合同管理制度.docx

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1、单位合同管理制度第一章总则第一条为规范本单位订立、履行合同行为，预防合同风险，减少合同纠纷，保障国有资产、财政资金的安全，维护国家利益、社会公共利益和合同各方当事人的合法权益，根据中华人民共和国合同法及有关法律法规制定本制度。第二条本制度所称合同，是指以本单位为一方当事人，在行政管理、公共服务和民事经济活动中订立的各类合同、协议、备忘录、纪要、意向书、承诺书等具有契约性质的法律文件的统称。第三条本制度适用于本单位合同的谈判、起草、订立、履行及争议解决等管理工作。为应对突发事件而采取应急措施等订立的合同，不适用本制度。第四条本单位订立、履行合同应当遵循合法、公平、自愿、诚实守信以及事前法律风险防

2、范、事中法律风险控制和事后法律监督及补救相结合的原则。第五条合同管理工作经费列入本单位年度预算。第二章管理机构及职责第六条本单位应当指定具体承办部门、承办人员负责合同的谈判、起草、履行等事宜。如未指定，由办公室具体负责合同谈判、起草等前期工作。主要职责：（一）负责合同项目的调研、可行性和合理性论证评估；（二）审查合同对方当事人的主体资格、资信、履约能力；（三）负责订立合同过程中的协商与谈判，及合同文本的拟定与修改；（四）非制式合同条文审核可咨询法律顾问；（五）负责履行合同，对合同履行过程中发生的争议和发现的问题应及时上报有关部门及单位领导；（六）负责协助办公室实施合同争议的协商、调解、仲裁、诉

3、讼等活动；（七）保管合同文本及与履行、变更、补充、解除合同有关的文件资料，并负责按规定整理、归档、移交。第七条办公室财务人员负责参与审查合同支付、结算相关条款。第三章合同谈判和起草第八条承办部门应就合同项目进行可行性和合理性论证评估。第九条承办部门应当按照法律、法规规定的程序和条件来确定合同对方当事人，应当对合同对方当事人的资格、资信、履约能力等情况进行充分了解，并收集、整理有关资料。必要时可以委托专业机构进行资信调查。通过政府采购、招标、拍卖等程序确定合同对方当事人的，应当严格遵守有关法律、法规的规定。第十条与合同对方当事人谈判时，承办部门应根据项目复杂程度、所涉标的金额大小等因素，指定专人

4、负责或组织成立谈判工作小组，并就谈判的权限、范围做出明确授权。如成立谈判工作小组，承办部门可根据需要确定首席谈判代表，并可通知法律顾问参加。第十一条谈判人员或谈判工作小组应在授权范围内与合同对方当事人进行协商，并记录协商和议定合同条款的情况，形成谈判备忘录。必要时，合同双方应在谈判备忘录上签字、盖章确认。第十二条合同谈判和起草过程中，承办部门应当对合同的法律、经济、技术和社会稳定等方面的风险进行预先的分析，必要时可以进行风险论证。涉及重大、疑难问题或风险较大的情况，可以邀请有关专家参加论证。论证过程中的重要事项和参与人员的主要意见，应当予以记录并妥善保存。第十三条合同项目涉及其他职能部门或涉及

5、本单位财务等部门职能的，承办部门应在合同谈判和起草过程中，征求相关部门的意见。第十四条除即时清结的一般经济活动外，合同均应当采用书面形式订立。第十五条合同起草过程中，合同各方当事人应当进行充分协商。合同一般应包含以下条款：（一）合同主体的名称、住所、详细联系方式和负责人姓名；（二）合同项目的详细内容，标的及数量、质量；（三）价款或报酬；（四）履行期限、地点和方式；（五）合同当事人的权利和义务；（六）违约责任及赔偿损失的计算方式；（七）合同变更、解除及终止的条件；（八）合同争议解决方式、管辖；（九）生效条件、订立日期及地点；（十）其他必要条款。本单位对外订立的框架性协议可仅对合作事宜作原则性约定

6、但应包含前款所列第（一）、（七）、（八）、（九）项的内容。有国家或哈尔滨市有关单位制定的合同示范文本的，应当优先使用合同示范文本，可根据实际需要在合同示范文本的基础上进行修改、完善。第十六条合同有关内容应符合以下规定：（一）合同涉及知识产权的，应当明确知识产权归属、使用权限、权利负担以及侵权责任。（二）合同涉及保密事项的，承办部门应与合同对方当事人签订书面保密协定，并采取必要的保密措施。（三）由本单位支付合同价款或报酬的，宜采取分期支付方式，督促并保证合同对方当事人各阶段义务履行到位。（三）选择合同争议解决方式时，宜选择本单位所在地人民法院或仲裁机构。第十七条起草、订立合同不得有下列内容、情

