证券公司公文处理办法.doc

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1、证券公司公文处理办法第一章 总则 第一条 为使公司公文处理工作规范化、科学化、制度化，提高办事效率，防止工作失误，根据国家有关规定，结合本公司实际情况制定本办法。本办法适用公司各部门和各分公司、各营业部、各代表处（以下简称分支机构）。 第二条 本办法所称公文是指公司及其分支机构在经营管理活动中撰写和使用的或机关团体、企事业单位传送给公司、公司各部门和分支机构的各类公文。 第三条 公司总裁办公室总体负责和协调公司系统的公文处理工作，主要任务是：拟订公司公文处理具体细则并对公司系统公文处理工作进行指导和培训；接收公司系统外单位发送给公司总部所有公文，对其中行政公文提出拟办意见；负责公司名义公文的核

2、稿、报批、缮印、盖章、发送和归档工作。 公司各部门应明确负责人并指定内设部门和人员负责对本部门职责权限内公文的处理工作。 各分支机构的办公室主管本单位的公文处理工作，根据本办法制定、实施本单位公文处理各项工作的具体规章、制度。主要任务是： （一）负责本单位的收文、编号、登录、传阅、发文等工作。 （二）起草、校核以本单位名义制发的公文。 （三）负责公文处理中的督促检查工作。 （四）完成与公文处理有关的其他工作。 第四条 公文处理应坚持实事求是的原则，按照行文要求和公文处理规定进行，做到快速、准确、安全、保密。第二章 公文种类、格式 第五条 常用公文按其性质和发者与收者的地位关系分三大类共十三种：

3、一）上行文1.请示向上级主管单位或领导请求指导和批复事项，用“请示”。2.申请向无隶属关系的管理单位、主管领导或职能部门请求批准事项或要求给予资格、额度、指标等，用“申请”。3.报告向上级单位汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级单位查询等，用“报告”。（二）下行文1.通知发布规章制度、任免干部、部署工作、转发主管单位、无隶属关系的管理单位的文件或主管领导的指示、批转下级单位的公文，用“通知”。2.批复答复请示、申请事项，用“批复”。3.规定对某一具体事项作出的安排，要求有关部门、人员遵照执行，用规定。4.决定公司对重要事项作出决策和安排，用“决定”。5.决议对公司经会议讨论通过的重要

4、决策事项，用“决议”。6.意见对重要问题提出见解，阐明工作的指导原则，用“意见”。7.通报表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况、介绍工作经验，用“通报”。8.会议纪要记载和传达会议决定事项、主要精神，要求与会单位共同遵守、执行，用“会议纪要”。会议决定事项如涉及机构、编制、人事任免、工资福利、表彰、重大项目的审批等事项，须用其他公文种类行文。（三）平行文1.函彼此无隶属关系的公司内部各单位之间相互商洽工作、询问答复问题，公司或公司部门、分支机构向业务协作关系单位提出要求或答复，用“函”。2.合同（协议）公司、各分支机构或被授权的业务部门按合同法等有关法规，与公民、法人和或其他经济组织之间签署

5、的应承担民事责任的法律公文。 第六条 第五条所述的公文加盖了公章的和不加盖公章的会议纪要也称为正规公文。各单位内部使用的不加盖公章的工作签报、电话记录称为非正规公文。（一）正规公文的格式一般由秘密等级、紧急程度、发文单位（文头）、发文字号、签发人、横隔线、标题、主送单位、正文、附件、发文单位署名、成文日期、印章、主题词、抄报抄送单位、印制版记等组成。 1.涉及公司秘密的公文应当分别标明“公司绝密”、“公司机密”、“公司秘密”。 2.紧急公文应当根据紧急程度，分别标明“特急”、“急件”。 3.发文单位标识应当使用全称或规范化简称。 4.发文字号包括单位代字、年份、序号。 5.上行文应当注明签发人

6、其中“请示”和“申请”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。 6.公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明文种。 7.主送单位应当使用全称或规范化简称。 8.公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。 9.成文日期一般以负责人签发日期为准。 10.公文除“会议纪要”和以电子文档形式发出外，应加盖公章。公章加盖在成文日期之上，发文单位署名可以省略不写。 11.公文主题词应按照公司颁布的主题词表进行标注。12.抄报抄送单位指除主送单位外需要知晓公文内容的其他单位，应当使用全称或规范化简称。（二）合同（协议）的格式按照公司合同（协议）管理办法执行。 第七条 公司公文用纸幅面规格一般采用国际标准A4

7、型。第三章 发文办理 第八条 发文办理一般包括拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档等环节。 第九条 草拟公文规则： （一）公文内容应符合国家的法律、法规，符合党和国家的方针、政策，符合上级单位的指示，并同现行有关公司规章制度相衔接。如提出新的政策规定，应加以说明。 （二）上行文中的请示和申请，应当一事一文。行文一般只写一个主送单位或主管领导，上行文一般不得越级报送，因情况紧急必须越级行文时，应同时抄报被越过的上级主管单位、无隶属关系的管理单位和主管领导、职能部门。 （三）向上级主管单位、无隶属关系的管理单位或主管领导、职能部门的请示或申请，不可同时发送下级单位或下级个人；

