项目工程设计档案管理制度.doc

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1、 项目工程设计档案管理制度1 目的为加强档案管理，保存好工程设计全过程的档案资料，根据中华人民共和国档案法和国家有关规定，结合本公司实际情况，特制订本规定。2 适用范围本规定适用于本公司的所有项目工程设计的文件和资料的归档。3 职责办公室负责归口管理档案资料工作，具体由档案资料管理人员实施。项目负责人负责将与本工程有关的需归档的资料归档。4 管理内容与要求4.1 工程设计归档内容与要求4.1.1 工程设计的文件、资料和记录应及时按照规定收集、整理和归档。4.1.2 工程设计档案按设计阶段归档，设计阶段一般可分为规划、方案设计、初步设计和施工图设计。4.1.3 工程设计在规划、方案设计阶段完成后

2、下述文件必须归档：a) 主管部门的批准文件；b) 设计任务书或招标书、中标通知书；c) 规划部门批准的用地范围（用地许可证）及红线图；d) 规划/方案设计产品文件；e) 项目管理体系中有归档要求的项目记录；f) 其他有关文件。4.1.4 工程设计在初步设计阶段完成后，下述文件必须归档：a) 主管部门的方案批准文件；b) 公司对方案的修改意见；c) 初步设计审批意见书；d) 初步设计产品文件；e) 概算文件；f) 项目管理体系中有归档要求的项目记录；g) 其他有关文件。4.1.5工程设计在施工图设计阶段完成后，下述文件必须归档：a) 主管部门的初步设计批准文件；b) 规划、抗震、消防、环保、交

3、通、卫生、供电、环卫、水、燃气、电话、人防等部门的审核单；c) 地质勘察报告；d) 施工图设计产品文件；e) 预算文件（如合同中包含预算内容时）；f) 项目管理体系中有归档要求的项目记录；g) 其他有关文件。4.1.6 归档文件必须完整，字迹清晰；不得使用铅笔、圆珠笔等字迹不牢固的书写工具书写，亦不得使用涂改液；各级责任者应签署齐全。4.2 工程设计归档程序4.2.1 工程完成后二个月内，设计项目负责人应将归档的文件资料及时收集齐全，图形文件需分专业及子项刻成光盘，并填写设计文件归档目录单（格式见附录A、B、C）后交档案资料管理人员存档。4.2.2 档案资料管理人员接到档案材料时，应清点检查档

4、案材料的完整性，查证后在设计文件归档目录单上签字确认。如有不符合归档要求的归档文件，应要求有关人员限期改正，改正后才能归档。4.2.3 档案资料管理人员在收到归档的文件后一个月内，应对工程设计图纸和文字材料进行分类整理编目，编制档号，装订成册，登录入库。4.2.4 不符合归档要求的工程项目，由档案资料管理人员通知总师室和经营管理科，该工程项目按未完成处理。4.2.5 设计文件归档后，在施工过程中发生设计更改时，所形成的有关文件均应及时补充归档。4.3 工程设计档案保存期限4.3.1 根据工程设计档案文件保存的不同需要，工程设计档案文件的保存期限分为永久保存、长期保存。其中长期保存期为1550年

5、4.3.2 工程设计档案文件的保存期限按下表执行：序归 档 文 件保存期限1项目批准文件长期2设计合同或设计任务委托书永久3规划部门批准的用地范围和红线图长期4方案设计审批意见长期5初步设计批复文件长期6消防、环保、交通、供电、供水、燃气等部门审核单长期7工程地质勘察报告永久8施工交底记录长期9方案设计、初步设计、施工图设计图纸和计算书（包括电算资料）永久10概/预算书长期11有关的测试资料长期12设计修改通知单永久13施工技术核定单永久14工程来往文件长期15质量事故情况及处理报告长期16工程施工验收材料永久17项目管理体系其他运行记录长期18工程总结及优秀项目申报材料（适用时）长期4.3

