办公室工作规范PPT课件.ppt

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1、 综合经营管理部培训教程综合经营管理部培训教程行政办公室 工作规范1Contents目录职能定位工作内容工作要求工作案例23办公室职能定位4办公室的重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带、联结各职能部门的纽带。窗口：需要与上下左右各职能部门接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表一个单位的形象。4办公室职能定位：5行政助手信息传输综合协调参谋辅助6办公室工作内容7办公室工作内容：办公室工作内容：l按性质分：程序性工作；智囊性工作；临时性工作。l按内容分：办文；办会；办事

2、简称“三办”）7被动型前瞻性机要性8综合性服务性程序性8办公室工作特点：工作特点综合办公室日常事务汇总表序号序号工作范畴工作范畴具体内容具体内容1 1 公文撰写公文撰写按领导的口头或书面指示完成各类公文、信函等。按领导的口头或书面指示完成各类公文、信函等。2 2 文书制作文书制作编辑打印、复印资料，汇编装订。编辑打印、复印资料，汇编装订。3 3 公文处理公文处理接收、审核、报送、流转、分发、存档。接收、审核、报送、流转、分发、存档。4 4 档案管理档案管理部部门门重重要要资资料料的的分分类类整整理理归归档档。红红头头文文件件、请请示示报报告告、会会议纪要、外来文件、合同档案、及宣传档案。议

3、纪要、外来文件、合同档案、及宣传档案。5 5 会议组织会议组织安排会议相关事务，并做会议记录或纲要。安排会议相关事务，并做会议记录或纲要。6 6 调查研究调查研究协助领导做好专项工作调研，并拟定书面研究报告。协助领导做好专项工作调研，并拟定书面研究报告。7 7 信息资料信息资料收集整理领导需要的资料；收集整理领导需要的资料；替领导整理准备发言或报告的资料；替领导整理准备发言或报告的资料；收集整理与部门相关的重要信息资料。收集整理与部门相关的重要信息资料。8 8 信访工作信访工作替领导接洽各类来信、来访、咨询、诉求等事务。替领导接洽各类来信、来访、咨询、诉求等事务。9 9 接待工作接待工作接待来

4、访宾客；接待来访宾客；按按照照领领导导要要求求为为宾宾客客做做好好相相关关接接待待、服服务务等等工工作作，如如交交通、住宿、餐饮、会谈等安排。通、住宿、餐饮、会谈等安排。91010协调工作协调工作维持内部、外部各单位间良好的互动协作关系。维持内部、外部各单位间良好的互动协作关系。1111督查工作督查工作按按照照部部门门或或领领导导的的决决策策决决议议，做做好好检检查查督督导导工工作作，确确保执行落实。保执行落实。1212日程安排日程安排替替领领导导安安排排会会议议、会会谈谈、检检查查、外外出出等等日日程程安安排排，并做好记录及提醒。并做好记录及提醒。1313其他日常事务其他日常事务环环境境布布

5、置置、环环境境卫卫生生、机机关关安安全全、办办公公设设备备维维护护保保养养、办办公公用用品品采采购购发发放放、报报账账审审核核、及及其其他他领领导导交交办办的事务。的事务。1414人力资源管理人力资源管理1515资产管理资产管理固固定定资资产产及及低低值值易易耗耗品品的的实实物物管管理理，定定期期清清查查、划划转调拨、报废新购等。转调拨、报废新购等。综合办公室日常事务汇总表10工工资资、考考勤勤、招招聘聘、培培训训、考考核核及及党党务务、工工会会等等相相关工作。关工作。11办公室工作要求12办公室人员角色定位办事员笔杆子领导助手参谋智囊13办公室工作对人员的要求弊一、要讲事业心和责任感；一、要

