中央企业财务决算专项业务审计指引专项审计业务指引04采购与招投标.doc

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1、中央企业2014年度财务决算专项业务审计指引之四物资采购与招投标一、审计目标根据中华人民共和国招投标法、企业内部控制应用指引第7号采购业务、企业内部控制审计指引等有关法律法规，并结合企业物资采购与招投标管理的管理制度，对企业现阶段的物资采购与招投标管理的内部控制状况进行审计检查和内控评估，揭示其中存在的风险，并提出可行的建议和改善措施，具体的审计目标包括但不限于以下内容：1、确保采购与付款岗位分离；2、确保供应商的选择经过适当的审批；3、确保供应商的新增经过严格调查和审核；4、确保采购计划经过严格审批，符合生产需求；5、确保采购订单按照采购计划生成，订单经过严格审批；6、确保采购订单的维护权限

2、合理的授予给正确岗位的人员；确保采购订单的维护权限不被授予审批岗的用户，防止互斥权限的发生；7、确保采购合同经过严格审批；8、确保采购合同的变更经过严格审批；9、确保紧急采购经过严格审批；10、确保检验人员经过授权；11、确保入库验收经过严格检测及审批；12、确保验收标准明确、验收程序规范、对验收中存在的异常情况及时处理；13、确保对未收到发票的采购物资进行暂估入库，做到账实相符；14、确保不合格品退换经过严格审批；15、确保合同能够正常履行，合同执行情况进行有效监督；16、确保合同的纠纷处理经过商议和审批；17、确保建立付款审批制度；18、确保应付账款明细账过账权限合理的授予给正确岗位的人员

3、19、确保付款得到及时、准确的账务处理；20、确保建立预付账款和定金管理机制；21、确保必须进行招标采购的项目均已招标；22、确保招标方式符合规定；23、确保聘用的招标代理机构符合规定条件；24、确保招标、评标、定标工作有相应的监督制约机制；25、确保中标单位符合规定资质；26、确保投标单位在中标后未随意修改内容及价格；27、确保招标项目公平公正的进行，不存在地域排斥及违犯回避原则的情况；28、确保投标单位未擅自篡改中标单位；29、确保评标办法在开标后未随意修改。二、审计策略及重点1、审计策略（1）确定审计工作范围，包括适用的会计准则、审计准则、审计工作涵盖范围等；（2）了解被审计单位本期业

4、务的重大变化；（3）确定审计时间及人员安排，确保执业人员具有专业胜任能力；（4）了解内部审计部门的工作，并借鉴与利用；（5）初步判断内部控制的有效性；（6）初步识别重大风险领域；（7）制定重大审计问题的应对措施；（8）就审计结果与管理层、治理层进行沟通。2、审计重点（1）关注企业是否建立采购业务相关管理制度，统筹安排采购计划，明确请购、审批、购买、验收、付款、采购后评估等环节的职责和审批权限，按照规定的审批权限和程序办理采购业务，建立价格监督机制，定期检查和评价采购过程中的薄弱环节，采取有效控制措施，确保物资采购满足企业生产经营需要；（2）关注企业是否对办理采购业务的人员定期进行岗位轮换。对于

5、重要和技术性较强的采购业务，是否组织相关专家进行论证，实行集体决策和审批；（3）关注企业是否建立采购申请制度，依据购买物资或接受劳务的类型，确定归口管理部门，授予相应的请购权，明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购和审批程序；（4）关注企业具有请购权的部门对于预算内采购项目，是否严格按照预算执行进度办理请购手续，并根据市场变化提出合理采购申请。对于超预算和预算外采购项目，是否先履行预算调整程序，由具备相应审批权限的部门或人员审批后，再行办理请购手续；（5）关注企业是否建立科学的供应商评估和准入制度，确定合格供应商清单，与选定的供应商签订质量保证协议，建立供应商管理信息系统，对供应商提供物资或

6、劳务的质量、价格、交货及时性、供货条件及其资信、经营状况等进行实时管理和综合评价，根据评价结果对供应商进行合理选择和调整；（6）关注企业对于大宗采购是否采用招标方式，合理确定招投标的范围、标准、实施程序和评标规则。关注企业是否建立采购物资定价机制，采取协议采购、招标采购、谈判采购、询比价采购等多种方式合理确定采购价格，最大限度地减小市场变化对企业采购价格的影响。大宗采购是否采用招投标方式确定采购价格；（7）关注企业是否建立严格的采购验收制度，确定检验方式，由专门的验收机构或验收人员对采购项目的品种、规格、数量、质量等相关内容进行验收，出具验收证明。涉及大宗和新、特物资采购的，是否进行了专业测试

