文书档案管理课件.ppt

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1、文书档案管理一、一、档案工作 1 1 1 1档案工作的含义档案工作的含义档案工作的含义档案工作的含义 管理档案和档案事业的活动。（档案工作基管理档案和档案事业的活动。（档案工作基本术语）本术语）广义上广义上,指整个档案事业指整个档案事业,包括档案室工作、包括档案室工作、档案馆工作、档案行政管理工作、档案教育工作、档案馆工作、档案行政管理工作、档案教育工作、档案科研工作、档案宣传出版工作、档案外事活档案科研工作、档案宣传出版工作、档案外事活动、档案历史和发展研究等等。动、档案历史和发展研究等等。狭义上，专指档案业务工作，即档案室和档狭义上，专指档案业务工作，即档案室和档案馆用科学的原则和方法管理

2、档案，为各项事业案馆用科学的原则和方法管理档案，为各项事业服务的工作。服务的工作。一、一、档案工作 档案工作的基本内容档案工作的基本内容收集收集 整理整理 鉴定鉴定 保管保管 统计统计 利用利用 2.12.1收集收集 （一）定义：（一）定义：档案收集工作，是指基层档案部门和档案馆，档案收集工作，是指基层档案部门和档案馆，根据国家和专业主管机关的相关法规，通过接收、根据国家和专业主管机关的相关法规，通过接收、征集等方式，把具有保存价值的文件或档案，集中征集等方式，把具有保存价值的文件或档案，集中到档案部门统一管理的一项业务管理活动。到档案部门统一管理的一项业务管理活动。（二）档案的三次集中（二）

3、档案的三次集中：1 1、文件由业务部门、专业人员向文书部门或、文件由业务部门、专业人员向文书部门或档案专兼职人员的集中。要进行初步的价值鉴定、档案专兼职人员的集中。要进行初步的价值鉴定、分类整理、组卷编目工作，并暂为代管，次年三分类整理、组卷编目工作，并暂为代管，次年三月底以前完成。月底以前完成。2 2、档案由专兼职档案人员或文书部门向基层、档案由专兼职档案人员或文书部门向基层档案部门的集中。归档时间：次年的六月统一向档案部门的集中。归档时间：次年的六月统一向档案室移交。档案室移交。3 3、档案由档案室向档案馆的集中。档案室所、档案由档案室向档案馆的集中。档案室所保存的档案在保存保存的档案在保

4、存1010年之后，就要将永久和年之后，就要将永久和3030年年保存的档案向国家综合档案馆或专业档案馆移交。保存的档案向国家综合档案馆或专业档案馆移交。2.2整理 按照一定原则对档案实体进行系统分类、组按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。合排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。整理机构：整理机构：中华人民共和国档案法实施办中华人民共和国档案法实施办法法（国家档案局令第（国家档案局令第5 5号）规定，应当立卷归档号）规定，应当立卷归档的材料由单位的文书或者业务机构收集齐全，并的材料由单位的文书或者业务机构收集齐全，并进行整理、立卷，定期交本单位档案机构

5、或者档进行整理、立卷，定期交本单位档案机构或者档案工作人员集中管理。案工作人员集中管理。优点：熟悉业务，有利齐全完整保密，有利优点：熟悉业务，有利齐全完整保密，有利于提高质量和效率、方便以后的利用等。于提高质量和效率、方便以后的利用等。一、一、档案工作 2.3鉴定 对档案进行鉴别挑选,去粗取精。2.3.1对文件材料能否转化为档案进行鉴定。2.3.2对档案进行保管期限的划分。（永、长、短；2006年以后：永久、30年、10年）2.3.3档案的期满鉴定。2.3.4档案的移交鉴定。一、一、档案工作 2.4保管 档案的保管就是根据档案的成份和状况，采取安全有效的防护措施，克服和限制损毁档案的各种不利因