7、形：（一）约定违背诚实信用原则的内容；（二）约定损害国家、第三人或社会公共利益的内容；（三）承诺合同对方当事人或第三人提出的违法违规要求；（四）违反法定程序和法定条件订立合同；（五）约定超越本单位职权范围的义务；（六）本单位内设部门、临时部门等不具备法人资格的机构，以部门名义订立涉及设立、变更、终止民事权利义务关系的合同；（七）约定本单位支付价款或报酬，但本单位无相关预算资金的；（）约定本单位为保证人，或以本单位固定资产对外担保，或违反法律规定作为合同当事人的担保人的；（九）违规将财政性资金对外借款；（十）法律、法规、规章规定的其他禁止情形。第四章合同审查第十八条签订合同前，承办部门应将合同草

8、案报送办公室进行审查。第十九条承办部门合同报审时，应当一并提交下列材料：（一）合同审查表；（二）合同文本；（三）与合同有关的情况说明材料，包括项目调研、可行性和合理性论证评估、谈判备忘录、论证记录、合同对方当事人的资信调查结果以及需要重点说明的其他问题等；（四）审查部门认为需要提供的其他材料。提交的材料不符合前款规定的，合同管理岗应当要求承办部门在指定的期限内补充有关材料；未在指定期限内补充的，合同管理岗应当将送审材料退回承办部门。第二十一条合同管理岗应当在收到送审合同文本以及相关材料后，协同财务人员完成审查，出具审查意见。遇有情况特别紧急的，合同管理岗应综合相关材料，先行出具非正式的初步审查

9、意见，事后按本条第一款的要求，依程序补充出具正式的审查意见。第二十二条合同审查应包括以下内容：（一）合同所涉项目是否已经通过单位领导审批；（二）是否存在合同倒签的情形；（三）合同对方当事人是否具备签约主体资格，包括合同对方当事人名称与身份证件、营业执照或事业法人登记证书等主体资格证明文件是否相一致、有效，是否具备完全的民事权利能力、民事行为能力及履行合同义务的资质和能力，签约是否获得了合法、充分的授权等；（四）合同订立是否符合政府采购、招标、拍卖等法定程序；（五）合同约定的事项，是否属于本单位法定职权或权限的范围内；（六）合同中所涉事项是否能以合同形式约定，是否存在侵害法定行政管理权限的情形；

10、七）合同是否符合本制度第十七条、第十八条、第十九条的规定；（八）合同内容是否存在欺诈、胁迫、显失公平；（九）合同条款的表述是否规范、严谨，是否存在序号错乱、援引错误或内容冲突，是否存在歧义;（十）主从合同、合同与附件、清单等文件之间是否有效衔接；（十一）合同中是否约定本单位一方享有基于公共利益需要或维护法定权益需要可单方变更、终止合同的权利；（十二）合同中是否约定了争议解决条款、违约责任条款及保密条款；（十三）其他需要审查的内容。法律顾问认为合同条款存在合理性问题时，也可提出合理性建议，供承办部门参考。第二十三条承办部门应根据审查意见对合同修改完善，形成合同正式文本。承办部门对审查意见有异议

11、的，应当及时与法律顾问沟通；无法达成一致意见的，承办部门报请本单位有关领导审议决定。合同经审查后，承办部门如对合同再次进行实质性修改的，应当将修改后的合同文本再次交由法律顾问审核。第二十四条使用国家或哈尔滨市有关单位制定的合同示范文本订立的、且未对合同条款进行实质性变更的，不再审查合同的合法性。到期续签的合同，如合同期限不超过上期合同、其他内容没有变更，且首次签订时已履行过审查程序的，可免于审查。第二十五条未经审查或审查未通过的合同，不得签订。第五章合同签订和履行第二十六条重大合同订立需经本单位领导班子集体研究决定，承办部门应当依照有关规定履行相应程序。第二十七条合同正式文本由本单位法定代表人

12、或法定代表人授权人员签字,并加盖公章。合同内容多于一页的，应同时加盖骑缝章。签订时应检查合同对方当事人的名称与合同落款签章是否一致。第二十八条合同签订后，承办部门应当按照合同约定全面、诚信地履行合同，并督促对方当事人全面、正确、及时地履行合同，妥善处理合同履行中遇到的问题。第二十九条承办部门应对合同的履行情况实施有效监督。出现下列情形之一的，应当及时收集、保存证据材料，及时咨询法律顾问：（一）合同存在重大误解、对方欺诈的；（二）出现不可抗力、合同依据的法律、法规、部门规章、政策修改或废止、签订合同时的客观情况发生重大变化，可能影响合同正常履行的；（三）合同对方当事人财务状况恶化、丧失商业信誉或