6、3 工程设计档案的保存期限，应在档案材料编制形成，且归档后的次年第一个月算起。分期分批归档的，以最后一批档案材料的编制和归档时间为准。4.4 工程设计档案的贮存、保护和处置4.4.1 档案管理人员要做好档案的贮存和保护工作，包括档案资料的防丢失、防火、防潮、防霉等工作。要每天观察和记录库房的温度、湿度情况，并对不适宜的温湿度采取措施予以调整。4.4.2 本公司工作人员需要查阅档案资料，应办理调阅手续，需经总师室同意并签字。4.4.3 已过保存期限或作废的档案，应按照项目记录管理制度中第4.5节的规定进行鉴定，并造具清册，即档案文件销毁记录（格式见附录E），经董事长批准后，由档案管理人员会同监

7、销人予以销毁，并共同在销毁记录上签署。5 记录咨询报告/规划/方案设计文件归档目录单初步设计文件归档目录单施工图设计文件第一次归档目录单施工图设计文件第一次归档目录单（续页）施工图设计文件第二次归档目录单档案文件销毁记录附录A和融集团HE RONG咨询报告/规划/方案设计文件归档目录单工程编号： 归档日期：页 次： /工程名称序设 计 文 件 名 称数 量备 注1主管部门的任务批准文件2设计任务书或招标书3规划部门批准的用地范围及红线图4规划设计要求通知单5规划/方案设计文本6设计文件/图纸内审记录7其他项目管理体系运行记录8其他有关文件9咨询报告文件10111213141516光盘存档：光盘

8、刻录人/日期总师审核意见：总工程师/日期归档情况：项目负责人/日期档案验收人/日期附录B和融集团HE RONG初步设计文件归档目录单工程编号： 归档日期：页 次： /工程名称序设 计 文 件 名 称数 量备 注1主管部门的方案批准文件2公司对方案的修改意见3交通、环保、绿化、抗震等审批意见、4初步设计文本5初步设计图纸A0A1A2A3A4建筑专业结构专业给排水专业电气专业暖通专业6概算文件7设计文件/图纸内审记录8其他项目管理体系运行记录9其他有关文件10光盘存档：光盘刻录人/日期总师审核意见：总工程师/日期归档情况：项目负责人/日期档案验收人/日期附录C和融集团HE RONG施工图设计文件第

9、一次归档目录单（首页）工程编号： 归档日期：页 次： /工程名称设 计 文 件 名 称数 量备 注立项批文1. 主管部门的任务批准文件2.选址意见书3.规划部门批准的用地范围（用地许可证）4.拨地位址的红线图5.设计任务书（委托书）设计文件6.中标通知书7.周围地下管线图8.建筑物座标图初步设计批文9.主管部门批准的初步设计文件有关部门规 划消 防环 卫抗 震供 电环 保交 通上 水卫 生电 话煤 气人 防园 林工 务街 道资料10.地质详勘报告11.必要专业技术性审批或协议文件12.有关的测试资料光盘存档：光盘刻录人/日期总师审核意见：总工程师/日期归档情况：项目负责人/日期档案验收人/日期

10、附录C和融集团HE RONG施工图设计文件第一次归档目录单（续页）工程编号： 归档日期：页 次： /工程名称设 计 文 件 名 称数 量备 注全套施工图A0A1A2A3A4自然张数折A1建 筑结 构给排水电 气暖 通设计文件图纸内审记录单专 业建 筑结 构给排水燃 气电 气弱 电暖 通概 算预 算张 数审图公司盖章蓝图附录D和融集团HE RONG施工图设计文件第二次归档目录单工程编号： 归档日期：页 次： /工程名称设 计 文 件 名 称数 量备 注设计修改图张数A0A1A2A3A4自然张数折A1建 筑结 构给排水电 气暖 通质量跟踪表单1.施工交底会纪要2.工作联系单3.主要技术核定单4.施

11、工现场汇报单5.消防审核通过单6.沉降观察记录7.验槽与桩基证明8.有关的测试资料9.分项验收证明10.验收报告（合格证明书）项目技术参数建筑面积层数基础形式建筑性质沉降值结构类型工程总造价倾斜率单方造价单体建筑物长度每平方米桩基混凝土用量单体建筑物高度抗震是否超限光盘存档： 光盘刻录人/日期总师审核意见： 总工程师/日期归档情况：项目负责人/日期档案验收日/日期附录E和融集团HE RONG档 案 文 件 销 毁 记 录编 号： 日 期：页 次： /序档 案 文 件 名 称数量备 注1234567891011121314151617审批意见： 董事长/日期：以上文件均已于 年 月 日销毁。 监销人/日期： 档案管理人员/日期：