6、讲事业心和责任感；一、要讲事业心和责任感；一、要讲事业心和责任感；二、要认真细致；二、要认真细致；二、要认真细致；二、要认真细致；三、要讲究程序三、要讲究程序三、要讲究程序三、要讲究程序(不要打乱仗不要打乱仗不要打乱仗不要打乱仗)；四、要讲工作效率。四、要讲工作效率。四、要讲工作效率。四、要讲工作效率。14 一、思想素养一、思想素养 热爱本职。热爱本职。干一行，爱一行，专一行。干一行，爱一行，专一行。政治敏锐。政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工 作，听招呼，能自律，严保密。作，听招呼，能自律，严保密。责任感强。责任感强。将自己的工作职责与

7、单位的发展、集体利益联将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联 系在一起，具有高度的责任意识。系在一起，具有高度的责任意识。踏实肯干。踏实肯干。舍得为工作投入。舍得为工作投入。办公室工作对人员的要求15二、业务素养二、业务素养l具备较高的政策水平。具备较高的政策水平。l具有较强的综合分析能力。具有较强的综合分析能力。调研能力。善于通过调研掌握大量信息。调研能力。善于通过调研掌握大量信息。思维能力。善于思考问题，抓住关键。思维能力。善于思考问题，抓住关键。表达能力。能准确简明地阐述己见。表达能力。能准确简明地阐述己见。l良好的协调能力。良好的协调能力。l较强的应变能力。较强的应变能力。办公室工作

8、对人员的要求16三、心理素养三、心理素养l 心理素养。心理素养。指人对环境及其相互关系的适应能力。指人对环境及其相互关系的适应能力。l 注意力。注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有 职业的注意力。职业的注意力。l 调控力调控力(控制情绪的能力控制情绪的能力)。l 意志力。意志力。办公室工作对人员的要求17http:/ 做好办公室工作，必须强化以下角色意识：做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识服从意识 全局意识全局意识 责任意识责任意识 创新意识创新意识奉献意识奉献意识 信息意识信息意识 程序意识程序意识 学习意识学习意识办公室工作对人员

9、的要求18工作案例19案例一：如何提高工作效率及合理安排时间周一上班，秘书小周需要完成以下工作。她迅速进入工作状态，搞周一上班，秘书小周需要完成以下工作。她迅速进入工作状态，搞得手忙脚乱，临近下班时间，仍有部分工作没有完成。得手忙脚乱，临近下班时间，仍有部分工作没有完成。1 1、给某客户打电话，与对方联系你的上司下周四将与他约会的事宜；、给某客户打电话，与对方联系你的上司下周四将与他约会的事宜；2 2、为下午部门经理会议所要讨论的报告复印每人一份（、为下午部门经理会议所要讨论的报告复印每人一份（8 8人，每份人，每份1010页）页）及会议日程表；及会议日程表；3 3、拟定一份请示，申请近期组织

10、工会活动的经费；、拟定一份请示，申请近期组织工会活动的经费；4 4、拟定一份给某客户的回函，发出并复印备存；、拟定一份给某客户的回函，发出并复印备存；5 5、接收、分类和传递今天收到的文件、信件；、接收、分类和传递今天收到的文件、信件；6 6、布置下午要使用的会议室，准备会议用品、茶水；、布置下午要使用的会议室，准备会议用品、茶水；7 7、为上司预订周末去北京的火车票；、为上司预订周末去北京的火车票；8 8、将财务部新发的办公经费报销规定印发至各单位；、将财务部新发的办公经费报销规定印发至各单位；9 9、在做这些事情的同时，她还接待了、在做这些事情的同时，她还接待了3 3位访客、接听了几个电话

11、等。位访客、接听了几个电话等。20一、用一、用ABCDABCD法则排出工作的优先等级法则排出工作的优先等级A类：类：重而急重而急，重要的并紧急的，必须立即做、优先做。，重要的并紧急的，必须立即做、优先做。B类：类：急而不重，急而不重，A之后迅速处理。之后迅速处理。C类：类：重而不急重而不急，在合适的时间段内有效完成。，在合适的时间段内有效完成。D类：类：不急不重不急不重，最后做、延后做，或请他人代劳。，最后做、延后做，或请他人代劳。方法：每日从方法：每日从A类依轻重缓急，循序着手，就能充分利用时间，取得最类依轻重缓急，循序着手，就能充分利用时间，取得最佳效益。佳效益。案例一分析：如何提高工作效