6、素，维护档案的完整、准确、系统和安全，最大限度延长档案的寿命。档案档案保管工作的任务有：保管工作的任务有：、条件性的保管工作：主要指库房的规划建设与使用、档案装具的挑选及设备的购置与维护等；2、预防性的保管工作：主要指围绕档案的防火、防潮、防高温、防虫、防鼠、防光、防尘、防污染、防盗等而采取的防护措施“十防”措施，各种定期或不定期检查等。3、日常性的保管工作：主要指温湿度的观察监测、温湿度控制，库房清洁、库房的安全保卫和档案的入柜上架整理等；4、抢救性的保管工作：主要指对破损或载体变质的档案进行的修补、复制等。2.5统计 档案统计工作是通过数字和报表，掌握和解释档案宏观管理和微观管理基本情况。

7、有宏观统计和微观统计两项内容。1 1、宏观统计工作、宏观统计工作 档案的宏观统计工作，是指国家各级档案行政管理部门和各级专业主管机关进行的档案统计工作。2 2、微观统计工作、微观统计工作 档案微观统计，是指档案室和档案馆，对本单位档案和档案管理工作所进行的统计工作。对有关情况（如档案数量、查借阅数量、设备设施情况、人员情况、经费投入情况等）进行数据的登记,统计和分析研究。2.6利用 是指采用多种有效的方式，直接提供档案及其是指采用多种有效的方式，直接提供档案及其信息加工材料，及时、准确地满足个人、单位、社信息加工材料，及时、准确地满足个人、单位、社会对档案信息的利用需求。会对档案信息的利用需求

8、形式：形式：形式：形式：档案实体利用：外借、复制、室内阅览、档案实体利用：外借、复制、室内阅览、陈列展览、参考咨询、出据证明、介绍宣传陈列展览、参考咨询、出据证明、介绍宣传；数字化数字化档案信息的利用：提供拷贝、通信传输、档案信息的利用：提供拷贝、通信传输、电子文件汇编、网络服务。电子文件汇编、网络服务。方式：主动和被动服务，编研开发等。方式：主动和被动服务，编研开发等。二档案的分类档案档案文书文书档案档案科技科技档案档案专门专门档案档案其它其它二档案的分类文书文书档案档案党群党群档案档案行政行政档案档案生产生产管理管理经营经营管理管理其它其它二档案的分类科技科技档案档案基建基建档案档案设备

9、设备档案档案科研科研档案档案其它其它（水文、（水文、测绘、测绘、地质等）地质等）产品产品档案档案三、文书档案管理（一）文书档案的定义及重要作用1.文书档案是记录政务活动的档案，它记录机关、团体、企事业单位所从事的各类行政管理性活动，如党务管理、政务管理、财务管理、人事管理、后勤管理等，因此，文书档案通常也被称作管理性档案。2.文书档案的作用：2.1文书档案具有凭证作用，文书档案是历史的真赁实据，具有一定的法律效用，这一点它不同于其他文献。2.2文书档案具有参考作用，在经济建设中文书档案的重要作用也突显出来，如编写志史、制度汇编、制作活动展板都离不开文书档案的查阅，甚至是某些重要决策的也提供了重

10、要参考依据。（二）归档（二）归档文件收集文件收集1.收集原则“以我为主以我为主”为原则，突出为原则，突出反映本单位基本职能活反映本单位基本职能活动和各项业务工作。本单位的收文动和各项业务工作。本单位的收文，不论，不论是来自上是来自上级、级、下级，还下级，还是非隶属关系单位，应以是否与单位是非隶属关系单位，应以是否与单位工作有直接关系工作有直接关系、本、本单位是否需要办理、本单位日单位是否需要办理、本单位日后是否查考利用为文件归档的出发点。后是否查考利用为文件归档的出发点。2.企业收集归档工作依据2012年12月17日发布施行的国家档案局第10号令企业文件材料归档范围和档案保管期限规定173.企