13、丧失、可能丧失履行能力的、主要财产被转移或被抵押、质押、查封、冻结；（四）合同对方当事人预期违约的；（五）合同对方当事人有瑕疵履行或加害给付等不适当履行行为的；（六）其他可能存在合同风险的情形。出现前款情形之一的，承办部门应提出相应对策建议，及时行使后履行抗辩权、同时履行抗辩权、不安抗辩权、代位权、撤销权、合同解除权、违约责任或损害赔偿追究权等法定权利。第三十条合同生效后，合同内容需要变更的，可另行签订补充合同，也可在原合同中更改部分内容，并经各方当事人及相关权利义务人在更改处签章确认。合同部分内容没有约定或约定不明确的，应当签订补充合同，作为原合同的组成部分。符合法定或合同约定的条件解除合同

14、的，应当签署书面解除协议。解除协议应包含原合同中双方权利、义务的履行情况、协议解除后各方应承担的责任、解除协议的争议解决方式和生效要件。合同签订后或履行过程中需要变更、补充、解除合同的，应当按照本制度第四章规定履行审查程序。第六章合同纠纷的处理第三十一条合同在履行过程中出现纠纷，承办部门应及时与合同对方当事人沟通、协商，查明情况，客观评估可能产生的不利后果，并应从合同纠纷的起因、双方有无违约行为、法律责任大小等方面收集证据，提出对该纠纷的处理意见。第三十二条合同发生纠纷时，应首先采取协商、调解方式解决。经协商或调解达成一致意见的，应当就前述一致意见签订书面确认文件。协商或调解不能达成一致意见的

15、可按合同约定的仲裁或诉讼方式解决纠纷。第三十三条合同纠纷经协商或调解不能达成一致意见，承办部门应当及时依据合同内容提请仲裁或提起诉讼解决。提请仲裁或提起诉讼解决的合同纠纷，承办部门应配合法律顾问全面收集证据,在诉讼时效内，按照仲裁规则或诉讼法律规定，做好应对工作，防止因起诉或仲裁不当导致的败诉风险。必要时，可以委托律师处理。第三十四条在处理合同纠纷过程中，承办部门不得有下列行为：（一）未经本单位领导同意，擅自放弃属于本单位一方享有的合法权益；（二）无正当理由，拒不履行本单位应当履行的义务。第七章合同档案管理第三十五条合同管理岗应按合同类别、期限、签订情况等，建立合同台账，并设立统一的编号规则

16、第三十六条承办部门应当在合同签订之后，将签章后的合同正式文本原件扫描文档报送办公室备案。第三十七条办公室应当按照档案管理有关规定做好合同文本及相关材料的整理归档，不得遗失、污损、随意销毁。应当归档保存的合同材料主要包括:（一）签订的合同正式文本、补充合同、变更后的合同文本等原件；（二）合同订立的依据、批准文件；（三）合同签订过程中的合同对方当事人的资信调查结果、往来函电、谈判备忘录、论证记录、有关会议纪要、委托授权书及与合同签订有关的传真、录音、录像等。（四）合同审查意见、领导审批意见；（五）涉及合同相关司法机关或仲裁机构所出具的法律文书；（六）报价、图纸、图表、技术标准、发货、提货、托运及

17、验收单据等其他与合同签订、履行有关的文件材料。第三十八条合同材料由办公室归档保存，保管期限不少于10年。法律法规、部门规章、主管部门相关文件对保管期限另有规定的，从其规定。第八章责任制度第三十九条出现以下违反本制度情形之一的，应当追究有关责任人的责任：（一）在合同谈判、起草、审查、签订、履行过程中与他人恶意串通、损害本单位合法权益的；（二）在合同谈判、起草、审查、签订、履行过程中玩忽职守、滥用职权、收受贿赂或其他不正当利益的；（三）擅自放弃本单位享有的合法权益的；（四）未经合同审查或拒不履行合同审查意见即签订合同，造成重大损失的；（五）合同审查过程中出现重大过错或未及时审查造成重大损失的；（）承办部门及其他相关知情人员，违反保密规定，擅自对外披露或向他人提供有关合同谈判、起草、审核、签订、履行、争议处理等相关信息或资料；（七）隐匿、销毁应当保存的合同材料，或伪造、变造合同材料及未妥善保管合同材料，导致本单位败诉或造成重大损失的。第四十条发现第三十九条情形的，应及时报告监察部门处理。情节轻微的，有关责任人应当在有关会议上做出检查，接受批评或进行诫免谈话；情节严重并造成重大损失或构成违法违纪的，按有关法规条例处理。