管理文秘概述PPT课件.ppt

《管理文秘概述PPT课件.ppt》由会员分享，可在线阅读，更多相关《管理文秘概述PPT课件.ppt（41页珍藏版）》请在三一文库上搜索。

1、管理文秘概论一、课程介绍管理文秘管理文秘是管理学与秘书学交叉而形成的一是管理学与秘书学交叉而形成的一门实用性学科，兼具管理学和秘书学的特点，是门实用性学科，兼具管理学和秘书学的特点，是本科管理类的必修课。本科管理类的必修课。本学期共计本学期共计46学时课程，分为学时课程，分为15周完成。周完成。理论与实践课时比例为理论与实践课时比例为1:1，重视实操性，重视实操性课程考核：理论课程考核：理论+实践实践二、授课内容介绍秘书与秘书工作秘书与秘书工作秘书的职业认知与职业管理秘书的职业认知与职业管理管理秘书的职业形象与礼仪管理秘书的职业形象与礼仪管理秘书的人际沟通与工作协调管理秘书的人际沟通与工作协调

2、管理秘书的办公室日常事务管理管理秘书的办公室日常事务管理管理秘书的时间与情绪管理管理秘书的时间与情绪管理管理秘书的会议管理管理秘书的会议管理文书撰拟与管理文书撰拟与管理三、推荐教材及参考书目三、推荐教材及参考书目6.管理文秘理论与实践管理文秘理论与实践，何智蕴主编，科技，何智蕴主编，科技出版社，出版社，2011年年1月第月第6版版7.秘书工作案例与分析秘书工作案例与分析，孟庆荣等，清华大，孟庆荣等，清华大学出版社，学出版社，2010年年12月第月第2版版8.管理秘书实务精讲与实训管理秘书实务精讲与实训，林静著，清华，林静著，清华大学出版社，大学出版社，2010年年9月第月第1版版9.秘书学概论

3、秘书学概论，陆瑜芳编著，复旦大学出版，陆瑜芳编著，复旦大学出版社，社，2011年年3月第月第2版版管理文秘的角色定位一、认知秘书工作什么是秘书工作什么是秘书工作?秘书工作的秘书工作的“四个转变四个转变”是由秘书工作负责人在是由秘书工作负责人在1985年年1月全国秘书月全国秘书长会议上提出来的。长会议上提出来的。国内外学者对于秘书的基本界定秘书是一种专业职务和广泛的社会职业秘书是一种专业职务和广泛的社会职业秘书工作是针对领导及与领导相关的各项工作，秘书工作是针对领导及与领导相关的各项工作，核心是核心是“领导意图及决策领导意图及决策”秘书工作的定位是辅助、协调、参谋，是领导进秘书工作的定位是辅助、

4、协调、参谋，是领导进行各项事务处理、决策、执行的助手。行各项事务处理、决策、执行的助手。秘书活动的基本方式是综合处理各项事务并进行秘书活动的基本方式是综合处理各项事务并进行相关的信息管理相关的信息管理秘书的定义 现代意义上的秘书，是具备专业技能职务资现代意义上的秘书，是具备专业技能职务资格、围绕着领导层或个人进行各项事务的辅助、格、围绕着领导层或个人进行各项事务的辅助、决策和管理，帮助组织和个人实现决策和管理，帮助组织和个人实现“效能最大化效能最大化”的管理类应用型技术人才。的管理类应用型技术人才。二、秘书的职业角色定位特点特点作用作用角色定位角色定位职业素养职业素养职业道德职业道德机要性机要

5、性信息枢纽信息枢纽参谋参谋严谨自制严谨自制良好的职业作风：良好的职业作风：保守机密保守机密辅助性辅助性辅佐辅助辅佐辅助助手助手谦虚谨慎谦虚谨慎明确的职业意识：明确的职业意识：不越级越位不越级越位综合性综合性 统筹协调统筹协调组织者、组织者、公关者公关者沟通合作沟通合作正确的职业态度：正确的职业态度：科学公正科学公正技术性技术性高效优化高效优化管理技术管理技术人员人员精益求精精益求精卓越的职业理想：卓越的职业理想：精业敬业精业敬业机要性 秘书的基本素质中，最重要的莫过于秘书的基本素质中，最重要的莫过于“嘴紧嘴紧”了。我能把饭碗保到今天，全靠了。我能把饭碗保到今天，全靠“哑三年哑三年”、“聋聋三年