11、业文件材料归档范围是：3.1反映本企业在研发、生产、服务、经营、管理等各项活动和基本历史面貌的，对本企业各项活动、国家建设、社会发展和历史研究具有利用价值的文件材料；3.2本企业在各项活动中形成的对维护国家、企业和职工权益具有凭证价值的文件材料；183.3本企业需要贯彻执行的有关机关和上级单位的文件材料，非隶属关系单位发来的需要执行或查考的文件材料；社会中介机构出具的与本企业有关的文件材料；所属和控股企业报送的重要文件材料；3.4有关法律法规规定应归档保存的文件材料和其他对本企业各项活动具有查考价值的文件材料。194.企业下列文件材料可不归档：4.1有关机关和上级主管单位制发的普发性不需本企业

12、办理的文件材料，任免、奖惩非本企业工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；4.2本企业文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，未经会议讨论、未经领导审阅和签发的文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性来信、来电记录，企业内部互相抄送的文件材料，本企业负责人兼任外单位职务形成的与本企业无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；204.3非隶属关系单位发来的不需贯彻执行和无参考价值的文件材料；4.4所属和控股企业报送的供参阅的一般性简报、情况反映，其他社会组织抄送不需本企业办理的文件材料；4.5其他不需归档的文件材料。215.收集工作的具体方

13、法5.1制定本单位的归档范围，严格按照归档范围进行收集；5.2将文件材料的形成、积累工作纳入有关部门和人员的岗位职责，并明确具体的工作人员；5.3建立相关制度，加强对零散文件的收集。比如：对于外出学习、考察、开会人员，应规定只有将带回的文件材料向档案部门移交后,才可到财务部门办理报销手续。对于工作变得人员，应规定只有将手中保管的文件向有关人员移交后，才能到人事部门办理调动手续。22（三）归档（三）归档（三）归档（三）归档文件整理规则文件整理规则文件整理规则文件整理规则 1 1 1 1 实施时间实施时间实施时间实施时间 归档文件整理规则归档文件整理规则是中华人民共和国行业标准，国是中华人民共和国

14、行业标准，国家档案局于家档案局于20002000年年1212月月6 6日首次发布，于日首次发布，于20152015年年1010月月2525日进日进行重新修订，行重新修订，20162016年年6 6月月1 1日起实施。日起实施。2 2 2 2 适用范围适用范围适用范围适用范围 适用于各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织对适用于各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织对应作为文书档案保存的归档文件的整理。其他门类档案可以应作为文书档案保存的归档文件的整理。其他门类档案可以参照执行。企业单位有其他特殊规定的，从其规定。参照执行。企业单位有其他特殊规定的，从其规定。23 3 3 3 3 有关定义有

15、关定义有关定义有关定义 3.1 3.1归档文件：是立档单位在其职能活动中形成的、办理归档文件：是立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质文件材完毕的、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质文件材料和电子文件材料。料和电子文件材料。3.2 3.2整理：是将归档文件以整理：是将归档文件以“件件”为单位进行组件、分类、为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（其中，纸质归档文件的整理包括修整、排列、编号、编目等（其中，纸质归档文件的整理包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件的整理包括格式转换、装订、编页、装盒、排架；电子文件的整理包括格式转换、元数据收集、

16、归档数据包组织、存储等）使之有序化的过程。元数据收集、归档数据包组织、存储等）使之有序化的过程。3.3 3.3件：是指归档文件的整理单位。件：是指归档文件的整理单位。3.4 3.4档号：是指在归档文件整理过程中赋予其的一组字符档号：是指在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码，以体现归档文件的类别和排列顺序。代码，以体现归档文件的类别和排列顺序。24 4 4 4 4 整理原则整理原则整理原则整理原则 4.1 4.1 遵循文件的形成规律，保持文件之间的遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。有机联系。4.2 4.2 区分不同价值，便于保管和利用。区分不同价值，便于保管和利用。4.3 4.3

