房地产策划代理有限公司事物管理.docx

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1、房地产策划代理有限公司事物管理4、1文件文书管理系指公文电传、电报、电话、信件或其他有关公司文书事务的处理和管理。一、收文管理：1、签收、登记、审报、批办、承办、催办等程序，保管由管理部根据本规章拟定具体操作规程，实行规范化管理；2、收文由管理部负责，文件收到时，应立即按文件来源及机密程度编号、分类、登记，校正，由总经理批阅；3、根据批阅意见，送交有关部门办理，不得积压；4、涉及几个部门传阅办理的文件由管理部负责传送，部门之间不得传5、正、副总经理或部门传阅文后应签署意见或签“巳阅”字样；6、总经理或部门负责人参加上级会议带回的文件一律送交管理部负责登记、传阅、保存和归档；7、公司收到的电传、

2、电报及重要电话，由管理部登记后，及时送给正、副总经理批阅或转送有关部门处理。重要的电文、电话要记录存档；8、发现文缺或损毁，须及时向总经理或有关部门报告；9、文件办理完后，应送归管理部，办理入档归卷手续。二、发文管理：1、草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发、编号、缮校、装订、盖印、分办、注发定密、销毁、代阅、解密、降密、归卷等具体操作规程由管理部根据本规定，经总经理签署施行，其他规定同收文管理；三、内部行文管理：1、公司上呈下发的文件，由管理部编号、登记后，及时发送有关单位或部门；2、公司的行文，应根据业务性质、内容，由各部门自行负责起草打字，由部门负责人以签呈单形式签呈后交总经理

3、审核签办。3、拟文要符合公司制定的公文格式，简明扼要，一事一文。其公文与表格的增订、修改须经过总经理的核定方可使用；4、凡打印完毕的文件，须以签呈单方式，呈总经理签核并由管理部加盖公章后方能生效。正文一份由管理部存档；四、证书及合同管理：1、证书包括营业执照正、副本、税务登记证正、副本、企业法人编码、公司资质等级证书、批准证书、公司经营管理书册。合同包括公司合资经营合同及各种业务合同；2、证书之正、副本由总经理管理，影印二份，管理部、财务部各一份。总经理可根据需要，委托他人代管，代管人无“使用”之决定权；3、营业执照、企业法人代码及税务登记正本非年检审计需要不得借出，借出必须经总经理同意并签字

4、承诺后方得借出；4、各部门须要有关证书，需由部门负责人在借领条上签字。借阅合同需经总经理审核；5、借出的证书合同，必须在规定有借用时间内立即归还；6、复印有关证书和合同，须经总经理同意。五、各式重要收、发函文及内部行文均应抄送总经理一份，一般性函文采取传阅（批阅）方式处理。4、2印章一、为维护公司合法权益，规定印章使用、保管等工作，特制定本办法。二、种类及性质：1、公司企业法人章：公司向主管机关登记获准代表公司印签。2、支票专用章：限于签开支票及提领支票簿专用（配合总经理公用财务私章使用）。3、财务专用章：（1）购买发票；（2）对外开具发票、收据；（3）报表送审。4、合同专用章：限于承接公司对

5、外业务专用。5、董事长公用私章。6、总经理公用私章。7、公文专用章。三、雕刻凡各种印章由管理部统一雕刻，雕刻前填制“雕刻申请章”，注明经办人、刻制商、印模及版样，并呈总经理核准后可办理雕刻手续。四、保管公司企业法人章、公文专用章、合同专用章、支票专用章、财务专用章、均由总经理委托专人保管，同时知会各部门主管以便使用、变更时亦同。总经理章可自行保管或托专人保管。凡足以引债权、债务关系的各种文件和其他重要公文除加盖公司相关企业法人有效公章（专用章）外，须同时经总经理以签名或盖章公用私章形式签发，否则未经总经理“确认书”追认一律无效。五、使用1、凡符合印章使用范围和用途，在用印前需将正式原件交主管审

6、查完毕后，以签呈单形式呈总经理审批核准后方可用印。凡盗用、冒用、滥用、私用印鉴行为一律无效,违者追究法律责任；2、保管人对必须经法人代表签字（或盖章）方能生效的文件须有特别授权并核对文件无误后，方可盖印，注明日期、文号与原件底稿并存。六、注销凡发生下列情况，保管人呈总经理批准视情形登报作废，尔后报董事会追认。1、印章遗失；2、印章字迹不明；3、业务需要换新。七、公司根据管理需要，不定期督查印章保管使用情况。4、3介绍信一、介绍信是用来介绍使用者姓名、身份、接洽事宜等情况的一种专用书信。二、管理部门：介绍信由管理部统一管理。三、办理介绍信，应向管理部提报。四、出具介绍信须同时符合以下条件：1、被

