会计档案格式及整理.ppt

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1、会计档案案卷格式及整理要求浙江省档案局赵真会计档案的定义n1、会计档案是国家机关、社会团体、企业、事业单位、个体工商户和其他组织在会计核算活动中形成的具有保存价值的原始记录，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。n2、会计档案是各种社会实践主体在会计核算专业活动中形成的具有一定保存价值的会计文件，不论其记录方式和载体如何。n3、会计档案管理办法第五条:会计档案是指会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算专业材料,是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。一、会计档案案卷格式介绍n会计档案案卷格式（DA/T39-2008）：国家档案局2008年6月20日发布，2008年9月1日起实施。该标准规

2、定了会计档案卷盒及其有关表格的项目设置、规格、质量要求，适用于各级各类机关、团体、企业事业单位和其他组织。1.会计凭证的格式n凭证外面要加封面、封底，尺寸规格采用245mm130mm（长宽）或245150mm（长宽）；n凭证封面和封底宜采用126克以上牛皮纸制作。n适用于会计凭证的装订会计凭证会计凭证封面封面(样式样式)会计凭证封面单位名称：凭证名称：时 间自 年 月 日至 年 月 日止册 数共 册 册次本册是第 册记账凭证本册自第 号至第 号 共 张附 件 共 张本册凭证合计 张备 注 会计主管装订人年月日会计凭证封面的填写n单位名称：填写形成会计档案的单位名称（全称或通用简称）。n会计凭证

3、名称：填写能够反映会计凭证用途或内容的名称。如收款会计凭证、付款会计凭证、转账会计凭证或基建会计凭证、工会会计凭证、预算外会计凭证等。n时间：填写本册会计凭证的起止年月日。n册数：起止时间内会计凭证的册数。n册次：填写本册会计凭证的序号。n记账凭证起止号：填写本册记账凭证起号和止号。n记账凭证数：填写记账凭证的张数。n附件数：填写本册记账凭证附件的张数。n会计凭证总数：填写本册所有凭证的合计张数。n会计主管：填写单位内部具体负责会计工作的中层领导人员。n装订人：填写负责该本会计凭证装订的人员。n装订时间：填写负责该本会计凭证装订结束的时间。n备注：填写该项凭证需要说明的事项。2.会计凭证盒的格

4、式n会计凭证盒的外形尺寸采用275mm155mm（长宽），盒脊的厚度可根据需要设置30、40、60mm。n会计凭证盒宜采用340克以上箱板纸制作n适用于会计凭证的装盒会计凭证盒正面格式全宗号目录号案卷号会计档案凭证盒单位名称凭证名称时间年月共册本盒装第册记账凭证自号至号附件张 本盒内共张起止日期自 年 月 日至 年 月 日止归档时间立卷人保管期限会计凭证盒脊格式全宗号目录号案卷号年度月共册第册保管期限3.账簿启用及接交表格式n账簿启用及接交表用纸一般采用国际标准A4型纸。非国际标准的账簿可根据实际需要确定。n账簿启用及接交表宜采用70克以上的白纸制作。n适用于会计账簿的整理。账簿启用及接交表（

5、正面）档号：单位名称（印章）印花税账簿名称（第册）账簿编号（第册）账簿编号账簿页数本账簿共页起止日期自年月日到年月日经管人负责人姓名会计姓名复核姓名出纳姓名接交记录经管人员接管交出职别姓名年月日签名年月日签名备注账户目录科目名称页次科目名称页次科目名称 页次科目名称页次科目名称页次账簿启用及接交表（背面）4.卷内目录和备考表格式n卷内目录和备考表的用纸尺寸都采用国际标准A4型纸。n宜采用70克以上的白纸制作。n适用于财务报告和其他类会计档案的整理。卷内目录卷内目录顺序号责任者文号题名日期页号备注1浙江省档案局2000年1月份会计报表2008021012浙江省档案局2000年2月份会计报表200

6、803106卷内目录卷内目录样式样式 卷 内 备 考 表说明：立卷人：立卷时间：年月日检查人：检查时间：年月日卷内备考表卷内备考表样式样式5、会计档案盒的格式n会计档案盒的外形尺寸采用310mm220mm或310mm260mm（长宽），盒脊厚度可根据需要设置20mm、30mm、40mm等。n宜采用700克以上无酸纸制作。n适用于财务报告和其他类会计档案的整理。会计档案盒正面格式会计档案盒正面格式会计档案自年月日起至年月日止本盒共卷共张保管期限全宗号全宗号目录号目录号案卷号案卷号盒号盒号会计档案盒脊样式会计档案盒脊样式会会计计档档案案年度全宗号目录号案卷号盒号保管期限6.会计档案目录格式n案卷目

