养老机构库存管理制度v.doc

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1、物资库存和实物管理制度版本号：V5.0恭和苑养老机构管理二零一四年八月一日目 录第一章概述3第一条库存管理的目标3第二条分工3第三条库存管理工作整体概述3第二章库存管理4第四条库房设立和管理4第五条收货入库5第六条出库6第七条食材库存8第八条盘点8第九条调拨8第三章系统数据权责9第四章其它10第一章 概述第一条 库存管理的目标1、规范性目标：建立标准化的物资管理流程与机制，减少管理漏洞，提高工作效率。2、成本性目标：持续积累，逐步形成恭和苑供应商数据库，规范供应渠道，优化供货质量，价格、服务。3、标准化目标：通过持续的积累，逐步形成恭和苑物资的标准配置，提高物资配置的稳定性。积累物资管理数据，

2、保证数据及时与完整，并对数据进行分析，尤其是对差异点与异常点进行分析，并在此基础上逐步形成标准化成本指标。第二条 分工1、运营公司的职责：制定与评估优化物资管理体系，并指导、支持和检查恭和苑对物资管理体系的执行。（1）制定物资管理制度、流程、制定标准化的表单。（2）指导、培训物资管理制度、流程、标准化表单的应用。（3）检查物资管理制度、流程、标准化表单的执行情况，发现问题并及时优化改进。（4）相关物资数据查询、分析，发现问题并给出解决方案建议。（5）恭和苑开业前期采购工作的全面支持及执行A类物资采购。2、恭和苑的职责：执行物资管理体系。3、物资类别规定：（1） A类物资：运营核心标配产品，由总

3、部开发供应商进行统一供货和服务，分店只需请购即可。如：软装、标识类、家具、床品、工服、医疗设备、宜老专用设备用品。（2） B类物资：供货商引进由当地分店办理，不用经总部审批。分店按标准和流程进行采购和结算如：食材、除A类外的其他物资的合同签订。（3）物资类别的分类和采购相关制度，具体内容请参见物资采购制度。第三条 库存管理工作整体概述物资管理工作包含请购、采购、库存管理、结算4个环节，概述如下：1、请购：所有请购均由恭和苑发起。2、采购：1) 请购审批通过后，开始采购工作；2) A类物资类别的采购工作由公司行政部采购人员执行，B类物资类别的采购工作由恭和苑综合部采购人员执行；3) 采购工作过程

4、包含供应商评审、合同拟定及会签、订单下达，食材批价、入库验收、供应商管理、结算。详细见供应商选择说明、食品批价说明、库存管理说明、供应商管理说明。4) 关于采购流程的具体内容请参见物资采购制度。3、库存管理1） 所有库存管理均由恭和苑库管执行，包含食材、非食材物资所有库存管理，其他部门进行配合。2） 库存管理包括库房设立和管理、验收入库、出库、退库、退换货、盘点、报废、调拨等内容。4、结算1） 结算工作由采购经办人员发起，由恭和苑财务部门办理，包括合同付款，借款，报销。2） A类物资类别的合同付款由行政法务部采购人员与供应商对账，并发起恭和苑合同付款申请流程。B类物资类别合同付款、包括食材合同

5、付款，由恭和苑综合部采购人员与供应商对账，发起合同付款申请流程；3） 借款流程：需要借款时，由采购经办人发起借款流程，详见财务借款流程。4） 报销流程：需要报销时，由采购经办人发起报销流程，详见财务报销流程。5） 结算相关的具体内容请参见物资采购制度。物资管理的总体流程如下图：第二章 库存管理第四条 库房设立和管理一、 库房设立恭和苑设食材一级库房、非食材一级库房，统一管理所有物资，根据实际需要设立部门二级库房。岗位权责：1） 仓库库管：申请增加仓库，提供仓库名称、所属公司、仓库管理员；2） 系统管理员：根据申请，在系统中增加仓库，并分配选项；二、 实物管理1) 库存物资要进行分区管理；将不同

6、的物资分类放置，按规定留有通道、墙距、灯距。物资堆放整齐、美观、按类摆放。物品存放地点要有分类记录，方便准确查找。2) 仓库要注意门禁管理，非相关人员不得随便入内；3) 储存物资要防火、防水、防压、防潮，库内要设有防水、防火、防盗、防虫、防鼠咬等措施，注意仓储区的温湿度，保持通风良好，注意卫生、保质期情况，保证库存物资完好。4) 岗位权责：仓库库管对上述内容负责。第五条 收货入库适用范围：适用于恭和苑所有物资（包括固定资产和低值易耗品）入库。1) 使用部门人员验收合格后由库管入库；验收不合格，应拒绝收货，由采购经办人进行退货、换货。及时完成验收入库；无固定使用部门的物资由采购人员配合库管验收质