7、对验收过程中发现的异常情况，负责验收的机构或人员是否立即向企业有权管理的相关机构报告，相关机构是否查明原因并及时处理；（8）关注企业招投标的范围是否全面。招投标法规定大型基础设施、公用事业等关系社会公共利益、公众安全的项目全部或者部分使用国有资金投资或者国家融资的项目、使用国际组织或者外国政府贷款、援助资金的项目的勘察、设计、施工、监理以及与工程建设有关的重要设备、材料等的采购，必须进行招标。但招投标法中未明确规定具体的工程规模，目前各个地方自行采用的标准不都一致，可比照被审计单位所在集团企业的招投标管理办法的相关规定,因此要注意工程招标范围的审核；（9）关注企业招标的方式是否符合规定，即公

8、开招标和邀请招标。国务院发展计划部门确定的国家重点项目和省、自治区、直辖市人民政府确定的地方重点项目不适宜公开招标的，经国务院发展计划部门或者省、自治区、直辖市人民政府批准，可以进行邀请招标，此外的工程均需要公开招标。审计人员要注意公开招标的工程公告范围方式是否符合要求、应该公开招标的工程是否违规进行了邀请招标、符合邀请招标范围的工程是否履行了相应的审批手续；（10）关注招标代理机构。招标代理机构是否具有相应的资质和实力，操作过程是否规范，招标文件编制是否规范，招标文件的编制是否含有要求或者标明特定的生产供应者以及含有倾向或者排斥潜在投标人的其他内容。有无故意抬高采购价或造价、向供应商或施工单

9、位泄露标底、串通围标等行为。查阅比对标底和各家投标单位的投标文件，招标人自行办理招标事宜的，应当向有关行政监督部门备案；（11）关注评标过程。查看评委的来源、人数、组成是否符合要求，与投标人有利害关系的人不得进入相关项目的评标委员会，已经进入的应当更换。特别是一些垄断行业的系统内招标评委易发生问题，尤其应关注评委是否为关联方。查看评标是否规范，是否遵循了评标规则。可以通过审查评标记录观看评标现场录像来发现问题，并通过一些硬性参数来判定，而柔性指标很难作为判定标准。此过程需要取得招投标管理机构的配合，方能顺利开展；（12）关注采购或建造合同是否按招标结果签订。我国招投标法明文规定“招标人和中标人

10、应当自中标通知书发出之日起三十日内，按照招标文件和中标人的投标文件订立书面合同。招标人和中标人不得再行订立背离合同实质性内容的其他协议。”要注意审核合同签订日期、签订对象以及合同内容，合同的主要条款是否与招标文件中的合同主要条款一致，有无实质性变更，特别是结算条款的变更。有可能合同备案机关所持有的那份合同并不一定是甲乙双方真正履行的合同，甲乙双方可能会通过补充协议的方法来逃避合同管理机关的监管，而合同管理机关不会参与工程最后的决算，因此管理机关管理不到合同的最后履行结果，如果存在这种体制上的不衔接便有可能使人有机可乘；（13）关注招投标结果的最终履行情况。重点关注采购合同的执行情况或工程项目竣

11、工决算的情况，对涉及合同主要条款的变更是否合理合规。三、主要审计程序1、请购与审批环节检查点1、对正常经营所需的物资的购买均作一般授权；检查点2、所有采购均已按规定编制请购单；检查点3、请购申请经批准，超预算和预算外采购符合规定。2、订购环节检查点1、采购部门在收到请购单后，只对经过批准的请购单发出订购单；检查点2、订购单应正确填写所需要的商品品名、数量、价格、厂商名称和地址等；检查点3、正联应送交供应商，副联则送至企业内部的验收部门、应付凭单部门和编制请购单的部门；检查点4、对一些大额、重要的采购项目，签署采购合同；检查点5、对一些大额、重要的采购项目，应采取竞价方式来确定供应商；检查点6、

12、预先予以编号并经过被授权的采购人员签名；检查点7、独立检查订购单的处理，以确定是否确实收到商品并正确入账。3、采购环节检查点1、不相容职务已分开设置并得到执行；检查点2、采用订单采购或合同订货采购的方式；检查点3、采购合同经过授权批准，且连续编号；检查点4、采购金额未超过采购限量、限价；检查点5、购货发票的单价与购货合同一致；检查点6、购货发票的品名、数量、金额与购货合同一致；检查点7、入库单的品名、数量与发票内容一致；检查点8、收到货物时指定专人验收并编写验收报告；检查点9、入库单有保管员和经手人签名；检查点10、发票购货额与付款结算凭证一致；检查点13、付款已填制资金支付审批单并经批准；检