7、录的用纸尺寸采用国际标准A4型纸。会计档案目录案卷号类别题名起止时间保管期限卷内张数备注1财务报告类xx公司2005年度会计决算报表及财务分析2005122020060115永久412财务报告类xx公司2005年度会计月报表2005010120051231永久733会计账簿类xx公司2005年度现金日记帐200501012005123125年184会计账簿类xx公司2005年度银行日记帐200501012005123125年345会计账簿类xx公司2005年度会计总帐200501012005123115年216会计账簿类xx公司2005年度会计明细帐200501012005123115年36会

8、计档案目录会计档案目录样式样式7.会计档案移交清单会计档案移交清单格式格式会计档案移交清单年度会计凭证类(盒、袋）会计账簿类（卷）财务报告类（卷）其它类（卷）光盘（盘）备注移交部门：接收部门：监交人：移交人：接收人：移交时间：二、会计核算材料的归档n会计核算材料的归档，是指单位会计部门或会计人员将办理完毕的会计核算材料经过整理向档案部门或档案人员移交的过程。n各单位都应建立健全会计核算材料的归档制度，明确归档范围、归档时间、归档要求和归档手续，通过这一制度的实施，确保会计档案的完整、准确、系统和安全。1、归档范围根据财政部、国家档案局发布的根据财政部、国家档案局发布的会计档案会计档案管理办法管

9、理办法的规定，会计核算材料的归档的规定，会计核算材料的归档范围具体包括以下四类：范围具体包括以下四类：n1）会计凭证:会计凭证是记录经济业务，明确经济责任的书面证明。它包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。n2）会计账簿。会计账簿由一定格式、相互联结的账页组成，以会计凭证为依据，全面、连续、系统地记录各项经济业务的簿籍。它包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账薄。n3）财务报告。财务报告是反映企业会计财务状况和经营成果的总结性书面文件。主要有月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。n4）其他会计核算资料。其他会计核算资料是指属

10、于经济业务范畴，与会计核算、会计监督紧密相关的，由会计部门负责办理的有关数据资料。包括银行存款余额调节表、银行对账单、其他应当保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。n电算化会计核算材料的归档范围包括：会计年度数据的备份盘；打印的书面会计凭证、会计账簿、会计报表（含公式）；同期的操作系统、相关的应用程序软件及会计核算系统软件；操作人及密码、操作日志等其他会计资料。不需要作为会计档案归档的文件材料：n1）与财会工作有关的政策、制度、预算、计划、工作总结和报告、统计资料及往来文书等材料。n2）为参考需要而交流或购买来的会计业务材料n3）所有打印或复印的会计核算

11、材料的废件2、归档时间n当年形成的会计档案，在会计年度终了之后，由会计部门负责整理后，可暂由会计部门保管一年，期满之后，移交本单位档案机构或者档案人员集中统一管理。3、归档要求 n总体上说，归档的会计核算材料应符合完整齐全、真实准确、装订成册、区分保存价值、有利于保管和利用的要求。归档要求具体包括：n1）归档的会计核算材料必须字迹材料清楚、签字手续完备，制成材料和书写材料符合耐久性要求。n2）按照会计制度的统一规定，年终办理决算以后，会计凭证、会计账簿、财务报告等一律归档保存，以备查询。n3）归档的会计核算材料，必须经过鉴定并划定合理的保管期限。n4）应当由会计机构按照国家的有关要求，负责整理

12、立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。n5）纸质会计核算材料只要归一份原件即可。n6）与纸质会计档案有关联的其他载体形式或介质的会计数据和会计信息的记录，如磁盘、磁带、光盘、缩微胶片、会计电子文档的支持软件、以及检索工具、数据库文件等，应一并归档。n7）电算化会计档案:打印输出的凭证、帐册、报表，必须有会计主管的签章才能存档保管，打印凭证的大小拟采用凭证装订封面的规格，打印帐册、报表，拟采用标准的A4、A3纸规格。n8）存储会计资料的磁带、软盘或光盘等要进行编号登记，清楚地标注备份数据的时间、备份日期、次数及备份人姓名等。为保证备份数据的安全,备份软盘必须贴上写保护标签,写明背景信息。n9）其

