重要单证管理流程手册.doc

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1、重要单证管理流程 （讨论稿）编制人：授权人：版本：生效日期：此手册仅供太保使用和参考，未经太保授权和许可，不得外传。 重要单证管理流程手册 讨论稿-有待普华永道合伙人复核、修改 目录第一部分概述11定义与范围12职能说明33重要单证管理运作分类6第二部分业务流程91设计和印刷91.1流程图91.2管理方法101.3流程描述112分发领用162.1流程图162.2管理方法172.3 流程描述183单证核销263.1流程图263.2管理方法283.3 流程描述294盘点清查364.1流程图364.2管理方法374.3 流程描述385单证退库425.1流程图425.2管理方法435.3 流程描述44

2、第三部分附件49附件1 内部制度索引49附件2 新增单据索引50附件3 内部管理报告53附件4 主要业绩考核指标样本汇总58第一部分 概述1 定义与范围定义 本手册中的重要单证（或称有价单证）是指保险公司办理各项保险业务所使用的印有公司名称、编有顺序号码，一经签发即承担经济责任、产生法律效力或以此作为收款书面依据的有关凭证，是收取保险资金及履行保险责任的法律依据。重要单证按是否签发可分为空白单证及签约单证。通过核保或收款，空白单证一经保险公司签发即成为签约单证。本流程管理重点在于重要空白单证。 重要空白单证可分为契约单证（定额保单、非定额保单）及收款单证（保险费收据及保险业专用发票）： 定额保

3、单，指事先确定保险费及保险金额、保险期限在一年以内（含一年），主要用于承保运输险、摩托车/拖拉机责任险、个人意外险业务及个人健康险业务的保险契约单证，可由保险公司或其授权代理人签发； 非定额保单，指需逐项填列保险事项的保险契约单证，一般由保险公司签发；保险费收据，指公司及其代理人在承保业务时向投保人或被保险人收取保险资金时出具的暂收款凭证，可分为个人业务暂收款收据及保险费暂收费收据二类： 个人业务暂收款收据由营销人员在收取个人业务首期保费时使用，或在收取个人续期业务保费时由公司收费人员使用； 保险费暂收款收据可根据实际需要，经公司业务管理审核同意，授权中介代理机构签发，在其加盖印章后，可作临时

4、收款证明之用，时效为签发后的一个月。 保险业专用发票，指公司在保险合同生效后出具的、套印税务部门税收监制章的保费收款凭证，作为投保人付款列帐依据。范围本重要单证管理流程手册所指重要单证分为： 空白保单 定额保单 保险费收据 保险业专用发票（包括电脑版和手工版） 批单等重要单证管理主要包括以下几方面的内容： 设计和印刷 分发领用 单证核销 盘点清查 单证退库财务管理政策重要单证的财务管理政策：归口管理、分级负责、职责分工、限量领用、使用核销、定期盘查。2 职能说明职能负责人员职责描述共同职责单证管理、业务管理、业务拓展和共享服务财务中心所有相关人员 严格遵守有关单证管理的法律法规，以及公司内部控

5、制的相关规章制度； 确保重要保险单证在流转过程中的时效性、安全性和完整性。特殊职责总公司单证管理负责人 负责重要保险单证管理办法的制定、修订及解释； 负责各类重要保险单证样张设计和修改，及使用规则的制定，审核单证编码规则； 审核或审批各类重要空白单证印制； 审定各级分支公司的重要空白单证的库存限额； 协同各级业务管理部门、稽核部门不定期对重要保险单证的使用和管理情况进行检查。单证管理员 根据业务管理部门或分公司单证管理部门提出的重要空白单证请印要求、请印计划，在规定的时限内负责联系有关印刷事宜； 制订重要保险单证编码规则、代码编制及维护； 对重要单证进行分类和编号，制定重要单证分类目录，建立和

6、维护定额保单样张库； 负责对分公司重要空白单证发放或印制数量的审核，以及单证调拨和运送分发； 定期汇总各分公司上报的实物盘点表，督促各级公司定期进行单证清查； 定期编制各类单证管理报告。分公司单证管理单证管理员 负责核定本级单证使用部门和辖属分支机构各类重要保险单证的库存限额； 负责全辖重要空白单证的申领及申印计划编制，单证入库，向本及单证使用部门和辖属分支机构发放重要保险单证； 对发现有重要空白单证被盗、遗失等情况，及时向上级管理部门报告，并采取在媒体上声明作废等有效措施； 督管各级单证使用部门对领用未核销单证的催收、催销。中心支/支公司单证管理单证管理员 中心支公司单证管理员负责向上级分公