17、符合文档一体化管理要求，便于计算机符合文档一体化管理要求，便于计算机辅助管理。辅助管理。4.4 4.4 保证纸质文件和电子文件整理协调统一。保证纸质文件和电子文件整理协调统一。255 一般要求 5.1 组件(件的组织)5.1.1 5.1.1 件的构成件的构成 一般以每份文件一般以每份文件为一件为一件，文件，文件的正本与定稿的正本与定稿为一件为一件，正文与附件，正文与附件为一件为一件，转发文，转发文与被转发文与被转发文为一件为一件，报表、名册、图册等一本（册），报表、名册、图册等一本（册）为一件为一件，简报、周报一期为一件，会议记录一年一，简报、周报一期为一件，会议记录一年一本为一件，文件处理单

18、或发文稿件与相关文件为一本为一件，文件处理单或发文稿件与相关文件为一件；来文与复文可独立成件，也可件；来文与复文可独立成件，也可为一件为一件。265.1.2 件内文件排序:正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文为一件时，复文在前，来文在后；公文处理单在前，收文在后；发文正本在前，发文稿纸和定稿在后。5.2 分类 5.2.1科学分类，同一全宗应保持分类方案的一致性和稳定性。27 5.2.2 一般采用年度机构（问题）保管期限，年度保管期限机构（问题）等方法进行分类。年度一般按文件签发日期判断所属年度，跨年度文件、会议归入办结年。机构（问题）文件形成或承办机构或

19、问题分类。只能选择之一，不能同时采用。涉及多部门办理或形成的，归入主办部门。保管期限按文件保管期限分类。规模较小或办理程序不适宜按机构（问题）分类的立档单位，可以采取年度保管期限等方法进行两级分类。28 5.3 5.3 5.3 5.3 排列排列排列排列 归档文件应在分类方案的最低一级类目归档文件应在分类方案的最低一级类目内内,按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件集中排列。计报表等成套性文件集中排列。5.4 5.4 5.4 5.4 编号编号编号编号 5.4.1 5.4.1 5.4.1 5.4.1全宗号全宗号-档案门类代码档案门

20、类代码 年度年度-保管期限保管期限-机构机构（问题）代码（问题）代码-件号。上、下位代码之间用件号。上、下位代码之间用“-”连接，连接，同一级代码之间用同一级代码之间用“”隔开。如隔开。如“Z109-WSZ109-WS 2011-Y-2011-Y-BGS-0001BGS-0001”29n n全宗号全宗号全宗号全宗号：档案馆给立档单位的代码。：档案馆给立档单位的代码。n n档案门类代码档案门类代码档案门类代码档案门类代码 年度年度年度年度：汉语拼音首字母：汉语拼音首字母“WSWS”，文，文件形成年度，用四位阿拉伯数字标注公元纪年，件形成年度，用四位阿拉伯数字标注公元纪年，如如20172017年。

21、年。n n保管期限保管期限保管期限保管期限:国家档案局国家档案局8 8号令颁布后为永久、定期号令颁布后为永久、定期3030年、定期年、定期1010年，分别以代码年，分别以代码Y Y、D30D30、D10D10标标识识n n机构机构机构机构(问题问题问题问题):):分类方案类目的机构分类方案类目的机构(问题问题)的简称。汉的简称。汉语拼音首字母标识语拼音首字母标识n n件件件件号号号号：单件归档文件在分类方案的最低一级类：单件归档文件在分类方案的最低一级类目内按件排列顺序号，用目内按件排列顺序号，用4 4位阿拉伯数字标识，不位阿拉伯数字标识，不足足4 4位的，在前面又位的，在前面又0 0补足，如