13、他载体形式的会计核算材料，应留有安全副本或备份文件。n10）随计算机配置而来的操作系统、各类应用程序软件以及购买的商品化会计核算系统软件和以上软件的备份磁盘，应作为会计档案保管。n11）向档案机构移交时，还应当由会计机构编制会计档案移交清册。4、归档手续n在归档移交时，会计人员和档案人员双方必须履行一定的交接手续，以明确责任。n具体做法：档案人员应当根据会计档案移交清册，对会计人员移交的会计档案案卷进行清点核对，核对无误后，双方在会计档案移交清册上履行签字盖章手续，一式两份，双方各存一份，以备查考。会计档案移交清单格式会计档案移交清单年度会计凭证类(盒、袋）会计账簿类（卷）财务报告类（卷）其它

14、类（卷）光盘（盘）备注移交部门：接收部门：监交人：移交人：接收人：移交时间：三、会计档案的整理n会计档案的整理就是通过分类、组卷、排列、编目等工作使会计档案有序化的过程。会计档案整理的原则：n按照会计档案自然形成规律及其本身所固有的特点,保持各类会计核算材料之间的历史联系。n区分不同保管价值。n区分不同会计核算材料类型。n便于保管、查阅和利用。（一）会计档案的分类会计档案分类标准：n1.来源标准：根据来源属性，将不同立档单位的会计档案区分清楚。n2.时间标准：年度标准n3.内容标准：会计类型、会计科目等n4.形式标准：会计核算材料的种类形式标准是会计档案分类时常用的一种分类标准会计档案分类方法

15、n常用的有：n1.会计年度会计核算材料的种类保管期限分类法n2.会计年度保管期限组织机构分类法n3.会计年度会计类型会计核算材料的种类保管期限分类法n4.保管期限会计年度会计核算材料的种类分类法n5.会计核算材料的种类会计年度保管期限分类法1.会计年度会计核算材料的种类保管期限分类法n2000年报表永久账簿25年凭证15年n2001年报表永久账簿25年凭证15年n2002年2.会计年度保管期限组织机构分类法n2000年永久预算处永久工财处永久办公室n25年预算处25年工财处25年办公室15年预算处n2002年永久预算处3.会计年度会计类型会计核算材料的种类保管期限分类法n2000年税收会计报表

16、永久n账簿25年n凭证15年n经费会计报表永久n账簿25年n凭证15年nn2002年4.保管期限会计年度会计核算材料的种类分类法n永久2000年报表、其他n2001年报表、其他nn25年2000年账簿n2001年账簿nn15年2000年账簿、凭证n2001年账簿、凭证nn10年2000年凭证2001年凭证5.会计核算材料的种类会计年度保管期限分类法n报表2000年永久3年2001年永久3年n账簿2000年25年15年2001年25年15年n凭证2000年15年10年2001年15年10年n其他会计材料2000年永久15年2001年永久15年会计档案分类原则：n1.在本单位全部档案总体分类方案下

17、进行n2.尽可能保持分类的连续性n3.一个单位内部有不同的核算单位的一般应分成不同的类别n4.同一核算单位的会计档案原则上按年度种类进行分类，可以分为会计凭证、会计账簿、会计报告和其他会计材料等4类（二）会计档案的组卷n就是按照其形成规律和有机联系，区分不同的类型和保管期限，将会计核算材料组成保管单位案卷的过程。n会计档案的组卷应符合会计档案案卷格式（DA/T39-2008）的规定1、会计凭证的组卷n会计凭证可按年、月顺序立卷整理，一个月的凭证可根据量的多少立卷装订一本或几本，个别月份凭证特别少的也可几个月立卷装订一本。(1)会计凭证装订前的准备工作n1按凭证编号顺序排列，检查日期、编号是否齐

18、全；n2按凭证汇总日期归集（如按上、中、下旬汇总归集）确定装订成册的本数；n3摘除凭证内的金属物（如订书钉、大头针、回形针），对大小不一的凭证要折叠或粘贴成与记账凭证单大小一样的规格，且要避开装订线，以便翻阅保持数字完整；n4整理检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查明原因。再检查附件有否漏缺，领料单、入库单、工资、奖金发放单等凭据是否随附齐全；n5记帐凭证上有关人员（如财务主管、复核、记帐、制单等）的印章是否齐全。另行组卷特殊情况n对以下会计专业材料，为了便于日后查阅，原件可以不附在记账凭证之后，另行组卷，入其他类，然后在相关的记账凭证和原始凭证上注明原件所在的类和卷号，以便日后核