12、率及合理安排时间21 二、有效利用时间，事半功倍二、有效利用时间，事半功倍1、明确自己的工作任务和职责。明确自己的工作任务和职责。你必须非常清楚上司给你安排的工作任务你必须非常清楚上司给你安排的工作任务中，哪些工作应由你亲自完成；哪些工作应协助他人做；哪些工作不参与。中，哪些工作应由你亲自完成；哪些工作应协助他人做；哪些工作不参与。2、要区分常规工作和非常规工作。要区分常规工作和非常规工作。哪些是每日都有的工作，哪些是每周或哪些是每日都有的工作，哪些是每周或定期的工作，哪些是无法预料的、突然出现的工作。定期的工作，哪些是无法预料的、突然出现的工作。3、动脑筋思考，、动脑筋思考，分清工作的轻重缓

13、急，判断工作的先后次序分清工作的轻重缓急，判断工作的先后次序，重要的、紧，重要的、紧急的工作先做，科学有序的一项一项完成工作任务。不是机械的来一件事干急的工作先做，科学有序的一项一项完成工作任务。不是机械的来一件事干一件事。一件事。4、巧妙地运用一些方法，、巧妙地运用一些方法，合理分配精力，精明地利用时间合理分配精力，精明地利用时间，以提高效率。，以提高效率。如：把所有要复印的文件集中在一起复印，把所有要打的电话集中在一起打。如：把所有要复印的文件集中在一起复印，把所有要打的电话集中在一起打。案例一分析：如何提高工作效率及合理安排时间22 二、有效利用时间，事半功倍二、有效利用时间，事半功倍5

14、使用办公辅助手段帮助组织工作。使用办公辅助手段帮助组织工作。如工作日志、时间表、日程安排表如工作日志、时间表、日程安排表等。等。6、安排工作要适应整个流程的正常运转安排工作要适应整个流程的正常运转，不间断、不延误、不降低团队，不间断、不延误、不降低团队的整体效益。的整体效益。7、要、要遵照组织制定的规章制度和有关工作的承办期限遵照组织制定的规章制度和有关工作的承办期限，不能只凭个人想，不能只凭个人想象和爱好安排工作。象和爱好安排工作。8、应、应尽量坚持记工作笔记尽量坚持记工作笔记，通过时间和活动的详细记录，可以分析、评，通过时间和活动的详细记录，可以分析、评估自已利用时间的有效程度，从而得到

15、启发，持续改进。估自已利用时间的有效程度，从而得到启发，持续改进。案例一分析：如何提高工作效率及合理安排时间23某某公公司司经经理理突突然然收收到到一一封封措措施施无无礼礼的的信信函函，是是与与公公司司合合作作多多年年、交往很深的一家代理商发来的。交往很深的一家代理商发来的。经经理理怒怒气气冲冲冲冲地地把把秘秘书书叫叫来来，口口述述回回函函大大意意，并并明明确确将将中中止止双双方之间的一切业务。然后，经理让秘书迅速成文并发出。方之间的一切业务。然后，经理让秘书迅速成文并发出。秘书应该怎么做？秘书应该怎么做？案例二：如何做好领导助手24聪聪明明的的秘秘书书，应应该该在在经经理理冷冷静静之之后后再

16、再把把拟拟好好的的回回函函交交给给经经理理，并并征征求求意见确认是否发出，实际上是无声地提醒经理冲动行为也许是错误的。意见确认是否发出，实际上是无声地提醒经理冲动行为也许是错误的。作作为为公公司司领领导导人人，经经理理有有自自己己思思考考问问题题的的角角度度和和方方式式，必必须须权权衡衡各各方方面面的的关关系系和和利利益益。经经理理提提出出要要中中止止与与代代理理商商的的业业务务关关系系，也也许许并并非非是是一一时时之之怒怒，来来信信仅仅充充当当了了导导火火索索；也也可可能能是是一一时时之之怒怒，中中止止业业务务是是气气头上说说而已。头上说说而已。在不明白经理的真实想法之前，秘书绝不能越俎代庖