6、三年”、“瞎三年瞎三年”。这个口诀本来是古韩国女性。这个口诀本来是古韩国女性出家当儿媳的训诫信条。作为秘书，即使是对一句出家当儿媳的训诫信条。作为秘书，即使是对一句话、一封邮件、一页文件也不能大意，不能说的绝话、一封邮件、一页文件也不能大意，不能说的绝对不说，不能透露的绝不透露，做到守口如瓶，滴对不说，不能透露的绝不透露，做到守口如瓶，滴水不漏。秘书应该将水不漏。秘书应该将“秘密秘密”看得和自己的命一样看得和自己的命一样重要。重要。（韩）金圣姬（韩国最高龄的秘书）（韩）金圣姬（韩国最高龄的秘书）技术性思考题：思考题：一位秘书接过老板收到的一份客户传真，马一位秘书接过老板收到的一份客户传真，马上

7、就去做了复印件，为什么？上就去做了复印件，为什么？流行思维：流行思维：我还能做什么、我还知道什么、我还要学些什么我还能做什么、我还知道什么、我还要学些什么三、秘书工作具体实务1.日常事务管理日常事务管理 办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理2.接待事务接待事务 来访接待、安排服务等来访接待、安排服务等3.会议管理会议管理 安排会议、会场布置、会议服务、会议文件的处理等安排会议、会场布置、会议服务、会议文件的处理等4.行政事务管理行政事务管理 信访事务、调查研究事务信访事务、调查研究事务5.文件管理文件管理 文书档案事务、写作事务文

8、书档案事务、写作事务6.公关管理公关管理 协调工作、督查工作协调工作、督查工作15四、秘书应掌握的专业技能（表一）四、秘书应掌握的专业技能（表一）序号序号专业技能名称专业技能名称具体解释具体解释1秘秘书书必必须须掌掌握握的的最最基基本本的的技技能能，是是使使用用打打字字机机或电脑等设备的必备能力。或电脑等设备的必备能力。2用用各各种种记记音音符符号号和和缩缩写写符符号号代代替替字字母母、词词或或短短语迅速记录语言的一种方法。语迅速记录语言的一种方法。3是是秘秘书书必必须须掌掌握握的的一一种种最最重重要要的的技技能能。可可以以体体现秘书的文字功底和驾驭语言的能力。现秘书的文字功底和驾驭语言的能力

9、4在在文文稿稿正正式式付付印印之之前前对对文文稿稿做做的的各各种种整整理理和和加加工工。5按按照照一一定定的的要要求求和和方方法法把把具具有有保保存存必必要要的的文文件件归入档案，包括分类、立卷、编制索引等工作。归入档案，包括分类、立卷、编制索引等工作。打字打字速记速记写作写作编辑编辑归档归档16秘书应掌握的专业技能（表二）秘书应掌握的专业技能（表二）序号序号专业技能名称专业技能名称具体解释具体解释6运运用用定定量量研研究究的的方方法法，其其中中包包括括运运用用数数字字来来说说明问题。明问题。7处处理理书书面面信信息息经经常常需需要要若若干干份份副副本本，所所以以要要求求秘书掌握此项技能。秘

10、书掌握此项技能。8主要指使用电话、电传和传真设备主要指使用电话、电传和传真设备。9使使用用办办公公领领域域最最先先进进、最最重重要要的的设设备备的的能能力力，主要用于处理信息。主要用于处理信息。统计统计 复制复制使用电信设备使用电信设备操作电脑操作电脑小测试：你适合做文秘吗？小测试：你适合做文秘吗？美国“全美秘书协会”章程，秘书必须具备的条件像心理学家一样善于观察和理解他人像心理学家一样善于观察和理解他人像政治家一样有灵敏的头脑像政治家一样有灵敏的头脑像外交官一样有潇洒的风谙度像外交官一样有潇洒的风谙度有调查各种棘手问题的丰富经验有调查各种棘手问题的丰富经验有良好的速记能力和文字功夫有良好的速