7、司单证管理部门申领重要保险单证，并下发至辖属支公司； 制定本级单位各使用人员（主要为出单员、业务员）领用重要空白单证的最高限额； 根据单证系统核销记录核对单证实物，作核销确认，并按要求编制重要保险单证核销报表； 及时督促使用人员收回、核销领用未核销单证； 按要求对各类重要保险单证留存联进行整理装订，并定期做好归档和移交工作。各级公司单证管理库（一般由行政办公室负责）仓库管理员 设置专门仓库，并由专人负责保管重要空白单证，定期盘点库存，并汇总盘点表，做好差异分析； 单证退库时，做好单证的清理核对。集团/区域共享服务财务中心财务 编制全辖保险业专用发票申印计划； 商洽当地省级税务主管机关，印制专用

8、发票； 按规定办理单证领用手续，妥善保管所领用的保险业专用发票，按规定开具使用保险业专用发票； 配合单证管理员，做好单证核销工作； 按规定将已使用的保险费专用发票和收据存根联装订成册，整理归档； 保管好发票存根，按时与主管税务机关进行核销。各级单证使用部门业务管理内勤 专人、专柜保管本部门的重要空白单证，并定期进行盘点； 制定本部门各使用人员（主要为出单员、业务员）领用重要空白单证的最高限额； 根据单证系统核销记录核对单证实物，作核销确认，并按要求编制重要保险单证核销报表； 手工核销系统无法自动核销的重要保险单证； 按要求对各类重要保险单证留存联进行整理装订，并定期做好归档和移交工作。业务员

9、按规定办理单证领用手续，保管好所领用的重要空白单证； 配合单证管理员，做好单证核销工作，在规定的期限内，上交临时收据、支票暂收单； 及时将保单和保险费专用发票或收据交给投保人或被保险人； 负责监督保险兼业代理人的单证管理，及时上缴核销、定期盘点清查。出单员 按规定办理单证领用手续，保管好所领用的重要空白单证； 配合单证管理员，做好单证核销工作。稽核稽核人员 负责监督各级使用部门单证印制、管理、使用环节的工作秩序和工作职责的执行情况； 定期和不定期地对各分支机构重要保险单证的库存管理、使用及销号管理情况进行检查和监督，对存在的问题应及时查处并提出整改意见； 在业务员劳动合同和保险兼业代理合同终止

10、时，清查并收回领用未核销单证，并出具相关意见。3 重要单证管理运作分类重要单证管理的运作可分为：控制环境运作分类具体工作控制程序 经营管理的观念、方法和风格 组织结构 权限和责任分配 监控方法 内部审计 人事政策和实务设计和印刷 单证设计 独立复核 文件设计和记录 资料管理和接触控制 职责分工 交付印刷 独立复核 文件设计和记录 资料管理和接触控制 职责分工分发领用 单证领库 独立复核 文件设计和记录 资料管理和接触控制 职责分工 单证系统 单证分库 独立复核 文件设计和记录 资料管理和接触控制 职责分工 单证系统 单证领用 独立复核 文件设计和记录 资料管理和接触控制 职责分工 单证系统单证

11、核销 实物核销 独立复核 文件设计和记录 资料管理和接触控制 职责分工 单证系统 装订归档 独立复核 文件设计和记录 资料管理和接触控制 职责分工 单证系统 报表核算 独立复核 文件设计和记录 资料管理和接触控制 职责分工 单证系统 催销 独立复核 文件设计和记录 资料管理和接触控制 职责分工 会计系统盘点清查 领用盘点 独立复核 文件设计和记录 资料管理和接触控制 职责分工 单证系统 库存盘点 独立复核 文件设计和记录 资料管理和接触控制 职责分工 单证系统单证退库 分公司间调拨 独立复核 文件设计和记录 资料管理和接触控制 职责分工 单证系统 单证退单 独立复核 资料管理和接触控制 职责分