17、替经理做主。在不明白经理的真实想法之前，秘书绝不能越俎代庖，替经理做主。秘书不是政策的制定者，也不是最后的决策人，但必须是一个好助手秘书不是政策的制定者，也不是最后的决策人，但必须是一个好助手 。案例二分析：如何做好领导助手25某某高高校校为为了了保保证证教教学学工工作作顺顺利利进进行行，一一般般都都把把各各种种会会议议安安排排在在星星期期五五下下午午，时时间间通通常常为为下下午午1:30到到3:00，这这虽虽然然保保证证了了教教学学时时间间，但但同同时时产产生生了了另另一一个个矛矛盾盾，即即会会议议时时间间过过于于集集中中，往往往往产产生生七七、八八个个单单位位同同时时开开会会，都都邀邀请

18、请校校领领导导参参加加，造造成成校校长长应应接接不暇。不暇。如果你是校长办公室主任，该怎么做？如果你是校长办公室主任，该怎么做？案例三：如何做好沟通协调26校校长长办办公公室室要要求求各各单单位位把把要要召召开开的的会会议议提提前前一一周周申申报报，说说明明会会议议内内容容、所所需需要要的的时时间间、拟拟请请那那位位校校领领导导参参加加，分分别别轻轻重重缓缓急急进进行行协协调调安安排排。有有些些会会议议由由校校长长参参加加；有有些些则则由由分分管管的的副副校校长长参参加加；有有些些会会议议只只需需要要领领导导去去听听一一听听、了了解解情情况况的的，可可以以分分别别安安排排在在1:301:30到

19、到2:002:00；2:002:00到到2:2:3030；2:2:3030到到3:3:0000去去参参加加；有有些些会会议议不不很很紧紧急急的的，建建议议延延后后安安排排；甚甚至至有有些些内内容容并并不不很很重重要要的的，就就不不安安排排校校长长参参加加，建建议议他他们们把把会会议议纪纪要要送校长办公室，由校长抽时间审阅后，提出书面或口头意见。送校长办公室，由校长抽时间审阅后，提出书面或口头意见。校校长长办办公公室室把把每每周周的的会会议议安安排排打打印印成成表表格格，在在星星期期三三以以前前发发到到各各单单位位再再次次征征求求意意见见，进进行行局局部部调调整整，在在星星期期四四下下午午定定下

20、下来来，通通知知各各单单位位，准备好星期五下午的会议。准备好星期五下午的会议。校校长长办办公公室室用用这这种种方方法法既既协协调调解解决决了了会会议议集集中中的的矛矛盾盾，又又很很好好地地取取得得了各单位的支持和理解。了各单位的支持和理解。案例三分析：如何做好沟通协调27 案例四：公文写作武汉市教育局、财政局：武汉市教育局、财政局：我校拟着手建设校园网，经过计算机网络公司设计预算需我校拟着手建设校园网，经过计算机网络公司设计预算需要投入经费要投入经费100100万元，为使工程尽快上马，我校特向两局提出要万元，为使工程尽快上马，我校特向两局提出要求拨款以解燃眉之急。还请求增加教师求拨款以解燃眉之

21、急。还请求增加教师1010名。名。附件：校园网建设具体方案附件：校园网建设具体方案 校园网建设预算书校园网建设预算书 特此报告，请批复！特此报告，请批复！武汉市高级职业中学武汉市高级职业中学 2014 2014年年5 5月月1010日日请示报告请示报告一、题目内容不明确，且一、题目内容不明确，且“请示请示”与与“报告报告”不可共用。可改为不可共用。可改为“关于申请校关于申请校园网建设经费的请示园网建设经费的请示”二、主送单位只能有一个。二、主送单位只能有一个。三、一事一文。三、一事一文。四、附件：四、附件：1、*2、*六、落款金字塔式或倒金字塔式；六、落款金字塔式或倒金字塔式；落款日期大写。落款日期大写。五、妥否，请批复。五、妥否，请批复。THANKS！