7、介绍人系本公司员工或委托代理人；2、因办理本公司公务需要；3、有姓名、身份、使用时间和具体的接洽事宜等详实情况。4、4工作例会一、目的：为了更好的开展公司的管理工作，及时布置工作任务，定期督查施行情况，使例会议事、制度化、规范化、特制定本制度。二、负责部门：管理部。三、全体员工大会：可根据需要每年定期或不定期召开。四、部门主管会议：由管理部召集，总经理或授权代理人主持时间由总经理明订。五、部门工作会议：由各部门主管召集并主持，必要时由总经理召集。六、例会要点：1员工大会(1)国家有关政策、法规学习研究、经济动态和行业形势通报、研讨；(2)公司重要会议精神传达，公告、决定宣布、重大问题讨论；(3

8、)前段工作执行情况总结；(4)下段工作布置；(5)对公司经营管理工作的合理化建议、批评。2、部门工作会议(1)及时传达公司各项会议精神、决策要点、决定要求及其他上级指令；(2)组织学习、研讨与本部门专业有关政策、法规、法令；(3)总结前期、工作执行情况；(4)研拟后期工作计划；(5)对公司的合理化建议，为下次主管会议准备议案。3、部门主管会议(1)传达公司上层决策及决定；(2)研讨有关政策、法规、法令、经济动态、行业形势及对策；(3)公司重大情况通报和重要问题讨论；(4)检查研讨工作任务和计划安排；(5)主管会议须作详细记录，如会议决议与规章抵角，以会议决议为准；会议决议前后不一致者，以后一次

9、会议决议为准。对有关会议的决议以总经理签许后方为有效。七、由会议决定事项需要通知员工的，应及时由总经理签发公告或通知。4、5手机、传呼机一、公司依实际情况而定。二、经理级以上人员可申请费用补贴。三、各项目案场配备一台小灵通，由案场专案或副专保管，其费用补贴采实报实销原则，月上限为160元/月（含月租）。四、总部司机配备一台小灵通，其费用补贴为40元/月（含月租）。4、6车辆一、派车原则1、下列情况可以派车：使用总经理或副总经理专车时，需总经理或副总经理同意；公司重要外交活动；公司重要公务办理；财务部提取现金；购买物品和提取货物；办理地点在二公里以上；市场调查。2、下列情况用车，原则上只送不等或

10、只接不送；同一地点办事超过一小时；公司用车紧张时。二、派用车手续1、各部门需要用车时，应提前到管理部联系登记。2、管理部依据各部门工作的轻重缓急，做好出车安排，并发出“派车单”；如用车紧张，由管理部依据实际情况与各部门协调结果派车。3、司机凭“派车单”出车。4、每日出车结束，司机须按出车行驶的实际公里登记于“派车单”上。5、司机须每日将公司“派车单”送回管理部，作为车辆加油及核对公里数的凭证。6、下列情况用车，必须请示总经理:用车时间超过一天者；因特殊情况员工私人需用车者；出车里单程达50公里（含50公里）以上者；外单位需借用本公司车辆者；三、车辆保管与保养1、车辆未使用时，一律停放在公司规定

11、的停车场所。2、司机不得私自出车。3、司机应爱护车辆，平时应保持车内清洁。4、司机应作好车辆的保养：出车前，必须做好一切行车准备，保持车辆部件灵敏有效，油、水、电充足，完成任务后，车辆必须关好灯与门窗。5、司机出车要作到安全第一，不能违章操作，不能酒后开车。6、车辆须送外单位维修与保养时，必须在公司指定的维修点维修保养。7、司机应按时办理驾驶员”年检”和车辆“年检”。“养路费”、“保险费”由公司统一安排办理。4、7物品一、目的为加强对公司固定资产、低值易耗品及劳保用品的管理，使之更好的为公司经营服务，特制定本办法。二、管理部门由公司管理部人员具体负责，所有物品必须遵守先入库后发放原则。三、购买