13、查点14、发票购货额已正确记入存货账和应付账款(银行、现金)账；检查点15、进项税金账务处理正确；检查点16、定期核对与供应商的债权债务金额。4、验收环节检查点1、所收商品与订购单或采购合同上的要求相符；检查点2、验收部门应对已收货的每张订购单编制一式多联、预先编号的验收单；检查点3、验收入员还应将其中的一联验收单送交应付凭单部门；检查点4、验收时盘点商品并检查商品有无损坏；检查点5、验收入员将商品送交仓库或其他请购部门时，应取得经过签字的收据。5、付款环节检查点1、确定供应商发票的内容与相关的验收单、订购单的一致性；检查点2、编制有预先编号的付款凭单，并附上支持性凭证(如订购单、验收单和供应

14、商发票等)；检查点3、在付款凭单上填入应借记的资产或费用账户名称；检查点4、由被授权人员在凭单上签字，以示批准照此凭单要求付款；检查点5、独立检查已签发支票的总额与所处理的付款凭单的总额的一致性；检查点6、被授权签署支票的人员应确定每张支票都附有一张已经适当批准的付款凭单，并确定支票受款人姓名和金额与凭单内容一致；检查点7、支票签署人不签发无记名及空白的支票；检查点8、确保只有被授权人员才能接近未经使用空白支票；检查点9、应由被授权的财务部门的人员负责签署支票；检查点10、支票一经签署就应在其凭单和支持性凭证上用加盖印戳或打洞等方式将其注销；检查点11、支票应预先连续编号，保证支出支票存根的完

15、整性和作废支票处理的恰当性；检查点12、审批单是否经过核准。6、供应商选择及档案维护检查点1、是否建立了建立供应商管理信息系统，对新增供应商是否进行了资信调查；检查点2、供应商档案的变更真实有效；检查点3、供应商档案变更后更准确；检查点4、确保供应商档案数据及时更新；检查点5、所有供应商档案变更均已进行输入及处理；检查点6、对供应商档案变更均已于适当期间进行处理。7、招标单位审计检查点1、招标单位是否具备招标资格，招标工程是否具备招标条件，编制的招标文件是否经过有关部门批准；检查点2、招标单位对投标单位有无进行资格审查；检查点3、招标单位是否按规定发出招标文件（如涉及工程招标的是否组织投标单位

16、勘察工程现场），解答招标文件问题；检查点4、投标单位是否按规定时间密封报送投标书；检查点5、招标单位是否在规定的时间和地点公开开标；其组织评标，确定中标单位，发出中标通知书等行为，是否符合有关规定；检查点6、招标单位与中标单位签定的承发包合同是否符合招投标有关规定和经济合同法；检查点7、查看标底是否经过有关部门审查确定，单方面制定的标底或没有经招标管理机构审查的标底，是无效的，不能作为投标依据；检查点8、检查招标单位是否根据规定对必须招标的项目均已招标。8、投标单位审计检查点1、审查投标单位是否持有工商管理部门核发的营业执照，如涉及建设单位还应查看有无在当地建委登记注册，并按规定进行登记和年检

17、检查点2、审查投标单位的技术资质、经济实力是否符合招标工程的技术经济要求，重点审查投标企业的财务状况，技术人员素质。如投标企业利润如何，是否配备了较高素质的工程技术人员；检查点3、审查投标企业的等级标准。审查核发的等级证书所批准的级别是否与建设项目的要求相符合，如果投标单位越级投标，应取消其参加投标的资格（工程建设项目适用）；检查点4、审查投标单位的施工简历，了解投标单位有无承担类似工程的施工经验和工程质量情况（工程建设项目适用）。9、评标及定标审计检查点1、审查评标委员会的组成是否符合招投标法的有关规定；检查点2、审查评标委员会成员在评标过程中，是否客观公正地履行职责，遵守职业道德；检查点

18、3、审查评标委员会是否按照招标文件和规定的原则、标准、方法、程序进行评标；检查点4、审查定标是否依据评标报告所推荐的中标候选人名单择优选定。四、审计结论的主要内容企业物资采购和招投标管理内部控制方面存在的缺陷和问题；上述缺陷和问题对财务报表的影响；总体判断企业物资采购、招投标管理有关的内部控制活动是否有效。五、企业应提供审计所需的主要资料1、采购与付款内部控制制度；2、采购与付款循环业务流程图；3、采购与付款各岗位职责分工及人员名单；4、企业采购合同台账；5、企业大额采购合同执行情况表；6、采购业务预计损失情况表及原因分析；7、采购业务诉讼情况表、案件详细资料及进展情况；8、企业招投标内部控制制度；9、企业招投标各岗位职责分工及人员名单；10、企业招投标项目情况表一览及执行情况；11、企业招投标项目变更情况表及原因。