22、补足，如0001,00260001,002630 5.4.2归档章 标识位置：标识位置：纸质文件纸质文件-在文件首页上端空白出加盖归档在文件首页上端空白出加盖归档章并填写相关内容；章并填写相关内容；电子文件电子文件-可由系统生成归档章样式或以条可由系统生成归档章样式或以条形码等其他形式在归档文件上标识。形码等其他形式在归档文件上标识。归档章组成部分：归档章组成部分：全宗号、年度、保管期限、件号、页数等必全宗号、年度、保管期限、件号、页数等必备项目，并设置了备项目，并设置了机构（问题）选择项机构（问题）选择项。31归档章归档章32 5.5编目编目:归档文件应依据分类方案和档号顺序编制归档文件目录

23、要求：准确、详细、便于检索 来文与复文（请示与批复，报告与批示，函与复函）为一件时，编写复文内容。33 5.5.1 5.5.1归档文件目录设置序号、档号、文号、责归档文件目录设置序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目。任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目。序号：归档文件顺序号。序号：归档文件顺序号。档号：全宗号档号：全宗号档案门类代码档案门类代码 年度年度保管期保管期限限机构（问题）代码机构（问题）代码件号。件号。文号：文件发文字号，如昆社通文号：文件发文字号，如昆社通201120114545号。号。没有文号，不用标识。没有文号，不用标识。责任者：制发文件的组织和个

24、人，即文件的发文责任者：制发文件的组织和个人，即文件的发文 机关或署名者，要求用全称或规范化简称。机关或署名者，要求用全称或规范化简称。34 题题 名：文件标题。没有标题或标题不规范的，可名：文件标题。没有标题或标题不规范的，可 以自拟标题，外加以自拟标题，外加“”号，如号，如20172017年度财政预算年度财政预算会议记录会议记录。日日 期：文件的形成时间，用国际标准日期表示法，期：文件的形成时间，用国际标准日期表示法，以以8 8位阿拉伯数字标注年、月、日，如位阿拉伯数字标注年、月、日，如2017102720171027。密密 级：按实际情况填写，无密级不填写。级：按实际情况填写，无密级不填

25、写。页页 数：每一件归档文件的页面总数。文件中有图数：每一件归档文件的页面总数。文件中有图文的页面为一页（见字编页）。文的页面为一页（见字编页）。备备 注：注释文件中需说明的情况，如：缺损、修注：注释文件中需说明的情况，如：缺损、修改、移出、销毁等等。改、移出、销毁等等。35序序序序号号号号档号档号档号档号 文号文号文号文号责任者责任者责任者责任者 题题题题 名名名名日期日期日期日期密密密密级级级级页页页页数数数数备备备备注注注注1 1 1 119191919WS WS WS WS 2016201620162016Y Y Y YBGSBGSBGSBGS0001000100010001昆档发昆档

26、发昆档发昆档发20162016201620162 2 2 2号号号号昆明市昆明市昆明市昆明市档案局档案局档案局档案局昆明市档案昆明市档案昆明市档案昆明市档案局关于举办局关于举办局关于举办局关于举办基础知识培基础知识培基础知识培基础知识培训班的通知训班的通知训班的通知训班的通知201620162016201602070207020702074 4 4 42 2 2 219191919WS WS WS WS 2016201620162016Y Y Y YBGSBGSBGSBGS0002000200020002昆明市昆明市昆明市昆明市档案局档案局档案局档案局2015201520152015年度年度年

27、度年度公务员考核公务员考核公务员考核公务员考核领导小组会领导小组会领导小组会领导小组会议记录议记录议记录议记录 201620162016201602180218021802185 5 5 536 归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面可以视需要设置全宗号、全宗全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）名称、年度、保管期限、机构（问题）等项目。其中，全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。3738 6 6 纸质文件的修整、装订、编页、装盒纸质文件的修整、装订、编页、装盒和排架和排架 6.1修整修整破损修复，去除易锈蚀、易氧化的破损修复，去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料，大幅