19、对：土地征用及重大固定资产的买卖单据；工资名册；债权债务；交通肇事、工伤事故的处理单据；涉外（含港、澳、台地区）的会计材料；各种经济合同、存出保证金收据、契约；有必要延长保管期限的其他会计材料。n数量较多的原始凭证在会计凭证装订时的处理：根据财政部会计基础工作规范第五十五条规定的精神，会计凭证装订时，对于那些较多的原始凭证，例如，发货票、收货单、领料单等，也可以不附在记账凭证之后，单独装订成册，在封面上注明记账凭证的日期、编号、种类，然后在记账凭证上注明“附件另订”（或“所附原始凭证另订”）和原始凭证的名称、编号。(2)会计凭证装订时的具体要求n凭证外面要加封面，封面尺寸规格采用245mm13

20、0mm（长宽）或245150mm（长宽）；n凭证左侧和上边墩齐后，用“两孔一线法”或“三孔一线法”装订；n装订凭证厚度一般应在2厘米左右，保证装订牢固，美观大方。会计凭证封面(样式)会计凭证封面单位名称：凭证名称：时 间自 年 月 日至 年 月 日止册 数共 册 册次本册是第 册记账凭证本册自第 号至第 号 共 张附 件 共 张本册凭证合计 张备 注 会计主管装订人年月日（3）会计凭证的装盒n会计凭证盒的外形尺寸采用275mm155mm（长宽），盒脊的厚度可根据需要设置30、40、60mm。会计凭证盒正面格式全宗号目录号案卷号会计档案凭证盒单位名称凭证名称时间年月共册本盒装第册记账凭证自号至号

21、附件张本盒内共张起止日期自 年 月 日至 年 月 日止归档时间立卷人保管期限会计凭证盒脊格式全宗号目录号案卷号年度月共册第册保管期限2、会计账簿的组卷n会计帐簿可按年度和账簿的不同种类进行立卷整理，对总账、明细账、现金日记账、银行存款日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿等分别立卷装订。(1)填写账簿启用及接交表n账簿启用及接交表用纸一般采用国际标准A4型。非国际标准的账簿可根据实际需要确定。n账簿启用及接交表宜采用70克以上的白纸制作。账簿启用及接交表（正面）档号：单位名称（印章）印花税账簿名称（第册）账簿编号（第册）账簿编号账簿页数本账簿共页起止日期自年月日到年月日经管人负责人姓名会

22、计姓名复核姓名出纳姓名接交记录经管人员接管交出职别姓名年月日签名年月日签名备注账簿启用及接交表（背面）账户目录科目名称科目名称页页次次科目名称科目名称页页次次科目名称科目名称页页次次科目名称科目名称页页次次科目名称科目名称页页次次(2)会计帐簿的立卷装订n编页号、填写卷内目录、填写备考表后，加会计档案案卷封面，用“三孔一线法”的方法装订。n装订时应注意：n订本式账簿应保持原来面目，贴上封面，装入硬卷盒保管；n活页式或卡片式账簿应去掉账夹，抽出空白页，三孔一线法装订。卷内目录卷内目录顺序号责任者文号题名日期页号备注1浙江省档案局2000年银行日记帐簿200802101-6 卷 内 备 考 表说明

23、立卷人：立卷时间：年月日检查人：检查时间：年月日会计档案自年月日起至年月日止本卷共件共张保管期限全宗号全宗号目录号目录号案卷号案卷号盒号盒号会计账簿档案封面样式:拟写案卷题名一般应由单位名称、会计核算针对时间、会计帐簿名称等要素组成。(3)装盒适用于会计账簿、财务报告和其他类会计档案的整理。会计档案自年月日起至年月日止本盒共卷共张保管期限全宗号全宗号目录号目录号案卷号案卷号盒号盒号会计档案盒脊会会计计档档案案年度全宗号目录号案卷号盒号保管期限3、财务报告和其他材料的组卷n财务报告按年度、保管期限立卷。会计年报和季、月报应分别立卷装订，其他财务会计报告等材料按不同的问题和保管期限分别立卷装订。

24、n其他会计核算资料可按年度问题结合保管期限分别立卷装订。如银行存款余额调节表，银行对账单，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册等可分别立卷装订一本。会计报告和其他材料的组卷步骤n卷内文件排列，编页号。n拟写案卷题名。一般应由单位名称、会计核算针对时间、会计报告名称等要素组成。n填写卷内目录。卷内目录的内容包括顺序号、责任者、文号、题名、日期、页号、备注等。n填写卷内备考表。项目包括本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间、检查时间。n装订时应注意：n会计报表应折叠成A4规格的纸张大小，使用会计档案封面n立卷时也可以按会计报告的幅面设计软封面，放入A4大小的卷盒中保管。n装订、装盒

