变量求解武警医学院信息技术教研室4.3.7 数据保护 如果工作表中数据不想

11、让他人修改，可以使用数据保护功能实现。如果工作表中数据不想让他人修改，可以使用数据保护功能实现。1隐藏行和列隐藏行和列 操作步骤：操作步骤：u选择要隐藏的行或列，可以是连续的或不连续的多行或多列。选择要隐藏的行或列，可以是连续的或不连续的多行或多列。u选择【格式】选择【格式】【行】（【列】）【行】（【列】）【隐藏】菜单命令，【隐藏】菜单命令，取消隐藏取消隐藏:方法一：方法一：u选择要取消隐藏的区域u打开【格式】【行】(【列】)【取消隐藏】命令。方法二：方法二：u用鼠标来完成，将鼠标指针移到两行（列）间u当指针变成双向箭头时，拖动鼠标往下（右）拖动，可将隐藏行（列）显示出来。武警医学院信息技术教

12、研室2隐藏工作表隐藏工作表u隐藏工作表：打开【格式】隐藏工作表：打开【格式】【工作表】【工作表】【隐藏】命令，即【隐藏】命令，即完成。完成。u取消隐藏工作表：打开【格式】取消隐藏工作表：打开【格式】【工作表】【工作表】【取消隐藏】【取消隐藏】命令。命令。3保护工作表保护工作表u打开【工具】打开【工具】【保护】【保护】【保护工作表】命令【保护工作表】命令，根据提示进，根据提示进行相应设置即可。行相应设置即可。4保护工作簿保护工作簿u打开【工具】打开【工具】【保护】【保护】【保护工作簿】命令，根据提示进【保护工作簿】命令，根据提示进行相应设置即可。行相应设置即可。武警医学院信息技术教研室4.4 其

13、他功能4.4.1 模板模板4.4.2 在在Word中调用中调用Excel表格表格4.4.3 工作表的打印工作表的打印 武警医学院信息技术教研室4.4.1 模板 Excel2000提供了多种模板，用户可以直接使用，也可以根据提供了多种模板，用户可以直接使用，也可以根据自己的需要自定义模板。使用模板方便、快捷、美观。自己的需要自定义模板。使用模板方便、快捷、美观。1使用使用Excel 2000模板模板u打开【文件】打开【文件】【新建】命令【新建】命令u在出现在出现“新建新建”对话框中选择需要模板。对话框中选择需要模板。u确定。确定。说明：“常用常用”选项卡中的模板用来产生一个新的、普通的工作簿。选

14、项卡中的模板用来产生一个新的、普通的工作簿。“电子方案表格电子方案表格”选项卡中提供了许多与财务管理工作相关的模选项卡中提供了许多与财务管理工作相关的模板。板。武警医学院信息技术教研室 2自定义模板自定义模板 若Excel2000提供的模板不符合用户的要求，用户可以自定义模板。操作步骤：u打开【文件】打开【文件】【新建】菜单命令，出现【新建】菜单命令，出现“新建新建”对话框。对话框。选择选择“常用常用”选项卡下的模板用来产生一个新的、普通的选项卡下的模板用来产生一个新的、普通的工作簿。工作簿。u编辑新的工作簿。编辑新的工作簿。u保存成扩展名为保存成扩展名为XLT的文件，且保存在的文件，且保存在

15、Excel2000安装文件安装文件夹的夹的templates文件夹下。文件夹下。自定义模板建成后，就象使用自定义模板建成后，就象使用Excel2000自带模板一样方便自带模板一样方便 了。了。武警医学院信息技术教研室4.4.2 在Word中调用Excel表格 1在在Word中嵌入工作表中嵌入工作表 （1）可以通过直接复制来完成）可以通过直接复制来完成u操作步骤：操作步骤：u在在Excel中选择要复制的区域，并复制到剪贴板上。中选择要复制的区域，并复制到剪贴板上。u在在Word中进行粘贴，此时中进行粘贴，此时Excel中选择的工作表就复制到中选择的工作表就复制到Word中。中。u（2）在）在Wo

16、rd文档中插入文档中插入Excel工作表对象工作表对象u操作步骤：操作步骤：u在在Word中，单击要插入工作表的位置。中，单击要插入工作表的位置。u选择【插入】选择【插入】【对象】菜单命令，出现【对象】菜单命令，出现“对象对象”对话框。对话框。u单击单击“由文件创建由文件创建”选项卡，在其中输入文件名或可通过选项卡，在其中输入文件名或可通过“浏览浏览”按钮选择一按钮选择一个已存在的个已存在的Excel文件。文件。u单击单击“确定确定”按钮，操作完成。按钮，操作完成。武警医学院信息技术教研室 2在在Word中调用中调用Excel （1）使用选择性粘贴使用选择性粘贴操作步骤：u在在Excel中选择

17、要复制的区域，并复制到剪贴板上。中选择要复制的区域，并复制到剪贴板上。u在在Word中选择【编辑】中选择【编辑】【选择性粘贴命令【选择性粘贴命令】命令，出现】命令，出现“选择选择性粘贴性粘贴”对话框。对话框。u在在“选择性粘贴选择性粘贴”对话框中选择对话框中选择“Microsoft Excel工作表对象工作表对象”。u单击单击“确定确定”按钮，即可。按钮，即可。（2）使用插入对象菜单来完成在Word中调用Excel 操作步骤：u在在Word中，打开【插入】中，打开【插入】【对象】命令，出现【对象】命令，出现“对象对象”对话框。对话框。u单击单击“新建新建”选项卡，在其中选择选项卡，在其中选择“

18、Microsoft Excel工作表工作表”。u单击单击“确定确定”按钮，将启动按钮，将启动Excel系统，可在其中编辑表格，编辑完系统，可在其中编辑表格，编辑完毕后退出毕后退出Excel，就会自动返回就会自动返回Word中，刚编辑好的工作表将会出现中，刚编辑好的工作表将会出现在在Word中。中。武警医学院信息技术教研室4.4.3 工作表的打印 1页面设置页面设置u打印前要对工作表的页面进行设置，打开【文件】打印前要对工作表的页面进行设置，打开【文件】【页【页面设置】命令，在出现的面设置】命令，在出现的“页面设置页面设置”对话框进行相应设对话框进行相应设置置【确定】【确定】。2打印预览打印预览

19、u用户可以在实际打印之前，使用打印预览来显示实际打印用户可以在实际打印之前，使用打印预览来显示实际打印效果，以决定是否修改内容或设置，从而节省时间和纸张。效果，以决定是否修改内容或设置，从而节省时间和纸张。武警医学院信息技术教研室本本 章章 小小 结结要求了解Excel2000的窗口，掌握Excel2000的启动和退出，熟练掌握工作簿的新建、保存、打开和关闭，工作表的编辑、单元格中内容的输入，学会自动填充数据、编辑数据和数据有效性的设置。掌握工作表的格式化，工作表的移动、复制、删除和重命名等操作。要求掌握能利用公式和常用函数进行计算，强调了单元格的相对引用和绝对引用，以及两者在复制公式时的区别。要求用户能够根据需要制定自己的图表，直观地再现数据的分布情况，能够实现对数据清单进行排序、筛选、分类汇总等处理。Excel2000还有设置样式、加载宏、获取外部数据、单变量求解、方案、审核等功能。