12、工 单证系统 清库销毁 独立复核 文件设计和记录 资料管理和接触控制 职责分工 单证系统58第二部分 业务流程1 设计和印刷1.1 流程图总公司各级公司分公司集团/ 区域共享服务 财务中心中心支/支公司各省级税务主管机关电脑部业务管理单证管理单证库业务管理单证管理分管财务人员财务负责人负责人负责人管理员管理员负责人管理员单证设计部分条款、格式不适用 其它重要保险单证 保险业专用发票样张设计1样张修改2样张设计1编制代码5格式确认4审批 13审批 13格式确认4交付印刷印刷申请1印刷申请1印刷申请1入库6审核313审批 414印刷5申印计划2印刷5审批 414印刷51.2 管理方法管理原则 符合

13、有关保险法规和监督管理部门的要求 单证的设计要求规格统一，遵循“统一规范，要素齐全，清晰明了，简单实用”的原则，同时要准确、美观、利于保存，体现公司形象 重要空白单证原则上由总公司集中印制，分公司需修改样张、自行印制的必须报总公司审批备案 使用部门不得将未经批准、自行设计的保险单证投入使用管理职能单证管理、业务管理、电脑部、共享服务财务中心管理文件设计和印刷流程中包括以下文件：文件名称相关步骤填制人复核人参考编号发票印刷申请审批表印刷申请分管财务区域共享服务财务中心经理现有格式5-1-1单证印刷申请表印刷申请总公司单证管理员部门负责人现有格式5-1-21.3 流程描述单证设计主要步骤描述风险初

14、步评级职能样张设计1 保险业专用发票- 由区域共享服务财务中心财务与省级税务主管机关协商，按照发票管理办法的要求统一设计 其它重要空白单证- 总公司业务管理负责人设计、修改保单、批单、保险证及总公司指定险种的有关单证（除保监会监制的单证以外）的保险条款、单证格式、联次及使用颜色、用途、项目等，同时对分公司可作调整修改的内容作详细规定中5.1-1区域共享服务财务中心财务、总公司业务管理负责人样张修改2 各地分公司若根据实际业务开展情况，需要设计和修改单证的，必须以工作联系函方式报总公司业务管理申请批准 分公司业务管理负责人负责对单证样张进行部分修改，可修改项目在总公司制订的相应单证使用规定的调整

15、修改范围之内 若分公司因业务紧急需要对部分单证内容作临时修改的，在总公司单证使用规定范围内，可先修改印制，再报备总公司审核中分公司业务管理负责人审批3 保险业专用发票- 由区域共享服务财务中心财务将样张商洽当地省级税务局，经当地税务部门确认后，即可申请印制 其它重要空白单证- 新险种的单证样本由总公司单证管理、业务管理会同法律事务部等部门对单证样张设计的合规性进行审批- 分公司上报的单证格式修改稿由总公司业务管理负责人进行审批高区域共享服务财务中心财务、总公司单证管理负责人格式确认4 保险业专用发票- 财务中心获得税务机关的书面审核意见，确认发票格式，并上报备案 其它重要空白单证- 总公司业务

16、管理负责人将设计好的单证样张交由电脑部进行单证格式确认- 电脑部编写打印程序- 格式确认后将所有单证设计的材料交总公司单证管理员编制代码低区域共享服务财务中心财务、总公司电脑部负责人编制代码5 根据重要保险单证代码编制办法，由总公司单证管理员编制重要单证代码，并负责代码维护 编码规则应充分考虑单证种类、险种、使用单位、版本号等因素 分公司修改重要单证的，须报总公司批复，并根据修改的情况，由总公司单证管理员设置相应的单证代码中总公司单证管理员交付印制主要步骤描述风险初步评级职能 印刷申请1 单证管理系统中设置预警功能，根据各类重要单证的使用情况、库存情况、印刷前置时间等因素，在单证库存达到设定的