25、 卷内目录卷内目录顺序号责任者文号题名日期页号备注1浙江省档案局2000年1月份会计报表200802101*2浙江省档案局2000年2月份会计报表200803106 卷 内 备 考 表说明：立卷人：立卷时间：年月日检查人：检查时间：年月日（三）确定保管期限n会计档案的保管期限分为永久、定期两类。其中定期又分为3年、5年、10年、15年、25年5类。n会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。n具体每一卷会计档案的保管期限，严格按照会计档案管理办法规定的会计档案保管期限表来确定。（四）会计档案案卷的排列n案卷排列一般根据会计档案分类方案进行排列n同一种类会计档案案卷排列：会计凭证按形成时

26、间顺序排列；会计账簿、财务报告和其他类按保管期限长短排列。具体排列编号方法有两种：具体排列编号方法有两种：第一种，年度流水编号法：第一种，年度流水编号法：适用于会计年度会计核算材料的种类保管期限分类法。按财务报告、会计账簿、会计凭证和其他类的顺序排列，一年的全部会计档案编一个大流水号（案卷号）第二种，分类流水编号法：第二种，分类流水编号法：适用于会计核算材料的种类会计年度保管期限分类法会计凭证、会计账簿、财务报告和其他类按类别分开排列，各编一个流水号（案卷号）。（五）会计档案的编目n是会计档案整理的最后一道工序，目的是为了使会计档案实体整理的成果得以固定下来，以便于会计档案的保管和查找利用。会

27、计档案目录的编制n会计档案目录既是会计档案的保管清册，也是会计档案的检索工具。会计档案目录应根据会计档案的分类方案和案卷的排列编号顺序进行编制，内容包括：案卷号、类别、题名、起止时间、保管期限、卷内张数和备注等。会计档案目录格式案卷号类别题名起止时间保管期限卷内张数备注1财务报告类xx公司2005年度会计决算报表及财务分析2005122020060115永久412财务报告类xx公司2005年度会计月报表2005010120051231永久733会计账簿类xx公司2005年度现金日记帐200501012005123125年184会计账簿类xx公司2005年度银行日记帐20050101200512

28、3125年345会计账簿类xx公司2005年度会计总帐200501012005123115年216会计账簿类xx公司2005年度会计明细帐200501012005123115年36四、会计档案的鉴定与销毁n会计档案的鉴定分为归档鉴定和到期鉴定。归档鉴定主要是确定保管期限，到期鉴定主要是确定存毁。会计档案的销毁保管期满的会计档案,经鉴定确无继续保存价值的,可以按照以下程序销毁：n1、由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见,编制会计档案销毁清册,列明销毁会计档案的名称。卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。n2、单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。n3、销毁

29、会计档案时,应当由档案机构和会计机构共同派员监销。国家机关销毁会计档案时,应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时,应当由同级审计部门派员参加监销。n4、监销人在销毁会计档案前,应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案了销毁后,应当在会计档案销毁清册上签名盖章,并将监销情况报告本单位负责人。下列会计档案不得销毁：n保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证,不得销毁,应当单独抽出立卷,保管到末了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案,应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。n正在项目建设期间的建设单位,其保管期满的会计档案不

30、得销毁。讲课到此结束谢谢大家！谢谢大家！注：文本框可根据需求改变颜色、移动位置；文字可编辑POWERPOINT模板适用于简约清新及相关类别演示1234目录点击添加标题点击添加标题点击添加标题点击添加标题添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本添加文本点击添加文本点击添

31、加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本添加标题添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本会议基调年会视频：http:/ 1、携手超越，驭领未来、携手超越，驭领未来2 2、你在我心里面、你在我心里面 -用心用心创造新未来创造新未来会议主体环节年度总结：由公司各职能部门、高层做年度总结：由公司各职能部门、高层做09年总年总结报告，传递结报告，传递10年度公司战略发展规划以及嘉年度公司战略发展规划以及嘉许许09年度优秀员工年度优秀员工感谢晚宴：让员工在享受晚宴的同时，感受公感谢晚宴：让员工在享受晚宴的同时，感受公司对他们一年来付出的感谢；让嘉宾感受耀光司对他们一年来付出的感谢；让嘉宾感受耀光纺织的关注和企业文化纺织的关注和企业文化员工才艺秀：加强员工互动，展现员工风采员工才艺秀：加强员工互动，展现员工风采