8、报告一般不下发，如有特殊需要可抄送同级或下级有关单位或个人。向下级单位的重要行文，可抄报直接上级主管单位、无隶属关系的管理单位或主管领导和相关职能部门。 （四）报告事项不得夹带“请示”的内容。 （五）行文应力求简明扼要，注重实效。 （六）草拟文稿应做到观点明确，不模棱两可、含糊其辞；条理清楚、开门见山、层次分明；情况准确，反映问题属实，不夸大、不缩小；文字通顺精炼，语气恰当；书写工整、标点正确，稿面整洁，篇幅力求简短。 （七）公文起草时，有关人名、地名、数字、引文必须准确。引用公文应先引标题，后引发文字号。日期应当写具体的年、月、日。在使用简称时，应先用全称，再加以说明。 （八）公文结构层次序

9、数，第一层为“一”；第二层为“（一）”；第三层为“1”；第四层为“（1）”；第五层为“”；第六层为“i”。 （九）公文必须使用国家法定计量单位。 （十）公文中的数字，除成文时间、部分层次序数和词、词组、惯用语、缩略词、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应一律使用阿拉伯数字。代表数量金额的数字，应加逗号分隔符、金额单位、币种。 （十一）文稿送签时，若有需要向主管领导说明的事项，应另外附简要的说明，随文稿一并送审。 第十条 公文有些内容如涉及公司内部其他单位的职权，主办单位应事先与其他有关单位主动协商并会签；若有不同意见，应报请主管领导裁定。对于不同意见未协商一致、又未经主管领导协调

10、裁决的问题，一律不得上报、下发公文。 第十一条 各分支机构的上行文，必须以正规公文形式行文。第十二条 总裁办、各部门、各分支机构应建立发文核稿制度。 1. 对不符合行文规则的上报公文，上级单位的秘书部门应退回下级呈报单位，并告知要求改正的部分。 2.办公室核稿主要就是否需要行文，行文方式是否妥当，是否会商有关部门（会稿），是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，以及文字表述、文种使用、公文格式、印发范围是否准确、规范进行把关。 3.各部门负责人主要负责核查文稿数据、事实的准确性和所提措施是否切实可行，以及是否写清楚要说明的问题，避免言不及义、文种错用、该协商的未予协商。4.签发人主要负责审查办文

11、是否有此必要、是否符合国家的法规和政策、是否符合行文意图。第十三条 公文拟稿后，按以下规定签发：（一）以董事会名义发文，由董事长或副董事长签发。 （二）以党委名义发文，由党委书记或副书记签发。 （三）以监事会名义发文，由监事会主席或副主席签发。 （四）以公司名义发文，由正副董事长、正副总裁按职权规定签发。根据公司授权规则的规定，凡有权人明确授权的，被授权人也可签发。 (五) 以部门名义发文，由部室主要负责人签发。 (六) 以分支机构名义发文，由分支机构负责人签发。 第十四条 签发人在批签时，应表明同意与否，并签署姓名和日期。其他审批人圈阅，则视为同意。 第十五条 正规公文发文均应编号。公司发文

12、编号统一用“国泰君安发号”格式，一般“国泰君安发”的“”是各部门名称首字，是年份，“号”中的“”填各部门按时间顺序编号的号码。但公司发布重要规章制度、作出重大请示、报告、重要决定、决议，则采用“国泰君安司发年份号”的格式。 第十六条 对于不需要以正规公文形式提出的、需报请领导批示的工作请示、重要工作建议和重要工作信息的报告，都填写在工作签报纸上。 第十七条 对须报请领导批示的来电，应填写电话记录。第四章 收文办理 第十八条 收文办理一般包括接收、登记、拟办、批办、分送、传阅、催办、承办和收集等程序。 第十九条 收文时应以签字或盖章的方式签收并登记。收到下级单位上报的需要办理的公文，各管理部门应

13、当进行审核。审核的重点是： （一）是否应由本部门办理； （二）内容是否符合公司规定； （三）涉及其他部门职权的事项是否已协商、会签；（四）文种使用、公文格式是否规范，是否符合行文规则。 第二十条 经审核，对符合本办法规定的公文，各管理部门和有管理职能的部门应当及时处理，对超越部门职权的事宜应当提出拟办意见送主管领导批示或批转有关部门办理。紧急公文，应当提出办理时限。对需送几位领导传批的公文，一般应按领导排序由后向前递送。 对传阅公文、资料，应速传速阅，一般不得超过2天，并注明传出时间。加急件应随到、随传、随阅，必要时可以集体阅读。对需送几位领导人传阅的公文，秘书部门应按领导排序由前向后递送。