17、安全库存量时，系统及时提示单证管理员进行单证印刷申请 # 保险业专用发票发票印制申请审批表- 中心支/支公司财务根据业务需求填写发票印制申请审批表，向主管地方税务机关办理审批手续，并将经批准的发票印制申请审批表上报区域共享服务财务中心备案 其它重要空白单证单证印刷申请单- 单证管理系统根据历史调拨记录、实际的库存和预测的各分公司申请调拨情况计算所需空白单证的数量 #- 总公司单证管理员填写单证印刷申请单并签字，注明申请日期、类别、单证编码、单证名称、数量、使用部门名称、备注，其中“备注”栏指标准格式内容以外的特殊内容 分公司因特殊情况需自行印制重要空白单证的，必须将需印制的单证种类、代码、数量

18、申请理由，以及所指定的印刷厂情况，经公司分管总经理签字同意，上报总公司单证管理负责人审批高5.1-2区域共享服务财务中心财务、总公司单证管理员 申印计划2 保险业专用发票- 区域共享服务财务中心财务根据分支机构上报的申印发票种类及数量，编制全辖发票申印计划，上报当地主管税务机关低区域共享服务财务中心财务 审核3 总公司单证管理员接收分公司上报的印刷申请，通过单证管理系统，核定其现有库存量、申印数量、印刷单位情况等 经审核通过的，总公司单证管理员分配相应的单证编号范围，并在单证管理系统中作设定 #中总公司单证管理员 审批4 保险业专用发票- 区域共享服务财务中心财务将全辖发票申印计划及各机构的

19、发票印制申请审批表报省、直辖市地方税务局批印- 税务局的审批意见反馈给区域共享服务财务中心财务 其它重要空白单证- 经总公司单证管理员核定现有库存数量、使用情况等，由单证管理负责人批准高区域共享服务财务中心财务、总公司单证管理负责人印刷5 保险业专用发票- 由各地税务主管机关负责印制，各级公司到本级的税务机关领取 其它重要空白单证- 总公司单证管理部门统一组织印刷重要空白单证- 分公司自印单证经审批的，由分公司单证管理员负责组织印刷中各省级税务主管机关、总公司/分公司单证管理员入库6 保险业专用发票- 各分支机构财务指定专人与单证管理员共同从当地税务局领取保险业专用发票- 领取时清点数量并做好

20、与税务局的交接工作 其它重要空白单证- 总公司/分公司单证管理员接收印刷厂印制好的重要空白单证，办理交接付款手续，签收到货单并填写入库单- 分公司自印单证的，应将印刷厂的发票复印件交至总公司作为印刷申请证明文件备案 单证仓库管理员收到印刷单证后，进行初始入库，核对印制的单证编号是否在单证管理系统的授权编号（参见1.3.2-8审核）范围内，若是则可以办理入库手续，单证管理系统提示当前库存，若否则不得入库，并核实差异原因 具体入库手续参见2.3.1-7入库中区域共享服务财务中心财务、总公司/分公司单证仓库管理员2 分发领用2.1流程图总公司分公司中心支/支公司单证管理单证库管理层单证管理单证库使用

21、部门单证管理单证库使用部门负责人管理员管理员分管经理管理员管理员财务业务人员/代理机构管理员管理员财务业务人员/代理机构单证领库设定库存限额1运送6是否（临时例外情况除外）审核 15本级复核4审批 12入库7领库申请3单证分库否（临时例外情况除外）审批 12是审核 14出库5领库申请3设定库存限额1入库6单证领用审核 12系统记录4办理领发3审核 12领用申请1办理领发3系统记录4领用申请12.2管理方法管理原则 总公司重要空白保险单证的发放按分级管理原则办理，即：总公司负责向分公司发放，中心支公司和支公司、营销服务部按实际需要向分公司领用。 严格按照“定量控制、差额领用”的单证管理原则，制定

22、各级机构各类重要空白单证的库存限额。 单证管理员不得监管与重要单证相关的业务或财务专用章。 严禁在重要空白单证上预先加盖业务或财务专用章。管理职能单证管理、业务管理、业务拓展、共享服务财务中心管理文件分发领用流程中包括以下文件：文件名称相关步骤填制人复核人参考编号重要空白单证领库申请单领库申请分公司单证管理员本级管理层现有格式5-2-1保险业专用发票入库单入库单证管理员部门负责人现有格式5-2-2重要空白单证验收入库单入库单证管理员部门负责人现有格式5-2-3重要空白单证实物保管卡入库仓库管理员部门负责人现有格式5-2-4重要空白单证领用单领用申请领用人支公司单证管理员现有格式5-2-5保险业