28、文件折叠金属或塑料，大幅文件折叠 6.26.2装订装订以件为单位装订。应使用线装法或以件为单位装订。应使用线装法或不锈钢订书针，不得用不锈钢夹或塑料封套不锈钢订书针，不得用不锈钢夹或塑料封套 6.36.3编页编页以件为单位编页，件内逐页编制，以件为单位编页，件内逐页编制，正面右上角或背面左上角空白处正面右上角或背面左上角空白处396 6 6 6 纸质文件的修整、装订、编页、装盒和排架纸质文件的修整、装订、编页、装盒和排架纸质文件的修整、装订、编页、装盒和排架纸质文件的修整、装订、编页、装盒和排架40 6.46.4装盒装盒将归档文件按件号顺序装入档案盒，将归档文件按件号顺序装入档案盒，并填写档案

29、盒封面、盒脊及备考表项目。并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。不同年度、保管期限、机构（问题）不得装入不同年度、保管期限、机构（问题）不得装入同一盒内。同一盒内。41Z109Z10920162016永久永久办公室办公室起起止止件件号号1 12525全宗号全宗号年度年度保管期限保管期限起止件号起止件号盒号盒号问题（机构）问题（机构）42 6.4.1.1 6.4.1.1档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为尺寸为310mm310mm220mm220mm（长（长宽），盒脊厚度可以根据需要宽），盒脊厚度可以根据需要设置为设置为20mm20mm、30mm30m

30、m、40mm40mm等。等。6.4.1.26.4.1.2档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项目项目，并设置机构（问题）等选择项目。其中，起止件并设置机构（问题）等选择项目。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“-”连接；盒号即档案盒的排列顺序号，在档案移交进连接；盒号即档案盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按要求编制。馆时按要求编制。6.4.1.36.4.1.3档案盒应采用无酸纸张制作

31、档案盒应采用无酸纸张制作。43 6.4.2 6.4.2备考表备考表 备考表置于盒内文件之后备考表置于盒内文件之后,项目包括盒内文件情况说明、项目包括盒内文件情况说明、整理人、整理日期、检查人、检查日期。整理人、整理日期、检查人、检查日期。盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。移出、销毁等情况。整理人：负责整理归档文件的人员签名或签章。整理人：负责整理归档文件的人员签名或签章。整理日期：归档文件整理完成日期。整理日期：归档文件整理完成日期。检查人：负责检查归档文件整理质量的人员签名或签章。检查人：负责检查归档文件整理质

32、量的人员签名或签章。检查日期：归档文件检查完毕的日期。检查日期：归档文件检查完毕的日期。44 6.4.2 6.4.2备考表备考表456.5排架排架装盒完毕后，按本单位分类方案上装盒完毕后，按本单位分类方案上架排列，避免频繁倒架。架排列，避免频繁倒架。排架方法：按年度排架方法：按年度保管期限排架，便于实体保管期限排架，便于实体管理，充分利用空间；按保管期限管理，充分利用空间；按保管期限年度排架，便年度排架，便于档案移交、抢救。于档案移交、抢救。排架顺序：从左到右，排架顺序：从左到右，从下到上从下到上。46 7 7 归档电子文件的整理要求归档电子文件的整理要求 7.1 7.1归档电子文件组件（件的

33、组织）、分类、排归档电子文件组件（件的组织）、分类、排列、编号、编目，应符合本列、编号、编目，应符合本规则规则“5 5 一般要求一般要求”的规定。的规定。7.2 7.2归档电子文件的格式转换、元数据收集、归归档电子文件的格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等整理要求，参照档数据包组织、存储等整理要求，参照数字档案数字档案室建设指南室建设指南（20142014年）、年）、GB/T 18894GB/T 18894、DA/T 48DA/T 48、DA/T 38DA/T 38等标准执行。等标准执行。7.3 7.3归档电子文件整理，应使用符合归档电子文件整理，应使用符合数字档案数字档案室建设指南室建设指南（20142014年）、年）、GB/T 18894GB/T 18894等标准的应等标准的应用系统。用系统。47谢谢！谢谢！48