14、第二十一条 办理公文传阅、传批的秘书应随时掌握公文去向并予以记录。除领导另有指示外，不应将公文在领导之间自行传递。 第二十二条 公文办理者应当抓紧时间处理公文。对不属于本单位职权范围或者不适宜由本单位办理的，应当迅速退回交办的秘书部门并说明理由。 第二十三条 公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应主动与有关部门协商。 第二十四条 审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示阅知。 第二十五条 根据办理公文件件有着落、事事有交代的要求，建立三级催办制度，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办，

15、使催办贯穿于公文处理的各个环节： （一）凡送公司领导批示的公文、公司送管理机关的公文和总裁办公会议上交办的事项，由总裁办公室负责催办。 （二）领导交办的办文事项由领导对应的秘书负责催办。 （三）公司内各部门、各分支机构承办的公文和申报的公文分别由各主办部门秘书、各主办单位办公室专人负责催办。第五章 公文流转程序 第二十六条 总部正规公文发文的程序是：拟稿者起草公文并填写发文稿部门负责人审核如有必要，有关部门会签办公室核稿主管领导签发拟稿者将电子文档送文印室排版出清样公文起草部门核对文印室缮印公文起草部门送办公室盖章、归档发文。分支机构正规公文流转程序参照制定并执行。 第二十七条 以公司名义对外

16、签署的合同（协议）等公文需要经有关部门会签，才能送领导审批后盖章。程序是：有关部门准备好合同（协议）并填写合同（协议）盖章审批单送风控办审核（如风控办认为需要，送法律事务总部、财务总部等部门审核）总裁办阅核主管领导批示经办部门到办公室盖公司章或到北京、深圳分公司办公室盖合同专用章送交有关部门。分支机构以自己的名义对外签署的合同（协议）的流转程序参照制定并执行。 第二十八条 总部工作签报和电话记录作为非正规公文，按以下程序办理：起草者填写有关表单单位负责人签字送有关管理部门，部门秘书编号、登记管理部门负责人直接处理或提出拟办意见送领导批示或有关部门办理经办公室返还呈报单位或有关部门并归档。 第二

17、十九条 公司各部门须请求公司职能部门或公司领导给予额度、资格、指标等的申请、请示，以工作签报或相应的审批单形式按以下程序报送相关部门。相关部门有权决定的，直接答复提出要求的部门；超权限的，应提出拟办意见通过总裁办公室报主管领导决定： （一）涉及人事、薪酬、福利、编制、培训、出境的公文直接报送公司人力资源总部； （二）涉及资金调拨、预算管理的公文直接报送公司财务总部； （三）涉及交易清算的公文直接报送公司清算总部； （四）涉及信息技术设备及软件的公文直接报送公司信息技术总部；（五）涉及清欠实业的公文直接报送公司资产保全总部； （六）涉及有关法律事务的公文直接报送公司法律事务总部；（七）涉及以公司

18、名义作广告、购置除信息技术设备以外的实物资产的公文直接报送公司总裁办公室； (八)凡涉及两个部门及以上的、无法确定主办部门的申请、请示，送总裁办公室处理。 （九）凡须报送公司领导的报告，以工作签报的形式通过总裁办公室报送。其中须同时报送相关部门的，由报送部门负责送达。第三十条 分公司报送总部的公文比照上述程序以正规公文格式报送。 第三十一条 营业部须请求上级给予额度、资格、指标等的申请、请示，向上级的工作报告，除下列事项应直接主报总部相关部门，并抄报所属分公司外，均向所属分公司报送： （一）涉及干部任免和增加编制的，按公司有关管理制度规定，不属于分公司初审、审批的，直接报送公司人力资源总部；

19、二）涉及资金调拨、预算管理的，直接报送公司财务总部；（三）涉及交易清算的，直接报送公司清算总部；（四）涉及信息技术设备及软件的，直接报送公司信息技术总部； （五）涉及清欠实业的，直接报送公司资产保全总部； （六）须公司法律事务总部提供法律意见的，直接报送法律事务总部；（七）涉及企业融资、资产委托管理、国际业务、资本运作、固定收益等单项业务的，直接报送总部相对应的业务部门。除以上已明确事项之外的公文，凡涉及多项业务需求和须报总部涉及两个部门及以上的、或无法确定主办部门的申请、请示等公文，直接报送公司公总裁办公室处理。 第三十二条 总部对以上营业部直报总部公文的批复、答复、批示等，应在直送相关营业部的同时，抄送营业部所属分公司。第六章 附则 第三十三条 公文用印按照公司印章管理规定执行。 第三十四条 各分支机构应依照本办法制订本单位的公文处理办法。 第三十五条 本办法由公司总裁办公会议负责解释。第三十六条 本办法自颁布之日起施行。