23、专用发票领用单领用申请领用人支公司单证管理员现有格式5-2-62.3 流程描述2.3.1 单证领库主要步骤描述风险初步评级职能 设定库存限额1 总公司单证管理员根据各分公司单证使用、业务开展、单证管理等情况的历史记录，制定各分公司重要空白单证库的最高库存限额，作书面记录交由单证管理负责人审批 所设定的最高库存限额须定期由单证管理员根据各分公司实际业务发展的需求和单证使用、管理情况的更新作及时调整，并由单证管理负责人审批变更中总公司单证管理员 审批2 总公司单证管理负责人审批确认单证管理员制定的各分公司重要空白单证最高库存限额，签署书面意见 单证管理员在单证管理系统中根据经审批的各分公司最高库存

24、限额作相应设定，并由单证管理负责人复核，确保与书面审批记录一致 #低总公司单证管理负责人、单证管理员 分库申请3 单证管理系统在某一品种重要空白单证达到安全库存量的时候，及时提示分公司单证管理员向总公司单证管理员申请调拨该品种重要空白单证 #- 安全库存量由单证系统根据单证品种历史领用记录、调拨前置时间、现有库存量等因素自动计算设定，并由总公司单证管理负责人核准系统参量设置 # 分公司单证管理员根据实际的单证使用需求，通过单证管理系统向上级总公司单证管理员提出领库申请，提供以下信息：申请单位、申请日期、单证编码、单证名称、现有库存量、领库申请数量，以及发送地址、联系方式，并由经办人在系统中确认

25、重要空白单证领库申请单- 现阶段由分公司的单证管理员规范填制重要空白单证领库申请单（一式三联），填写的事项与系统申请相同，并由经办人签字 总公司通过单证系统接收分公司单证领库申请，进行初步审核 同时分公司打印出领库申请单，交由本级管理人员复核签章 若申请数量加上现有库存量超过最高库存限额的，必须经总公司单证管理审核同意，允许临时超过库存领用或修改库存限额中分公司单证管理员 本级复核4 分公司分管单证管理的经理核实领库申请单的申请单证、申请数量等内容，同意申领后签字，并加盖分公司公章 领库申请单一联留存，两联上报总公司单证管理员高分公司分管经理 审核5 总公司单证管理员收到分公司领库申请后， 核

26、对单证管理系统中该单位所申领单证的领用、核销记录及库存情况，对申请的数量进行审核 同时核对重要空白单证领库申请单上经办、审核人员的签名样本，若通过系统申领的，须核对电子签名，确认一致无误 审核通过后，总公司单证管理员在单证系统中对分公司的申领请求进行确认处理- 现阶段由单证管理员将领库申请单一联返还分公司作其实物入库依据，另一联留存 若分公司的申请数量超过最高库存限额的，则由总公司单证管理部门审核是否调整库存上限或者允许临时超过库存限额领用，上限审批参见2.3.1-1设定库存限额 如果审核不通过，则总公司单证管理员在系统中退回申请或在申请单上注明原因，将申请单返还分公司，由其修改申领数量高总公

27、司单证管理员 运送6 总公司审核通过后，根据总公司的实际库存情况，单证管理员通知分公司运送单证的时间，并负责按时将分公司申请调拨的重要空白单证运送分发至相关分公司 单证仓库管理员与负责运送的人员办理好交接手续，登记出库记录，并填写移交清单，双方签字确认 总公司单证管理员在单证管理系统中记录单证发出，标记“在途单证”#高5.2-1总公司单证管理员、单证仓库管理员 入库7 分公司单证管理员和单证仓库管理员共同对领库申请批准数、收到的单证实物进行清点核对和确认 填制入库单- 空白的保险业专用发票由财务移交给单证管理部门，填写保险业专用发票入库单，按序号标明日期、种类、起迄号码，并由移交人、保管人分别