11、记能力和文字功夫熟谙各种商业往来中的法律关系熟谙各种商业往来中的法律关系能熟练的使用各种自动化办公机器能熟练的使用各种自动化办公机器具备相当的金融和税务方面的知识具备相当的金融和税务方面的知识能熟练对各类文件资料进行整理归类能熟练对各类文件资料进行整理归类秘书究竟是什么样的工作？穿山甲：穿山甲：一天到晚只知道干活，既不动脑子去想问题，也不一天到晚只知道干活，既不动脑子去想问题，也不会想问题，没有灵气。会想问题，没有灵气。狐狸：狐狸：不踏实干活，一天到晚打别的主意，聪明乖巧不踏实干活，一天到晚打别的主意，聪明乖巧一个真正的秘书一个真正的秘书=立足现实、埋头苦干的穿山甲立足现实、埋头苦干的穿山甲+

12、胸怀全局、有勤于思考习惯的狐狸胸怀全局、有勤于思考习惯的狐狸年年轻轻貌貌俊俊身身体体好好能能干干会会说说不不贪贪功功行政秘书行政秘书五、秘书的工作方式1.尽早成为博学多才的人，努力爱上自己的工作尽早成为博学多才的人，努力爱上自己的工作2.猎取高级的情报，然后毫不吝啬的交给公司猎取高级的情报，然后毫不吝啬的交给公司3.全心全力辅助上司的工作，你的威望也会得到提全心全力辅助上司的工作，你的威望也会得到提升升4.在有机会学习的时候，全身心的投入学习在有机会学习的时候，全身心的投入学习5.当你具备了老板的观点和视野，你就已经是一位当你具备了老板的观点和视野，你就已经是一位老板了。老板了。6.相较于才华

13、横溢的属下，上司更喜欢提拔那些忠相较于才华横溢的属下，上司更喜欢提拔那些忠诚可信的员工诚可信的员工7.学会秘书的口才，学会以团队为中心的交流方式学会秘书的口才，学会以团队为中心的交流方式8.虽然没有直接指出，但无理举止即使你的最大障虽然没有直接指出，但无理举止即使你的最大障碍碍9.不想变成不想变成“孤立军孤立军”，那就首先磨好自己的脾气，那就首先磨好自己的脾气10.从老板的身上学会如何发展人脉、处理人际关从老板的身上学会如何发展人脉、处理人际关系。系。领悟：白领职场生存13条戒律戒律戒律1没有创意的鹦鹉没有创意的鹦鹉 只会做机械性的工作，不停只会做机械性的工作，不停地模仿他人，不会求自我创新，

14、地模仿他人，不会求自我创新，不会自我突破，认为多做多错，不会自我突破，认为多做多错，少做少错。少做少错。戒律戒律2无法与人合作的荒野之狼无法与人合作的荒野之狼 丝毫没有团队精神，不愿与别人配合，分享丝毫没有团队精神，不愿与别人配合，分享自己的劳动，也无视他人的意见，自顾自的工作，自己的劳动，也无视他人的意见，自顾自的工作，离群索居。离群索居。戒律戒律3缺乏适应力的恐龙缺乏适应力的恐龙 对环境无法适应，对市场变动经常无所适从对环境无法适应，对市场变动经常无所适从或不知所措，只知请教领导，也不能接受职位调或不知所措，只知请教领导，也不能接受职位调动或轮调等工作改变。动或轮调等工作改变。戒律戒律4浪