12、1、低值易耗品、行政业务用品采购均需填报表Gk20,由管理部统一比价至少三家以上并将比价结果呈总经理审查批准后，由管理负责购买并造册登记。2、固定资产采购方式同第1点。四、固定资产1、实行造册及GkOl管理，分期对其使用、维修、报废考查登记，人员调职、离职时，亦须将该员保管的固定资产经ACCESS统计后查对后附在表Gb20上，需将应回收的物品收回入库后，财管人员方可在表Gb20上面签字。2、实行专人专管，由管理部指定使用人员或有关人员作为责任人，由责任人签字后对其专门管理，因责任人原因使物品损坏或遗失，由责任人承担责任。五、低值易耗品1、实行造册及GkIl管理，每半年对其出库、入库进行统计核查

13、年底还需详细统计分析领用情况，如有异常领用情况，则做分析处理，若无异常领用情况则在此依据上作出新一年度的Gk20送呈有关部门审批。人员调职、离职时，亦须将该员领用的低值易耗品经ACCESS统计后查对后附在表Gb20,需将应回收的物品收回入库后，财管人员方可在表Gb20上面签字。2、生活、劳保器具由管理部按时向有关部门配给登记，指定具体人使用或保管，分年度实行核查并与财务部共同办理核查登记手续。3、文具由管理部控制发放，使用者领用时除需报缴原使用物品并须签字登记，领用新物品，遗失者一律自行购买，公司不补发。4、纸张由管理部控制发放，使用者领用时须签字登记，并限用于公司业务上，不行带回家或挪用其

14、他使用。5、文具纸张不实行跟踪管理。六、劳保用品依照国家有关规定为特殊工作人员配给，并按规定时间更换或续发。七、制服1、制服由管理部统筹规划管理；2、制度领用以公司的通知为标准，正式转证员工亦于转正后统一由管理部协调购置；3、制服的款式分为夏装和冬装，夏装和冬装各两套；4、制服的穿着，公司依实际季节变换通知。夏天，女士应着丝袜上班，上班不准光脚或穿拖鞋走在大厅，制服未到位者，应着职业装上班，违者记警告一次。5、制服一经领用，公司不予收回，员工必须维护制服之整洁，因清洗、自行修补等产生的费用自理。制服穿着期限内，员工将制服损坏不堪或遗失，必须报备管理部，另做，其费用自理。6、全体员工大会和其他另

15、行公布之日应着制服。7、公司制服原则上两年换一次，但制服保护较好者，经财管人员认定后，可以不换，也可以只换其中的一部分。8、领用的制服按公司标准价格分2次于月工资中先行扣回，再按10个月，分月平均补还领用制服的员工，若员工离职未补的制服费不给。八、管理部须于年初对物品进行清查，年中时做清点、核对，年底做好清点、续发、收回。九、赔偿凡属个人的办公设备（用品）和交通用具，因丢失或恶意损坏由本人负责维修赔偿、其赔偿办法可经本人申请，财务部门商定，分期从个人收入中扣除。赔偿年限最多不得超过一年。4、8电脑及档案管理一、依规范一实务，行政事务一专业技术的分类原则，电脑档案管理与文书档案管理采用I（对1对

16、应方式管理，即文书编码与电脑档案编码为同一码的管理方式。）二、各部门主管为该部门电脑的管理人，须负责电脑的正常使用及档案管理。三、研议、提拟过程的电脑档案一经公司总经理审核批准发布后，各部门主管应依管理部编码加注于电脑档案上，并复制一份给管理部归档备查，其余研议过程中的档案一律删除。四、管理部应于每周或二周将电脑档案全部备分一次。4、9境外聘雇人员暂行管理办法公司聘雇之境外人员，除本办法规定外，一切依公司“人事行政管理规章”执行。一、回国探亲办法职级假期次数交通费备注总经理6次/年公司报销理级以上40天/年4次/年公司报销一般员工21天/年3次/年公司报销*探亲假期以年计总量控制，可弹性调整，未休完，不以加班计算。*探亲次数超过规定，经总经理批准后，交通费自行负责。*交通工具采用飞机或轮船方式。二、住宿办法1、公司提供住宿场所负责必要之家具与设备。2、公司提供上、下班之交通费。三、伙食办法1、公司伙食补贴每人每天20元，以定额三名计，增减不补。2、补贴费用包括三餐。四、费用报销水、电、液化汽及市内电话费由公司负责，国内长途及国际长途费用自行负责。