28、签字，一式二份，单证管理、财务各执一份- 其它重要空白单证入库，按照总公司返还的一联领库申请单，填写重要空白单证验收入库单，注明日期、单证编码、单证名称、单证起迄号码、入库数量，并由经办人签字 分公司单证管理员根据入库单，核对单证管理系统中总公司的出库记录，确认实际入库情况，更新单证管理系统 分公司单证仓库管理员按入库单证种类登记重要空白单证实物保管卡，保证保管卡的记录与实物及系统记录一致 单证仓库管理员负责将重要空白单证存放于具有安全保障的重要空白单证专用库房或保险箱柜，集中保管，分类存放 严格控制重要空白单证专用库房或保险箱柜的接触权限，除单证管理员以外，其余人员使用库房或保险箱柜须经分管

29、经理批准，并由单证管理员陪同，若单证管理员因故缺席，须由临时负责人管理控制中保险业专用发票入库单分公司单证管理员、单证仓库管理员重要空白单证验收入库单重要空白单证实物保管卡2.3.2 单证分库主要步骤描述风险初步评级职能 设定库存限额1 分公司单证管理员根据本级各业务部门以及辖属各分支机构的单证使用、业务开展、单证管理等情况的历史记录，制定分支机构重要空白单证库的最高库存限额，作书面记录交由分管经理审批 单证管理员定期根据各分支机构实际业务发展的需求和单证使用、管理情况的更新及时调整最高库存限额中分公司单证管理员 审批2 分公司分管单证管理的经理审批确认单证管理员制定的各分支机构重要空白单证最

30、高库存限额，签署书面意见 单证管理员在单证管理系统中根据经审批的各分支机构最高库存限额作相应设定，并由相应分管负责人复核系统设置，确认与书面审批意见相一致 # 分公司对单证库存限额的设定审批的书面意见报总公司单证管理备案低分公司分管经理、单证管理员领库申请3 中心支/支公司单证管理员根据本公司的实际需求和库存情况通过单证管理系统向分公司单证管理员申领重要空白单证，操作流程同分公司向总公司申请的过程- 现阶段由中心支/支公司单证管理员填制重要空白单证领库单，一式两份，一份中心支/支公司留存，一份交分公司单证管理员，领库单上注明单证编码、单证名称、申领数量等，并签字确认 中心支/支公司分管单证的经

31、理，或分公司业务管理负责人，对领库单的申领数量进行审核，如审核通过则签字确认 单证管理员因故委托他人领用重要空白单证时，应在领库单上注明受托人姓名，分管领导在领库单上签名确认；受托人领用单证后在领库单上签名确认中重要空白单证领库单中心支/支公司单证管理员审核4 分公司单证管理员接受分支机构提出的单证领库申请，核实申领单位业务开展情况、单证库存和单证领用未核销等情况，审查领用单上申报的种类、数量 分公司单证管理员核对重要空白单证领库单上审核人员的签名样本，若通过系统申领的，须核对电子签名，确认一致无误 审核通过后，分公司单证管理员在单证系统中对中心支/支公司或本级业务部门的申领请求作确认处理-

32、现阶段由单证管理员将领库单一联返还支公司作其实物入库依据，另一联留存 若中心支/支公司或本级业务部门的申请数量超过最高库存限额的，则由分公司单证管理员和分管经理审核是否调整库存上限或者允许临时超过限额领用，上限审批参见2.3.2-1设定库存限额 如果申请部门不符合领库条件，分公司单证管理员审核未通过，则注明原因，在系统中退回申请或将申请单退回申请部门高分公司单证管理员出库5 分公司单证仓库管理员根据审核通过的领库单，发放单证实物，与申领人交接单证，办理领发手续 分公司单证仓库管理员根据实际的领库情况登记实物保管卡，同时盘点该品种单证实物库存，确保与实物保管卡上库存余额一致 单证管理员根据单证的

33、实际领库情况更新单证管理系统，作出库记录，同时由单证仓库管理员进行复核，确保单据、记录与实物一致高分公司单证仓库管理员入库6 参见2.3.1-7入库中中心支/支单证管理员、单证仓库管理员2.3.3 单证领用主要步骤描述风险初步评级职能领用申请1 保险业专用发票- 领用人填写保险业专用发票领用单，注明种类、申领数量，并签章- 申领部门负责人审核领用单- 保险业专用发票领用单一式三份，领用人、单证管理员、财务各执一份 其它重要空白单证- 申领人填制重要空白单证领用单，注明部门、单证编码、单证名称、申领数量，并签章- 所在部门负责人审核领用单，同意领用，并签字高重要空白单证领用单保险业专用发票领用单