15、费金钱的流水浪费金钱的流水 成本意识很差，常无限制的申报交际费、交成本意识很差，常无限制的申报交际费、交通费等，不注重生产效率。通费等，不注重生产效率。戒律戒律5不愿沟通的贝类不愿沟通的贝类 有了问题不愿意直接沟通或羞于讲出来，总有了问题不愿意直接沟通或羞于讲出来，总是闭着嘴巴，任由事情坏下去，没有诚意。是闭着嘴巴，任由事情坏下去，没有诚意。戒律戒律6不注重资信汇集的白纸不注重资信汇集的白纸 对外界信息反应不敏锐，不肯思考、判断、对外界信息反应不敏锐，不肯思考、判断、分析，也不愿意搜集、记忆有关信息，懒得理会分析，也不愿意搜集、记忆有关信息，懒得理会“知己知彼，百战百胜知己知彼，百战百胜”这句

16、名言。这句名言。戒律戒律7没有礼貌的海盗没有礼貌的海盗 不守时，常常迟到早退，不守时，常常迟到早退，服装不整，讲话带刺，不尊重服装不整，讲话带刺，不尊重他人，做事或散漫或刚愎自用，他人，做事或散漫或刚愎自用，根本不在乎他人。根本不在乎他人。戒律戒律8缺少人缘的孤猿缺少人缘的孤猿 嫉妒他人，只对别人的成就蜚短流长而不愿嫉妒他人，只对别人的成就蜚短流长而不愿意向他人学习，以致在需要帮助时没人肯伸手援意向他人学习，以致在需要帮助时没人肯伸手援助。助。戒律戒律9没有知识的小孩没有知识的小孩 事事仍然需要别人照顾，生活能力极差，对事事仍然需要别人照顾，生活能力极差，对工作也需要一点一滴交待的十分清楚，否

17、则干不工作也需要一点一滴交待的十分清楚，否则干不好。对社会问题及趋势也从不关心，不肯充实专好。对社会问题及趋势也从不关心，不肯充实专业知识，很少阅读专业书籍及参加各种活动。业知识，很少阅读专业书籍及参加各种活动。戒律戒律10不重视健康的幽灵不重视健康的幽灵 不注重休闲活动，只知道一天到晚的工作，不注重休闲活动，只知道一天到晚的工作，常常闷闷不乐，工作情绪低落，自觉压力太大，常常闷闷不乐，工作情绪低落，自觉压力太大，并将这种压力影响别人。并将这种压力影响别人。戒律戒律11过于慎重、消极的岩石过于慎重、消极的岩石 不会主动工作，因为很难掌握机会，对事情不会主动工作，因为很难掌握机会，对事情没做前先

18、发出悲观轮调，列出一大堆不可能，同没做前先发出悲观轮调，列出一大堆不可能，同时对周围事物也不关心。时对周围事物也不关心。戒律戒律12摇摆不定的墙头草摇摆不定的墙头草 从没有自己的观点，永远只是附和别人的意从没有自己的观点，永远只是附和别人的意见。更重要的是一遇到公司纷争，哪边有势力就见。更重要的是一遇到公司纷争，哪边有势力就靠在哪边，并煽风点火，一旦这方失势，又马上靠在哪边，并煽风点火，一旦这方失势，又马上倒向另一方。倒向另一方。戒律戒律13自我设限的家畜自我设限的家畜 不肯追求成长、突破自己，不肯主动挑起力不肯追求成长、突破自己，不肯主动挑起力所能及的担子，抱着所能及的担子，抱着“努力也没用

19、薪水够用就努力也没用，薪水够用就好好”的心态，人家给什么就接受什么。的心态，人家给什么就接受什么。39形式：自由形式：自由组合，两合，两组辩论时间：8-10分分钟步步骤：自愿自愿组合成合成“正方正方”与与“反方反方”先先请双方各派代表双方各派代表阐述述论点点然后，双方自由然后，双方自由辩论每人每人发言言时间限制在限制在1-2分分钟课堂辩论：男生适合文秘工作还是女生适合文秘工作管理文秘素质拍卖会管理文秘素质拍卖会41素质清单（素质清单（26）守时 谨慎 热情 合群 服从 自信机智 勤快 整洁 自制 兴趣 忠诚负责 正派 廉洁 诚实 谦逊 操作能力 写作能力 阅读概括能力 编辑校对能力 统计分析能力 交际能力 口头表达能力 协调能力 组织能力