7、量；2) 收货时，填写收货单，由使用部门、库管、采购经办人审批，审批通过后，方可入库；。3) 收货时要区分资产、低耗还是耗材，其中固定资产在收货时，选择资产库，系统后续生成固定资产卡片，以卡片的形式入库；低耗品在收货时，选择低耗库，系统后续生成低值易耗品新增卡片，以卡片的形式入库；耗材在收货时，选择相应仓库，后续生成入库单，以入库单形式入库。4) 入库单是重要的原始凭证，库管留存好底联备查，要给财务一联记账，给采购人员一联汇总保存。5) 入库后，财务会计由入库单生成凭证；6) 对应的流程图如下：7) 岗位权责a) 仓库库管：负责在系统中登记收货信息，填写收货单；生成入库单、资产卡片、低耗新增卡

8、片；b) 使用部门：负责验收物资，确定物资是否符合要求；审核收货单；c) 采购员：审核收货单，确定物资采购的供应商和供货价格无误；d) 财务：协助区分资产、低耗还是耗材；审批收货单；生成凭证第六条 领料出库管理目标在于：清晰、准确办理出库。1) 领料出库的定义：指耗材从仓库中领出使用，进入成本。一级库物品出库到二级库，是库存调拨，不属于出库，详见第十条调拨；2) 领料出库流程：由领用人填写领料出库单，领料出库单经过部门主任、仓库库管审批后，才能到库管出领出物品；3) 出库后，由财务会计由出库单生成凭证；4) 对应的流程图如下：5) 岗位权责a) 领用部门：填写出库单；领出耗材；b) 领用部门主

9、任：审核出库单；c) 仓库库管：审批出库单；准备领出耗材，出库；打印出库单；d) 财务：生成凭证。第七条 退料入库管理目标在于：清晰、准确办理退库。1) 领料退库的定义：指耗材已从仓库中领出使用，进入成本。但因某些原因，物料有剩余，不再使用，将物料退还给库管，并减少成本；2) 领料退库流程：由申请人填制出库冲销单，经过部门主任、仓库库管审批后，才能将物品退还给库房； 3) 退库后，由财务会计由出库单（退库）生成凭证；4) 对应的流程图如下：5) 岗位权责a) 领用部门：填写出库单（退库）；退还耗材；b) 领用部门主任：审核出库单；c) 仓库库管：审批出库单；回收耗材；打印出库单；d) 财务：生

10、成凭证。第八条 食材库存对于蔬菜、水果、肉禽、水产品等类别物资的管理方式为入库即出库，即：确认入库后直接生成对应的领用出库；其它类别按照正常的库存管理；第九条 二级库管理管理目标在于：通过一级库控制成本，二级库内控制实际使用数量；1） 由一级库出库单（领料出库单）生成二级库入库单（其他入库单）；2） 二级库出库单（其他出库单）由二级库内部使用，不参与成本计算，不使用工作流。第十条 盘点管理目标在于：分工明确、及时、准确、统一口径完成盘点。1) 原材料按月进行盘点。2) 盘盈盘亏的审批权限：在盘点中对物资的盘盈、盘亏、毁损等，要查明原因，分清责任。出现盘盈盘亏时，一律上报院长审批。3) 盘点时，

11、由库管负责盘点，财务部参与盘点并监督。4) 对应的流程图如下：此处缺少流程5) 岗位权责：a) 仓库库管：b) 财务：c) 院长：第十一条 调拨1) 管理目标在于：一级库与二级库之间物资转移物资调拨由二级库管理员发起调拨单，经过部门领导和一级库库管审批后，物资由一级库调入二级库。2) 调拨原则上每次调拨一周使用量；3) 岗位权责：a) 二级库库管：填写调拨单；b) 二级库部门领导：审核调拨单；c) 财务：审核调拨单；d) 一级库库管：审核调拨单；准备调拨耗材；e) 一级库部门领导：审核调拨单；f) 院长：审批调拨单。第三章 系统数据权责为保证系统数据的准确性和及时性，针对具体的业务环节，相应的数据权责要求如下表：序号作业分类作业要求责任部门考核说明考核金额时效1收货单采购收货单仓库库管员到货数量不按实际填写实际到货后1个工作日2仓库库管员收货单未区分资产、低耗还是材料3仓库库管员收货单不及时、无订单收货，包括订单与到货单不一致（规格型号，金额）4综合部主任收货单审核不及时，导致入库滞后，影响财务入账5出库单领料出库单仓库库管员物料出库时，出库单未审批完成6领用部门主任审批不及时，影响财务记账7调拨单调拨单仓库库管员调拨物品出库时，调拨单未审批完成备注：所有的时效，如果未月末最后一天，则为当天完成第四章 其它