34、使用人员审核2 分公司、中心支/支公司单证管理员按险种规定各单证使用部门（财务、出单部门、代理机构、业务人员）领用重要空白单证的最高限额 各单证使用部门重要空白单证的领用最高限额在单证管理系统中均作相应设定 # 分公司、中心支/支公司单证管理员严格按照“差额领用”原则，根据申领人领用单证的最高限额，其业务开展情况和单证领用未核销等情况，审查领用单证的种类、数量 如通过审核，单证管理员在领用单上签字确认，如不符合领用要求则将领用单退回申领人 若申领人确因实际业务需要，超额领用重要空白单证的，须由其所在部门负责人出具书面意见，必要时附相关证明材料，方可例外领用高分公司、中心支/支公司单证管理员办理

35、领发3 分公司、中心支/支公司单证仓库管理员根据通过审核的单证领用单，发放空白单证，保险业专用发票必须按顺序核发 领用人、单证仓库管理员双方当面清点单证领用数量和号码，核对无误后作正式领用记录中分公司、中心支/支公司单证仓库管理员系统记录4 分公司、中心支/支公司单证管理员更新单证管理系统，记录领用日期，以及重要空白单证品种、数量、单证号码、领用人或代理机构名称高5.2-1分公司、中心支/支公司单证管理员3 单证核销3.1流程图中心支/ 支公司分公司总公司使用部门单证管理档案管理使用部门单证管理档案管理单证管理财务出单员业务人员管理员档案员财务出单员业务人员管理员档案员管理员实物核销系统实时核

36、销1编制核销清单4实物核对3汇总留存联2实物核对3编制核销清单4汇总留存联2系统实时核销1装订归档保管调阅6装订成册5归档7归档7保管调阅6装订成册5报表核算A编制核销报表9领用核销汇总8领用核销汇总8编制核销报表9报表核算10A催销A未核销账龄分析11通知催收12总结上报13通知催收12A未核销账龄分析113.2管理方法管理原则 建立健全单证核销制度，落实职责 单证管理系统与业务系统、财务系统实现对接，进行实时核销 代理机构出单或手工单，通过业务系统补单后，单证系统进行系统核销 分支公司单证管理部门负责本级单证实物核销，越级的采用报表核销手段 按照分级管理原则，加强各分支机构对辖属单位的监督

37、管理，建立定期检查制度管理职能单证管理、档案管理管理文件单证核销流程中包括以下文件:文件名称相关步骤填制人复核人参考编号代理业务结算清单汇总留存联代理人单证管理员现有格式5-3-1保险业专用发票非正常核销单汇总留存联使用人员分管领导现有格式5-3-2发票挂失申明申请审批表实物核对财务主管税务机关现有格式5-3-3重要保险单证核销清单编制核销清单中心支/支公司单证管理员分公司单证管理员现有格式5-3-4保险费专用发票核销明细表编制核销清单财务分公司单证管理员现有格式5-3-5重要保险凭证移交清单归档支公司单证管理员、业务管理内勤档案管理员现有格式5-3-6重要空白单证核销报表编制核销报表分公司单

38、证管理员总公司单证管理员附件3-1重要空白单证领用核销情况汇总报表核算总公司单证管理员部门负责人附件3-2重要空白单证使用情况分析报表核算总公司单证管理员部门负责人附件3-3重要空白单证领用未核销账龄分析表未核销账龄分析分公司单证管理员分管经理附件3-43.3 流程描述3.3.1 实物核销主要步骤描述风险初步评级职能系统实时核销1 单证管理系统与业务系统、财务系统实现对接，针对由电脑出单的业务，首先由系统作实时核销 # 业务系统或财务系统在出单的同时，记录重要空白单证流水号，保单（或批单）流水号、保单（或批单）号、发票流水号一一匹配，在单证管理系统中作勾对核销记录 此步骤仅适用于由电脑出单的业务，系统自动进行实时核销后，仍需要由分公司、中心支/支公司单证管理员查对实物，确认核销高5.3-1单证管理系统汇总留存联2 使用人员根据本级公司对单证管理的具体要求，在规定的期限内到分公司、中心支/支公司单证管理员处核销单证 具有出单权